物业集团资金管理制度.docx

物业集团资金管理制度1、目的和适用范围规范集团内物业管理公司的资金管理行为，为提高集团物业资金管理水平服务本规范适用于集团内全资及控股的所有物业管理公司（以下称物业公司）2、规范制订依据本规范是根据国家相关内部控制规范的要求，在集团资金管理制度基础上，根据物业管理特点作出相关调整，本规范未涉及的内容按集团资金管理制度执行。3、职责集团资金管理中心负责督促、检查各一线公司对所属物业公司遵守国家及集团资金方面相关法律法规、规章制度情况；各一线公司负责督促、检查所属各物业公司制订相关资金管理制度及执行情况；各物业公司参考本制度制订相应的资金管理制度并遵照执行。4、内容4.1货币资金管理货币资金是指单位所拥有的现金、银行存款和其他货币资金。4.1.1岗位分工和授权批准4.1.1.1各公司应当建立货币资金业务的岗位责任制，明确相关岗位的职责权限，确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。其中：出纳员负责现金的日常管理，并对收款员和值班收费人员的工作负责，非出纳人员不得经手现金。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务（除现金、银行存款日记账以外的）账目的登记工作。各公司不得由一人办理货币资金业务的全过程。各公司财务部应对资金业务经办人员进行相关制度和岗位职责的培训，保证所有人员确认已接受培训并清楚国家、集团、公司的财务制度和个人的职责。4.1.1.2各公司应当配备合格的人员，办理货币资金业务，并根据公司具体情况进行岗位轮换。办理货币资金业务的人员应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵记守法，客观公正。出纳人员必须取得会计从业资格证书，并不断接受会计人员后续教育。4.1.1.3各公司应当对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。审批人应当根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越授权审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员应拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。4.1.1.4各公司应当按照规定的程序办理货币资金支付业务。4.1.1.5支付申请各公司有关部门或个人用款时，应当提前向审批人提交货币资金支付申请，款项的用途、金额、预算、支付方式等内容，并附有效经济合同或相关证明。支付审批审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的货币资金支付申请，审批人应当拒绝批准。支付复核复核人应当对批准后的货币资金支付申请进行复核，复核货币资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。复核无误后，交由出纳人员办理支付手续。办理支付出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。4.1.1.6各公司对于重要货币资金支付业务，应当上报上级地产公司或集团总部审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。4.1.1.7严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。4.1.2现金管理本规则所指的现金包括：人民币和外币库存现金、有价证券等。各公司对现金的使用应遵守国务院颁发的现金管理暂行规定。4.1.2.1各公司必须根据现金管理暂行条例的规定，结合本公司的实际情况，确定本公司的现金的开支范围。不属于现金开支范围的业务应当通过银行办理转账结算。4.1.2.2各公司根据当地银行的要求来确定库存现金限额。当日结余超出限额的部分，出纳要在当天存入银行账户。4.1.2.3各公司取得的货币资金收入必须及时入账，不得私设“小金库”，不得账外设账，严禁收款不入账。严禁“白条”抵充库存现金，更不得挪用现金。4.1.2.4以现金方式获取的收入，应于当天送存银行。在银行营业时间结束后收进的现金，应当采取妥善保管措施，于第二天送存银行。因特殊情况需坐支现金的，应事先报经开户银行审查批准。各公司借出款项必须执行严格的授权批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。4.1.2.5不得为任何单位、个人套取现金。4.1.2.6对于现金和各种有价证券，出纳要确保其安全和完整无缺，因保管责任造成的短缺，当事人要负赔偿责任。4.1.2.7出纳保险柜内不允许存放私人物品（含现金及其它物品），也不允许存放代业主保管的现金及物品。确需承办代业主保管现金及物品业务的，应单独使用专门的保险柜。4.1.2.8各公司提取、运送现金、印鉴及其它贵重物品时，原则上要求一位安全人员陪同。同时，知情人员不可对外透露；路程较远的，出纳有权要求有关部门及时安排车辆，有关部门应予以最大程度的协助。4.1.2.9各公司财务保险柜由出纳保管，严禁共用财务保险柜。出纳必须严守保险柜密码；保险柜钥匙由出纳妥善保管，不得随意乱放或任意转交他人。4.1.2.10出纳在办理收付时，应坚持“当面点清”制度，每笔现金收付后应当即入账。4.1.2.11各公司、各管理处的业务部门在业务活动中收取的现金必须及时上交出纳处，不得自行用于任何开支。4.1.2.12收费员、出纳员应具有高技能鉴别假钞真伪能力，一旦收取假钞后果自负；公司应为收款员配备必要的验钞设备。4.1.2.13管理处必须建立统一的收费台帐并做好登记工作。4.1.2.14各管理处必须对现金实行集中统一管理。收费员每日营业终了，将款项交管理处出纳，：非工作时间收款于第一个工作日上班前两小时交出纳处。不能及时交给出纳或存入银行的现金，收费员应存入管理处指定的保险柜，严禁私自存放。管理处必须采取措施保证保险柜的安全和正常使用。4.1.2.15出纳员必须建立和做好现金日记帐的登记工作。出纳须做到现金日清月结。若出现差异应及时查明原因并报财务部负责人进行处理；次日尚不能查明原因、弥补差异的，应及时报公司财务负责人进行处理。4.1.2.16财务负责人（或授权人）应每月最后一天（或第一天）、并在当月任意确定一天，监督出纳进行库存现金的盘点，形成盘点记录，相关人员签字后将盘点与核对记录报公司财务负责人。4.1.2.17银行非办公时间收款等原因需要开立个人银行存折的，银行存折和取款密码须交由两人保管；第一个工作日内必须将全部金额转入公司账户，不得保留余额。严禁用银行存折直接提取现金或对外付款。4.1.3银行存款管理4.1.3.1各公司应当严禁按照支付结算办法等国家有关规定，加强银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算。4.1.3.2新开银行账户（含因业务需要开具个人存折）财务管理部必须出具专项报告，说明开户理由、账户用途，报财务部经理、公司第一负责人、地产公司财务负责人、总部资金管理中心，全部得到批准后方可开户，并严格按照当初开户的用途使用；未经审批同意，严禁以任何名义开立账户。4.1.3.3财务部门应定期对各开户行的户头进行清理、核对，对不再使用的账户应及时办理销户手续；清理（销户）前后必须将余额核对清楚，做到收付单据齐全。4.1.3.4严禁出租、出借银行账户，并不得以任何形式帮助任何单位或个人进行洗钱行为。4.1.3.5财务管理部不得将以本公司名义开立的银行账户预留印鉴转交别人使用，除物业管理条例及地方政府规定的物业代收代付费用、房屋租售等业务，不得对任何单位或个人发生代收代付、先收后付行为。4.1.3.6出纳在每月终了后5个工作日内，应根据银行对账单仔细核对和清理银行日记账，查明未达账项及其原因，编制银行存款余额调节表及其说明，报财务负责人（或其授权人）审核。4.1.4财务印鉴及票据管理4.1.4.1财务印鉴须由两人分别保管。财务专用章需由财务负责人或其授权人保管，出纳不得保管财务专用章。4.1.4.2当财务印鉴保管人员外出时，征得财务负责人同意并在其监督下办理书面移交手续后将财务印鉴交于其他财务人员保管，代保管人须将代保管期间发生业务登记在印鉴交接代保管清单上。