公司印章、信件管理制度.doc

天津****有限公司印章、信件管理规定
为了加强天津****有限公司（以下简称“公司”）印章、信件的管理，保证印章、信件的正确使用，避免因使用不当给公司造成声誉损害和经济损失，结合公司实际情况，特制定本规定。
一、 职责
1、公司办公室是印章、信件管理的归口部门。
2、各部门负责人负责部门公章的管理。
3、办公室文书人员负责公司印章、信件的管理。
二、范围
1、本规定规定了印章、信件管理范围、印章使用范围、使用原则、用印手续、印章的管理、部门印章的使用管理和公司信件的使用管理。
2、本规定适用于公司公章、法人代表名章、公司介绍信、证明信及部门公章的使用管理。
三、印章、信件管理范围
1、印章、信件管理范围包括：
（1）公司公章；
（2）法人代表名章；
（3）部门公章；
（4）公司介绍信；
（5）证明信。
四、公司印章使用范围
1、以公司名义上报、下发的公文、函件，应注明签发人。
2、有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等相关文件、资料、报表等。
3、公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。
4、各种证明材料。
5、其他情况需要加盖公章时。
五、印章使用原则
1、使用公司印章时，由承办人填写《天津****有限公司用印审批单》，经本部门负责人和办公室主任签字，公司经理批准后，由办公室文书人员加盖印章。
2、如遇经理外出又急需盖章时，需电话请示经理后在《天津****有限公司用印审批单》上注明。
3、凡使用公司法人代表名章，必须由经理审核签字后方可用印。
4、办理用印事宜一般应在工作时间之内。
5、公文按照相应程序得到经理批准同意后，由办公室加盖公司印章后主送、上报或下发。
6、使用《天津****有限公司用印审批单》的工作包括：
（1）有关工程招投标、施工建设、法人资格证明等文件、资料、报表。
（2）公司与其它单位发生经济往来的文件、资料、报表。
（3）公司与其它单位制订、签订的协议、合同、章程等材料。
（4）公司财务报表及以公司名义上报的各类资料。
7、如果印章使用出现失误，造成影响的，根据情况追究相关人员责任。
六、公司印章的管理
1、印章管理人员应要求承办人填写《天津****有限公司用印审批单》，对没有进行登记而用印的，出现问题由主印人员负责，办公室主任负连带责任。
2、严禁将印章带出公司。如遇特殊情况需借出时，必须由借出人提出申请，填写《天津****有限公司用印审批单》，由办公室主任批准后，方可借出,并严格按时归还。
3、出现公司名称变更、法人代表变更、部门变动、印章磨损等情况需刻制新印章时，由办公室文档管理员负责，按照国家有关制度进行刻制。
4、新印章交付使用前需留存印模，并由使用人签字领取。
5、新印章交付使用前必须将旧印章交回办公室保存。
6、印章应妥善保管，注意防损、防盗，一旦出现损坏或失窃应立即向经理报告，必要时向公安局报警。
七、部门印章的使用及管理
1、部门印章的使用
（1）根据使用情况，由部门负责人批准用印。
（2）以部门名义报送的文件、资料及报表等需加盖部门印章。
（3）根据公司的要求需加盖部门印章时。
（4）部门印章一般不得对外，只限本公司范围内使用。原则上部门印章对外没有法律效力，特殊情况部门印章需对外使用的，必须由经理批准后方可。
2、部门印章的管理
部门印章由部门负责人负责保管。
八、信件的使用管理
1、各部室或个人开据公司介绍信、各类证明信，由开信人填写《天津****有限公司用印审批单》，部门负责人签字后，由办公室审核开信。
2、开出的信件，因某些情况没有使用时，应及时退回，并注明情况。如信件丢失，应立即报告办公室，并由使用人写明丢失过程。
3、严禁开据空白介绍信。

4、各部门及个人要严格执行用印制度，对不符合加盖手续的，文书人员有权不予办理。

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