汽车营销公司档案管理办法模版.docx

xxxx管理制度营销公司档案管理办法XX.1201.02.26.2-20162016 年 4 月 13 日发布 北京xx汽车营销有限公司1.目的为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2.适用范围本办法适用于营销公司各部门的档案管理工作。3.术语档案：是指公司从经营、管理以及员工个体及公司财务等其他各项活动直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。4.引用文件无5.职责5.1 营销支持部5.1.1 为公司档案工作的牵头管理部门。主要负责文书档案、合同档案、实物档案、音像档案管理工作；5.1.2 负责相关档案制度的修订工作。5.2 销售管理部5.2.1 负责销售网络建设、充电站建设等相关档案的收集管理工作。5.3 营销传播部5.3.1 负责公司营销传播、营销活动等相关文档、图片、音像、实物档案的收集、管理工作。5.4 服务管理部5.4.1 负责公司市场质量报告、维修手册、服务站合作协议等相关文档、电子档的收集、管理工作。5.5 市场管理部5.5.1 负责公司市场战略规划、市场调研等项目相关文档的收集、管理工作。5.5 其它部门负责配合各责任部门完成档案的收集工作。6.管理内容和规定6.1 档案工作的原则6.1.1 统一领导，分级管理；6.1.2 维护档案完整与安全；6.1.3 便于各部门开发、利用。6.2 归档范围（详见附件 1）凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、 图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。6.3 文件材料的收集管理6.3.1 可根据档案类别指定专人负责文件的管理。6.3.2 各类归档文件材料的收集工作由相关部门负责人及档案管理员负责，由营销支持部档案管理人员整理后归档。6.3.3 各项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，原稿由主办部门档案管理人员负责收集，并交予档案管理部门归档。经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经档案管理部门负责人同意后妥为保存，并以影本归档。原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本。6.3.4 移交文件时要填写文件材料移交清单，文件材料移交清单一式三份，双方签字后由交接部门保留一份，档案室保留一份，档案牵头部门保留一份。（详见附件 2）6.3.5 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必需齐全。6.4 文件整理6.4.1 文件材料应以“件”为单位进行归档。即因一件事所产生的一份或几份文件归为一件档案。6.4.2 整理文件材料要以类目代号、保管期限（永久/定期）、年度、机构（问题）、文件流水号的方法进行分类整理6.4.3 文件材料在整理中应去除订书钉、大头钉、曲别针等金属物件。6.4.4 文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。6.4.5 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。6.4.6 每份文件在归档前要在其右下角用铅笔标明页数。如文件为两面书写方式，则在其背面右下角用铅笔标明页数。6.4.7 归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。6.4.8 同年度的文件一般不得放在一起；跨年度的总结放在针对的最后一年立档；跨年度的会议文件放在会议开幕年。6.4.9 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起， 即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6.4.10 在案件封面上打印相关文件信息。（详见附件 3） 6.5.档案类目代号6.5.1 档案一级类目代号见下表一级类目类目号类目名称W文书档案X音像档案S实物档案E产品档案6.5.2 保管期限代码见下表管期限代码永久010 年1030 年303年 35年 515 年1525 年256.5.3 机构代码见下表部门代码营销支持部ZC销售管理部XS营销传播部CB市场管理部SC服务管理部FW客户关系部KH大客户部DKH微型车事业部WXC华北事业部HB华南事业部HN华中事业部HZ华东事业部HD财务部CW6.5.4 各级分类的编号，以英文大写首字母进行分类；其位数使用视案件多、寡及增长情形而斟酌决定。具体编号方式由各档案专业管理室自行编制。6.5.5 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。6.5.6 档案分类各级名称及其代表字母、数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审慎研议。举例示意：W 0 2014ZG01文件流水号机构年度保管期限代码文书档案代码6.6 档案的利用6.6.1 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报部门负责人批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由主管副总签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。（详见附见 4）6.6.2 档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。6.6.3 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。6.6.4 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。6.6.5 必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6.6.6 不准转借，必须专人专用。6.6.7 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。7.附则本制度由营销支持部负责解释，本制度自颁布之日起执行。8.附件附件一：文件材料移交清单附件二：档案封皮附件三：档案借阅单附件四：档案借用登记表附件五：档案保管制度附件六：档案鉴定与销毁制度附件七：档案借阅利用制度 附件八：档案人员岗位责任制附件九：档案室岗位责任制 附件十：档案统计制度附件十一：档案保密制度附加说明：本办法提出部门：营销支持部本办法归口部门：营销支持部本办法使用范围：北京xx汽车营销有限公司各部门本办法阅读范围：北京xx汽车营销有限公司各部门文件版本修改记录表表号：生效时间：文件编号版本状态发布时间修改章节修改摘要备注附件一：编号文件材料移交清单年月日部门向档案管理部门移交材料，其中包括文字材料张，图纸张， 照片张，其他。序号文件编号文件材料名称份数页次编制科室（责任者）日期备注备注：此表一式三份，一份留归档部门，一份留档案室，一份留移交部门部门经办人签名：档案管理人签名：部门负责人签名：归口管理人签名：附件二：档案封皮附件三：档 案 借 阅 单第号借阅人借阅时间案卷或文件题名借阅部门档案年度档案性质（受控/非受控）案卷号复印份数归还日期档案留存复印件；电子文档；借出原由：借出经办人主管副总总经理部门负责人备注：（1） 借出日起三天内归，最多不得超过二个星期。（2） 不得拆散案卷，抽取卷内文件，不得在案卷上涂改、填注（3）不得损坏、污染案卷。附件四：营销公司档案管理办法XX.1201.02.26.2-2016文件借用登记表序号姓名部门借用文件名称文件编号借用时间借用签字还回时间还回签字10 / 17附件五：档 案 保 管 制 度一、 xx汽车公司（以下简称：公司）形成的各门类档案，由档案室统一保管。二、 做好档案的“八防”工作。即：防盗、防火、防光、防尘、防污染、防潮、防鼠、防虫。三、 档案库房温度、湿度要基本符合规定标准（温度 1424、湿度 4565），做到定时观测记录。四、 档案柜要排列整齐，档案存放有序。文书档案按保管期限年度组织机构问题排列存放。五、 对库房档案要经常检查，发现问题，及时采取措施，予以处理， 保证档案的完整性和安全性。六、 档案库房内严禁乱放杂物，无关人员不得入内，保证库内清洁。附件六：档 案 鉴 定 与 销 毁 制 度一、 凡属xx汽车公司（以下简称：公司）保存的各门类档案的鉴定和销毁，必须在档案鉴定领导小组的组织下进行。二、 档案鉴定领导小组由主管领导任组长，档案管理人员和科室兼职文件管理人员组成。三、 档案的鉴定工作1、档案密级的调整。2、档案保管期限的确定和调整。3、对过期档案的确定和调整。四、 需要销毁的档案，要认真填写档案销毁清册，鉴定人员签字， 主管领导批准，进行销毁，档案销毁清册存档备案。五、 销毁档案由北京市国家保密局进行监销。附件七：档案借阅利用制度一、 凡借阅xx汽车公司（以下简称：公司）党委支部记录者， 除党群工作人员可直接到档案室借阅以外，其他人员如需借阅， 须经公司党委支部书记或副书记批准，借阅人不得扩大范围。二、 凡借阅公司经理办公会议记录，除营销支持部总监和记录员可直接到档案室借阅外，其他人员借阅，须公司总经理或主管副总经理批准，方可借阅。三、 各部室借阅本部室的档案，可直接到档案室借阅。借外部室档案须经有关部室领导批准。四、 其他有关单位借阅人员，凭单位介绍信，可在档案室查阅有关档案资料，但档案资料一律不外借。五、 借阅档案资料的同志要履行借阅手续，借阅时间最长不得超过两个星期，如超过时间尚未用完，可办续借手续。六、 借阅档案、资料的同志，要爱护档案、资料，严禁涂改、拆卷， 要保持清洁、完整。确需复印者，要经档案室同意。七、 借阅档案、资料的同志，要认真填写档案借用原由。附件八：档案人员岗位责任制一、 档案人员要热爱档案事业，认真学习档案专业知识，树立全心全意为xx汽车公司（以下简称：公司）服务，同时要有责任感。二、 档案人员必须依照档案法履行自己的工作职责。三、 负责统一管理本公司形成的各门类档案，指导各部室文件的收集、管理、立卷工作，保证按时归档。四、 负责对公司档案的编目、登记、编制检索工具，编写参考资料以及室存资料的分类登记工作。五、 负责对公司档案工作进行指导和服务。六、 负责公司档案的统计汇总工作。七、 经常对库房及库存档案进行检查，做好档案的“八防”工作， 定时对库房的清理，保持库房清洁。八、 热情服务，熟悉室藏，调卷迅速准确，做好档案的借阅和保密工作。附件九：档案室岗位责任制一、 负责xx汽车公司（以下简称：公司）形成的各门类档案的集中统一管理。二、 协调、指导、督促公司各部室，做好文件的收集、整理、立卷、归档和移交工作。三、 负责对各部室档案工作进行指导与服务。四、 负责对上级公司发来的有关工作方针、规定等，迅速传达各部室档案人员并认真贯彻执行。五、 负责公司档案综合年报工作，按时汇总上报。六、 配合有关部门，做好档案人员的培训工作，不断提高档案人员的业务水平。附件十：档 案 统 计 制 度一、 档案统计工作的内容1、档案工作机构、人员、设备情况统计2、档案接收（归档、移交）、整理情况统计3、档案保管（数量、保管期限、检索工具）情况统计4、档案借阅、利用情况统计5、档案鉴定销毁情况统计6、档案业务、执法监督情况统计二、 档案统计要求1、档案统计数据要准确可靠，全公司档案统计年报要及时汇总， 按时上报。2、档案统计数据，不得随意利用，确需利用需经主管领导批准。附件十一：档案保密制度一、档案工作人员必须严格遵守党和国家有关保密工作的规定，确保档案政治安全。二、借阅、查阅涉密档案，应严格履行领导审批、本人登记手续。三、利用涉密档案者负有保密的责任，不得将档案带走或转借他人， 禁制止携带档案外出。四、涉密档案一般不得复印、摘抄、如确属正常工作需要，需经有关经导批准。五、涉密档案收回后要及时入柜加锁，不得在外存放。 六、保密期限已满的档案，要及时解密，积极提供利用。七、档案室必须安装安全设施。八、档案工作人员发现失、泄密事件要及时报告并采取补救措施， 避免或减轻损害后果。