制漆公司023-管理沟通控制程序.doc

xx制漆有限公司
i Paint Co.Ltd

沟通管理控制程序

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文件编号：FT-QEP-23 版本：A／01 分发号：
生效日期：2006年08月01日
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审批人

1 目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本办法。
2 适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3 职责
3.1 物控部、业务部、环保组等部门负责对应相关方信息的收集。
3.2 各部门负责工作范围内信息的传递与交流。
3.3 ISO办负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理。
3.4 信息部负责建立信息库，保存和管理相关的信息。
3.5 环保组负责紧急（环境）信息的处理。
4.0工作程序
4.1信息分类，一切与质量环境管理体系管理实现过程及有效性有关的内容都是内/外沟通交流的对象。

4.1.1外部信息
a. 地方监测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；
b. 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；
c. 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、工程合同方、供应商、废物收购方、运输司机、附近居民、化工区、上级环保行政部门等
d. 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术、环境、质量管理等方面的信息。
4.1.2内部信息
a. 正常信息，如方针目标指标、检验监测记录、内部审核与环境管理评审报告以及体系正常运行时的其他的记录等；
b. （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
c. 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害等情况下的环境信息与记录；
d. 其他内部信息（如员工的建议等）
4.2信息的收集与处理
信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式以传递。
4.2.1外部信息的收集与处理
（1）环保组和ISO办公室分别负责化工区监测站、市环保局、质量技术监督局、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，并传递到公司相关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。
（2）政策法规、标准类的资料信息由环保组等各相关部门负责收集、更新、整理，交ISO办公室保存，详见《法律与其他要求控制程序》及《文件和资料控制程序》。
（3）行政部、物控部、环保组、分别负责与工程合同方、物料供应商、废物收购方、运输司机等进行信息沟通，业务部负责与顾客的信息联络，以满足顾客要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《不合格控制程序》和《纠正和预防措施控制程序》，当对方有要求时，应在一周内给予解决或答复；上述相关方反馈的其他信息，对应部门应记录于《信息联络沟通登记本》中，在相应的部门碰头会、不同部门交流会、宣传栏，公司行政例会等相应的管理例会和日常工作中进行交流沟通。
（4）环境满意度调查及环境因素确定沟通
a. 环保组定期或不定期检查环保设施，走访居民，进行内外部满意度调查，将调查联络信息记录在信息联络沟通登记本”上，或用“社会满意度调查表”对相关方进行联系调查。有投诉或指示时填写“客户及社会相关方投诉处理表”及时处理相关方的抱怨或指示。
b. 环保经理与上级环保行政部门（环保局化工区等）常联系，了解环境法规及其他要求的变化，进行有关环境因素决定的沟通，及时修订环境管理方案，创造一个员工、居民、社区满意的良好环境。
（5）各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境技术，质量、环境管理信息等，应记录于《信息联络沟通登记本》中，在一周内以反馈到ISO办公室，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
4.2.2内部信息的收集与处理
（1）正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；ISO办公室按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。
（2）（潜在）不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
（3）紧急（环境）信息由发现部门迅速传递给环保组组织处理，可采用电话、传真及口讯等方式，参见《应急准备与响应控制程序》。
（4）其他内部信息，提供者可以意见条、建议等不诸形式的方式方法反馈给ISO办公室进行处理。
4.3获得信息的方式和渠道包括：面谈、电话联系、信涵、传真、调查问卷、上网、媒体广告、板报、意见箱及报告等。
4.4信息库的建立和应用
4.4.1信息部负责建立公司的信息库不断汇集各方面反馈回的信息，按照息载体的不同（如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等），提供相应适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保已获取信息的完整性和可用性。
4.4.2信息部根据合同评审、采购、生产、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在信息部调阅所需的信息，信息部负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析、寻找体系持续改进的机会。
4.5信息沟通原则：各部门按照分级负责，各负其责的原则进行相互联系、沟通。实施逐级汇报，横向信息交流，实现资源和信息共享，使沟通交流贯穿于公司整个经营活动当中，力求全方位沟通，以减少因理解偏差或信息传达不到位造成失误。
4.6对体系运行过程中各类记录的控制严格按照《管理记录控制程序》，进行收集整理归档。
4.7各部门健全收发制度，对接收、传递的信息（包括生产情况记录）可于记事本中予以记录。
5 相关文件
5.1《文件控制程序》
5.2《记录控制程序》
5.3《法律法规与其他要求控制程序》
5.4《不合格控制程序》
5.5《纠正和预防措施控制程序》
5.6《应急准备与响应控制程序》
6 相关记录
6.1信息联络沟通登记本
6.2各种会议记录
6.3各种质量环境管理记录
6.4各种通报通知