公司财务差旅补贴报销制度.doc

财务报销制度
财务报销制度是指公司通过制定相应的制度规定各项费用的开支标准，并依据这些制度对公司各项日常费用的开支进行严格的计划、核算控制、将公司的各项费用控制在尽可能合理的范围内，杜绝浪费，提高经济效益，帮助各级管理人员和业务人员树立成本意识。
第一部分 总则
第一条 为准确核算和监督公司的成本费用支出，加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。
第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条 本公司人员报销费用及借款，均按本规定执行
第二部分 借支管理规定及借支流程
第一条 借款管理规定
(一) 出差借款：出差人员应凭审批后的《出差申请单》按批准额度填写《借款单》由部门经理及总经理签批后到财务出纳处办理借款。
(二) 各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
(三) 借款销账规定：借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导和总经理批准。
(四) 原则上本着“前帐不清，后帐不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经理特批。逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第二条 借款流程
(一) 借款人按规定填写《借款单》注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）
　 (二) 审批流程：主管部门经理审核签字→财务人员复核→核总经理审批。
(三) 财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第一条 日常费用主要包括交通费、业务招待费、资料费等。
第二条 费用报销的一般规定
(一) 报销人必须取得对应的真实合法的票据,，按实际花费金额填写《费用报销单》。
〖交通费〗
①公交车费的报销：凭公交车原始票据填写《费用报销单》报销。
②出租车费的报销：各部门员工在市内办事原则上应乘坐公交车，如遇紧急情况或陪同客户等特殊情况无法乘坐公交车应经部门经理批准后方可乘坐出租车，填写《车费支出明细》列明往返地点、业务内容、乘坐出租车原因，由部门经理签字认可后，报销人员凭出租车发票报销。
【注】：联号发票、时间重复及假发票一律不予报销。像是同一辆出租车的联号及多张发票，公交车票联号发票均不予报销。
〖招待费〗应凭审批后的《招待费用审批表》按照实际金额填写《费用报销单》，报销费用不得超出《招待费用审批表》预计支出金额，特殊情况由总经理特批。
【注】：《招待费用审批表》应在招待行为发生之前申请并填写由部门经理及总经理审批后方可进行（如果是出差期间发生招待费，应电话或短信请示部门经理）。
【注】：招待费应取得正规的原始发票，如有特殊原因实在无法取得正规发票的应取得相应业务的真实收据，取得收据应在收据背面由收款人签名并留下联系电话，方便财务核查。
(二) 填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真填写，金额大小写必须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，特殊情况下要写明情况说明。
(三) 报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
(四) 以上费用均在业务发生后七日之内报销，逾期均不予以报销。
(五) 所有业务必须取得原始单据，如遇毁损、丢失等情况，原则上一律不予报销，如遇特殊情况，填写情况说明，报部门经理及总经理特批。
第三条 差旅费报销一般规定
（一）住宿费标准（金额单位：元）
以当地商务宾馆为住宿标准（例如：七天连锁、如家等 ），如当地没有商务宾馆，则一律按150元标准执行。
①员工出差住宿费在规定的限额内凭据报销，特殊情况经总经理批准，方可报销。
②其他人员如同上级职务人员一起出差，因工作需要，其他人员可随同住宿，享受上级职务相同的标准。
③出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法，按实际住宿的天数计算报销。
④出差人员有接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。
⑤住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支。
（二）交通工具标准（金额单位：元）
①乘坐火车及长途汽车，应出具铁路局，公路局或汽车公司的原始发票。
② 搭乘公司的交通工具者，不得再报销交通费
(三)差旅费的补充说明
出差人员应取得真实、合法、完整的原始凭证并以此作为报销依据,对填写不完整、字迹模糊不清、滴原始发票，不予接受；对涂改、伪造等弄虚作假原始发票严肃处理。原始发票应该对应相应的真实业务，不得“张冠李戴”，对于原始单据丢失，毁损的当事人需要作出详细书面说明及报销单据的明细项目金额,经主管部门领导和总经理签字确认。出差人员应在出差返回公司后七天之内报销，出差补助天数（不足四小时的不予支付补助，四小时至六小时按半天计算，六小时以上按一天计算）×20元/人。

第四部分 报销流程
报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→ 须附批准后的出差申请单和出差报告单→部门经理审核签字→财务复核→总经理审批→到出纳处报销。
（一）整理取得的原始票据：对取得的发票等原始凭证按经费项目和业务内容进行分类，填写《费用报销单》。将发票粘贴在报销单背面。对于其他张数较多或发票较小的票据应集中粘贴在一张纸上。
（二）签批：由部门经理及相关责任人审核后签字，再经由财务部门审核，之后交由公司总经理审批，在财务出纳处领款。
（三）审核：对发票等原始票据的真实性、合法性、合理性进行审核。对费用报销单填写的是否规范进行审核，对所支出的预算项目及是否超出预算进行审核。如经办人有借款，冲销原借款
（四）领款：在出纳处领款

第五部分 附则
1. 各部门经理对报销的真实性、合理性负责。
2. 财务人员对报销手续及单据的合法性，合理性负责。
3. 一律使用黑色中性笔填写及签字。
4、此通知自颁布之日起执行。

附件1：
公司出差申请单
申请日期： 年 月 日
以下各栏在出差前由出差人填制
申请人

所属部门

职务

出差人数

目的地

交通工具

差期
自 年 月 日至 年 月 日 共计 天
出差目的

日程安排

费用预算
交通费用预算

住宿费用预算

特别费用预算
招待费

市内交通
及餐饮补助

其他费用（请注明）

合计

实领备用金金额（大写）
万 千 百元整
部门经理或直属领导意见：
签字： 日期：
总经理审批：
以下各栏在出差回来后由出差人填制
实际出差时间
自 年 月 日至 年 月 日 共计 天
实际发生费用

超支

部门负责人或直属领导审核意见：
签字： 日期：
注：出差人请按照要求填写此单，并作为报销附件
附件2：

原始发票丢失情况说明
业务发生日期

业务摘要

丢失原因

金 额
￥
人民币大写

申请人： 部门经理： 总经理：

附件5：

招待费用审批表
申 请 人

时 间

招待对象

参加人员

预计支出金额

就餐标准

招待目的

部门经理

行政部经理

总经理签批

备 注

附件3：
公司出差报告
日期： 年 月 日
报告人

所属部门

职 务

出差人数

目的地（国家、城市）

交通工具

实际差期
自 年 月 日至 年 月 日 共计 天
出差结果概述

日程实际安排
日 期
接洽公司名称
接见人姓名
实际会谈情况
是否达到预期结果

实际发生的费用
内容
公司标准
天数
标准金额
实际发生额
超支说明

合计

部门经理或直属领导意见：

签字： 日期：
总经理意见：

签字： 日期
注：1、出差人请按照要求填写此单，与出差申请单一并作为报销审批时的必备单据。
2、出差结果概述应简要说明本次出差的结果，未达到预期结果的，请说明原因。若是专门进行海外市场考察、参加展销会应另附详细的分析报告。
3、日程安排应详细说明每天的工作安排，以每半天为单位，记录工作内容
4、实际发生的费用与公司的相关的标准比较，若超支请说明情况。
附件4：
公司招待费使用说明表
费用申请部门

申请人

来访单位（个人）

来访情况
时间

人数

本部门上级参与人员名单

本部门参与人员名单

其他部门参与人员名单

招待事宜

申请金额

招
待
类
别
就餐
就餐标准

就餐人数

就餐日期

就餐地点

住宿
人数

起止日期

金额（大写）

交通
金额（大写）

礼品
金额（大写）

其它
金额（大写）

实际支出合计（大写）

超支说明

办公室审批
（签字） 日期：
总经理审批
（签字） 日期：

说明：
1、本说明表应与票据一同作为报销凭据，请报销人员如实填写。
2、此表只适用于公司外部招待及出差期间发生的招待费用。 .