房地产公司印章管理作业指引模版.doc

印章管理作业指引

编制
xx
日期
2013-8-22

审核
xx
日期
x-8-23

批准
xxx
日期
x-8-30

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
2008-10-11
A

-12-4
B

-11-30
C

x-07-10
D

2013-08-22
E

1. 目的
为了加强公司印章的规范化管理，维护印章的合法性及安全性，明确用印审批权限、用印申请人及印章管理员的权责，规范用印程序，留存印章使用档案，特制定本管理制度。
2. 适用范围
适用于集团公司及各下属公司印章管理事项。
3、管理原则
公司的印章管理原则即为对公司所有印章的刻制、启用、保管、使用、封存、销毁按管理权限进行有效的监督控制，并对上述过程保留完整的管理档案记录。
4. 管理程序
4.1 公司印章分类：
4.1.1 各公司的印章以具有法律效力的公章、财务章、发票专用章、合同章为主。
4.1.2 各公司可根据各自经营发展需要，经专项审批通过后可刻制并授权指定印章，用以承担特定的用印事务，如法人私章、法人签字章、地产项目部专用章、监理项目办专用章、物业管理处专用章、酒店销售部专用章及收货部专用章。
4.1.3 除前述印章外，原则上不再支持使用其他类型的印章用于对内对外各项事务。
4.2 印章的管理部门及权责
4.2.1管理部门
4.2.1.1 集团公司总裁办负责对集团公司及指定公司的指定印章进行归口管理，对集团公司及各下属公司所有印章的使用履行定期监督、及时纠偏的管理职能，总裁办、计划财务部每年应对集团公司各部室及各下属公司的印章刻制审批及授权、印章保管人的确定、《印章证照使用申请单》的审批规范性、《印章证照使用登记表》及盖印存档文件等执行情况进行检查，甚至可根据实际需要对违规的单位进行通报并勒令整改。
4.2.1.2 各下属公司行政管理部门负责对本公司所有印章进行归口管理，对本公司所属单位（如部门/分公司/项目部）所有印章的使用履行定期监督、及时纠偏的管理职能，并配合集团公司对本公司印章的使用的检查及汇报工作，按照集团下达的指令，有效落实整改意见。
4.2.2管理权限
4.2.2.1集团公司及各下属公司主要印章类型的保管岗位、使用范围及管理权限如下表所示：

公司
分类
印章
名称
使用范围
启用/销毁/保管人确定的审批权限
保管岗位
日常使用
审批人
登记台账
集团及各下属公司
通用章
公司公章
1、用于以公司名义向各级政府机关有关部门发出的重要公函和文件等；
2、用于以公司名义与其他相关单位签订合同、协议文件等；
3、用于以公司名义向其他相关单位发出业务往来公函、文件等。
根据集团及各下属公司授权文件，由集团总裁办发起，集团常务副总裁审批
这四类印章，原则上不得由同一印章保管员持有两枚及以上印章，请分别指定行政、财务部门共4人分别保管4类印章
集团公司常务副总裁/各下属公司总经理
有
法人章
用于配合公司公章、财务专用章使用生效
集团公司财务副总裁/各下属公司总经理
有
法人
签字章
用于须法人签名的相关文件。
集团公司常务副总裁/各下属公司总经理
有
财务章
用于以公司名义办理财务相关业务
各下属公司财务部负责人
有
合同章
用于以公司名义签订的合同文件
指定人员
按所属单位合同审批授权文件执行
有
发票章
用于以公司名义开具发票
各公司财务部收款出纳
各公司财务部负责人
有
地产公司
专用章
地产项目部专用章
用于以地产开发商的项目部名义，向其他合作单位发出正式业务往来函件等
集团常务副总裁审批
地产公司项目部资料员
地产公司项目部负责人
有
中行监理
项目监理办专用章
用于以监理公司的项目部名义，向其他合作单位发出正式业务往来函及技术资料等
各项目总监
同保管人
有
物业公司
物业管理处专用章
用于各物业管理处在日常管理中发出业务往来函及正式通知等
各项目综合
管理员
各项目管理处负责人
有
商业公司
管理处客服部文员
管理处物业
总监
有
酒店公司
收货部
专用章
用于酒店仓库对各类收货单据的审核及确认
财务部仓库
经理
同保管人
有
市场销售部专用章
用于酒店市场销售部对销售类合同、协议和EO单的签订
市场销售部
协调员
市场销售总监
有
特殊公司
印章
特殊印章
按特殊授权
特殊指定人员
4.2.2.2 用印范围、用印审批程序如有调整，各下属公司行政管理部门应重新修订《印章管理权限表》中的相关事项，提交集团总裁办，报集团常务副总裁审批后方可执行。
4.3 印章的启用及销毁
4.3.1启用、变更及保管
4.3.1.1 集团公司及各下属公司的所有印章的刻制、印章证照保管人（其中公章、财务章、法人私章、法人签字章，原则上不得由同一个人保管）的确定，必须报集团总裁办审核、常务副总裁批准后方可执行。未经审批，任何单位及个人如有擅自私刻印章或漏报、有意隐瞒、拒绝登记者，一经发现从严惩处，由此造成的民事、经济、法律纠纷和后果，由当事人承担。
4.3.1.2 集团公司及各下属公司的所有印章的刻制，原则上由集团总裁办统一执行。如因特殊原因需要由各单位自行刻章时，各经办单位须提交申请报总裁办审核、集团常务副总裁批准方可。
4.3.1.3 集团公司及各下属公司的所有印章的样式，一律在印章正式启用前报集团总裁办留样备查。印章启用后，应及时到政府部门及金融机构等相关单位登记备案。
4.3.1.4 印章如需变更，应按集团公司总裁办及各下属公司行政管理部门正式下达的通知内容为准，按照印章的启用授权重新上报流程进行印章变更及刻制，并在本单位《印章使用登记表》中备注，并将变更时间和印模信息上报集团公司总裁办存档。新印章启用后，原来的旧印章同时封存，待相关业务变更完成后，旧印章才可进行销毁。
4.3.1.5 印章应妥善保管，原则上应放置在保险柜里，每次印章使用后要收藏妥当，严禁将印章随便乱放或擅自转借他人。
4.3.1.6 印章保管人需出差或休假，须提前知会印章管理部门，由印章管理部门负责人指定印章临时保管人，并在《印章证照使用登记表》中备注交接时间。
4.3.1.7 印章证照管理员如有工作变动，应及时与重新确定的印章证照管理员办理移交手续，应注明移交人、接收人、监交人、移交时间、图样等信息，流程未审批完成前不得将印章私自转交他人。
4.3.2封存、销毁及遗失
4.3.2.1 封存、销毁：因部门/公司撤（注）销、公司更名、法人变更、业务终止、印章失效或损坏等原因需封存或销毁相应印章时，各印章保管单位应主动报集团总裁办审核、常务副总裁批准后，上交至集团总裁办或下属公司行政管理部门统一保管封存/销毁，移交及接收单位均应妥善保存专项批文件及移交书。
4.3.2.2 遗失：印章如遗失，印章保管人应及时向集团总裁办或下属公司行政管理部门报备，并应即时通知政府/银行等单位办理挂失、登报公告该印章作废，同时按照启用授权上报流程申请重新刻制印章。若因印章遗失给公司造成不良影响或损失的，将追究当事人的相关法律责任。
4.4 印章的使用管理及存档
4.4.1 盖章规范
4.4.1.1 盖章时须检查并保证印章与落款名称一致，并将印章盖在指定位置，应在落款正中央，上不压正文，下压发文日期，印要端正、清晰。对决议、合同、报告等重要文件除正常盖印外，还要加盖骑缝章。
4.4.1.2 有以下情况之一的须审慎盖章，除特殊授权外，不得用印：
（1）涉及个人法律纠纷等方面的文件、材料； 
（2）与本公司工作、业务无关的文件、材料；
（3）非本公司员工提供的文件、材料；
（4）空白纸、空白介绍信、空白信笺、空白奖状、空白证书或内容不完整的文件；
（5）没有经按权责履行完审批手续的文件。
4.4.2 管理规范
4.4.2.1 所有用印均须由申请人填写《印章证照使用申请单》连同所需用印的文件，按《印章管理权限表》报审通过后，交由印章管理员审核、盖章、登记及留底备查。
4.4.2.2 每枚印章都应设立独立的一份《印章证照使用登记表》，应记录用印的真实情况，所载内容必须与所盖章的文件内容相符，不得弄虚作假。 该表以每年为周期打印一至两册，表中的页号与登记流水号应事先按顺序列好，每次用印按照先后顺序进行登记，不得预留号或跳号进行登记。集团公司总裁办鉴于综合管理需要，各印章可合并使用同一份《印章证照使用登记表》。
4.4.2.3 按授权审批完成的合同文件、工程造价审批单以及集团董事长亲笔签署的文件，可直接盖印、无需重复上报印章申请流程。财务/融资类的合同文件，可直接按《印章证照使用申请表》审批通过后用印；涉及物品放行、公务车辆年检/保险等日常行政事务文件，可报集团总裁办总经理或各单位行政管理部分管领导审批后直接用印。
4.4.2.4 凡盖有公司公章的文件，必须至少留存一份复印件给印章保管人存档，盖印批文右上角标注《印章证照使用登记表》中的盖印流水号。凡涉及财务/融资的业务文件（含合同）、劳动合同/培训协议/劳资纠纷在内的文件，印章保管人可只保存用印批文、不留存用印文件原件/复印件，印章使用人应自行酌情保存。如有其他特殊情况不便存档时，必须经过印章使用最高审批人特别批准，方可不用存档，但必须在审批流程中备注不存档的原因说明，以及盖章文件对外发送的机构或集团范围内的其他存档处。
4.4.2.5 各单位印章最高审批人外出期间急需盖章时，印章管理员可向最高审批人电话请示并获批准后可以先盖章，但事后两个工作日内经办人须及时补办审批流程。
4.4.2.6 印章一般不得携带外出，如遇特殊情况确需携带外出时，必须报专项审批通过，并由印章保管人或其委托人陪同前往办理。外借的印章证照必须坚持当天出借、当天归还原则，借用人中只能将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。
4.4.2.7 印章保管人及用印经办人须严格遵循上述印章使用规范，如有审核疏漏造成损失的、非法违规使用、滥用、盗用印章者，将依法追究当事人相应的法律责任，如造成经济损失，还将追究其经济赔偿责任。
5. 支持性文件
5.1《集团及各下属公司授权文件》。
6. 相关记录
6.1 《WT-QR-ZB04印章证照使用申请单》

6.2 《WT-QR-ZB05印章证照使用登记表》