公司邮箱管理规定.docx

文件编号：邮箱管理规定版本：1.0页码： 6 / 5 公司邮箱管理规定分发号：机要等级：机密 秘密 内部 公开文件评审记录总经办营销中心技术中心制造中心管理中心研发部设计部工艺部设备部品质部资材部采购课财务课行政部其他文件类别三阶文件制定审核批准文件编号版 次1.0实施日期2017-06-15总页数5页修订履历表制定日期修订日期修订前版本修订后版本修订页次修订条文修订内容修订人备注2017.6.15/新制订 一、目的为了规范公司发送邮件的格式统一、文件名命名标准化，进一步健全和完善内部管理体系,使公司的各项管理更加科学化,制度执行更加规范化，特制定本规定。二、电子邮箱地址：统一使用公司开通的企业邮箱，企业邮箱域名为：1. Xxxxx.公司英文缩写 2.Xxxxx.公司英文缩写cn- 3.Xxxxx.公司英文缩写-（即为邮箱后缀），邮箱用户名为个人名的第一个字母组合或英文名+姓的全拼三、电子邮箱管理及使用方法：3.1、 邮箱管理：行政部人事专员工作人员负责开通和管理员工个人电子邮箱，并对新进员工或不会使用企业邮箱的员工进行初步培训。不传送与工作无关的邮件，如电子贺卡、色情图片、游戏等。 3.2、 开通：企业邮箱开通后，使用者可登录邮箱网络地址页面，输入个人用户名与个人密码登录邮箱，并在第一时间更改初始密码，以保邮件的安全性。 邮件客户端管理：公司统一使用FOXMAIL邮件客户端对邮件进行管理，同时使用统一个人签名。个人签名使用如下:打开FOXMAIL点击工具按钮进入账号管理点击签名编辑姓名编辑内容：（电话、传真、手机、邮箱、公司网址、地址、公司logo标志）在新邮件、新邮件/转发中点击新签名点击确定保存。3.3、 邮件检查：公司全员上班之后第一件事为打开企业邮箱检查邮件，在外出差的同事对邮箱设置“邮件到达短信提醒功能”，以便及时处理公务。3.4、 邮件撰写（3.4.1） 称呼。可以称呼对方姓名及身份，注意如果发给多人的话，有时还要注意一个顺序问题。（3.4.2）确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。（3.4.3）表述有条理。需要谈多件事情时，用1、2、3、等标识。（3.4.4）合理使用大写，加粗等功能，以突出重点。（3.4.5）使用结束语。如: 有任何问题请随时联系我；或显示诚恳和感谢，如：此致敬礼。3.5、 邮件发送 收件人：是你希望直接看到这封邮件或给出回应的联系人。 抄送：一般是事件相关联系人。 密件抄送：如果一封邮件抄送给5人，而密送给2人，那么密送的两个人就知道你还同时抄送了另5人， 但抄送的5人却不知道你密送了其他人。同时，密送的2个人之间也看不到对方的信息。3.6、 邮件回复（3.6.1） 所有邮件应在邮件发送后24小时内进行回复。（3.6.2） 不要随便点击全部回复。（3.6.3） 转发或答复邮件时，再次核对邮件主题，有必要时重新设计主题，使其更准确表达你的意思，避免看到这样的主题：转发：转发：转发：转发（3.6.4） 指正别人错误时，尽量以电话或单独回信建议，应避免使用群组信件功能。（3.6.5） 对于事件不熟悉或者事件尚处于待确认阶段，也应避免使用群组信件。3.7、 附件（3.7.1） 公司内部提交文件，一律使用企业邮箱，以附件形式提交，最大不要超过5M。（3.7.2） 发送邮件前务必检查是否已添加附件，以防漏发。四、不按规定使用的处理办法：4.1、 邮件提交未通过公司邮箱未按要求格式4.2、 邮件未回复处理方法：未按照以上两点发送文件，所发邮件内容以无效处理。五、注意5.1、 虽然电子邮件是基本，快速的沟通工具，但是请不要忽略最良好的沟通方式：面对面的交流。5.2、 对于非常紧急重要的事情，可以先发送电子邮件提醒对方注意，但必要的电话及当面沟通可以有效的加速事件进展。5.3、 对于文字表达不清的事情，请直接用电话或当面沟通，避免邮件重复来回耽误时间，降低效率。