公司采购付款管理制度模版.docx

采购付款管理制度
为了加强对公司采购与付款业务的内部控制，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，提高采购与付款业务的质量与效率，结合我公司的相关制度和管理需求，制订本制度。公司负责人对本公司采购与付款业务的真实性、合法性、健全性和本公司采购与付款业务内部控制的建立健全和有效实施负责。
采购付款管理制度包括以下六部分：⑴岗位分工及授权批准；⑵请购与审批控制；⑶采购控制；⑷验收控制；⑸付款控制；⑹监督检查。
一、岗位分工及授权批准
㈠岗位分工
⒈公司建立采购与付款业务的岗位责任制，配备合格的人员，并根据公司具体情况进行岗位轮换。
⒉确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。采购与付款业务不相容岗位包括：⑴请购与审批；⑵询价与确定供应商；⑶采购合同的订立与审计；⑷采购与验收；⑸采购、验收与相关会计记录；⑹付款审批与付款执行。公司明确相关部门和岗位的职责权限。
生产计划部下达生产计划，采购部门（即供应部）负责生产所需物品和劳务的采购；质检部负责物品和劳务的质量保障；仓储部门负责物品和劳务的安全完整；财务部审核相关凭证，按规定付款条件及时向供应商付款。
㈡授权审批
⒈对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。
⒉审批人不得超越审批权限，应当根据采购与付款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批。
⒊经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。
二、请购与审批控制
㈠公司建立采购申请制度，将请购权授予相关的部门或人员。公司对正常经营所需的物资的购买均作一般授权；对资本支出和租赁合同，要求特别授权程序。
㈡对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。除公司规定可直接购置外，其余物品或劳务的采购均需填制请购单。
㈢公司建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，明确审批权限；对于重要和技术性较强的采购业务，组织专家进行论证，实行集体决策和审批。
三、采购控制
㈠公司建立供应商信息管理系统，确保采购过程的透明化。
公司配套管理部负责新供应商的确定；对合格的供应商实行周期评价、动态管理、优胜劣汰；组织技术、质保、生产、售后等相关部门对已配套的供应商和潜在供应商进行实地考察工作；汽车零部件配套信息的搜集及建设工作；建立供应商信息系统。
㈡公司应当根据国家《合同法》及相关法规，与所确定的供应商签订正式采购合同，并由有关部门负责合同的执行、监督以及合同文本的保管。
在配套供应部选定的供应商范围内，制造事业部的技术部在采购过程中要做到比质比价，确定供应商。价格由技术部通过谈判确定，过程总经理参与。技术部部长具体掌握谈判并签订供货合同，并审批。由股份公司办公室盖章。供货合同一式四份：本部留存，财务部、供应部、供应商各一。
采购数量由技术部提出，制造事业部部长审批。
㈢公司实行以销定产。销售部通知生产计划部预计销售量；生产计划部据此下发生产计划；供应部根据生产需要量向供货商发出订购单。
对订购单予以编号，且需经过被授权的采购人员签名。订购单正联送至供应商，副联送至公司质检部门、财务部，本部留一联备查。
㈣公司将物品或劳务采购纳入预算管理体系，对预算外采购实施严格控制。
㈤公司小额零星物品或劳务采购可以采用直接购买、事后审批的方式；一般物品或劳务采购应当采用合同订货制度。建立例外紧急需求的特殊采购处理程序。
四、验收控制
㈠质量保证部对采购物品或劳务进行验收并入库，比较所收商品与订购单是否一致。验收后，对已收货的每张订单编制预先编号的验收单。验收人员将商品移交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在副联上签收。其中一联还应送达财务部。对验收中发现的问题应及时报告并按批准意见处理。
㈡供应部接收供方发票后，必须及时（一般于2个工作日之内）转至财务部，如发票存在价格、数量及其他文字错误等情况除外。
㈢公司建立健全验收制度，质量保证部根据制度对验收物品或劳务出具验收单，实行验收与入库责任追究制。
五、付款控制
㈠日常付款管理
⒈公司财务部对采购发票、验收单或验收报告、入库单等相关凭证必须及时核对，检查其真实性、合法性及合规性，及时办理采购物资财务入库手续，登记往来账户。
材料账
采购发票

往来账
入库单

⒉供应部按股份公司现有物资供应体系实际情况对合格供方进行区分，主要分为一般供方、特殊供方及集团子公司三类，按公司规定的付款进度支付。
⒊供应部每月填写“办理汇款及汇票审批单”，仓库对供方库存情况进行核实。供应部将审批单送交财务部审核。“办款汇款及汇票审批单”经总经理、董事长批准后，供应部负责交财务部办理对外付款。
⒋财务部根据会计账簿记录填写“办理汇款及汇票审批单”中的相关项目，并签字或盖章。“办理汇款及汇票审批单”审批程序填项齐全，否则财务部有权拒绝核准或付款。财务部负责人对审批单进行核准，并按照《货币资金管理制度》及相关规定办理付款业务。付款当日通知供应部业务人员。
㈡向停止供货供方付款管理
⒈对停止供货供方办理付款手续，必须同时符合以下条件：⑴公司仓库（包括合格品库、不良品库）无该供方的任何产品；⑵该供方具有财务部门出具的最后一笔供货时间证明；⑶具有售后服务公司提供的无质量索赔同意付款的证明或已经超过公司规定的质量索赔期限的证明。
⒉付款程序同上所述。
㈢应付账项管理
⒈财务部加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项按上述程序审批方可办理结算与支付。
⒉财务部定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。
⒊公司建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。
㈣退货与折让管理
公司建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货货款。详见《存货内部控制制度》。
六、监督检查
公司应当对采购与付款业务内部控制制度进行测试并建立采购与付款业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期相结合。
㈠监督检查的主要内容
⒈采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容岗位混岗的现象。
⒉采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查重大采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
⒊应付款和预付款的管理。重点审查应付款和预付款支付的正确性、时效性和合法性。
⒋有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。
㈡纠正与完善
对监督检查过程中发现的采购与付款业务内部控制制度中的薄弱环节，应当采取措施，及时加以纠正和完善。
办理货币资金业务的人员进行职业道德教育，加强遵纪守法意识，不断提高会计业务素质和职业道德水平。

附件1：采购付款交易结算流程图

6 每天进步一点点
采购付款交易结算流程图
入库单
⑥
⑥
⑦
②
③
④
①

下达生产计划
供 应 商
财 务 部
审核批准付款
质量保证部
入库单
仓 库
生产计划部
进货检验单
采购订单
供 应 部
待检单

发票 验收单 订单 办理汇票及汇款审批单

入库单
⑤
⑧
附件1