办公用品申请采购流程.docx

采购管理制度
第一章 总则
为了规范公司采购业务流程，防范采购业务风险，控制采购支出，保证公司正常生产经营活动，降低采购成本和付款风险，特制定本制度。
第二章 采购物料分类
1、 A类（日常办公用品、耗材）：中性笔、笔记本、胶带、打印纸等
2、 B类（劳保用品）：卫生纸、拖把、垃圾袋等
3、 C类（除过A、B类，公司各部门需要的物资）：电脑或电脑周边产品、创客耗材、技术部门所需工具等
第三章 采购申请审批权限
1、估算金额在1000元以内（含1000元），由部门经理审批。
2、估算金额在1000元至2000元之间（含2000元），先由部门经理审批，再由分管经理审批。
3、估算金额在 2000元至5000元之间（5000含元），先由部门经理和分管经理审批后，再由总经理审批。
4、估算金额在5000元以上(大宗采购)，由董事长加批。
第四章 采购流程
一、A类物品采购流程
1、A类物品由行政部门人员张娇娇负责采购。
2、采购流程：
1）、申请信息初步汇总：各部门每月第一个工作日之前汇总部门所需A类物品信息，填写采购申请单1（见附件一），提交给采购人员。
2）、申请信息最终汇总：采购人员汇总全公司A类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。
3）、采购：采购人员按审批通过的采购申请单采购。
4）、入库：物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。采购人员凭采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。
5）、报销：采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。
6）、出库：采购人员按需发放A类物品，登记记录。每月28号（如遇节假日，顺延至假期结束的第一个工作日）汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。
3、流程图：
申请：各部门每月第一个工作日前向采购人员提交采购申请表1。
审批：采购人员汇总信息，
填写采购申请表2，逐级审批。

入库：采购人员收货后，行政主管核对签字，采购人员办理入库。

采购：采购人员按审批通过的采购申请单采购。

报销：采购人员凭采购申请单2、入库单、发票、收据按照报销流程报销。
出库：采购人员按需发放物品，每月28号汇总信息，提交财务部，按部门出库。

二、B类物品采购流程
1、B类物品由行政部门人员武曼负责采购。
2、采购流程：
1）、申请审批：采购人员按需汇总全公司B类物品需求信息，填写采购申请单2（见附件二），按照预估价格逐级审批。
2）、采购：采购人员按采购申请单采购。
3）、入库：物品采购回来后，采购人员与行政主管核实物品品种及数量，行政主管在采购申请单上确认签字。采购人员凭采购采购申请单办理采购物品入库，领取入库单。
4）、报销：采购人员凭采购申请单、入库单、发票、收据按公司报销制度及流程报销。
5）、出库：采购人员按需发放B类物品，登记记录。每月28日汇总出库信息，提交财务部门，按部门出库。
3、采购流程图
采购：审批完成后，采购人员按需采购

申请：采购人员汇总信息，
填写采购申请表2，逐级审批

报销：采购人员凭采购申请单2、入库单、发票、收据按报销流程报销
入库：采购人员收货后，与行政主管核对签字，采购人员办理入库。

出库：采购人员按需发放物品，每月28日汇信息，提交财务部，按部门出库

三、C类物品采购流程
1、C类物品由总经办人员刘净丽负责采购。
2、采购流程：
1）、申请：公司任何人员需求采购C类物品，务必先填写采购申请单3（见附件三），预估价格（价格的预估可由申请人自行完成，也可由采购人员协助完成）。
2）、审批：申请人员按照预估价格逐级审批。审批完成后，采购申请单留存于采购员处。
3）、采购：审批完成后即可采购，采购方式分以下两种，申请人根据采购物品内容自行选择。
v 采购方式一：采购物品部门化（只有申请人员可以清楚确定所申请物品的规格性能），申请人须选择自行选购、采购人员代付款的方式采购。申请人自行选购物品，务必与卖家沟通发票事宜，无发票不予付款。
v 采购方式二：采购物品大众化（物品内容无特殊要求）。可以选择采购人员自行选购付款的方式采购。
4） 、入库：
l 物品采购回来后，申请人先到采购员处调取采购申请单，与采购员核对物品品种数量，采购员在采购申请单上确认签字。
l 申请人凭确认签字的采购申请单到财务部办理系统入库，领取入库单。
l 办理入库后，务必将采购申请单及入库单归档于采购员。
5） 、报销：采购员凭采购申请单、入库单、收据、发票到财务部按流程报销。
6） 、出库：申请人员按需出库。
3、流程图
申请：申请人员填写采购申请单3，预估物品价格。

审批：申请人员凭采购申请单逐级审批

采购物品无特殊要求要求
采购物品特殊化品

采购方式二：
采购人员自行选购付款。

采购方式一：
申请人自行选购；
采购人员代付。
（申请人务必协商发票事宜）

入库：1、申请人员凭物品调取采购申请单，采购员核对并签字
2、申请人员凭采购申请单办理入库，领取入库单
3、申请人员将采购申请单及入库单归档采购员

报销：采购员凭采购申请单、入库单、收据、发票按流程报销。

出库：申请人员按需出库

4、特殊情况应急处理
1）特殊情况一：
情况紧急，申请人员需要采购人员协助采购物品（采购人员选购付款）。申请人员务必提交今目标申请（选择今目标自由审批流程即可），通过部门经理审批，抄送给采购员方可采购。申请人员务必在5个工作日内补办书面采购申请单及采购物品的入库出库流程。
2） 特殊情况二：
情况紧急，申请人员需要自行采购物品（采购人员自行选购自行付款），申请人员无需申请即可采购，但务必补签采购申请单，办理入库出库手续。无采购申请单、入库单不可报销。

第五章 注意事项
1、除特殊情况外，公司任何采购都必须经书面申请审批流程。如遇特殊紧急情况，务必在5个工作日内补办书面审批流程。
2、公司任何采购物品都必须在财务部办理入库手续。
3、采购报销时务必凭采购申请单、入库单、收据、发票方可报销缺一不可。

附件一
采购申请单一（部门申请填写）
申请人： 申请部门： 申请时间：
编号
申请物品名称
用途
单 位
数 量
规格或特殊要求
1

2

3

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

部门负责人
（意见、签字）

采购申请单二

申请人： 申请部门： 申请时间：
编号
申请物品名称
用途
单 位
数 量
规格或特殊要求
单价
合计
1

2

3

5

6

7

8

合计金额： 元 合计金额大写：
部门经理
（意见、签字）
日期： 年 月 日
总经理
（意见、签字）
日期： 年 月 日
董事长
（意见、签字）
日期： 年 月 日
行政主管确认签字

附件三:
采购申请单三
申请日期： 年 月 日 申请人： 申请部门：
序号
货品名称
规格
单位
数量
单价
合计
用途
备注
1

2

3

4

5

合计金额：
人民币大写：
所属项目名称及编号：
采购方式：
方式一：申请人自行选购采购人员代付（ ） 选购平台：
方式二：采购人员选购付款（ ）
方式三：申请人自行选购自行付款（ ）
部门经理
分管经理：
总经理：
董事长：
采购人员确认签字：