制漆公司023-管理沟通控制程序.doc

xx制漆有限公司i Paint Co.Ltd沟通管理控制程序受控正本印 受控副本印文件编号：FT-QEP-23 版本：A01 分发号： 生效日期：2006年08月01日编制: 批准: 日期: 日期: 页次修改前版本号修改后版本号修订内容修订日期审批人1 目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本办法。2 适用范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3 职责3.1 物控部、业务部、环保组等部门负责对应相关方信息的收集。3.2 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。3.3 ISO办负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理。3.4 信息部负责建立信息库，保存和管理相关的信息。3.5 环保组负责紧急（环境）信息的处理。4.0工作程序4.1信息分类，一切与质量环境管理体系管理实现过程及有效性有关的内容都是内/外沟通交流的对象。4.1.1外部信息a. 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；b. 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；c. 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、运输司机、附近居民、化工区、上级环保行政部门等d. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理等方面的信息。4.1.2内部信息a. 正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与环境管理评审报告以及体系正常运行时的其他的记录等；b. （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；c. 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录；d. 其他内部信息（如员工的建议等）4.2信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式以传递。4.2.1外部信息的收集与处理（1）环保组和ISO办公室分别负责化工区监测站、市环保局、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照纠正和预防措施控制程序的要求进行处理。（2）政策法规、标准类的资料信息由环保组等各相关部门负责收集、更新、整理，交ISO办公室保存，详见法律与其他要求控制程序及文件和资料控制程序。（3）行政部、物控部、环保组、分别负责与工程合同方、物料供应商、废物收购方、运输司机等进行信息沟通，业务部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见不合格控制程序和纠正和预防措施控制程序，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，对应部门应记录于信息联络沟通登记本中，在相应的部门碰头会、不同部门交流会、宣传栏，公司行政例会等相应的管理例会和日常工作中进行交流沟通。（4）环境满意度调查及环境因素确定沟通a. 环保组定期或不定期检查环保设施，走访居民，进行内外部满意度调查，将调查联络信息记录在“信息联络沟通登记本”上，或用“社会满意度调查表”对相关方进行联系调查。有投诉或指示时填写“客户及社会相关方投诉处理表”及时处理相关方的抱怨或指示。b. 环保经理与上级环保行政部门（环保局化工区等）常联系，了解环境法规及其他要求的变化，进行有关环境因素决定的沟通，及时修订环境管理方案，创造一个员工、居民、社区满意的良好环境。（5）各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境技术，质量、环境管理信息等，应记录于信息联络沟通登记本中，在一周内以反馈到ISO办公室，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。4.2.2内部信息的收集与处理（1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；ISO办公室按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。（2）（潜在）不符合信息的处理详见纠正和预防措施控制程序。（3）紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给环保组组织处理，可采用电话、传真及口讯等方式，参见应急准备与响应控制程序。（4）其他内部信息，提供者可以意见条、建议等不诸形式的方式方法反馈给ISO办公室进行处理。4.3获得信息的方式和渠道包括：面谈、电话联系、信涵、传真、调查问卷、上网、媒体广告、板报、意见箱及报告等。4.4信息库的建立和应用4.4.1信息部负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。4.4.2信息部根据合同评审、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在信息部调阅所需的信息，信息部负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析、寻找体系持续改进的机会。4.5信息沟通原则：各部门按照分级负责，各负其责的原则进行相互联系、沟通。实施逐级汇报，横向信息交流，实现资源和信息共享，使沟通交流贯穿于公司整个经营活动当中，力求全方位沟通，以减少因理解偏差或信息传达不到位造成失误。4.6对体系运行过程中各类记录的控制严格按照管理记录控制程序，进行收集整理归档。4.7各部门健全收发制度，对接收、传递的信息（包括生产情况记录）可于记事本中予以记录。5 相关文件5.1文件控制程序5.2记录控制程序5.3法律法规与其他要求控制程序5.4不合格控制程序5.5纠正和预防措施控制程序5.6应急准备与响应控制程序6 相关记录6.1信息联络沟通登记本6.2各种会议记录6.3各种质量环境管理记录6.4各种通报通知