房地产公司全国性材料物资采购供应管理制度模版.docx

全国性材料物资采购供应管理制度第一章 总 则一、广州xx材料设备有限公司（以下简称材料公司）、佛山市xx金属建筑材料有限公司（以下简称金属公司）及各项目公司主要负责全国性材料物资的采购供应工作。二、集团公司及各外地项目公司计划部门负责装修通知（包括样板房和豪华装修或超豪华装修）下发到荆州建筑设计院、材料公司、金属公司、工程部、招标中心。三、集团工程部、外地项目公司工程部负责全国性材料物资使用计划的申报工作。四、集团预决算中心、外地项目公司预决算部负责施工单位所用的全国性材料物资款的核算工作。五、集团财务中心、外地项目公司财务部负责全国性材料物资的财务核算及其款项的代付代扣工作。第二章 全国性材料物资采购供应方式一、材料公司统一采购供应施工单位的材料物资，明细如下：人造砂岩、锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖（含阳台砖）、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（筒灯）、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料（防渗剂）、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、入户门、铁艺栏杆。二、材料公司统一采购供应各项目公司的材料物资，明细如下：0#柴油、安全帽、工程制服、铁皮围墙、垃圾筒（小区高层住宅及公共区）、标识牌（门牌号、楼层号、楼幢号等）、广告伞（含接待伞）等。三、金属公司统一采购供应施工单位的材料物资，明细如下：铝合金门窗（含玻璃及五金配件）、木地板、户内门（含门锁及五金配件）。四、集团公司结同战略合作关系，签订年度合同，确定厂家、品牌、规格型号和价格，由各项目公司负责采购供应的材料物资，具体明细如下：厨房电器、热水器、空调、发电机组、电梯、变频供水设备。五、上述材料物资范畴（模板）以外的其他材料物资由各施工单位按需据实自行采购供应。第三章 全国性材料物资样板管理一、需要提供样板的材料物资： 1、由材料公司统一采购供应施工单位的材料物资，需提供样板的材料物资明细如下：锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖（含阳台砖）、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（筒灯）、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料（防渗剂）、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、入户门、铁艺栏杆。2、金属公司统一采购供应施工单位的材料物资，需提供样板的材料物资明细如下：铝合金门窗（含玻璃及五金配件）、木地板、户内门（含门锁及五金配件）。3、由各项目公司负责采购供应的材料物资，需提供样板的材料物资明细如下：厨房电器、热水器二、需要材料物资样板的部门单位：荆州建筑设计院、材料公司、金属公司、各项目公司及供货单位。三、定板、封存及发放管理：1、材料物资原始样板由集团董事局领导、荆州建筑设计院、材料公司、金属公司、集团招标中心共同签名确认，此类样板仅定壹套分别封存于材料公司、金属公司，并由其负责保管。2、据实所需派生出来的若干套样板，由材料公司、金属公司分别负责协调供应商将材料物资样板送到荆州建筑设计院，再由荆州建筑设计院确板盖章后发放。3、集团系统自行生产的材料物资只须提供壹套材料物资样板存放在荆州建筑设计院，并由其负责保管。4、所有材料物资样板须登记造册，由使用部门自行管理。第四章 全国性材料物资采购供应合同的管理一、全国性材料物资年度购销合同的签订与管理1、集团董事局确定全国性材料物资种类明细后，由荆州建筑设计院、集团招标中心、材料公司共同组建招标小组，由其初选全国知名品牌厂家。2、集团董事局领导及招标小组成员通过洽谈，现场确定中标单位、中标产品（含品牌、规格型号、价格等）。3、集团公司统一举行“xx地产集团与全国知名品牌材料供应商签约仪式”，在仪式现场由集团公司、材料公司、金属公司分别负责与相关材料商签订全国性材料物资年度购销合同。4、集团档案中心、财务部、材料公司或金属公司各存档壹份合同原件。二、全国性材料物资年度供货合同的签订与管理：1、荆州建筑设计院负责设计出图时将各项目开发建设所需的全国性材料物资列出明细，并在图纸上注明，并负责全国性材料物资的定板、封板及发放工作。2、集团招标中心、外地项目公司负责签订施工合同时将该项目所需的全国性材料物资列出明细，并在合同中写明。3、材料公司采购供应施工单位的全国性材料物资，先由材料公司与项目公司、施工单位签订代付代扣材料款三方协议后，再由材料公司与施工单位签订材料供货合同。4、金属公司采购供应施工单位的全国性材料物资，先由金属公司与项目公司、施工单位签订代付代扣材料款三方协议后，再由金属公司与施工单位签订材料供货合同。5、集团各分公司档案中心、各财务分部、材料公司或金属公司各存档壹份合同原件，集团预决算中心或各分公司预决算部留壹份合同复印件。第五章 全国性材料物资计划管理一、材料计划种类：分年度材料计划、月度材料计划、临时用料计划三类。二、计划模板编制：材料公司、金属公司编制各自负责的全国性材料物资计划模板（含材料类别、品名、编码、规格型号、单位、供货周期及用料时间等）。2、对于计划模板以外的材料物资，材料公司或金属公司均不予以供货。三、计划填报、审核与提交：1、年度材料计划集团工程各部、各外地项目公司于每年12月20日须将下年度材料计划分别提交材料公司、金属公司。材料公司、金属公司于每年12月25日须分别将各自负责统计汇总的集团系统的年度材料计划（仅为预算、不作结算）提交供货单位。2、月度材料计划：集团工程各部、各外地项目公司于每月20日须将后3个月的材料计划分别提交材料公司、金属公司。材料公司、金属公司于每月25日须分别将各自负责统计汇总的后3个月的材料计划提交供货单位。3、临时用料计划：如有漏报、临时急用或需补报材料计划的，须向材料公司或金属公司提交临时用料计划表，但每月不得超过3次。临时用料计划到货时间由集团工程部、各外地项目公司工程部与材料公司或金属公司协商确定，此项计划不列入考核。第六章 全国性材料物资库存管理一、需要库存的材料物资：1、需要在供货单位仓库设置库存的材料物资：材料公司：锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、洁具-陶瓷、抛光砖（含阳台砖）、瓷片、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、彩砖、广场砖、防水材料（防渗剂）、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、铁艺栏杆。金属公司：铝合金门窗（含玻璃及五金配件）、木地板、户内门（含门锁及五金配件）。各项目公司：厨房电器、热水器、空调、发电机组、电梯、变频供水设备等。2、需要在材料公司仓库设置库存的材料物资：锈石、外墙砖、涂料、瓦、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖（含阳台砖）、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（筒灯）、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料（防渗剂）。3、需要在金属公司仓库设置库存的材料物资：铝合金门窗（含玻璃及五金配件）、木地板、户内门（含门锁及五金配件）。二、材料物资库存量的设置：原则上须保证按每种材料物资年度计划总量的10%储备。部分超出10%库存量的材料物资的库存与供货单位协商一致并签订补充协议。第七章 全国性材料物资提（发）货及验收管理一、在供货单位所在地材料物资的验收及提（发）货管理：1、在供货单位所在地验收及提（发）货的材料物资：材料公司：人造砂岩、锈石、外墙砖、涂料、瓦、消防通道及管井防火门、卫浴五金、洁具-陶瓷、洁具-龙头、抛光砖（含阳台砖）、瓷片、开关面板插座、墙纸、吸顶灯（筒灯）、园林灯具、户内配电箱、电线电缆、钢塑复合管及管件、PVC管材及管件、公共区配电柜、大堂门拉手及五金、彩砖、广场砖、防水材料（防渗剂）、钢骨架塑料复合管、不锈钢井盖、给水阀门、球墨铸铁管、橱柜、淋浴间隔、入户门、铁艺栏杆。金属公司：铝合金门窗（含玻璃及五金配件）、木地板、户内门（含门锁及五金配件）。各项目公司：厨房电器、热水器、空调、发电机组、电梯、变频供水设备等。2、验收及提（发）货人员：材料公司或金属公司或项目公司的2名仓管员和1名质检员。3、验收及提（发）货要点：1）、是否为该供货单位生产的材料物资。2）、是否符合产品规格、型号、数量及等级等要求。二、在收货目的地的材料物资的验收管理：1、验收要点：对板：根据验收样板（有样板的材料）或比照相关技术参数（无样板的材料）对所送材料进行验收或者抽检验收，所有不合格产品（包括非订单上的材料）一律不得接收。点数：必须准确核实供货单位所送材料与订货清单或送货通知的材料名称、规格型号、数量，按实收数量计数开单。抽检：依据材料物资类别采取抽检10%的检查方法或执行GB/T2828.1-2003标准。开单：验收合格的材料物资开具进仓单或收货单或工地收货单。核单：保证进仓单与订货清单、收货单与订货清单、工地收货单与送货通知一致。传单：各单据所有联必须由所有参与验收人员确认签名后再按其规定联传至各相关单位，在传递过程中需填写单据签收表，以明确单据的去向。2、从供货单位送货到施工现场的材料物资的验收管理：材料公司的验收：供货单位送货到施工现场后，材料公司配送部2名仓管员、质检部1名质检员及供货单位代表共同按样板及订货清单上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行验收，验收不合格的材料物资不予收货；验收合格的材料物资，由材料公司配送部仓管员开具广州xx材料设备有限公司收货单，双方参与验收人员共同在广州xx材料设备有限公司收货单（一式五联）上签名确认。材料公司现场收货完毕后，立即协调各项目公司工程部项目经理及施工单位代表共同按样板及送货通知上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行现场收货，验收合格后，由材料公司配送部仓管员开具工地收货单，项目公司工程部项目经理、材料公司仓管员和质检员、施工单位代表等现场验收人员须共同在工地收货单（一式六联）上签名确认。金属公司或各项目公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。3、从供货单位送货到材料公司仓库的材料物资的验收管理：供货单位送货到材料公司仓库后，材料公司配送部2名仓管员、质检部1名质检员及供货单位代表共同按样板及订货清单上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行验收，验收不合格的材料物资不予收货；验收合格的材料物资，由材料公司配送部仓管员开具广州xx材料设备有限公司进仓单，双方参与验收人员须共同在广州xx材料设备有限公司进仓单（一式五联）上签名确认。金属公司或各项目公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。4、从材料公司仓库送货到施工现场的材料物资的验收管理：材料公司送货到施工现场后，各项目公司工程部项目经理协调施工单位代表共同按样板及送货通知上注明的材料物资名称、编码、规格型号、数量及等级等进行现场收货，验收合格后由材料公司配送部仓管员开具工地收货单，材料公司2名仓管员和1名质检员、项目公司工程部项目经理、施工单位收货代表等现场验收人员须共同在工地收货单（一式六联）上签名确认。金属公司或各项目公司参照上述规定执行。第八章 单据管理一、单据类别：1、广州xx材料设备有限公司进仓单：一式五联，第一联：存根（配送部）；第二联：供货单位；第三联：财务部；第四联：计划部；第五联：质检部。2、广州xx材料设备有限公司收货单：一式五联，第一联：存根（配送部）；第二联：供货单位；第三联：财务部；第四联：计划部；第五联：质检部。3、工地收货单：一式六联，第一联：存根（项目公司）；第二联：材料公司；第三联：施工单位；第四联：财务部；第五联：预决算部；第六联：工程部。4、金属公司、项目公司负责采购的材料物资的验收管理参照上述规定执行。二、单据印制：所有单据按集团制定的标准版本自行印制。三、单据领用：所有单据的领用必须造册登记备查。四、单据使用：1、供货单位送货到施工现场，材料公司负责验收的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具广州xx材料设备有限公司收货单，材料公司2名仓管员、1名质检员及供货单位代表共同在该收货单上签名确认，作为材料公司支付供货单位材料物资款的唯一依据。金属公司、项目公司参照执行。2、供货单位送货到施工现场，由材料公司收货后现场交付给项目公司及施工单位的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具工地收货单，材料公司2名仓管员、1名质检员、项目公司工程部项目经理、施工单位代表共同在该工地收货单上签名确认，作为项目公司代扣代付材料物资款的唯一依据。金属公司参照执行。3、材料公司送货到施工现场，直接交付给项目公司及施工单位的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具工地收货单，材料公司2名仓管员、1名质检员、项目公司工程部项目经理、施工单位代表共同在该工地收货单上签名确认，作为项目公司代扣代付材料物资款的唯一依据。金属公司参照执行。4、所有送货到材料公司仓库的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责开具广州xx材料设备有限公司进仓单，作为盘库的依据。金属公司、各项目公司参照执行。5、所有从材料公司仓库发出的材料物资，由材料公司配送部仓管员负责先开具广州xx材料设备有限公司收货单，并注明“仓配”字样，再开具工地收货单，作为盘库的依据。金属公司、各项目公司参照执行。五、单据传递：1、广州xx材料设备有限公司进仓单（手续齐全）：材料公司配送部负责将各相关联分别传递至各相关部门或单位，作为对帐、盘库依据。2、广州xx材料设备有限公司收货单（手续齐全）：材料公司配送部负责将各相关联分别传递至各相关部门或单位，作为入帐、对帐、请款支付供货单位材料款的依据。3、工地收货单（手续齐全）：材料公司配送部负责将各相关联分别传递至各相关部门或单位，作为入帐、对帐、代扣代付材料公司材料款的依据。4、金属公司、各项目公司参照上述规定执行。第九章 盘点管理一、材料公司库存材料盘点管理要求：1、材料公司需根据材料物资类别、品种、规格、型号设立明细账，并根据已确认的广州xx材料设备有限公司进仓单每日序时登记物资出入库明细帐；根据广州xx材料设备有限公司收货单和工地收货单每日序时登记工地收货明细帐。2、每月最后一天为仓库的结账日，每月1-2日为盘点时间，材料公司、财务部等部门，认真统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况，对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找原因，并根据集团公司的有关规定进行处理。二、材料公司库存材料盘点程序：1、记帐时间：每月的记帐时间为每月1日至最后一天即1个自然月。2、盘点时间：结账时间为每月的最后一天，实地盘点时间为每月的1-2日。3、盘点人：材料公司配送部、质检部、计划部和财务部等必须同时参加，共同清点。4、盘点的具体事项：（1）盘点前，仓管员必须将材料物资进行分类，按品种、规格和型号分门别类摆放整齐，并先按帐面数打印出材料物资实物盘点表（表样见附表一）；盘点时，逐一清点实物，细心做好账、卡、物的核对工作，认真清点每种物资、仔细核对登记并编制材料物资实物盘点表（见附表一）；盘点后，所有现场盘点人员必须在材料物资实物盘点表签名确认。对盘盈、盘亏的实物应及时查明原因并做好记录，不能马上查明原因的盘盈、盘亏，应及时注明待查原因，并在五天内完成。（2）盘点期间已收到而未办妥入帐手续的货品或已办理出库手续尚未提货的货品，应另行分别存放，并予以标示。（3）所有盘点财务都以静态盘点为原则，因此盘点开始后应停止材料物资的进出及移动。（4）盘点使用的单据、报表内所有栏位若遇修改处，均须经所有盘点人员签认始能生效。5、对盘盈、盘亏材料的处理：由材料公司配送部出具材料物资盘盈、盘亏处理意见报告表（附表二），写明盘盈、盘亏的材料物资类别、品种、规格、型号、数量、金额和具体原因，并给出初步处理意见，经财务部审核后根据盘盈、盘亏的金额大小报相关领导审批，10000元以内（含10000元）的报公司总经理审批，超过10000元的报总裁审批。审批后交财务部和配送部各一份进行帐务调整。三、金属公司、各项目公司的库存盘点管理参照上述规定执行。第十章 结算管理一、由材料公司或金属公司供货给施工单位、项目公司代扣代付的结算：1、工地收货单是材料公司或金属公司、项目公司和施工单位三方结算支付的唯一依据。2、材料公司或金属公司根据各方已确认的工地收货单，按类别、分批次序时登记工地收货单明细帐，每月最后一天结帐，每月1-2日盘点，保证帐实相符。3、每月3-5日由材料公司、施工单位及项目公司财务部、预决算部等共同对帐、核实，并签名确认。4、对帐完毕后，材料公司立即提交代扣代付资金申请单，经材料公司、施工单位及项目公司财务部、预决算部共同签名确认后，提交项目公司财务部。5、每月15-20日为项目公司财务部代付材料款给材料公司或金属公司的时间。6、每月20日项目公司必须代付材料款给材料公司或金属公司，如果项目公司每月20日不能代付材料款，项目公司财务部必须停止该项目公司一切款项的支付，直到该项目公司帐目上的款项能够扣除支付材料款时，由材料公司或金属公司提交资金申请单，由项目公司财务部核准后直接支付给材料公司或金属公司材料款，不需项目公司董事长/总经理审批。7、项目公司预决算部负责从施工单位工程进度款或结算款中代扣其当月所用的材料款。8、因特殊情况，项目公司如需暂时在当月少扣、缓扣或暂时不扣施工单位材料款时，须由项目公司董事长/总经理审批。二、材料公司供货给项目公司的货款结算：1、材料公司与项目公司签订货物买卖合同。2、项目公司财务部须按合同规定支付货款给材料公司。3、如项目公司违约拖欠不予支付，由材料公司按合同规定提交资金申请单，由项目公司财务部核准后于每月20日直接支付货款给材料公司。三、材料公司或金属公司对供货单位材料款的结算：1、广州xx材料设备有限公司收货单是材料公司、供货单位双方结算时支付的唯一依据。2、材料公司根据双方确认的广州xx材料设备有限公司收货单，按类别、分批次序时登记收货明细帐，最后一天结帐，每月1-2日盘点，保证帐实相符。3、每月5-10日，由材料公司、供货单位及材料公司财务部共同对帐、核实，并签名确认。4、每月10-20日，由材料公司配送部填报资金申请单按程序履行报批手续，每月20-25日由材料公司财务部按已完成报批手续的资金申请单将材料款支付给供货单位。5、金属公司参照上述规定执行。四、项目公司对供货单位的货款结算：1、项目公司须按合同规定支付供货单位货款。2、项目公司按合同应付未付而又没有提出书面的正当理由的，由材料公司按合同规定提交资金申请单给财务中心，集团财务中心核准后指令项目公司财务部直接将货款支付给供货单位。3、款项支付后，由集团财务中心书面知会材料公司、项目公司各相关单位/部门。第十一章 考核规定一、材料物资计划准确度的考核：年度计划准确度须达到70（含70）以上；月度计划准确度须达到85（含85）以上。凡准确度没有达到规定要求的，每项每差1扣罚工程部经理10元，由材料公司、金属公司负责考核。二、材料物资计划提交时间的考核：凡没有按规定时间提交材料物资计划的，每迟交一天扣罚工程部经理500元，由材料公司、金属公司负责考核。三、材料物资到货时间的考核：到货时间不得超过合同规定的供货周期。凡没有按供货周期到货的材料物资，每项每迟到一天扣罚材料公司总经理、金属公司总经理100元，由工程部负责考核。四、材料物资质量的考核：质量合格率（批次）须达到100%。凡在使用过程中发现批次不合格产品，每发现一批次扣罚现场验收人员1000元，由地产集团质量监督部、计划管理中心负责考核。五、由材料公司、金属公司及工程部提交计划管理中心复核后，交付财务分部执行。