生产定制合同(外贸客户)接洽流程制度.doc

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辽宁苏泊尔陶瓷工业有限公司
生产定制合同（外贸客户）接洽流程

文件编号
LSTC/MS -WM-01
生效日期

版本号

修改次

主控部门
外贸部
受控状态

分发清单：
总经办
财务部
□人力资源部
行政部
生产部
采购部
计划部
品质部
产品部
□技术部
□设备部
外贸部

编制：

审核：

批准：

日期：
年 月 日
日期：
年 月 日
日期：
年 月 日

一，总则
为最大程度争取公司利益，保障合同顺利签订，执行供货，特制定本流程文件。
二，范围
1，所有外贸部接洽客户、有合同意向客户都属本流程约束范围
2，公司所有管理部门、生产部门、辅助部门、检验部门都属本流程执行部门
3，外贸部对本流程有修订建议权，报请总经办审批后进行修订
三，流程细则
1，客户接访、参观、验厂、发货流程
①，外贸部根据客户参访需求下达工作联络单给行政部负责人＆计划部负责人，视行程重要程度决定是否抄送总经办。
②，外贸部原则上所有客访应至少提前一天，验厂应至少提前15日下达联系单，特殊情况应注明原因，未提前通知，外贸部自行承担责任，并接受处罚。计划部负责联系协调公司内部一应部门（含品质部、产品部），行政部提前规范厂容厂貌，并准备接送、餐食准备等事宜。
2，客户来样、公司送样、发货流程
①，所有客户来样归属权都属外贸部，所有部门借用必须按外贸部要求签字备查，借用结束按期归还外贸部，并在借用期间妥善保管来样。
②，送样、发货事宜，所有外贸部批量发货、发样由外贸部、计划部为负责部门，外贸部负责提供货期、船期、报关等手续事宜，依合同约定日期提前一星期下达联系单给计划部，由计划部组织品质确认、包装、装托、装载等事宜。
③，送样、发货检验事宜，为维护公司品质形象，外贸部要求所有送样必须有品质部先行检验，负责品管员签字确认；批量发货首批，所有产品按客户对应合同上品质要求全检（至少检验首批一个货柜产品数量），并由品质部负责人签字确认。
2，合同报价、评审、签订流程
①，外贸部根据客户来样/来图，组织签订《客户来样/图评审表》，汇总开发需求，申报至总经理，由总经理批准方可开发。后续开发流程，含标模制作，工作模制作，由外贸部申请至计划部，计划部报生产副总审核，报总经理审批。
②，外贸部接洽客户形成合同意向后，制定报价单报生产总监核价，外贸部视客户情况（起订量、运输、结算方式、违约要求等信息）二次核价，报总经理审批。
③，外贸部在合同拟定过程中负责沟通交期、违约责任、货款方式等核心信息，对于已约定的核心信息修改造成公司损失的，外贸部承担相应责任，以上事项由外贸部报至计划部，计划部报生产副总审核，报总经理审批。
④，外贸部在合同拟定过程中负责传达双方在”开发尺寸、品质标准、客户特殊”需求上的具体信息，具体事项由品质部最终确认，同时抄送生产副总。为维护公司品质形象，原则上公司生产部门、品质部门不得对已确认过的“开发尺寸、品质标准、客户特殊需求文件”改动两次以上，超过次数要求的改动由责任部门自行报总经理审批。
⑤，外贸部在产品开发中、送样检验中承担“客户确认”责任，所有送样反馈、开发改动意见必须有书面文件，外贸部必须持“客户意见/反馈”下达至责任部门抄送计划部，对没有书面文件的改动相关责任部门可拒绝执行，并因此带来的时间延误、其他损失由外贸部承担相应责任。
⑥，所有产品的包装、辅材、模具、烧标、排产等信息由计划部视外贸部要求制作产品报目表，按计划下达申购、上线、试烧、检验指令，并书面约定交办事项完成日期，所有涉及标准信息由品质部确认签字。以上步骤按相应责任部门确认时间，超时未报、超时未确认、超时未执行追责对应部门负责人。
⑦，外贸部负责组织合同评审，评审部门为：外贸部、计划部、产品部、品质部、财务部、生产总监、生产副总，会签《生产定制合同评审表》，报总经理审批。各部门应细致、认真的审阅分管部分，对未及时发现的合同问题后续产生的责任，分管部分自行承担责任。
⑧，各部门应对合同内针对本部门的各次沟通、修订详细记录备查，外贸部在拟定合同时应尽可能规范合同版本，除参照标准（各国家/区域国标）外的特殊要求单独标注，简化合同。
四，相应责任处罚措施及保密要求措施
以上流程所有信息，分管部门应对相关信息严格保密，图、样、合同、品质标准等文件妥善保管归档，若发生信息泄露直接追责部门负责人，由总经理具体处罚。对以上流程中相应部门失误、懈怠造成损失的，由计划部核定损失数额，依数额大小处以罚款，单次不小于200元，报总经理核准。
五，附件
附件内容为《客户来样/图评审表》＆《生产定制合同评审表》

外贸来/图评审表
来样日期

样品接收部门
外贸部
样品来源

业务阶段
合作洽谈
评审参照
客户来样
样品型号

样品信息
实物＆工艺图纸
产品部意见

签字：
品质部意见

签字：
生产总监意见

签字：
副总经理意见

签字：
总经理意见

签字：
备注

合同评审表
合同编号

签订部门
外贸部
合作方属类

合作方

合同履行期限

评审内容
参考合同内容
产品部意见
签字：
品质部意见
签字：
财务部意见
签字：
计划部意见
签字：
生产总监意见
签字：
副总经理意见
签字：
总经理意见
签字：
备注

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