信用卡中心办公行政管理制度模版.doc

信用卡中心办公行政管理制度第一章 总则第一条 为提升中国x银行信用卡中心各种业务运行效率和保障办公环境安全，使办公行政管理工作规范化、制度化，依据总行中国x银行公文处理办法、中国x银行印章管理办法（xx年修订稿）、中国x银行档案管理办法、中国x银行采购管理办法、中国x银行固定资产管理办法等制定本管理制度。第二条 人力资源及综合部是办公行政工作的管理机构。第三条 本制度所指办公行政管理涵盖公文管理、收文和往来函件管理、档案管理、公章管理、办公行政事务管理、资产管理和安全保卫等。第二章 公文、公章管理第1节 公文管理第四条 信用卡中心公文是在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书。第五条 人力资源及综合部是公文处理的管理机构，主管并负责指导所属内设部门、机构的公文处理工作，包括公文的收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。对于公文的格式、行文规则、收发文办理、归档、销毁、日常管理等执行总行中国x银行公文处理办法及中国x银行档案管理办法。第2节 收文和往来函件管理第六条 人力资源及综合部负责接收各类收文。对文件进行签收审核后，及时呈送至总经理室领导，并根据批复意见交由相关部门承办。第七条 凡经总经理室领导批示或交有关部室办理的公文和往来文件，承办部门要高度重视，指定经办人及时办理。第3节 档案管理第八条 信用卡中心各部门形成的文件材料原则上应由人力资源及综合部按照档案集中统一管理的原则进行规范化管理，负责立卷和归档，个人不得私自保存应归档的公文。第九条 归档范围内的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理（立卷），应保证归档公文的齐全、完整，正确反映信用卡中心的主要工作情况，便于保管和利用。归档范围内的公文应按照中国x银行信用卡中心档案管理办法确定保管期限，并定期向档案部门移交。第十条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经批准，可以销毁。销毁公文应在指定场所由两人以上监销，保证不丢失、不漏销；其中，销毁绝密公文应按照中国x银行业务秘密管理规定具体要求处理。第十一条 部门合并，全部公文应随之合并管理；部门撤销，需归档的公文整理（立卷）后应按规定移交档案部门；工作人员调离原岗位，应将本人暂存、借用的公文按规定移交、清退。第4节 公章管理第十二条 信用卡中心公章由人力资源及综合部归口管理，未经总经理、主管副总经理或转授权人批准的，不得随意交由使用。第十三条 使用公章需严格履行审批及登记手续，一般性介绍信及身份证明，须经人力资源及综合部负责人审核后方可盖章，以备查。第十四条 对加盖公章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，要骑年盖月，字组端正，图形清晰。第十五条 公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。第十六条 公章的规格、式样、刻制、使用和管理、启用与废止严格执行总行中国x银行印章管理办法（xx年修订稿）及中国x银行信用卡中心综合办公管理办法的相关规定。第十七条 公章管理人员不按规定存放公章、擅自携带公章外出，或不经批准擅自盖章，或因保管不当被他人使用公章，视情节轻重给予批评教育或行政处分；造成公章丢失或违反规定使用公章造成严重后果的，应追究保管人员和领用部门负责人的行政责任或法律责任。第三章 资产管理第1节 办公用品管理第十八条 信用卡中心各部门领用日常办公用品，需提出需求，经部门负责人审批签字后呈送人力资源及综合部。由人力资源及综合部核查必要性、充分性，形成初审意见后，报人力资源及综合部负责人审批，经审批通过后方可分发办公用品, 特殊物品的申请须经过总经理室审批后方可领取。第2节 招标采购物品购置第十九条 对于金额在130万元（含）以下的采购，执行中国x银行信用卡中心采购管理实施细则，采购金额大于130万元的，执行总行中国x银行采购管理办法。第二十条 招标采购遵循集体决策、快捷高效、合规运作的原则，实行统一管理、集中采购的管理体制。第二十一条 除法律法规规定必须进行公开招标的以外，信用卡中心可根据具体条件选择竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购方式。第二十二条 招标采购先后需经确定项目需求、市场调研、立项、项目审查、招标采购工作委员会集体审批、合同签署等流程，经审批通过后方可进行采购。第四章 安全保卫第二十三条 信用卡中心安全保卫工作应遵循以下原则：（一）“预防为主、突出重点、保障安全”的原则。（二）“人防、技防、物防”相结合的原则。第二十四条 各部门应通过多种形式，加强员工安全教育，提高全员安全防范意识、遵纪守法意识和职业道德意识，增强处置突发事件和自我保护的能力。第二十五条 人力资源及综合部负责落实消防安全责任制，建设并不断完备各种消防设施建设，制定消防预案，组织预案演练，进行消防安全检查。第二十六条 人力资源及综合部应建立和完善安全保卫档案，保证资料的完整和延续。第二十七条 人力资源及综合部应与办公大楼物业公司明确安全责任，加强日常管理和素质要求，提高保安公司执勤守护能力和应急处置能力，保障安全运营。第二十八条 信用卡中心面临的第三方机构或外部伙伴包括保安、清洁、基础设施维修人员、供应商和外包商等，可能引发信息泄露、服务响应迟缓等潜在风险。因此，第三方在信用卡中心服务期间，应严格遵守信用卡中心的作息及考勤制度，并按要求签署保密协议书。对于非全时在信用卡中心工作的第三方，应严格遵照合同履约。第二十九条 各部门或项目组负责管理第三方人员的工作环境及权限配置，对工作环境中的系统权限、文件读写权限必须严格控制，以满足工作需要为前提，遵循权限最小化原则，不得授予与工作无关的权限。第五章 办公行政事务第1节 办公环境与安全第三十条 信用卡中心各部门第一负责人负责本部门办公区域内的信息安全工作；人力资源及综合部负责办公区物理环境及电力等设备安全的监控和记录分析。第三十一条 办公区作为信用卡中心日常办公及业务开展的场所，各部门员工都应自觉维护环境卫生和安全，不得摆放影响办公环境卫生与安全的物品。人力资源及综合部将不定期组织专项检查，对办公环境卫生和安全的维护情况进行合规性检查并上报总经理室。第三十二条 重要文档应由专人保管，并存放在文件柜中，上锁。第三十三条 员工下班前应认真检查本岗位办公环境，消除水、电等设备隐患。发现事故苗头、可疑或不法行为的人或事应首先立即报告人力资源及综合部或大楼内的7*24小时热线电话[phone]）。第三十四条 信用卡中心员工应了解有关消防知识，熟记火警电话，熟悉电源开关、出口通道、灭火器具位置及使用方法等。第三十五条 所有计算机设备需设置自动屏保程序及密码，用户在离开时手动将屏幕锁住。第三十六条 员工登录办公、业务等系统后，完成任务或长时间不用时应及时从系统注销。第2节 员工行为管理第三十七条 员工在工作时间必须按规定要求穿工服，应注意仪容仪表，会见客人时必须服装整洁，总体要求是：得体、大方、整洁。 员工在工作时间应集中精力完成本职工作，严禁从事与工作无关的事。 第三十八条 员工应遵章守纪，爱护公物，践行社会公德，正确使用办公设备，维护良好的办公环境和工作秩序，体现信用卡中心员工优良的精神风貌。第三十九条 人力资源及综合部将定期或不定期组织专项检查，对员工行为的合规情况进行检查并上报总经理室。第3节 会议管理第四十条 会务人员负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作。第四十一条 会务人员组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门、治安、救护、餐卫等工作。第四十二条 会场布置应包括以下各项：落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录像设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。会务人员提前1小时到达会场，检查会场准备情况。第四十三条 会务人员组织会议文件的清退、收集、归档工作。第4节 公务车辆管理第四十四条 信用卡中心公用车辆应由专任驾驶员驾驶。特殊情况需由他人驾驶时，须经信用卡中心人力资源及综合部相关负责人同意。专任驾驶员应对所驾车辆进行日常的检查、保养，以维持机件寿命，确保行车安全。第四十五条 公务车辆应停放于信用卡中心的指定场所，并将车门锁妥。未经许可，驾驶员不得私自将车开回家中或停放在家中过夜。第四十六条 专任驾驶员应对车辆的有关证件、资料进行妥善保管，或根据要求报主管部门进行保管，并确保车辆的定期检验。第六章 附则第四十七条 信用卡中心各类文件的具体实施细则，将另行规定。第四十八条 本制度由中国x银行信用卡中心负责制定、补充、修改和解释。第四十九条 本制度自印发之日起实行。