档案管理制度2[1].doc

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档案管理制度

一. 总则
公司的各项档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为规范公司档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
1. 凡公司各部门在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向公司办公室提交备份，从而保证公司档案资料的完整性、延续性、真实性。
2. 办公室负责公司档案管理、文书立卷的工作，并对各部门档案管理工作进行监督、指导。各部门负责人应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
二. 归档范围
1. 凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围。
2. 公司设立、变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料；
3. 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；
4. 资金借贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表、银企联系函件等）；
5.政府、项目批文、合同；
6. 公司制度体系、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；
7. 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设.、修改、竣工图纸；
8. 各部门年度工作计划及资金计划；
9. 公司签订的各类合同；
10. 公司有效证照、证件、印章；
11. 具有法律效力及保存价值的文件；
12. 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；
13. 员工电脑中与公司有关的电子版资料、文件等；
14. 公司获得的社会荣誉资料；
15. 其他有必要归档管理的资料。包括声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。
三.立卷归档要求
1. 办公室应即时做好档案归档分类保管；各部门应在每季度最后一天以前将上季度办理完毕、需归档的文件材料整理、立卷，将备份提交给办公室。
2.公司各部门应及时向办公室移交发生的档案材料，如有些材料还需使用，也应先立卷归档后再办理借阅手续；各部门必须严格遵守归档制度，不得无故延期或不交应归档的备份文件材料。
3.各部门办公室提交档案时，要严格履行移交手续，按文件材料分类造册，随移交档案提供两联清单，注明移交人，待办公室专人签收后各留存一联清单备查。
4.归档案卷的总要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。具体应做到下述几点：
（1）归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
（2）在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开；文电应全在一起立卷。
（3）卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；
（4）卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方编号，图表和声像材料等也应在图表上或声像材料的背面编号。
（5）按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷必须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名无实质内容的也应重新拟写：没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（6）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
四. 档案保管期限
1.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。长期为 至 年左右，短期为 年以下， 年以上。
2.确定公司档案保管期限的原则
（1）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（2）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
（3）凡是在较短时间内对公司有参考价值的文件材料，列为短期保管。
五.档案保密级别
1. 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密二级。档案的密级由档案提交人提议， 办公室经理核定密级。
2. 有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经办公室主任及副总以上领导批准。
3. 有密级档案只限归档人使用，其他人员使用需经办公室主任（及副总以上级领导批准。
4. 对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。
六.档案的借阅
1. 各部门因工作需要，借阅本部门的业务档案需经本部门领导批准，然后到档案管理员处填写档案调阅登记簿，方可借阅。
2. 公司各部门借阅非本部门的业务档案须经档案所属部门同意或办公室主任批准。
3. 借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。
4. 借阅档案的人员，不得泄密、涂改、折散、转借、复印和携带档案外出，如有特殊情况需要转借或携带档案外出时，须经办公室主任批准。
5. 有密级的档案调阅、复制时均需办公室主任及副总以上领导批准。
6. 借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过十天。
7. 借阅人对档案要妥善保管，不得遗失。
8. 凡借阅的档案、文件一律不得私自复印，如工作需要，应按公司有关保密规定办理。
七.电脑档案的管理
1. 电子版档案由电脑管理员统一管理、发放，并设置保护密码。
2. 公司所有员工须到电脑管理责任人处对存档电脑区域、文件夹名称进行如实登记；电脑管理责任人须定时对各部门的电脑按照登记存放区域进行检查。
3.所有员工使用的电脑必须指定专门的区域存放公司相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。
八. 档案的鉴定与销毁
1. 公司办公室定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。
2. 档案鉴定工作由办公室经理主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。
3. 档案材料鉴定小组审定，并经公司总经理批准后，方可销毁。
4. 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。
九.罚则
1. 公司各部门公司凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其文件部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款100元～500元，并予以公司内通报批评。
2. 公司所有员工凡违反制度第六条第4项，泄露公司档案秘密的，涂改、拆散或未经办公室主任批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款500元～1000元，并予以通报批评；如造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其法律责任。
3. 公司所有员工凡违反本制度第六条第6项，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查。
4. 公司所有员工凡违反本制度第六条第7项，遗失档案的，应立即报告，如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，视情况严重程度追究其相关责任。
5. 档案管理员丢失、简化档案调阅流程或擅自提供泄漏档案机密，根据情节轻重，给予纪律处分及相应罚款，直至依法追究法律责任。
6. 公司所有员工凡违反本制度第七条，不按规定存放电脑档案，不按规定接受检查者给予相应的纪律处分及罚款。
十.附则
1.本制度自20XX年X月X日生效。
2.本制度由办公室负责解释。
十一. 附件：公司各部门存档及备案范围(供参考)
部 门
资料名称
保存期限
办公室
见归档范围

人力资源保卫部
人事档案、工伤事故伤残评级材料、员工工资、保险等

采购部
采购合同、比价单、采购台帐、供应商档案

市场部
发货手续、市场信息、调研报告、推广宣传策划等

销售部
销售合同、客户档案、客户满意度调查表等

财务部
按财务制度要求、进销存明细账、总账、税务、工商、银行等各种手续、报表、函件，工资发放明细等

生产部
生产指令、各种生产记录

设备部
1. 工程进度计划控制文件（含各业务单位往来合同、函件等）、工程初设.、修改、竣工图纸
2. 计量器具检测报告
3.吊车检定报告
4、各种设备事故处理报告、点检、巡检记录、检修记录等
5、设备台账、备件卡片、供应商档案
6、特殊工种评级、晋级上岗凭证
7、环评、环境监测报告

质量部
有资质的质验部门出具的产品检验报告、内部检查判定记录，不合格品纠正与预防措施、质量事故分析报告、质量动态报告等

技术部
1. 质量环境管理手册、程序文件、管理文件、操作指导书
2. 顾客提供的图纸、标准
3. 新产品开发双方技术协商过程记录
4. 签字双方生效的技术协议
5. 新产品研发试制过程记录、总结
6. 企业内控标准
7、质量环境体系审核记录

仓储部
各种物品入库、发放台账，及库房盘点记录

一车间
生产日报、月报；领用、消耗统计台账、设备日常点检（直接与产品接触的部分）记录

二车间
同上

精整车间
同上

准备车间
轧辊跟踪卡片、轧辊档案、日报、月报

吊车车间
吊车档案、运行、点检、维修记录、

机修车间
设备点检、巡检记录；设备检修、验收记录等

注：各部门须根据归档范围整理本部门归档资料，确定保存期限、保密级别等相关事宜。上表仅供参考。