公司行政部门职责[1]经典法则.doc

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Abstract: B
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行政部门职责
一些较大公司的行政部门分工很细，一般设置总务办，下设办公室、后勤等几个部门岗位，各岗位的职责和工作侧重点也具体有所不同。总务办的服务对象一般上至公司高层管理，下至基层员工，服务对象广泛，处理的日常事务也包罗万象。不同公司有具体的规定范围。
一、日常行政事务处理：
（一）接听电话接待来访：接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台；对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实。
（二）文件制发及档案管理：文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实。文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档。公司档案管理的基本原则是：统一领导，分类管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用。
（三）例会组织与纪要：按要求安排好人员的发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态。
（四）车辆使用及管理：提高汽车使用率，合理使用，降低能耗。公务用车，公司领导人员在市内参加各种业务活动，派车接送；到外地出差，送到火车站或机场。公司其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必需用车的情况时可酌情批准派车。公司组织集体活动，酌情安排用车。
（五） 日常制度监管：在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率。
二、行政管理工作：
（一）制度建立与完善：根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议，并在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性。
（二）部门沟通与人员协调：了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作。以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作。在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，提高服务意识。
（三）绩效考核：全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力。使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配。以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等。
三、外部沟通
（一）政府职能部门沟通：作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理。
（二）合作伙伴（客户）沟通：要注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重。
（三）注重礼尚往来：节日礼品、贺卡等，在重要的节日（如圣诞节、新年、春节、或重要合作伙伴客户的公司纪念日等），应在征求总经理意见之后，以礼品或贺信及时致意，维护与合作伙伴（客户）的友好关系。在业务合作中，适时提醒经理并根据经理要求为其安排与合作伙伴的定期沟通活动或轻松的就餐，与合作伙伴（客户）建立经常性的沟通。以促进彼此的了解与进一步的合作。
四、企业文化建设：
包括核心价值观、企业精神、企业道德、经营理念、企业VI设计（章程、简介、统一标识）、公司大事记、员工行为准则/员工手册、员工活动组织、节日福利物资组织与发放等。
五、外联工作
（一）证照年检及资质审核
（二）外部事务办理
六、行政后勤工作
（一）物资采购
（二）物资管理及发放
（三）管理成本控制
七、突发事务处理
行政部职责范围
一、负责本部门职工（含临时工）的政治思想教育、业务学习、培训工作。
二、做好集团的人事、工资、资产、档案管理及本部门报账等工作。
三、做好群众来信、来访的接待和解释工作。
四、做好集团网页的信息收集、整理、更新及刊物的编辑、印刷等工作。
五、做好集团与学校相关部门的沟通及集团与兄弟院校的交流工作。
六、做好集团文件、报告、总结、计划等的起草、打印、复印及报刊的收发和集团领导办公室、行政部办公室的卫生等工作。
七、做好签收、分发好邮政局送来的各种报刊邮件及其它印刷品，并协助机关处室分发校内文件、材料等工作。
八、做好集团安全生产、物价督查等工作。
九、做好集团印章管理工作。
十、完成集团交办的其他各项工作任务。
行政部经理岗位职责
一、在集团领导下，负责行政部及其属下单位的服务管理工作。
二、负责本部门员工的政治思想学习和业务学习，进行思想教育、法纪教育、职业道德教育和职工培训工作，充分发挥员工的工作积极性，落实本部门的职能。
三、协助集团领导搞好接待工作。
四、负责人事、劳动考核、资产管理、财务报帐等管理工作。
五、主持本部门会议，制定和健全本部门各项规章制度。
六、严格执行上级制定的各项规章制度、法规。
七、负责集团人事管理工作。
八、负责集团的安全生产督察工作。
九、完成领导交办的其他工作。
行政部副经理岗位职责
一、协助经理完成行政部的各项工作，经理有任务外出时受经理委托负责部里的工作。
二、负责集团的档案管理工作。
三、负责集团的石油气供应的管理工作。
四、负责集团价格督察工作。
五、严格执行上级制定的各项规章制度、法规。
六、完成领导交办的其他工作。
行政部资产管理员岗位职责
一、负责集团的固定资产管理，包括固定资产、材料（物资）和低值易耗品的分类和办公用品的管理。
二、负责集团固定资产的入册和存档。
三、负责集团固定资产的增减变动和物资计价。
四、完成上级领导交办的其他工作。
行政部秘书岗位职责
一、加强集团宣传工作，负责集团刊物、网页信息的收集、整理、编辑等工作。
二、负责起草集团的工作计划、总结、报告、决议、决定等综合性文件。
三、负责向学校相关部门报送集团的有关信息。
四、协助领导搞好信访工作。
五、负责日常的行政事务和会议通知。
六、协助领导搞好迎来送往工作。
七、完成领导交办的其他工作。
行政部文印员岗位职责
一、负责文件的打印、复印及报刊收发等日常文秘工作。
二、负责集团领导办公室及行政部办公室清洁卫生等日常工作。
三、协助接待来访宾客。
四、负责集团的报帐工作。
五、负责集团通讯管理工作。
六、完成领导交办的其他工作。
行政部收发室管理员岗位职责
一、负责签收、分发市邮电局送来的各种报刊邮件及其他印刷品，做到准确无误，手续清楚。
二、按规定办理各种挂号信、电报、电汇、包裹单、杂志等的分发、登记、签收手续，做到电报、急件当天送签不过夜。
三、负责查、转、退本校无人接收的邮件，转退时间不超过两天。
四、协助机关处室分发校内文件、材料等。
五、坚守工作岗位，不擅自离开工作岗位。
六、团结协作，认真完成领导交办的其他工作。

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