农村信用社信贷业务档案管理暂行办法.doc

农村信用社信贷业务档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为加强信贷业务档案管理，保证信贷业务的安全性和合法性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国担保法、贷款通则等法律法规及省联社贷款管理有关规定，制定本办法。第二条 信贷业务档案指各级信用社（含农村合作银行，下同）在信贷业务的受理、调查评价、审议、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等。各类信贷业务的档案资料范围（见附件1）。信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。本暂行办法所称信贷业务包括表内信贷业务（本、外币贷款、进出口贸易融资下贷款、贴现、银行卡透支、信用垫款等）和表外信贷业务（信用证、银行承兑汇票、担保、贷款承诺等）。本暂行办法所称借款人，是指在联社或信用社办理信贷业务的企事业法人客户及自然人客户。第三条 管理原则及管理方式。信贷部门对信贷档案管理要确保真实性、完整性、及时性的原则；实行逐级建档、统一管理的方式。一、真实性：信贷档案要求为正本、原稿，对于无法收集原件而只能收集复印件的重要信贷档案资料，信贷人员应将复印件与原件核对后，在复印件上注明“与原件核对无误”字样，并签字确认。二、完整性：信贷档案资料要求内容完整、要素齐全。三、及时性：信贷档案资料要及时更新、补充，每月定期收集企事业单位或自然人的财务等信息，并及时归入信贷档案。各级信用社负责收集和管理本级社的信贷档案，每笔信贷业务的全部档案资料原则上集中在经办社。县联社信贷业务部负责保管下列档案资料：信用社报送的贷款审查、决策的有关资料；联社的贷款审查意见、贷审会审议表决表、会议记录、贷款审批表、贷款支付明细清单等出帐审查资料、大额贷款贷后回访、专项检查报告等有关资料、与计划信贷部门和联社贷审委审查审批工作有关的其他资料。省联社、县联社信贷业务部、稽核部门和贷款信用社要监督、检查信贷业务档案管理情况。省联社每年要对信贷档案管理工作进行一次现场抽查，原则上抽查对象不重复，但对管理情况不好的信用社，应重复检查。县联社每半年要对信贷档案管理工作进行一次现场检查，检查面不少于50%。 形成检查报告，提出整改意见，并督促、落实整改。第四条 管理部门。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以前，由信贷业务部门负责信贷档案管理（重要权证需入库保管只留存复印件），在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交档案部门管理。第五条 信贷业务档案按客户建立，一户一档。信贷员是信贷档案收集的第一责任人，对信贷档案的真实性、完整性、及时性负责，完成信贷档案资料的收集、整理工作，涉及到向相关部门报送信贷资料的补充、更新时，信贷员要负责及时通知、报送相关部门和人员。联社信贷业务部及基层信用社要选择熟悉信贷业务、责任心强、严守秘密的专（兼）职人员任信贷档案管理员，负责本部门（社）信贷档案的立卷、保管和移交归档工作，做到科学管理、有效利用，严防毁损散失，确保信贷业务档案的完整与安全。第六条 联社信贷业务部要设立信贷业务档案柜、信用社要设立信贷业务档案库。信用社档案库要配备必要的设施，具备防盗、防火、防渍、防腐蚀、防有害生物的功能，出纳业务库可设库中库(或保险箱),用于存放抵押和质押权证、有价证券、存单等。第七条 信贷业务档案涉及联社、信用社和借款人的商业秘密，信贷档案管理员、调阅人员需严格执行保密制度。联社、信用社要建立调阅登记簿，经信用社分管主任或主任批准，方能调阅。第二章 信贷业务档案的分类与分区第八条 信贷业务档案分为四类，其中借款人的信贷业务档案分四类：权证类、客户基本情况类、信贷业务类、综合类。档案库分四区：权证区、立卷区、归档区、综合区。权证区（要单独设立在出纳业务库内）存放权证类档案（详见第九条）。 立卷区存放业务执行中的客户基本情况类、信贷业务类档案（详见附件1）。归档区存放业务已经执行终了的客户基本情况类、信贷业务类档案。 综合区存放信贷业务综合类档案（详见第十一条）。信贷业务档案以借款人为单位，分区、分类地在信贷业务档案库中存放，存放的顺序按信贷管理系统中的企业代码顺序排序。自然人和农户可根据需要在每个区内按贷款种类再划分小区。第九条 权证类档案是指抵押和质押权证、有价证券、存单等，主要包括：(一)抵押贷款资料抵押物所有权或使用权证书或证明文件；抵押物他项权证书；抵押物清单；抵押物保险单；抵押登记文件；抵押公证书。(二)质押贷款资料动产质押中质物的名称、数量、质量、状况；质物的评估报告或作价依据；质物的所有权或使用权证明；质物保险单；权利质押中的各种有价单据；质押登记文件；质押公证书。第十条 客户基本情况类、信贷业务类档案（见附件1:信贷档案资料清单）自然人基本资料：户口本、身份证或其他有效居留证件的验审复印件；借款人具有稳定职业和收入的证明材料原件；贷款卡复印件；消费类贷款的购买协议验审复印件；首付款凭证验审复印件。第十一条 综合类档案是指信用社内部有关信贷业务的各类报表，行业分析、信贷分析、调查检查、审计稽核等综合报告及资产风险管理业务的资料。主要包括：各类信贷统计旬报、月报、季报、半年报和年报，及各种临时报表；信贷分析、行业分析、调查检查、审计稽核报告等资料；信贷资产五级分类各种材料。第十二条 权证类档案必须存放原件。其他档案原则上应存放原件，如只能存放验审复印件。复印件的，需经信用社负责人批准，并由档案管理人员核对原件、签名确认。第三章 信贷业务档案的管理第十三条 移交。业务发生后，经办贷款的信贷员要在3个工作日内整理好贷款原始资料，登记信贷管理台帐，编制信贷员档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员，经办贷款的信贷员可对业务资料复印保存。 其中权证类资料经办信贷员应建立登记簿，在业务发生时移交给档案管理员并签收，同时应填写收据，一式两份，一份给抵押或质押人，一份存档留底，待贷款归还结清后，凭此收据将有关文件资料退还客户。第十四条 立卷。档案管理员对信贷员移交的信贷业务档案的整理、立卷工作，要在2个工作日之内完成。权证类资料中的所有权、使用权证书、有价单证、存单应在业务发生时移交信用社出纳库保管。客户基本情况类档案按户立卷、信贷业务类档案按笔立卷，分别填写档案皮、卷内文件目录，以借款人为单位装入档案盒中，填制档案盒封面。第十五条 归档。档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案从立卷区的档案盒中抽出，相应修改卷内文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将其转入该借款人的归档区保管。填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。综合类档案在次年的第一季度前归档。报表类档案要按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。第十六条 调阅。各级社要建立档案调阅管理制度。办理档案调阅时，应按照档案保密和调阅管理制度，严格执行调阅范围和履行调阅手续，保证档案的完整和安全。信用社保存的信贷业务档案主要供本社内部使用，只能现场调阅，一律不得外借。信贷人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等；非信贷专业人员需要调阅信贷业务档案的，需经信贷部门和信用社负责人签字同意。公安局、检察院、法院及其他执法管理部门需要调阅信贷业务档案时，必须持有调阅公函，由信用社指定专人负责陪同调阅。调阅人对所需的档案经同意后可以复制，但不得将原件抽走。第十七条 提取。因业务需要需提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经信用社负责人签批，交给档案管理员，档案管理员要到会计部门办理必要的出入库手续。第十八条 保管。档案管理员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季一次，并书面记录检查结果。信贷业务档案的保管期限为：有信贷关系的客户的档案永久保管；结清全部信贷业务的客户，从该客户与信用社的最后一笔信贷业务结清后次年的1月1日算起，保管五年。综合类信贷业务档案（除各种报表的年度汇总表为永久保管外），保管期限为十五年。信贷业务档案的保管及销毁清册为永久保管。根据需要，可将非常重要的长期保管档案转入信用社综合档案室永久保存。第十九条 销毁。保管期满的信贷业务档案，要按照以下程序销毁：（一）信用社提出销毁意见，编造信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）信用社负责人在信贷业务档案销毁清册上签署意见后上报联社信贷业务部。（三）联社信贷业务部和稽核部共同组成鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对需销毁的档案共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告报告联社分管领导。（四）对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管三年以上，确无保存价值时方可进行销毁。第四章 责 任第二十条 对损毁、遗失、擅自销毁信贷业务档案，擅自对外提供、透露信贷业务档案，涂改、伪造信贷业务档案，出卖信贷业务档案及相关资料，以及档案管理人员玩忽职守造成档案损失的行为，视情节轻重对责任人给予处罚；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。第五章 附 则第二十一条 信用社要根据本办法对信贷业务档案进行清查立卷或归档，对业务尚未结清的档案要在本暂行办法施行后三个月之内补齐。第二十二条 信贷业务档案所用附件及档案盒由联社统一印制，信用社按需要领用。第二十三条 信贷管理台账和其他信贷业务系统软件及数据文件的备份资料，存放于信贷业务档案库中的综合区。第二十四条 信贷业务档案库的企业排序，以信贷业务综合管理系统的企业代码为标准。信贷业务档案库的目录索引和有关的管理信息，要及时登录到信贷业务综合管理系统中。第二十五条 根据业务发展需要，新开办的信贷业务品种所需的档案资料在清单中另行增加。第二十六条 本暂行办法自印发之日起施行。附件：1、企事业单位信贷档案资料清单2、信贷业务档案编号规则 3、信贷员档案移交清单 4、立卷档案皮样本 5、立卷档案卷内文件目录 6、立卷档案盒封面 7、归档档案卷内文件目录 8、归档档案盒封面 9、归档档案保管清册 10、重要抵押、质押档案出库单 11、信贷业务档案调阅单12、信贷业务档案销毁清册附件1:企事业单位信贷档案资料清单一、客户基本情况类档案资料1、一般客户需要的档案资料（1）营业执照或事业、社会团体等机构证明（复印件）（2）法定代表人身份证明或法人授权委托证明书（原件或复印件）、签字样本（原件），法人代表更换文件，董事签字样本（原件）（3）法人（组织机构）代码证（复印件）、税务登记证明（复印件）、生产经营许可证（复印件）、产品质量认证书（复印件）等（4）贷款卡（证）（复印件）、最近贷款卡查询记录和企业信用等级认定书（5）公司合同或章程（复印件）、成立文件（6）会计事务所出具的验资报告，企业主要资产明细材料（7）客户近3年及近期的财务报告（原件或复印件），以及有权部门对年度财务报表的审查证明（8）信贷业务申请书（9）开户证明（复印件）（10）有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（复印件）（11）客户信用评级报告（客户评价报告）、企业信用等级评定表及证书（复印件）（12）内部授信材料（13）信贷资产风险分类认定报告、认定工作底稿和客户背景材料（14）与信用社签订的信贷业务合作协议（15）企业分立、合并、转制（全套材料）、更名等文件（16）企业主要资产的权属证明材料2、建筑安装企业另需材料：承建资格证书（复印件）、资质等级证书（复印件）、建筑安装企业施工安全资质证（复印件）3、房地产企业另需材料：资质等级证书（复印件）、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房（预）销售许可证（如有）4、外贸企业另需材料：进出口经营权许可证（复印件）、允许持有外汇限额的批文（复印件）5、三资企业另需材料：外商企业投资登记证书（复印件）、外商投资企业批准证书（复印件）、合资外方的资信调查材料对公司类客户提供的营业执照、机构代码证、税务登记证、贷款卡等（需要年检的）基础资料，应保留经过年检的复印件，并要求客户加盖公章。二、信贷业务类需要的档案资料1、信贷业务一般需要的档案资料:（1）信贷业务申请书及附件（原件），有效的商品购销合同（2）董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明（原件）（3）第三方提供保证所需文件：1）同意保证意向书（原件）2）董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明（原件）3）保证人基本情况材料，包括：营业执照（复印件）、 法定代表人身份证明（原件或复印件）、签字样本（原件）、法人组织机构代码证（复印件）、贷款证（卡）（复印件）、公司合同或章程（复印件）、客户近3年及近期财会报告（原件或复印件）、有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（复印件）、担保评价报告（原件）、履行保证责任通知书（4）抵押或质押方式所需文件：1）同意抵、质押意向书（原件）2）抵押（质）物评估报告（原件或复印件）3）评估单位资格证明（复印件）4）有处分权人同意抵押（质押）的证明文件，包括：董事会同意抵（质）押的决议或具有同等效力的证明（原件）、第三人同意提供抵（质）押的书面申明（原件）、全体共有人同意抵（质）押的证明（原件）、海关同意抵（质）押的声明等（原件）、国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明（原件）、其它有权机构同意抵（质）押的证明（原件）5）抵（质）押人有关身份证明（原件或复印件）6）质物不予挂失的登记证明（原件）7）受益人为信用社的抵（质）押物保险单（复印件）8）所有权证类档案的复印件（5）信贷业务评价报告（原件）（6）信贷审批决策文件（原件）（7）各类信贷合同（原件）（8）各类保证合同、抵押合同、质押合同（原件）（9）合同审计表（复印件）（如有）（10）核定贷款指标通知单（放款通知书）（11）贷款转存凭证（提款通知单）（12）信贷业务发放（办理）后至回收期间1）历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告（原件）2）提前还款申请书3）调整利率通知书4）信贷到期通知书5）提前归还贷款通知书6）催收利息通知书7）逾期贷款（垫款）催收通知书及回执8）贷款展期申请书及调查评价报告（原件）9）展期还款协议书及担保文件（原件）10）贷款还款凭证11）还款记录、收回本息结清凭证（复印件）12）担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书（原件）13）不良资产化解专题报告（原件）14）起诉通知书回执（原件）15）涉及诉讼、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料16）其他需要归档的材料（13）企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对信用社信贷资产质量影响分析报告（14）有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划（复印件）2、固定资产贷款另需材料（1）项目建议书原件及批准文件复印件（如有）（2）可行性研究报告原件及批准文件复印件（3）初步设计原件及批准文件复印件（如有）（4）环保、土地、规划、安全生产等部门的批准文件（5）核准受理通知书、核准批准文件、企业中长期发展建设规划及其批准文件复印件（如有）（6）项目概算材料（原件或复印件）（7）项目融资意向（原件）、自筹资金证明、其他银行贷款审批文件或项目其他资金来源证明文件（8）贷款意向书（含意向性贷款承诺书）、贷款承诺书（复印件）（9）项目立项计划及年度投资计划及贷款计划下达文件（原件或复印件）（10）申请政府补助、转贷、贴息的资金申请报告及其批准文件原件（如有）（11）信贷业务发放（办理）后至回收期间1）项目建设过程中的各种动态材料2）项目年度财务计划及财务决算3）开工报告及批复4）竣工验收报告5）竣工决算及批复3、房地产开发贷款另需材料（1）购建住房合同、协议或其它证明文件（复印件）（2）开发建设项目可行性研究报告及批准文件（复印件）（3）开发建设项目扩建设计及批准证件（复印件）（4）有权部门批准的项目建设、实施和开发的文件和计划（复印件）4、商业汇票承兑另需材料（1）商业承兑汇票留存联（复印件）（2）商品交易合同（3）银行承兑协议（原件）、保证金交存凭证（复印件）（4）垫款通知书（5）对连续申请承兑的客户，还应保存上一次商品、劳务交易确已履行的证明，如增值税发票（复印件）、货运凭证（复印件）等。5、票据贴现业务另需材料（1）申请贴现的商业汇票（正面及背面复印件）（2）申请人与其前手之间的增值税发票和商品发运单据（复印件），或者其他能够证明票据合法持有的证明（3）会计部门对票据合法有效性审查的反馈意见及票据真实性查询记录（4）贴现凭证留存联及贴现业务会审单（复印件）（5）企业存款帐户对账单（复印件）6、保证业务另需材料（1）交存保证金的会计凭证（原件）（2）出具保函协议书（原件）（3）反担保函（4）垫款通知单（1）收回并注销的保函（原件）（2）企业存款帐户对账单（复印件）（3）其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等7、兼并类档类另需材料。关于企业兼并的有关批示文件；企业董事会或厂级办公会议关于企业兼并的决策性文件；职工代表大会决议等文件以及上级主管部门批准企业兼并文件；兼并企业对兼并行为的评估报告；兼并协议正式文本。兼并过程中被兼并企业兼并实施前与贷款行的全部信贷关系原始记录，包括贷款协议、各类贷款（信用、担保、抵押、质押等）合同、借据等信用契约；信用社与企业三方或四方（兼并双方和原贷款行双方）签定的借贷关系转移协定、兼并方企业承接被兼并企业积欠银行贷款本息协议以及分年还款计划；对未按期还贷企业贷款恢复计息的记录和通知单；对未按期还贷企业申请取消享受免息政策的请示、批示文件和对原贷款全部恢复计息的通知单；兼并实施后发生的对兼并事实有较大影响事件的记录和相关材料；兼并完成后企业资产负债表、现金流量表等定期反映企业经营状况的报表和相关材料。8、破产类档案另需材料。破产前连续三年内的企业原始报表，所有原始贷款合同、借据等信用契约；企业破产申请、破产预案、上级主管部门同意企业破产的批复；法院从受理破产案件开始直至破产终结期间的主要法律文件，包括破产公告和破产裁定、法院宣告成立企业破产清算组的裁定、债权人会议的重要决议、信用社债权申报书、有关债务保证责任的裁定、破产企业资产评估报告和清算报告、法院对财产分配的裁定和破产案件的终结裁定。9、呆账核销另需材料。联社同意核销的批复文件；信用社申报贷款呆账核销的材料；破产终结后需要继续追偿债权的有关文件和材料；呆账核销以后收回债权的重要凭据、帐务处理（冲回准备金）凭据和相关材料。说明：上述清单中有些是档案中必须有的资料，有些是根据信贷业务实际情况需要具备的资料，各信贷业务经办机构应根据各笔信贷业务的具体情况和所处阶段确定是否应当具备某项档案资料。附件2信贷业务档案编号规则一、企业代码未使用信贷业务综合管理系统的信用社根据客户构成和信贷管理水平自行编制；已使用的信用社按系统编号。二、档案区号权证区号：A； 立卷区号：B； 归档区号：C； 综合区号：D。三、档案盒号四位数：自0001至9999四、顺序号四位数：自0001至9999五、档案类别号权证类：01； 要件类：02； 管理类：03； 保全类：04； 综合类：05。六、权证号为：企业代码+A+01+档案盒号+顺序号七、立卷号为：企业代码+B+档案类别号+档案盒号+顺序号八、归档号为：企业代码+C+档案类别号+档案盒号+顺序号九、综合号为：D+05+档案盒号+顺序号附件10重要抵押、质押档案出库单提取单位提取档案内容提取档案用途负责人签字 年 月 日提取人签字 年 月 日档案管理员签字 年 月 日附件11信贷业务档案调阅单调阅单位调阅人调阅日期调阅内容调阅用途主任签字 年 月 日档案管理员签字 年 月 日附件12信贷业务档案销毁清册档案类别归档号内 容档案形成日期页 数应保管年数已保管年限监销人签 章监销人签 章监销日期