安保财务报销控制流程文件.doc

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费用报销、借支、预算备案流程
文件编号
PFN03

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安保包装（深圳）有限公司

文件编号： PFN03

文件名称：费用报销、借支、预算备案流程

版本： A/O

页码： 4页

生效日期： 2011年8月1日

拟制

审核

核准

日期

日期

日期

1． 目的
为便于各部门费用的报销、落实财务支出责任，制定本流程。
2． 范围
本流程适用于安保公司各个部门。
3． 定义

4．流程活动规范
【001】费用报销审批流程
1、费用报销签字流程为：费用发生人填写报销申请→部门主管确认业务发生属实性及财务制度符合性→财务经理审核→总经理批准（2000元(含)以上必须董事长批准）→出纳通知领款；
2、报销单据传递流程：报销人在本部门签字后只需交财务部会计复核即可，后续由会计统一提报给财务经理审核，然后到总经理/董事长审批，经最终审批后集中交给出纳，由出纳根据资金情况通知报销人领款，原则上费用报销一周报一次；
3、报销期限:业务发生结束后的一周(7天)内填写报销单并递交到财务；
4、费用报销必须严格按照以上“申报审批流程”，不得越级或漏签；
5、报销支付时必须要收款人签字，若单位报销的必须出具单位收款委托书，费用报销支付后出纳需加盖“银行支付”或“现金支付”印章；
6、出纳必须每一周按顺序整理好现金、银行存款日记账及报销单，呈报财务经理（或公司授权人员）核对帐单相符性，并在日记账签名后交给财务会计做账。
【002】 费用报销单据填写规范
1、报销单“摘要内容”应填写清楚，不能过于简单。摘要必须包括“业务发生日期、当事人、使用目的及对应业务项目”，业务项目若涉及到类似采购等事项，必须述明“采购数量及对应单价”（有对账单附件的除外）。若一张对账单有多个报销项目，如车费、餐费等，可以填写在一张报销单上，但需分行填写清楚。所有报销项目必须贴附有对应的原始凭证；
2、原则上，报销必须提供正规发票，对于确实没有正规发票的，必须区分合法发票和收据二者分开填单报销的原则。但对于确实无法取得对应发票的，可以用其他发票代替，但仅限于有固定标准的费用，如误餐补贴、电话补贴等。其他无标准的费用和原材料采购不可用其他发票代替，以防止滥报；
3、所有报销必须是原件报销，不可用复印件代替；
4、报销单据不得涂改，大小写必须一致，不符合的原始单据必须重新填写。

【003】员工借款管理制度
1、原则上，除公司业务需要借款外，公司不受理内部员工私人借款。若因特殊情况，如个人或直系亲属生病，员工通过自身努力无法解决时，需有其直系主管担保，人事经理确认的情况下，可以在公司定额范围内借款。新员工试用期内，不享有借款资格；
2、借款额度原则上规定不超过该借款人应付工资的50%；
3、若可满足以上条件，借款人应到财务部领取公司规定格式的借款单，详细填写借款申请。借款申请填写应包括明确的借款金额、借款用途及归返时间；
4、借款申请应按规定顺序提报申批：①直系主管担保签名→②人事经理确认签名→③财务经理审核→④总经理批准（2000元(含)以上必须董事长批准）→⑤最后到出纳付款。财务审核时必须注意审核借款人借款额度是否在规定的借款额度内；
5、借款必须及时归还或者报销冲账，对于跨月度还不能归还的，在次月发放工资的时候出纳必须在其工资内扣除；
6、出纳必须单独登记借款、还款台账，对于当月处理完毕的借款账目，出纳可以凭借条抵现金盘点，跨月度时，必须交与会计入账处理；
7、月底出纳公布借款人员名单，并及时清理账目；
8、辞职的员工必须到财务部复核是否清理借款。

【004】费用开支预算备案制度
为更快速的审批费用报销，同时也便于财务预算，特制定费用开支预算备案制度。说明：预算的范围为日常特殊费用开支，材料采购支出不在本范围：
1、费用支出超过2000以上的支出；
2、对于小额的费用支出虽然没有超过备案标准2000以上，但已超过已有的费用标准的。如规定招待餐费上限标准为80元/每客人，但因特殊情况需要超额支出的情况；
3、其他特殊的支出；
4、对于以上范围内的费用开支，必须在费用支出前备案审批，待审批通过后方可支出，没有经预算备案审批的，财务部拒绝审核及支付报销；
5、备案申报流程：①直系主管→②财务经理→③总经理→④董事长批准。财务审核时必须注意考量财务的支付能力，对超过资金计划能力的必须给出意见，同时对备案通过的必须做好备案登记，做好资金安排；
5、预算备案审批意见书签字后，在费用报销时贴在发票后面，作为财务审核的依据。

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