工程公司科技文件材料(电子版)归档填写要求模版.doc

附件8

科技文件材料（电子版）归档填写要求

条 项目档号的分配：直属项目的档号由档案室分配，各公司的项目档号由各公司自行分配（根据《科学技术档案分类编号办法》给予编号）。
条 电子目录报送要求：每个项目都应上交全套案卷目录和卷内目录。共填写三级目录，目录统一使用Excel填写，每级目录的全部内容集中填写在一张Excel工作表中，必须连续不可有空白行（三级目录应有三张Excel工作表）；每个单元格应填写的内容必须全部填写在该单元格中，不可跨格跨行。下面逐一说明并举例示范以供参考。
（一）项目目录的填写方法：
1.序号：不填
2.项目档号：各公司自行分配（根据《科学技术档案分类编
号办法》给予编号）
3.项目名称：填写该项目的全称，越详细越好
4.备注：填写该项目有别于所属单位普通中标项目的地方，
比如：资质中标、集团资质中标、其他非本单位资质中标、自己投资建造、私人业主投资、世行贷款项目、获鲁班奖等需要加以说明的地方，如果没有则不填
示例:
序号
项目档号
项目名称
备注

GL5.2.30
广东省佛山市和顺至北滘主干线工程DS-17标段
资质中标

（二）案卷目录的填写方法：
1.序号：用阿拉伯数字填写案卷流水号，从“1”开始依次往下编，一卷一个号
2.档案号：指项目所分配到的项目档号+案卷顺序号，如：
GL5.2.30-1
3.归档日期：（平时不填，竣工档案填写）填写移交归档的时间，精确到月（×年×月）
4.编制单位：填写施工单位所属公司（××公司）
5.编制时间：（平时不填，竣工档案填写）填写开始编制竣
工档案的时间，精确到月（×年×月）
6.案卷标题：一个案卷要拟写一个案卷标题。应包括项目的
名称、起讫里程（最好是绝对公里）、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能准确反映出案卷的基本内容
a项目技术文件案卷题名的编写——
示例： xxxx段xx桩号xx工程xx结构xx文件名称
示例： 佛山市和顺至北滘主干线工程DS-17标段K34+380～K36+330和顺南立交ES匝道桥箱梁构造、钢筋、钢束竣工图

b管理性文件案卷题名的编写——建设项目名称＋问题＋文件名称
示例： 佛山市和顺至北滘主干线工程DS-17标段施工投标文件（技术标书、商务标书）

注：组卷就是将收集到的资料在不超过规定厚度（2－5cm，
一般100到300页）的基础上把若干（或一个）分项或若干（或一个）内容相若、互相关联的文件材料组成一个案卷，也可以把一个分项或一组有机联系的文件材料分成若干个案卷。每一卷分配一个档案号并拟写案卷标题
7.卷、册、袋、盒：（平时不填，竣工档案填写）如果该卷单
独装一盒，在“盒”处填“1”；如果该卷与其它卷一起装一盒，在“卷”处填“1”
8.张数：（平时不填，竣工档案填写）填该卷总页数
9.密级：有则照录，没有就不填
10.保管期限：参考《科技文件材料归档范围和保管期限表》
11.项目档号：填写该项目所分配到的档号，如：GL5.2.30
12.案卷号：填写该案卷的顺序号，一般情况下和序号相同
13.备注：本卷有需要说明的地方就填，没有的不填

示例：

（三）卷内目录的填写方法：
1.序号：用阿拉伯数字（需要补零）填写，同一档案号的首
份文件材料从001开始依次标注。（每个档案号下的文件材料都是从001开始依次标注）
2.档案号：此处填写该份文件材料所属案卷的档案号
3.项目档号：填写该项目所分配到的档号
4.案卷号：此处填写该份文件材料所属案卷的案卷号
5.文件编号：该份文件材料如果有文号或图号就照实抄录，没有就不填
6.责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。（施工项目形成的文件材料填写施工部门所属公司即可）
7.文件材料题名：原文上有标题的，可以照实抄录下来；原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题
8.日期：填写文件的形成时间，以文件上落款时间为准。填写时间可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充（照片填写拍摄时间）。如： 2007.01.02
9.页数：填写单份文件材料的总页数，以有书写内容的页面
为一页。（例如一份文件共三页纸，是单面打印的，只有单面有字，页数即为3；如果是双面打印的，正反面都有字，则页数为6）
10.页号：（平时不填，竣工档案填写）竣工档案整理组卷完
成后，每卷从“1”开始单独编写页码（只编有书写内容的页面）。“页号”即指此文件在该卷中所属的页码范围。如：1—20或21—21
11.电子文件个数：一个文件材料题名所对应的电子文件有几
个就填几，据实填写（详解见后文“第三条 扫描电子文件基本要求”第5条）
12.备注：该文件有需要说明的地方就填，没有的不填
13.拍摄者：填写照片拍摄作者的姓名（声像档案填写，其它
档案不填）
14.参见号：填写与本张照片有密切联系的其它载体档案的档
案号（有则填，没有不填）

示例:

第三条 扫描电子文件基本要求
永久保管期限的文件必须扫描制作电子版，其它保管期限的文件可根据具体条件选择是否扫描。对于采用扫描方式获得的电子文件，需注意：
（一）文字页的分辨率不可小于200dpi，图纸页的分辨率不小于300 dpi
（二）黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描
（三）对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描（不低于中质量压缩）
（四）扫描获得的电子文件必须视觉清晰，页面完整，不得漏页；文件的内容和排序应和纸质文件保持一致
（五）文件应扫描为双层PDF格式，原则上卷内目录里一个序号对应的所有文件内容扫描为一个电子文件，用该文件的卷内目录序号命名，例如：001.PDF；该文件如含有多页，需按页的原始顺序合并为一个多页PDF文件。文件大小应不超过15M，个别超过15M的文件可在不影响原有质量的前提下进行压缩处理（数码照片不可压缩处理）或拆分为多个文件，其电子文件命名方式为：文件的卷内目录序号+扫描内容序号。例如：卷内目录序号为002的文件扫描后有40M，可以将其按顺序拆分为三个文件，个命名为002-1，个命名为002-2，第三个命名为002-3。注意：序号002的文件在卷内目录里始终只有一条目录，只有一个文件材料题名，但其对应的电子文件有3个，电子文件个数应填写“3”
第四条 按照规定的文件夹结构将电子文件进行组织和报送：为每个项目建立一个专用文件夹（名称采用项目名称），为每个案卷建立子文件夹（用档案号命名），将扫描完成的电子文件（用该文件的卷内目录序号命名）存放在与其所属案卷对应的子文件夹内。
示例：

第五条 电子档案的报送载体：整理完毕的电子目录和电子文件必须拷贝于移动硬盘或U盘中，要求无病毒，符合档案数据库的技术环境要求，能够正常读出。
第六条 图纸如有CAD格式的电子文件，应单独建立一个文件夹（命名为××项目CAD格式图纸），为每卷图纸建立子文件夹（用档案号命名），将CAD格式电子文件（用该文件的卷内目录序号或文件材料题名命名）存放在与其所属案卷对应的子文件夹内。同时其PDF格式文件照常扫描，每个图号或图纸名称的内容分配一个序号并扫描为一个电子文件，存入项目专用文件夹里与其对应的案卷子文件夹内（整理方式同前文要求）
第七条 音频电子文件和影像及多媒体音像文件如为非通用文件格式，应单独建立一个文件夹，将原电子文件（用该文件的文件材料题名命名）存入。同时将其转换成通用文件格式存入项目专用文件夹里与其对应的案卷子文件夹内（音频电子文件转换成为WAV、MP3；影像及多媒体音像文件归档格式为MPEG、AVI格式，整理方式同前文要求）
第八条 照片需用高清数码相机（像素数在500万以上）拍摄，文件格式为TIFF或JPEG 。对于采用非通用文件格式的数码照片，收集时应将其在分辨率不变的前提下，转换成TIFF、JPEG格式，并在备注栏中记载。每张照片都应分配一个序号并拟写文件材料题名，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容、人物、地点、事由。归档时必须冲印或打印出纸质照片，使用档案相册保存。