房地产公司档案管理制度模版.docx

档 案 管 理 制 度1 总 则1.1 为确保公司档案的规范化管理，保证档案的完整性、系统性以及安全性，充分发挥档案信息资源在公司经营决策中的价值作用，根据中华人民共和国档案法、国家相关法律、法规及标准，结合公司实际情况，制定本制度。1.2 本制度所指的档案，是指公司在经营管理活动及建设过程中直接形成的具有保存与利用价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等各种不同形式的历史记录。1.3 档案是公司全部活动的真实记录和宝贵财富，是公司资产的依据和凭证，属于公司所有。公司依法享有、占有、使用、收益、处置档案的权利，并依法承担保护档案、为国家和社会积累历史材料的义务。1.4 本制度适用于集团本部及各子公司，物业公司、商管公司、酒店公司参照执行。2 档案管理体系与职责2.1 档案管理体系及总体职责 2.1.1档案管理遵循集团统一领导、各公司分散管理的原则。 2.1.2各公司总经理为本公司档案管理的第一责任人，负责本公司档案管理工作；各级业务线负责人为本业务线专业档案的第一责任人，负责本业务线档案管理工作；各级专兼职档案员（或内业资料员）为本公司（或部门）档案管理执行人；各部门经办人为档案归档直接责任人。 2.1.3如因归档不及时或保管不当造成档案资料丢失、损毁、泄密等情况，档案经办人员、 保管人员及相关负责人均需承担相应责任；若给公司造成经济损失的，公司有权进一 步追究相关人员的经济及法律责任。2.2 档案管理机构设置及管理职责 2.2.1集团行政管理部是档案管理的主责部门，负责集团及下属公司的档案统筹管理工作。 各子公司及专业公司行政管理部为本公司的档案管理部门，负责所属公司档案管理 工作，并在业务上接受集团的领导和检查指导。 2.2.2集团行政管理部职责： 2.2.2.1负责制订档案管理的制度和标准； 2.2.2.2具体负责集团日常档案管理工作； 2.2.2.3对全集团档案管理工作进行指导、监督和检查； 2.2.2.4 组织跨区域的档案管理员、资料员业务知识交流与培训； 2.2.2.5抓好公司档案信息化建设，实现档案管理数据化、服务网络化； 2.2.2.6对集团、子公司及项目部、各专业公司的档案管理工作进行档案巡查工作。2.3 集团总部各部门职责：2.3.1配合集团行政管理部制定档案管理标准； 2.3.2负责监督指导本业务线的档案管理工作； 2.3.3负责本部门档案的收集、整理、保管、统计、利用及鉴定销毁工作。2.4 各子公司、专业公司行政部门职责：2.4.1负责在集团档案制度框架内，拟订适用于本公司的档案管理制度、规范及标准；2.4.2负责本公司的档案管理工作，包括收集、整理、保管、利用及鉴定销毁等工作；2.4.3对本公司各部门及所属项目/分公司档案管理工作进行指导和检查；2.4.4组织本公司档案管理人员业务培训。2.5 项目公司行政部门职责： 2.5.1负责本项目的档案管理工作。 2.5.2定期向区域综合档案室移交档案。2.6 档案管理实施、保管机构设置2.6.1档案保管的三个阶段：2.6.1.1第一阶段是在本部门、项目部资料室保管：档案产生时，第一时间交本部门内业、项目资料员保管，并将档案进行初步整理，确保档案不流失。2.6.1.2第二阶段是在档案室保管：各部门、项目部根据档案的重要程度和移交期限，将档案分类、分批送交到公司档案室，由档案室集中管理本公司档案。2.6.1.3第三阶段是在集团档案室（馆）保管：当子公司撤销或发生其他变更情况，原单位已不适合保管档案文件，应将此部分档案移交到集团档案室（馆）集中管理， 确保历史档案的完整，同时为集团档案的编研提供保障。 2.6.2集团总部设立档案室或档案馆；子公司、专业公司设立档案室，有条件的也可以设 置档案馆。 2.6.3距离子公司较远的项目公司（或项目部），经公司领导审批，可授权在项目公司行政部门设置档案室。项目结束后视情况，定期将档案整体移交子公司档案室保存。 2.6.4集团各部门、子公司各部门、专业公司各部门根据需要可设置资料室，用于保存部门日常文件资料。2.7 档案管理人员配备 2.7.1 各级档案室（馆）应配置至少一名具有专业知识的专职档案管理人员。 2.7.2 集团各部门应配备内业资料员或兼职档案员，工程项目资料员应持证上岗。3 档案管理具体内容3.1 档案收集归档3.1.1集团行政管理部依据相关法规，结合公司经营范围，制定xx集团文件资料归档范 围、归档时限和保管期限表，各部门应根据本制度要求，按时将应归档资料移交公 司档案管理部门。3.1.2各级专（兼）职档案员在资料归档过程中，如发现现行归档范围及分类标准与实际情 况不合适宜时，应及时与集团行政管理部联系，提出修改意见。集团行政管理部负责 增补档案分类科目及归档范围，以保证公司档案资料的完整性和实效性。3.1.3对于应归档的资料，必须按照规定时限及时移交，任何部门和个人不得无故拖延或拒 绝移交。3.1.4原则上，对于重要档案文件，如证照及开发报建等资料取得后，未归档前不得先行使 用。如确因工作需要不能及时归档，应向档案管理部门报备，并安排专人妥善保管， 待使用完毕后立即归档。3.1.5各部门在移交档案前均须根据相关制度进行密级鉴定，并按保密制度规定的程序与要 求进行移交，档案室须根据档案密级按相关保密规定进行接收。3.2 归档文件质量要求3.2.1归档文件原则上一律为原件，凡有原件的文件，不能以复印件归档。电子文件须刻盘 归档，并应有相应的纸质文件材料一并归档。3.2.2文件书写和载体材料应能耐久保存，热敏传真纸、复写纸原则上不能直接归档，须追 加原件。3.2.3所有归档文件必须保证其真实可用，签字、盖章手续必须齐全。3.2.4声像档案要清晰完整，并提供拍摄内容、时间、背景、作者等信息。3.2.5各部门移交档案时，应办理相关移交登记手续（批量移交时须同时提交纸质版、电子 版案卷目录及卷内目录），档案接收人员应与移交人共同清点，签字确认无误。3.2.6移交清单一式两份，由归档部门与档案室各自存档，交接双方要签名并写明移交时间， 档案室对归档文件进行登记。（具体参见附件1：归档文件移交单）。3.2.7移交人在归档移交实体档案的同时，须按规定将档案文件信息录入档案信息管理系统， 完成文件材料的实体与信息同步归档。3.3 档案整理 3.3.1档案管理人员须及时按规定对归档文件材料进行科学规范的分类整理，编制相关 目录后，装盒入库保存。（具体操作参见档案分类方案及档号编制规则；归档文件 整理细则，此处不做详细论述。）3.4 档案保管 3.4.1档案载体与装具 3.4.1.1 档案载体分为纸质、实物、光盘、照片、电子文件等。 3.4.1.2为保证档案实体的长期保管，各级单位必须设立专门档案室，档案应放置在专门的 档案柜或密集架进行管理，如业务部门不具备条件，也应相对独立安全的空间，并 存放在装有锁具的专用柜内。 3.4.1.3 纸质档案应采用专门牛皮纸档案盒管理：标准规格为外表尺寸310mm高x220mm宽， 卷盒厚度尺寸为50mm（特殊档案可制定专门的装具）。 3.4.1.4光盘（照片）应装入光盘（照片）档案盒，竖立存放，且避免挤压，如具备条件应 放在专用的光盘柜或防磁柜中。 3.4.1.5数据库备份档案应由数据管理部门统一刻制硬盘，并做相应备份处理后，保管在防 磁柜中。 3.4.1.6项目竣工档案必须使用档案馆专业档案盒保管。 3.4.2电子文件保管 归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件： 3.4.2.1电子档案应采用稳定安全的数据库进行保管，对于重要的电子档案应定期分专题刻 录光盘。光盘的管理应注意防磁和定期复制，并作防写处理，避免擦、划、触摸记 录涂层。 3.4.2.2档案室应对电子文件的载体进行检查，每年均应对电子文件的读取、处理设备的更 新情况进行一次检查登记。 3.4.2.3设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文 件的载体转换工作，原载体保留时间不少于3年。 3.4.2.4保留期满后对可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行 处置。 3.4.3档案柜（架）管理 3.4.3.1档案柜排列与编号 3.4.3.1.1 档案柜（架）要统一编号，编号应按档案柜（架）的排列顺序从外到里的顺次编 号。 3.4.3.1.2 普通文件柜编号的组成为柜号+层号/抽屉号，以自然数编号，例如第1号柜的第 4层，编号为“14”柜。密集架编号组成为柜号+列号+层号，例如第1号柜的 第1列第4层，编号为“11-4”柜（密集架两面均需编写柜号）。 3.4.3.1.3档案柜（架）中的每层/抽屉都要贴指示标签，以指示所存资料的内容；需编制 档案存放地点索引，在档案存放位置表注明各柜号中所存档案内容，以便快速取 放档案。3.4.3.1.4档案柜（架）的排列，要避开强烈光线直射，同时还要注意勿使档案架、柜的排列有碍通风。 3.4.4 库房管理档案室必须做好防火、防水、防潮、防光、防尘、防虫、防盗、防震工作。3.4.4.1 防火：3.4.4.1.1 要求档案装具、电器及其线路须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火设备。3.4.4.1.2为尽量减少档案在灭火过程中受到损害，灭火器材宜选用二氧化碳灭火剂，在条件允许的情况下应安装防火报警器和自动灭火装置。3.4.4.2 防水、防潮、防高温：3.4.4.2.1档案室内及附近不能有水源。3.4.4.2.2档案室温度应控制在14-24之间，相对湿度控制在45%-60%之间。3.4.4.2.3电子文件的环境温度选定范围： 1720；相对湿度选定范围：35%45%。3.4.4.2.4档案管理员应对库房温湿度进行登记，定期除湿、除潮。3.4.4.3防光：3.4.4.3.1窗户配置不透光的窗帘，尽量遮蔽户外阳光中的紫外线照射。3.4.4.3.2档案库房宜安装白炽灯，尽量不要安装日光灯，防止光照对纸质档案的损害。 3.4.4.4防尘、防虫： 3.4.4.4.1档案管理人员应随时擦试档案柜，维护档案清洁。 3.4.4.4.2可根据实际情况对档案室定期除虫。3.4.4.5 档案不得擅自带离办公场所，档案在库房外被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，一般不超过半小时，应及时放入库房或专用的档案柜中锁好。3.4.4.6进出档案室时随手锁门、关灯、关窗；严禁无关人员进入档案室，非档案管理人员无故不允许在档案室逗留。3.4.4.7档案库房盘点3.4.4.7.1档案员每年需对档案库房进行盘点。3.4.4.7.2统计库存档案的数量，鉴定和处理保管期满的档案，检查纸质档案与档案管理系统中所保存档案的一致性。3.4.4.7.3检查档案库房的硬件设施，并将缺失损坏的硬件设施报修或更换。3.4.4.8 未有条件设立档案室的专业公司，应根据现有的档案库房空间和设备配置，尽量做到对档案的集中、安全、有序保管。3.5 档案密级与保管期限3.5.1 公司档案分为密级档案和普通级档案两种，密级档案又包括绝密、机密、秘密三种档案。 3.5.1.1绝密级为：直接影响公司权益和利益的重要事项或文件资料和信息，如公司董事局正在研究的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、投资计划、战略性的合作协议等、招标项目的标书、合作条件，公布前的商品房调价信息以及涉及公司投资拓展、融资担保、企业法人及股权权益变更的相关合同（如合并、分立、股权转让合同等）、标的金额在1亿元以上的重大合同及其他涉及到此类信息的各类公司经营性活动。 3.5.1.2机密级为：公司的资金和财务、统计资料、公司经营情况、重要会议记录、人事档案、劳动合同、员工薪酬资料、技术资料、以及各类不宜公开的内部文件资料、信息等，以及涉及到此类信息的各类公司经营性活动。 3.5.1.3秘密级为：公司重要项目资料、项目合同等其他不宜公开的资料、信息等，以及涉及到此类信息的各类公司经营性活动。3.5.1.4普通级是指公司员工应知、应晓的一般事项，泄露不会对公司的权益造成损害。具体参见并严格执行JTAGZ14001xx集团保密管理制度、JTAGZ14001-1xx集团保密事项及文件范围明细表、JTAGZ14001-2xx集团保密事项及文件管理细则等制度。 3.5.2标识文件密级3.5.2.1按照“谁主管、谁负责”的原则，由责任部门按照秘密信息密级划分表和实际工作需要，确定文件资料的密级。如果对密级的确定有异议，由公司总经理最终确定文件的密级程度。3.5.2.2密级文件的标识应在封面文件受控状态标识旁予以醒目、清晰、持久的密级标识。密级：A级绝密；B级机密；C级秘密。 3.5.3公司档案保管期限分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限之间者，保管期限从长。其中长期分为30年、15年；短期分为：1年、2两年、3年、5年、10年等。3.6 档案借阅利用3.6.1档案利用形式分为查阅、复印、借用（含对外上缴）三种，各种形式的档案利用均须办理审批手续（档案利用审批权限详见附件2）。由借阅人发起档案借（查）阅审批单（附件3）。借阅文件较多的应由借阅人写清借阅明细并附在档案借（查）阅审批表附件中。3.6.2档案利用人员须符合公司保密管理相关制度规定的资格要求。3.6.3档案管理部门不直接受理外单位的档案利用申请，确因工作需要，须由公司相关部门按制度办理档案利用审批手续，并指定专人代为办理。3.6.4档案利用人员应严格遵守保密制度，妥善保管所借档案，做到不丢失不泄密。涉密档案严禁私自转借、摘抄、复制。3.6.5借用档案应根据实际工作需要填写预计归还时间，原则上，借用档案原件单次时间不得超过15天，确因工作需要逾期无法归还，应提前1天办理续借审批手续。3.6.6按照政府规定须对外移交原件的档案资料，须报公司总经理以上级别审批，项目公司须报项目公司总经理以上级别审批，档案管理部门复制备查。借阅人同时填写不归还档案登记台账（附件4）。3.6.7借出档案必须保证原样归还，不得损坏、拆散、抽换、圈点、划线、涂改或作其它任何标记，所借档案一旦发生损坏、丢失，必须立即向上级领导报告并向档案管理部门报备，档案管理部门可视情节轻重追究相关部门、人员的责任。3.6.8调动、离职等人员，办理调离手续前必须清还档案。员工调动、离职审批单上须有公司档案管理人员签字确认，否则人事部门不得办理调离手续。3.6.9公司系统内各单位间互借档案，须经双方单位负责人共同审批。3.6.10集团允许各子公司、专业公司根据需要，定制适合本公司的档案利用审批权限表，但需报本公司总经理批准并报集团行政管理部备案。3.7 档案鉴定与销毁 3.7.1按照规定对达到保管期限的档案需进行鉴定。公司组织成立鉴定小组，由公司领导、审计与风控委员会成员、各部门负责人、集团业务线专业人员和档案人员组成，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告并附有案卷目录清册，由小组成员签署姓名和日期。 3.7.2对保管期限已满，经过鉴定小组确认销毁的档案，需经过以下程序： 3.7.2.1各级公司档案员/资料员每年末对库存的档案进行盘点，对保管期限已满的档案进行复审，挑选出保存期满的档案单独保管。3.7.2.2对经过鉴定要销毁的档案，需编制档案文件销毁清册（附件5）。该清册应编制一式三份，一份报集团档案室备案，一份留子公司档案室保存，一份留档案所属部门资料室保存。 3.7.2.3档案销毁清册由部门负责人、行政管理部负责人联合会审，子公司由总经理复审，然后提交集团相关业务线负责人审核，最后由集团常务副总裁以上级别终审。所有档案销毁均需报集团总部审批同意备案后方可销毁。 3.7.2.4 保密文件销毁参见xx集团保密管理制度相关规定。 3.7.3档案销毁3.7.3.1经审批需销毁的文档资料，必须由机要档案管理员及审计与风控委员会成员（至少一名作为销毁鉴证人），两人以上共同执行。3.7.3.2 销毁方式可以采用焚烧、粉碎或送指定的造纸厂化成纸浆。3.7.3.3 销毁电子文件，应将存储载体格式化或进行粉碎处理。3.7.3.4销毁程序结束时，销毁经办人员及鉴证人需在销毁清册上进行签字。3.7.3.5文件销毁清册作为集团各部门（子公司）永久秘密文件予以收档保存。4 档案信息化管理4.1 档案的信息化管理指在在专门的档案管理系统对实体档案进行目录登记与扫描挂接，并与集团的各业务系统平台实现贯通与资源共享。4.2 档案管理系统与集团OA进行对接，实现业务系统数据办理完毕后的一个工作日内向该系统归档。即依托档案管理系统实现档案结果的归档。4.3 档案管理系统著录各公司、部门、项目按照档案分类体系登记档案的电子目录，将整理好的档案目录导入或直接录入档案管理系统相应的分类模块。具体操作如下：4.3.1档案直接在档案系统著录的，著录内容包括：档号、存档日期、文件题名、文号、发文单位、文件日期、份数、是原件或复印件等。4.3.2档案在EXCEL表内进行线下档案著录的，向导入档案系统导入著录字段时，应保证EXCLE表中的著录字段是与档案系统中的相应管线的著录字段一致，方可将EXCEL表著录的字段导入到档案系统。（通常可直接由档案系统导出以EXCEL形式保存的著录字段模板，在线下进行档案条目著录）4.3.3如归档文件内容涉及多个项目或公司的，应分别在相关项目（公司）目录表中进行著录，并注明原件的存放地，以便检索。4.3.4归档时为原件，后因报政府部门备案或移交无法归还的，应对系统上档案目录相应内容及时调整。4.3.5档案条目或扫描件上传档案系统后，不支持修改、删除。特殊情况确实需修改或删除的，需报集团领导审批同意后，统一由集团档案室为子公司档案员开通相应档案的删除或修改权限。4.4 档案数字化加工4.4.1集团各部门、各公司、项目部遵循“重要优先、常用优先、目录优先、急用优先、孤本优先、特色优先”的原则开展档案扫描。4.4.2对公司长期以来积累的馆藏纸质档案分步分阶段进行数字化加工（扫描），并将数字化成果挂接到档案管理系统。4.4.3实物档案应用数码相机拍照，转为电子文件形式挂接档案系统对应条目下。对于存储的电子版档案，如设计图纸，原则上应在对应的条目下，同时存贮电子版原件及由电子版原件转化的不可擦写的文件（如PDF）两种格式的电子版档案。TIFF格式支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等（占用空间大）JPEG格式遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换等（常用格式，占用空间小）PDF格式多页压缩、易于转换、占用空间小4.4.4纸质档案的扫描要求：保存图像格式图片为TIFF、PDF或JPG格式；分辨率为300dpi；储存空间以A4标准的图像大小平均每页控制在20-30K之间。常见扫描格式有：4.5 在档案管理系统内，针对各岗位职员设置权限。各岗位职员在自己的权限范围内，可通过档案管理系统，实现管线内部跨层级、跨地域的档案查询利用。4.5.1在系统中查询利用档案包括浏览、下载和打印档案的原文以及查询档案条目。4.5.2用户在浏览、下载或打印其权限范围内的档案原文或查询档案条目不需要进行审批。4.5.3如用户要浏览、下载或打印其权限范围以外的档案原文，则需在OA进行赋权申请。该申请按照档案密级分级报批，具体参见纸质档案借阅的申请和审批流程。5 档案巡检5.1 档案巡检由集团行政管理部负责，具体操作如下：5.1.1集团行政管理部成立联合检查小组，每年6月、12月分两次，对档案业务线内的子公司、项目公司（项目部）、专业公司进行巡检，并出检查报告；各公司须认真配合，积极落实整改建议、反馈整改结果。 5.1.2集团行政管理部也可配合公司各业务线、各部门档案进行年度检查，时间由各业务线与行政管理部协商确定。5.1.3集团行政管理部可以联合审计、财务、人资等部门组成检查小组，定期对公司进行检查工作。 5.1.4根据情况临时安排档案检查。6 档案培训6.1 档案培训工作由集团档案管理人员、子公司/专业公司档案管理人员负责组织和落实。6.2 各部门新入职的资料员由所属公司档案管理人员进行入职专业培训；新入职的子公司/专业公司档案管理人员由集团档案管理人员进行入职专业培训。6.3 每月末，由集团档案管理员对所有当月入职的子公司/专业公司专职档案管理员、集团各部门资料员进行业务培训。每季度，由集团档案管理员组织所有档案管理员、资料员进行专业培训或考核。7 奖罚措施7.1 公司将加强对档案管理员的管理。档案管理员有下列行为之一者，根据情节轻重，给予警告、严重警告、罚款、开除等处理，若构成犯罪依法追究刑事责任。（档案借阅者违反以下行为，同等处罚）7.1.1 应归档的文件据为己有者，初犯给予警告处理；多次提醒扔不归档者，视情节严重程度给予罚款、开除等处理；7.1.2 不按规定或不按期移交档案的，每延期1天，罚款50元，最高罚款1000元；7.1.3 毁损、丢失或擅自销毁公司档案；擅自向外界提供、公布、抄摘公司档案；擅自涂改、伪造、销毁公司档案的，直接辞退；7.1.4 未办理手续就借阅、外带或越级查阅者，初次违反给予警告处理，多次违反者，罚款100元/次；7.1.5 倒卖、出卖公司档案给公司造成巨大损失的，直接辞退并追究相应的刑事责任。7.1.6 如违反xx集团保密管理制度相关规定，按照制度规定进行处罚。7.2 集团行政管理部定期对集团、子公司、项目公司（项目部）、专业公司档案员进行工作考核。每季度，各公司档案管理情况检查结果抄送人力资源部，作为各公司半年度、年度考核依据之一。7.3 凡对档案工作有突出贡献，或者有创新性能力给公司作出贡献者，由子公司或者部门举荐至集团行政管理部评定，报集团分管领导批准同意后，给予3000元奖励。8 附 则8.1 本制度由集团行政管理部负责修订和解释。8.2 本制度自下发之日起试行，其他相关制度和规定废除，以本制度的内容为准。8.3 会计档案按照计划财务部2013年9月颁布的会计档案管理制度执行。8.4 本制度自2014年7月起执行。9 附件9.1 关联制度9.1.1JTAGZ14001xx集团保密管理制度9.1.2JTAGZ14001-1xx集团保密事项及文件范围明细表9.1.3JTAGZ14001-2xx集团保密事项及文件管理细则9.1.4xx集团文件资料归档范围、归档时限和保管期限表9.1.5档案分类方案及档号编制规则9.1.6归档文件整理细则9.2 附件表格 9.2.1归档文件移交单（附件1） 9.2.2档案利用审批权限表（附件2） 9.2.3档案借（查）阅审批单（附件3） 9.2.4不归还档案登记台帐（附件4） 9.2.5档案文件销毁清册（附件5）