银行审计部文件收发管理办法模版.doc

xx银行审计部文件收发管理暂行办法第一章 总 则 第一条 为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据xx银行关于文书处理的有关规定，结合审计部实际情况，特制订本办法。第二条 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，外部监管单位函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。第三条 审计部各类文件(党支部和行政)统一由综合管理组（处）归口管理。第二章 收文管理第四条 公文的签收一、审计部所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。二、对上级发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级，并登记差错文件的文号。第五条公文的编号保管 一、收发员(文书) 拆封和签收后应及时附上文件处理传阅单，作分类登记编号、保管。二、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如员工工作需要借阅的可复印或借用。第六条 公文的阅批与分转一、凡正式文件均需由审计部领导根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送部门其他领导和承办职能组（处）阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。二、为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到部门其他领导和承办组（处），如关系到两个以上职能组（处）的，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。第七条 文件的传阅与催办。一、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。二、阅读文件应严格控制时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导批示、拟办意见收发员应责成有关职能组（处）和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。三、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。四、文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。五、综合管理组（处）对文件负有催办检查督促的责任，承办职能组（处）接到文件、函电应立即责成专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合管理组（处）同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。第三章 发文的管理第八条 发文的规定一、审计部上报、下发正式文件的权力分别总经理和综合管理组（处），其他职能组（处）、个人一律不得自行向上、向下发送正式文件（经总经理授权的除外）。二、对审计部门影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。第九条 发文的范围：一、凡是以审计部名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。二、综合管理组（处）下发文件主要用于：1.公布审计部制订的各项规章制度；2.转发上级、外部监管单位文件或根据上级、外部监管单位文件精神制订的文件；3.发布项目审计报告、审计意见书、审计简报、风险提示等；4.发布有关奖惩决定和通报；5.其他有关重大事项。二、审计部上行文、外发文主要用于：1.对董事会、内部审计委员会、监事会及高级管理层、外部监管单位呈报、请示报告、处理决定；2.日常管理、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各职能组（处）书面或口头自行通知执行，一般不用发文；3.各职能组（处）如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以以各职能组（处）用工作简讯发会议纪要。第四章 发文程序与要求第十条发文程序规定：一、各职能组（处）需要发文，应事先向综合管理组（处）提出申请；二、 综合管理组（处）审核报审计部领导同意发文后，主办职能组（处）应以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿；三、草拟文稿必须从审计部角度出发，做到情况确实、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确；详细写明文件标题、发送范围、拟稿单位与拟稿人、标定日期和密级等；四、综合管理组（处）应根据上级有关指示精神、有关文件规定，对文稿进行审查和修改。对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿应退回拟稿单位重新拟稿；五、经综合管理组（处）审查修改后的文稿，送审计部领导核稿(对文稿内容、质量负责)；六、对审核时修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部门重新整理写清楚；七、经审计部领导批准签发后的文稿交办公室收发员(文书)统一编号发送。第五章 文件的借阅和清退第十一条 各职能组（处）有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本职能组（处）负责人签写便条，对有密级的文件须分管领导或审计部总经理同意后方可借阅。第十二条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，就地阅看，按时归还。任何人不得将文件带走或全文抄录，不允许拆卷和在文件上勾划等。第十三条 综合管理组（处）收发员(文书)对承办的公文应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的文件和上级要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。第六章 文件的立卷与归档第十四条 文件的归档范围：一、凡下列文件统一分别由综合管理组（处）收发员(文书)负责归档：1.上级、外部监管单位来文，包括对报告、申请的批复、指导意见、通知等；2.党支部、行政办公室发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、领导发言及各种会议记录等；3.参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及审计部在会上汇报表言材料等；7.上级领导、外部监管单位来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料；8.反映审计部管理活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品；9.审计部日志和大事记；10.审计部向上级请示批复的文件及上报的有关材料；11.其他需立卷存档资料；二、各职能组（处）日常工作中形成的活动资料，由各职能组（处）负责立卷归档。三、项目审计实施中涉及的审计通知书、审计报告、审计意见书、整改报告等文件，按项目档案管理要求，由项目组按项目进行立卷归档。第十五条 立卷要求一、文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。二、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。三、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。四、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。第七章 文件的销毁第十六条 对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，综合管理组（处）应定期清理造册，并按总行有关规定，办理申请销毁手续。第十七条 经审核同意销毁的文件，收发员(文书)应做好登记、清册工作，并将清单及相关情况上报审计部领导审核。部门领导审核通过后，由收发员(文书)将相关清单及待销毁文件交由xx银行办公室统一销毁，并办好相关交接手续。第八章 附则第十八条 本办法由总行审计部负责解释和修订。第十九条 本办法2012年1月1日起施行。 附件：1.收文登记簿 2.发文登记簿 3.文件/档案借阅登记簿 4.档案目录5.文件/档案交接登记簿6.文件/档案销毁移交登记表附件1：收文登记簿xx银行审计部收文登记簿序号发文单位文号文件标题发文时间收文时间登记人附件2：发文登记簿xx银行审计部发文登记簿序号发文单位收文单位文号文件标题发文时间收文人登记人附件3：文件/档案借阅登记簿xx银行审计部文件/档案借阅登记簿序号借阅文件/档案名称文号借阅日期借阅人保管人审批人归还日期归还人收件人附件4：档案目录 xx银行审计部档案目录序号文号题名责任人日期张号附件5：文件/档案交接登记簿xx银行审计部文件/档案交接登记簿序号文件/档案名称交接日期移交人接交人监交人附件6：文件/档案销毁移交登记表xx银行审计部文件/档案销毁移交登记表序号文号销毁文件/档案名称建档时间登记人审批人接交人监交人第 13 页 共 13 页