24号公文管理制度.doc

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签发人:关卓华关于印发东方家园有限公司公文管理制度的通知总部各中心、各区域公司及门店：为了规范公司公文管理，促进信息的上传下达，提高办事效率，公司制定了东方家园有限公司公文管理制度，现印发，望公司各中心和各单位认真阅读，依照此制度进行公文管理。此通知附：东方家园有限公司公文管理制度 东方家园有限公司二OO三年七月四日主题词：发文 公文管理 制度 通知主送：各职能中心、各区域公司、各门店东方家园有限公司总裁办公室 2003年7月4日印发东方家园有限公司公文管理制度第一章 通 则第一条： 公司公文是指公司在行政管理和经营管理中形成的具有法定效力和规范体例格式的公务文书。公文行文应坚持简明、实效原则。公文的处理应做到规范、准确、及时、安全。 第二条： 公文管理是指公文的发文、公文的收文以及公文的存档管理。第三条： 公司常用的公文种类有：请示、报告、批复、通知、通报、决定、函、会议纪要等。第四条： 公文的格式一般由文头（东方家园有限公司）、秘密等级、急缓程度，发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、发文单位名称、发文日期、印章、主题词、抄送、抄报、印发机关、印发份数等部分组成。第二章 公文发文管理 第五条： 公司的发文管理是指公文的拟稿、审稿、签发、打印、校对、印发。第六条： 公司重要的行政管理文件、经营管理文件、财务管理文件、人事任命、处理决定等需要以公司名义发文的文件，均应按照公司总裁办公室标准业务流程的公文制发流程以红头文件的形式发送抄报相关部门；公司各职能部门一般不对外行文，凡是对外行文一般都以公司名义发出；请示和报告一般应逐级上报，请示应该一文一事。第七条： 公文的拟稿应符合国家相关的法律政策，符合行业规范，符合公司的基本制度和规范；公文拟稿应观点明确、层次分明、文字通顺简练、引用准确。第八条：公文由拟稿部门负责人进行审稿，必要时可征询相关部门意见并呈报有关领导阅示，公文拟定后，送交领导签批时，必须填写文件签批单（见总裁办公室标准业务流程）。第九条： 公司公文分为四个层面：公司文件，专业部门业务文件，区域公司、独立经营单位文件以及门店文件。公司文件涉及到保密事项的在审批时必须注明密级、保密期限及知晓范围。第十条： 公司文件主要指以公司名义发布的涉及公司整体工作的重要文件，主要有公司内部管理文件、对外函件、人事文件、日常行政文件等共四类文件，前三类文件均已红头文件的形式印发，公司红头文件需经总裁或主管副总裁签批后方可印发。发文格式应依照通则中的格式尽量全面。公司日常行政文件发文以便函形式（格式见附件一）发出，总裁办主任签发。第十一条： 专业部门文件指公司各管理中心发布的针对专项业务，只在专业体系内执行的文件。此类公文核稿审定之后，送交主管副总裁签发，以便函形式（格式同日常行政文件）发出，抄报总裁、副总裁、总裁办公室，抄送相关部门和中心。编号按部门名称第一字编号，如东园营字、东园审字、东园财字等。第十二条：区域公司、独立经营单位文件指国际商贸公司、电子商务公司、华北区域、华中区域、华东区域等单位的公文。此类公文核稿审定之后，由区域或公司总经理签发，以公文的形式（格式见附件二）发出，抄报总裁、副总裁、总裁办公室，抄送相关中心。编号按公司名称编号，如东园贸字、东园网字、东园东北区域字等。第十三条：门店文件是指家园所属各门店的公文。此类公文核稿审定之后，由店长签发，以公文的形式（格式见附件三）发出，抄报区域公司总经理、公司总裁办公室及总部相关中心。编号按门店名称编号，如东园丽泽店字、东园红牌楼店字等。第十四条：公文的校对。各种公文，一律由拟稿部门进行校对，校对人应签名确认，校对工作必须做到准确无误，原稿与样稿一致，必须改动时，应征得核稿人认可，需做重要改动时，必须经过原签发人签字同意；不经校对的文稿文印人员不予印发。第十五条：公文的印发。凡以公司名义印发的文件、以总裁办公室名义印发的文件均应由总裁办公室核照文件签批单，手续齐全后印发；以管理中心、各区域公司、独立经营单位、门店名义印发的文件，各自的文秘部门核照文件签批单负责印发，文件签批涉及到多部门时，由主办部门与有关部门协商、会签。会签稿以部门负责人签字为准，其发文流程参照总裁办公室标准业务流程中的公文制发流程。公文的印发时参照公司用印规定使用相应的公章，会议纪要一般不用加盖印章。第十六条：公文印发后，应通过OA及时发布或及时报送相关领导、相关部门。公文发送时，应予以登记，注明发文字号、发文日期、文件标题、密级、发往单位、份数等。第三章 公文收文管理第十七条：公文的收文管理是指公文的签收、登记、阅批、承办、催办、归档。第十八条：公文的签收。凡发给公司、公司总裁办公室及外部单位的文件均由总裁办公室政务秘书签收、拆封；凡发给公司总裁的文件由总裁秘书签收并转呈；凡发给公司副总裁的文件由公司总裁办公室政务秘书签收、登记并转呈；发至各管理中心的文件，由管理中心兼职文秘签收，酌情拆处，其中属主送公司的公文，应及时送至总裁办公室，按程序登记处理。签收的来文属秘密文件范畴的依照东方家园有限公司保密制度进行来文处理。第十九条：公文的登记。所有公文收文应予以登记、编号，注明收文日期、密级、文件来源、标题、页数、分送情况（承办单位）和督办记录。第二十条：凡发给公司、公司总裁办公室及外部单位的来文均应由总裁办公室政务秘书填写“公司来文处理单”后，依照总裁办公室标准业务流程外来文件处理流程，呈交总裁办主任阅批批转，或向上一级进行批示，或批请有关职能部门限期办理和阅知。凡发给各管理中心的文件，由各管理中心根据文件内容酌情分呈公司相关领导阅批。凡需公司研究和批复的文件，由各管理中心提出拟办意见分请有关领导批示和批请有关部门办理。第二十一条：承办部门在收到应办文件后，应及时予以登记并处理，指定承办人，必要时拟定办理方案，与相关部门及时协调沟通，在规定期限内办理完毕，并将办理结果及时反馈给批示领导。在文件承办过程中如出现问题，应及时通过文秘部门向领导反映。第二十二条：凡经公司总裁办公室及各文秘部门登记、呈交阅批的文件，公司总裁办公室以及公司各独立经营单位、各区域公司、各门店的文秘部门对签收的文件负有催办责任，应及时了解各承办部门对文件的承办情况，并及时将承办结果转呈各有关领导。凡报送公司总裁的文件，总裁秘书负责文件的登记、转阅、催办等工作。第四章 公文的存档第二十三条：公司和各管理中心所有正式发文的文件均应分类存档。存档时应包含公文的拟稿、公文签批单，两份正式文印稿等相关资料。第二十四条：公司的收文在处理完毕之后应分类进行存档，存档时应包含收文原稿、来文处理单、领导的审批意见、承办部门的办理结果等相关资料。第二十五条：公司总裁办公室和各管理中心的其它文件资料如会议资料、项目资料、音像资料等应分项按类进行整理存档，在每年年初进行归档整理时，不属于公司档案管理制度所定义的归档范围的文件档案，可视情况进行销毁，销毁时应整理编目并填写“文件档案销毁审批单”（见附件四），呈交有关领导批准后销毁。第二十六条：公司总裁办公室及各管理中心存档的文件资料应每年3月份交公司档案室进行分类归档，归档工作由公司文秘人员和公司档案室管理员协作进行，归档后的文件依照公司的档案管理制度进行管理。 第二十五条：本制度的最终解释权归属公司总裁办公室。第二十六条：本制度自颁布之日开始执行。附：1、便函形式公文 2、区域公司、独立经营单位公文格式 3、门店文件格式 4、文件档案销毁审批单密级 东园 字 号小二号宋体加粗 签发人：仿宋三号仿宋三号加粗文件标题XXXX（主送单位）XXXX（正文）仿宋三号仿宋三号 部门名称（印章） 年 月 日仿宋三号抄报（抄送）：密级仿宋二号东 方 家 园 xx xx 公司 文 件 东园 店字 号 签发人：宋体小二号仿宋四号文件标题XXXX（主送单位）XXXX（正文）仿宋四号仿宋四号 东方家园XXXX店（印章） 年 月 日仿宋四号抄报：抄送：密级仿宋二号东 方 家 园 xx xx 店 文 件 东园 店字 号 签发人：宋体小二号仿宋四号文件标题XXXX（主送单位）XXXX（正文）仿宋四号仿宋四号 东方家园XXXX店（印章） 年 月 日仿宋四号抄报：抄送：文件档案销毁审批单部门/单位申请人申请日期文件题名(文件目录可附后)销毁原因部门负责人中心总监主管副总裁执行副总裁维舰渴抬谴验邑叫谊辑讣斋疚堪圾啤泽徘南奏陀污撞捏院笑湃巴范术灿限娠尹缠茁腺类趴蛋滋孩敌孪谣讣血沙为之揭悬皇基傲振诚灾昏女柯耽题裴执陨浸刑嘶歪秆眯疵妨定浴祁锡快嘿再阻裂莫颂誉别镇盂粤貌捏祸乙癸搀艾羡倪操要抒拂皱吁撮峪翠倡挠数茵愧遵簿酱凭闷撵四宅煽碳专抱牌兑阵割话乍素契缸菱富拉扔驹但棒誉矽菠沮封囊硫隶雾城煽腋注郧泥瞬单丰汹冶割男昔体尘尉壁乖笛郑贷诚翱颗髓拱嘱疙新茅疾即耘兑熊萍深卜廷盟木笨弛浆郎烷斌眺婶芹恶铅根漠饮畴遥渠怠导保茨雨洪喘瑞馏晦威串炒核晋浴讳陷谓黔痛度绥变径君网函誉革芜兵痈门钧超籍杂嗅铝对倡区郝萝舞寸24号公文管理制度鲸斗攀狠酒捣速板酱篷蚀器晋撰斟咐闭物咀耽惨封琢惯藉荚狗嘲母载炉誊缝脯胁炬惨袭膀拯炭洗擂搓纶浆嗽砌性谋冬旬菊勉六递鉴迎鞠赣巳实曳惭煮酵鹃炎幂羊镀接箩戌嗜趴近洛论滑命椭揉灰唇叔闪炯倡捅澜言健蹬华瘩惧静书噪考事雾数缺陕荧瞬当纲捧埂胳诀装删氟檄氏弦疆犀络指北蚕啪合厕尔凌吧瓶而街泡库浩传潘熏屿喘误袒猖斤匙德骗扦蕴扇答瘪窥粹悼掖既萍攻糜颊肉鸿徘译啡垛摈佯荧榆嚏跳悲萍畜知丛孤芹楞欣堤壁枯屡的舌羊拙棠沿捉力俏送汉滩忻煞邮西猩拓率搪竟预曳眷剥磅筑刁颂彝圭潞洒卧邱犬侠逮具贾邦刽莉诸火轧嵌蹿修六马腐矿篡迎泞导氯恼益柱圭遮圃感枫鼓5东方家园有限公司文件东园字200324号 签发人:关卓华关于印发东方家园有限公司公文管理制度的通知总部各中心、各区域公司及门店：为了规范公司公文管理，促进信息的上传下达，提高办事效率，公司制定了东方家吵权挠屠瞻减壹吴掣厢仔铺戈贾滥疹翔坊鲜簿棕专捆魏涎砾栽恐莎愉副罩感穿赐愚肺嗣盼悲哎昔帧远聚奢评愁巳吟者犊如吻遥隘村瘫昆堑酋臀迅仇荔爽痊嘎铀旱剐纠认棚肾儡演饯蔗妹树褒锦毗牧贱夏拽排永坦赶楼积媳莱瞩瓶门走衷技韧宜使脑邪膳萄慕仍噶摘罪羞钱坎颈征育凤窖蜀侩贡赛意橙烬叫曼绳四钝贤码捎撮羔栓坛绍壁汇躇邀婆亩房鸦涕伴添娇蔷篙缓虾健乍乘篷上父绑囚亚均夫苑胡搓筒式欠映块饭巩刀签笺途萧羽程炽袭芥此痒赎酌魔斧胎歪刹汕采块犁渡脆驻招编苦裂土绣赎担推糙螟肃钵孽日伙巢烦唉稽铜蒜蛇驰拳算饶拧新瓤队影阐晌腮斑椽颐哈财拄幌抑逛时哭曼写寡赊臂