166河北中煤旭阳焦化有限公司会议管理制度.doc

河北中煤旭阳焦化有限公司发 文 稿 纸签发： 李庆华会签： 周调会讨论通过部门审核： 刘景军拟稿人： 马强标题：河北中煤旭阳焦化有限公司会议管理制度发文字号：中旭发（2014）第166号附件：主送单位：公司高层领导抄送单位：各车间、部门打印份数：1校对人：马强2014年4月15日拟稿2014年6月27日发稿00166河北中煤旭阳焦化有限公司文件中旭发（2014）17号 签发人：李庆华河北中煤旭阳焦化有限公司会议管理制度（本制度2008年5月第一次修订；2010年4月第二次修订；2014年4月第三次修订）第一章 总 则第一条 为规范公司会议管理，提高会议效率，保证会议质量和效果，特制定本制度。第二章 会议组织第二条 会前准备1、通常会前准备工作包括拟定并发出会议通知，与会人员准备会议资料，会议室及会议用品准备等。2、拟定会议通知。根据各级会议要求，会议组织部门负责草拟会议通知，包括会议议程、参会人员、会议时间、会议地点、会议主题、会场纪律、会议记录人及其他会议要求等，并报会议主持人（参加会议的最高领导）审批确定。3、发出会议通知。会议组织部门负责将会议主持人审批确定后的会议通知提前发至与会人员邮箱，同时抄送总管理部。公司级会议除紧急会议、临时会议外，会议组织者需提前一个工作日通知参会人员。4、与会人员准备会议资料。与会人员收到会议通知后，应根据会议准备会议用资料，并在规定的时间内将电子版会议资料发送送至组织部门指定邮箱。组织部门汇总整理后于会前一天发送到与相关人员邮箱，供提前阅读以提高会议讨论效率。对需打印的会议资料，与会人员应提前通知组织部门做好准备。5、会议室及会议用品准备。会议组织部门根据会议要求，安排会议室及准备会议用品，包括按照会议要求布置参会人员座位、摆放桌签，调试会议用电脑、投影仪、话筒及其他照相摄录等设备，提供镭射笔、插线板、计算器、白板笔、录音笔及配用电池等物品。6、集团在公司召开的重大会议或公司承办的重要接待会议，由总管理部负责制定详细的会议筹备方案；公司级会议或部门会议一般不准备茶水、矿泉水和水果，如果有需要，经总经理同意后安排行政服务中心或采购部落实。需要摆放桌签的由总管理部统一提供并由会议组织者根据具体会议摆放，需要照相的由总管理部安排，需要摄像、音响、视频、笔记本电脑、投影等设备准备的由信息管理部负责。第三条 会中管理1、参会人员应于会前五分钟进入会场就座，并应保持维护会场秩序，保持会场肃静。2、会议组织者应提前将电子文件按议程确定的发言顺序编号,播放过程中应保持流畅，同时负责将录音笔置于合适位置，保证录音效果。3、参会人员发言时，要言简意赅，简明扼要，其他人不得随意打断，讨论问题时，要依次发言，要充分发表意见，不能场上不说，场外乱说。4、与会期间要将手机调成振动或静音，会议期间不允许接打电话，如遇重大事项，在不影响会议的情况下可请示主持人到场外处理。5、会议期间不得随意出入会场，不得大声喧哗。第四条 会后管理1、会议结束后，会议组织部门负责将现场剩余文件和需缴回的文件收讫，需销毁的要及时销毁。2、整理会议纪要与记录。会议记录人应根据现场文字记录及录音文件整理会议纪要。3、格式要求。会议纪要需按要求进行编号，其他内容要素应全面，包括会议时间、会议地点、参加人员、会议议题、会议决议及布置的重点工作，并制作工作督办表，要求填写工作内容、完成时间、责任人等。4、时间要求。会议纪要应于会议结束后24小时内完成整理，48小时内完成审批发布。5、工作催办。会议组织者根据工作督办表对会议决策事项进行跟踪催办，并在下次会议开始前汇报各事项的完成情况。对会议决策事项的完成时间要求为一个月以上的，应以月为节点进行催办；完成时间要求超过一周、不足一个月的，应以周为节点进行催办；完成时间为一周内的，应以天为节点进行催办。6、会议精神传达。各级会议的主要决议事项应及时向相关人员传达。第三章 会议纪律第五条 会议纪律由总管理部监督并执行考核。第六条 会议出勤。参会人员无正当理由迟到或早退的，处以每次100元的罚款。如不能参加会议，应向主持人请假，对未请假的缺席人员处以每次200元的罚款。凡请假未获批准而擅自不参会人员处以每次300元的罚款。第七条 参会者必须自觉遵守会场纪律：（一）会议期间，须将手机调为静音、震动或关机，会议中手机铃响一次，罚手机持有者50元；会议期间一般不允许接打手机，确因特殊情况需要接打手机的，须向会议主持人说明情况，经同意后到会议室外接打手机。（二）会议期间不准随意走动，不准交头接耳、开小会、闲聊，不准打瞌睡、玩手机或看与会议无关的资料，发现一次罚款50元，并当场批评。因特殊情况需要临时离开会场者，须经主持人同意，并轻手轻脚，尽量不影响他人；对会议期间做与会议无关事情者，会议主持人应当场批评教育。（三）会议期间别人发言时要保持安静，认真聆听并做相应记录，不得随意打断别人发言，如发生此类现象，主持人须当场批评。第八条 会议发言与讨论（一）需要会议发言者会前要围绕会议主题精心准备书面发言材料，需要会议讨论的重要会议材料至少需提前一天发给所有与会者征求意见。无发言材料影响会议效果的，当场给予批评。（二）鼓励踊跃发言，充分阐述个人的观点和主张。发言或讨论时要切中主题，言简意赅，集中表达自己的观点，不脱离主题，不准无原则的附和他人观点，更不准曲意逢迎说假话、套话。（三）会议主持人要掌握发言的顺序和时间，及时纠正无休止的争论现象。第九条 提倡开短会、开小会、开现场会、开专题会、开有效果的会，与会议无关的人员不参会，主持人应控制会议时间，一般情况下不准延时开会。第十条 会议组织者因工作失误导致会议出现重大差错时，处以批评、严厉批评、罚款50元至200元等相应处罚。第十一条 对于未按工作督办表要求时间完成工作的，根据情节严重程度，处以200元至2000罚款。第十二条 对未按时提交会议纪要的，对组织部门负责人处以300元罚款，会议记录人200元罚款。对于会议资料丢失的，根据情节严重程度处以相关责任人200元至2000元罚款。第四章 会议种类第十三条 总经理办公会1、时间、地点：每月召开一次，具体时间根据公司总经理时间确定，地点由总管理部确定。2、主持、组织、参加：由总经理主持，经理办公会成员全体参加，人力资源部、安环部和监察审计部负责人列席会议，亦可召开由其他人员参加的扩大会议。3、会议内容：讨论并安排近期公司战略层面重点工作；讨论或通报公司近期重大事件；讨论并通过重大人事变动、机构调整；探讨公司近期发展、经营、生产、管理重大事项等。4、记录和纪要：由总管理部负责记录与会议纪要的撰写，报领导审核签发后，发旭阳集团总裁办公会成员、公司董事长、董事会办公室、总经理办公会成员、旭阳集团总管理部等相关单位。5、内容落实：总管理部负责监督和督办会议内容的落实情况。第十四条 月度员工大会1、时间、地点：每月召开一次，具体时间由总经理确定，地点由总管理部确定。2、主持、组织、参加：由相关高层主持，组织全体员工或代表参加。3、会议内容：（1）上月总结、下月计划，（2）集团精神的传达，重要通知、通报（批评和表彰）。（3）监察案件通报及警示教育。（4）其他需要全体员工了解、学习的重要内容月度总结计划的宣讲。（5）领导与员工交流。（6）其他议题。4、记录和纪要：由总管理部撰写纪要报领导审批签发。5、内容落实：总管理部负责监督和督办会议内容的落实情况。第十五条 管理检讨会1、时间、地点：每年三次，分别4月、8月及12月召开。2、主持、组织、参加：公司管理检讨会由总经理主持，总管理部负责组织，全体中高层参加；各车间（部门）管理检讨会按车间、班组分层级召开，由其负责人组织会议。3、会议内容：各参会人员要以自我检讨和其他成员提出批评和意见的方式依次进行发言。要对自己在执行集团和公司决策上出现的失误与不足以及在带队伍方面存在的主观问题形成文字发言材料；将自己分管系统与其他系统在协调与配合上出现的问题讲透，并将需要沟通的管理环节讲出来。4、记录和纪要：公司管理检讨会由总管理部负责人负责会议记录与纪要的撰写，发全体参会人员并发旭阳集团总管理部备案；各车间（部门）管理检讨会由其负责人安排专人负责会议记录与纪要撰写，发全体参会人员并发公司总管理部备案。5、内容落实：公司管理检讨会由总管理部负责监督和督办会议内容的落实情况。第十六条 总结表彰会1、时间、地点：总结表彰大会每年召开一次，一般与公司年底月度员工大会一起召开。2、主持、组织、参加：公司总经理指定主持人，总管理部组织，全体员工或员工代表参加。3、会议内容：总结公司一年来的工作；宣读先进团队和先进员工名单；介绍先进事迹；领导颁发荣誉证书及奖金、奖品，其他需要介绍的内容。4、内容落实：根据自己实际情况进行宣传。第十七条 员工座谈会1、时间、地点：公司每季度召开一次员工座谈会，地点由人力资源部确定；各车间（部门）每2月召开一次员工座谈会，地点可以在部门培训室、会议室。2、主持、组织、参加：公司员工座谈会由总经理主持或指定高层主持，人力资源部确定参会人员；各车间（部门）员工座谈会由所在部门经理组织、主持，主管副总经理、总管理部、行政服务中心和监察审计部、人力资源部相关人员参加，座谈部门的全体员工或员工代表参加。3、会议内容：将本部门存在的问题、难点，员工工作中遇到的工作障碍及对部门和公司的看法作为座谈主题，围绕主题各抒己见、敞开心扉并对公司管理、发展提出合理化建议。座谈会主题也可由总管理部制定。4、记录和纪要：座谈部门经理负责记录，会后整理出纪要。5、内容落实：需要公司有关部门落实的工作由总管理部对需落实的内容进行督促落实，对未按时完成者，及时向员工说明并对部门负责人予以考核。第十八条 公司周调会1、时间、地点：每周六上午在公司会议室召开。2、主持、组织、参加：总经理指定主持人,总管理部负责组织各相关部门的领导人员参加。3、会议内容：总经理确定主题，一般按照生产、财务、营销、管理等主题轮流重点分析工作重点。4、记录和纪要：每次会议由总管理部负责撰写会议纪要、主持人签批后，报股东三方和董事会办公室，发至公司中高层，并由总管理部存档。5、内容落实：总管理部负责监督会议内容的落实情况。第十九条 晨调会1、时间、地点：各部门每日早8：00在公司办公楼、中控楼等区域列队，召开本部门晨调会。部门晨调会后召开公司晨调会，地点由值班经理确定，在夜班发现问题地方或岗位召开，一个月内不得无故在同一地点重复召开。2、主持、组织、参加：部门晨调会由本部门经理主持，部门全体员工参加。公司晨调会由生产副总经理主持，高层领导和各部门负责人参加。节假日期间，职能部门晨调会不再召开；生产、运输系统及各车间晨调会照常进行；公司晨调会在中控楼二楼召开，由值班高层领导主持会议，有节假日值班安排的各车间、部门值班人员参会。3、会议内容：部门晨调会，由部门指定人员领诵团队精神；布置、调度当天的工作，部门员工汇报昨日工作和当天安排。公司晨调会由生产部汇报前一天生产情况，质管部经理通报产品质量情况及问题，值班经理汇报值班情况，行政值班汇报违规违纪情况，主持人协调安排各部门需要协调的工作，并布置当日工作。4、内容落实：总管理部负责监督会议内容的落实情况。第二十条 部门例会制度1、时间、地点、频次：部门例会每周一次，时间自定。2、主持、组织、参加：由部门负责人主持，部门指定人员参加。3、会议形式：部门经理组织，轮流发言。4、会议内容：部门经理下达本周工作计划及个人分工情况，对员工表现予以评价；上周总结；员工汇报个人工作状况及需要领导予以协调的工作。5、记录和纪要：部门经理记录，并尽快协调解决。第二十一条 其他会议参照集团和公司有关规定执行（详见附表）。第五章 会议室管理第二十二条 公司部分会议室功能（一）综合楼大会议室（大礼堂）主要用于召开公司大会、组织各类大型活动和培训。（二）中控楼会议室主要用于召开工程、生产系统会议及部分接待活动。（三）办公楼323会议室主要用于召开周调会、电话会、视频会和重要接待活动。（四）办公楼306会议室主要用于电话会、视频会、公司或部门小型会议。（五）办公楼303接待室主要用于接待活动。（六）中控楼培训室主要用于各类培训活动。第二十三条 相关部门职责1、以上会议室由总管理部或指定其他部门负责协调安排使用，优先保证公司级会议及重要接待活动。2、行政服务中心负责维护室内设施和卫生的清理。每天清理室内卫生，做到室内洁净、物品摆放整齐，保证该会议室随时提供正常使用。3、信息管理部负责视频、音响、投影及其他电子设备的管理、调试，保证正常使用。4、各部门使用某一会议室时，需提前一天到总管理部申请登记，说明使用时间、期限、规模等情况，由总管理部统一安排。部门之间会议一般按登记时间先后依次使用，如发生使用冲突，则协调使用其他会议室或调整会议时间。5、电话会、视频会如为每周固定时间，需到总管理部备案，不再每次申请会议室。如某部门需占用其他部门视频会议室，需自行与其他部门协商调配。第二十四条 会议室使用要求1、使用会议室时，未经总管理部经理同意，不得改变会议室设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外。2、使用会议室内音响、投影、视频等电子设备，需经信息管理部同意。临时会议需要使用会议室电子类设备的，在登记完会议室后，到信息管理部进行设备使用登记，信息管理部提前十分钟将设备调试到位。3、公司接待活动由总管理部安排会务服务，各部门接待活动由接待部门安排会务服务，行政服务中心做好配合。4、参会人员要保持会议室卫生，会议结束后，会议组织者应做好会议室的复原工作，包括桌椅摆回原位、刷洗水杯、关闭空调、电灯、门窗等；若在会议室悬挂、张贴标语条幅，用后及时清除，以保持墙面整洁。5、如造成设备和物品损坏或丢失的，则由使用部门承担相应责任。第六章 附 则第二十五条 本制度自下发之日起开始实施，原会议制度和会议室管理制度同时废止。第二十六条 本制度适用于全公司。第二十七条 本制度解释权归总管理部所有。17附件：例行会议统计表河北中煤旭阳焦化有限公司例行会议统计表序号会议层次会议类别会议时间地点主持人会议主要内容参加人员会议纪要发放范围会议组织备注1公司会议员工大会每月59日8:10，大礼堂副总经理1、通报上月总结和本月计划；2、通报上月奖励通报和合理化建议落实情况；3、监察部通报集团警示案件；4、总经理总结讲话。公司所有员工（当班操作工除外）公司中高层，各车间部门张贴到宣传栏总管理部2公司会议经办会每月初或月末（时间不固定），办公楼306会议室总经理1、公司及邢台园区情况通报；2、审议需议决事项；3、审议公司月度计划总结。公司高层、总管理部经理（根据议题确定其他参加人员）中煤焦化、旭阳集团、德龙钢铁、董事会办公室、刘旺生及参加经办会人员总管理部经理3公司会议周调会每月第一周周六9:30营销分析,323会议室总经理1、分析上月及近期市场形势和供应、销售运行情况及存在问题；2、当周安全、进煤、煤焦质量、物流、焦炭库存情况通报；3、各部门需协调事项；4、副总经理安排工作；5、总经理总结讲话。公司中高层及主持工作助理中煤焦化、旭阳集团、德龙钢铁、董事会办公室、刘旺生及公司中高层总管理部每月第二周周六9:30生产技术分析，323会议室总经理1、分析上月生产运营情况，对存在问题制定整改措施；2、当周安全、进煤、煤焦质量、物流、焦炭库存情况通报；3、各部门需协调事项；4、副总经理安排工作；5、总经理总结讲话。公司中高层及主持工作助理中煤焦化、旭阳集团、德龙钢铁、董事会办公室、刘旺生及公司中高层总管理部每月第三周周六9:30财务分析，323会议室总经理1、分析上月及近期财务指标完成情况、存在问题及要改善事项；2、当周安全、进煤、煤焦质量、物流、焦炭库存情况通报；3、各部门需协调事项；4、副总经理安排工作；5、总经理总结讲话。公司中高层及主持工作助理中煤焦化、旭阳集团、德龙钢铁、董事会办公室、刘旺生及公司中高层总管理部每月第四周周六9:30计划总结会,323会议室总经理1、各部门对月计划的完成情况进行汇报，并制定下月计划；2、当周安全、进煤、煤焦质量、物流、焦炭库存情况通报；3、各部门需协调事项；4、副总经理安排工作；5、总经理总结讲话。公司中高层及主持工作助理中煤焦化、旭阳集团、德龙钢铁、董事会办公室、刘旺生及公司中高层总管理部每周周一9:00 中煤焦化公司运营调度会中煤焦化总经理1、中煤焦化通报上周各公司生产情况；2、当周各公司安全、生产、供销情况通报；3、焦化公司通报市场情况；4、焦化公司领导安排工作。公司高层、生产、技术、安环、财务部、营销系统各部门负责人、总管理部调度会纪要发参会人员总管理部4公司会议产供销协调会每周五下午1：30总经理讨论制定下周产供销计划，协调解决产供销运中存在的问题总经理、生产、营销高层，及相关部门全体中高层总经理5系统视频会议视频会议隔周召开一次，周一下午3：00生产系统各系统规定人员集团通知周一下午2:00，周五下午5:00 323会议室工程系统集团通知星期二9:00 323会议室财务系统每月最后一周星期三14:00 306会议室IT系统星期五10:00 323会议室监察审计系统 6检讨会公司管理检讨会每年4月、8月、12月 323会议室总经理（或主持工作副总经理）按照集团管理检讨会制度要求进行或公司自定主题公司助理及以上人员公司中高层、集团总管理部总管理部各部门管理检讨会各部门负责人总经理或副总经理、部门员工公司高层、总管理部各部门 7公司会议餐宿委员会会议每月10日10:00 园区各公司餐厅轮流召开行政服务中心经理就宿舍、食堂当前情况和存在问题座谈交流餐宿委员会成员、各餐厅负责人及厨师长公司高层、各相关部门行政服务中心8公司会议安全例会每月月初（10日前）安环部经理1、通报上月公司安全情况；2、解决需协调问题；3、通报下月安全活动计划。总经理、副总经理、生产系统安全员、总管理部、人力资源部总经理、参会部门安环部9公司会议设备例会每月两次，周三下午生产部负责人1、总结上月设备计划完成情况；2、反映现在存在、需解决问题；3、制定下月设备计划。生产部 技术部 安环部 质管部 机动 炼焦 备煤 化产主管副总、参会部门生产部10公司会议早调会值班经理指定；每天早8:15-9:00值班经理1、当日生产情况、质量情况；2、经理值班情况；3、行政值班情况；4、督察处理问题通报；5、各部门需要协调的工作。公司高层、部门负责人、所有值班人员总管理部督办落实早调会工作值班经理11部门会议周例会每周一次部门经理部门周工作调度主管副总、部门人员主管副总、部门员工各部门 12部门会议座谈会两月一次各部门主持工作人员1、部门内部座谈、交流；2、提出需要公司和其他部门解决协调的问题总经理或副总经理、相关部门负责人、部门员工总经理、副总经理、相关部门负责人各部门