公司基本财务制度.doc

费用及往来报销制度

1.0目的
为规范公司财务行为，加强财务管理，提高经济效益，特根据国家相关法律、法规，结合本公司实际情况制定本制度。
2.0适用范围
本制度适用于公司各部门。
3.0要求
公司内部经济活动应严格执行国家的相关法律和法规。各部门应做好财务管理的基础工作，加强财务管理，保证投资收益和资产不受侵犯。会计人员必须遵守国家法律，忠于职守，按企业会计制度如实反映公司财务状况。

一、资金开支审批权限
1.0 公司费用审批权限
1．1公司经营性（授权内）开支授权总经理直接审批开支。
1. 2 董事长审批开支范围：对标的额在300万元以上、500万元以下合同的最终认可、单笔10万元以上费用支出的审批（不含日常职工薪酬支出）、物业售价低于内部定价5%的审批、单笔付款在200万元以上的审批；
1．3公司财务经理复核项目开支的合理性，报审计经理报备后，办理资金支付事项。

2.0资金支出审批流程
各项目、各部门的各项资金支出均应办理相应的审批手续,按年度预算、相关授权、项目计划执行。
2.1费用开支审批人及报销程序依次为：经办人 → 部门经理→ 分管副总→ 财务经理→总经理→董事长（董事会）→审计经理→出纳。

3.0经营性开支的原则
各项开支均应货比三家、按计划和定额开支，执行公司的《定点招标管理规定》，副总经理、财务经理和经办人为经营性开支的共同确认人。
对超过5000元采购、营销、装修、租赁等的经营性开支，必须签署合同。

4.0经营性开支财务管理要求：
项 目
审 批 要 求
经办部门
附 件 要 求
工 资
董事会批准标准内开支
人事部
发放清单、考勤表
福利费
总经理审批标准内开支
人事部
发放清单
社保费用
总经理审批后开支
人事部
社保发票、缴纳及代扣清单
营销费用
董事会授权标准内、总经理批准后开支
营销中心
发票、报价清单、合同
业务招待费
总经理审批后开支
相关部门
发票
差旅费、会务费
总经理审批后开支
相关部门
发票、差费报销明细表、出差审批单
汽车费用、市内交通费
据实报销，总经理审批后开支
相关部门
发票、并写明费用发生时间段
电话费、水电费
按定额标准，总经理审批后开支
行政管理部
发票或预存话费收据
办公用品、宿舍用品
按定额标准，总经理审批后开支
行政管理部
发票、采购清单、验收情况表
固定资产
总经理审批后开支
行政管理部
发票、采购清单、验收及领用情况表
小额工程款
董事会授权标准内、总经理批准后开支
工程部
发票或收据、工程清单、结算情况表
政府规费
总经理审批后开支
综合管理部
发票、计交依据或文件
税 金
总经理审批后开支
财务管理部
缴税凭证
附：工程成本开支另行制定单项财务制度

5.0暂收应付款及代垫款项支付的审批权限
5.1其他暂收应付款由相关业务部门申请，部门负责人确认，财务经理复核，呈总经理核准后支付。
5．2员工确因工作借支，金额在1000元之上，在总经理签批下方可借支，但须及时报账归还借支。
5.3关联单位（股东借款）往来各单位款项，凭相关单据由财务经理报总经理统一签署后，由董事长（董事会）安排支付，并收取按10%（年）资金占用费用。

6.0员工出差报销标准
职级
交通工具
住宿费
伙食补贴
市内交通费
备注
火车
汽车
轮船
飞机
一类
二类
一类
二
类

住宿费城市分类：一类为北京/上海/广州/深圳及计划单列市/省会；二类除上述城市外
职 员
硬卧高二
卧
三等
经济
300
200
100
80
100
主 管
硬卧高二
卧
三等
经济
300
200
100
80
100
经理、部门负责人
硬卧高二
卧
三等
经济
400
300
120
100
100
部门总监、副总
软卧高一
卧
二等
经济
600
400
180
150
200
总经理、董事会成员
软卧商务
卧
一等
头等
据实
据实
据实
据
实
据实

6.1交通工具

6.1.1公司总监、副总级（不含）以下人员出差，乘火车能在8小时以内直达的，应乘坐火车。
6.1.2公司人员出差定机票统一由综合管理部负责。
6.1.3有往来单位提供住宿和交通工具的，交通及住宿费用不予开支及补贴。
6.2住宿费
6.2.1为规范住宿费开支，应选择签约酒店时入住，如所在城市未有签约酒店，应注意其住宿标准不能超过公司的规定限额。
6.2.2特殊情况下出差人选择的酒店住宿标准超过公司的规定限额的，出差人必须事先请示批准出差的领导批准方可入住，报销时应在报销单上说明，未经批准的，超过部分由出差人承担。
6.2.3因公出席有关会议且公司已经交纳了会议费的，不再报销伙食补助和住宿费。
6.2.4 遇有二人以上同性别人员出差情形，按照各自级别报销住宿费，如合并住宿按标准总额节约额的50%奖励给合并住宿的同行人。
6.2.5住宿费凭票在标准限额内报销，并应附上住宿单位提供的住宿清单，列明住宿起止日期、房号及房价标准；非星级酒店无法提供清单的，应要求其在发票上列明。
6.3伙食补助
6.3.1出差人员伙食费自理，公司按标准给予补助
6.3.2出差期间的交际应酬餐费按本制度中“业务招待费”的开支标准及报销程序执行。已报销宴客费用或接受宴请的，应扣除相应的伙食补助。
6.3.3误餐费规定：员工经部门经理批准、报综合管理部备案可加班，加班期间如晚上超过11时的，公司按每人30元/次标准给予另行报销伙食补助。省内带车出差原则上应妥善安排时间，一天连续外出5小时的补助一天伙食费；出差不足一天（连续外出不超过5小时）的，只报销误餐费。
6.4出差期间市内交通费用
6.4.1出差地市内交通费在定额补贴限额内按交通工具标准的实际发生数凭票报销，并应列示发生日期及事由、往返地点。
6.4.2往返机场只报销机场巴士费用，特殊情况报总经理批准可报销的士费。机场巴士费不计入交通补贴限额内，实报实销。
6．5 报销程序
6.5.1出差人员返回公司后应在1周内办理差旅费报销手续，超过一周的，财务人员可抵扣其应发工资及奖金，并不予办理再出差借款事项，后果由出差人员自行负责。
6.5.2超标准报销差旅费，必须写出书面申请，说明原因，并经总经理同意后方可报销.

基本财务管理制度
一、货币资金管理
1.0货币资金范围
货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金三部分。
2.0货币资金管理原则
2．1严格职责分工，实现内部牵制。
2．2实行交易分开，收支业务分别处理。
2．3实施内部稽查。
2．4建立定期轮岗制度。
3.0现金管理
3.1内部牵制
现金出纳工作应由专人负责，出纳岗位不得由会计、有权审批人员、兼管会计档案的人员担任，出纳不得兼管收入、费用、债权、债务登记工作。
3.2现金开支审批
3.3.1所有支出应审批完备，出纳员凭经审核过的付款审批单据，核实单据齐全、手续完备后方可办理资金支付业务。出纳应在付款审批单据上签名,并及时加盖“银行付讫”或”现金付讫”章和附件单，以免重复付款。
3.3.2现金日记账应根据经审核合法的收付款凭证登记入账。
3.3日清月结
3.3.1“日清月结”是指出纳员办理现金出纳业务时，必须做到按日清理，按月结账。即出纳员应对当日的经济业务进行清理，全部登记日记账，结出库存现金账面余额，并与库存现金实地盘点数核对相符。按日清理的内容包括：
① 清理各种现金收付款凭证，检查单证是否相符，即各种收付款凭证所填写的内容与所附原始凭证反映的内容是否一致；同时还要检查每张单证是否已经盖齐“收讫”“付讫”的戳记。
② 登记和清理日记账。现金日记账应该序时逐笔登记，当日发生的所有现金收付款业务全部登记入账，检查账证是否相符，即现金日记账所登记的内容、金额与收、付款凭证的内容、金额是否一致。清理完毕后，结出现金日记账的当日库存现金账面余额，与现金库存数核对一致。
3.3.2出纳支付款项，因各种原因不能在当月付清时，月末轧账前应按实际付出的金额结账，未付余额由会计挂账入往来账户。
3．3．3财务经理必须抽查出纳现金盘点，每月不少于两次。抽查内容包括账款是否相符、有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪违法行为。
3.4现金保管
3.4.1现金收入应在当日存入开户银行，原则上不得坐支。每日结束时，库存现金的限额为20000元。
3.4.2限额内的库存现金当日核对清楚后，一律放在保险柜内。出纳员应将自己保管使用的保险柜密码严格保密，不得向他人泄露，以防为他人利用。
3.4.3单位的库存现金不准以个人名义存入银行，以防止有关人员利用公款私存取得利息收入，也防止单位利用公款私存形成账外小金库。
4.0银行存款管理
4.1出纳复核银行往来回单后，由会计不迟于次日进行账务处理。出纳员应按会计制度规定，每天在银行存款日记账上序时逐笔登记所发生的收付业务。每日结束时，出纳应结出每天的结余数，并做到日清日结。按月核对银行对账单,编制银行存款余额调节表。同时与银行联系调节未达账项。对账单年终一次分银行序时排列，装订成册。
4.2各开户银行空白支票，由出纳员专管，并设立登记簿，逐单登记、销号。对开出的支票如有丢失，应及时向银行办理挂失手续。作废支票应联次齐全、并加盖“作废”戳记，按月归档保存一年，经财务总监审计后登记、销毁。
4.3公司银行收付业务涉及的发票、收据以及有关票据（如发货单等）应由专人采购、保管和填制，各个部门需要领用有关票据，必须事前编号登记，由领用人签字，待业务活动告一段落或者票据用完时，到专管人员处办理审核手续，注销登记。
4.4业务经办人必须填写付款申请书，注明用途，经本部门经理签字，报总经理审批，到财务办理付款手续。超过人民币5000元的对公结算由银行转账支付（总经理批准的除外）。出纳人员填写支票或其他银行票据，应注明支付日期、用途、收款单位和限额，严禁开空头支票。过期或填写错误的支票，应予收回，不得撕毁。
4.5银行印鉴由单位财务专用章和法人代表章组成，必须分开保管，出纳管理财务专用章，法人私章委托财务经理保管。
4.6银行账户。公司原则上只开设基本账户、纳税账户和融资结算账户。开立账户须提供书面申请（公司开户申请书由财务部保存），经总经理批准后方可进行。公司财务经理对现有账户每年结束前10天内向董事会（股东）提供清单，不需用账户应在10日内予以销户。
5．0其他货币资金
其他货币资金包括外埠存款、银行汇票存款、银行本票存款、信用卡存款和在途货币资金，应当按银行存款方式进行登记相关账簿，并如期跟踪未达账项。
6.0违反货币资金管理制度的处罚措施：
6.1私自收取销售款项、其他款项或挪用销售款和现金的行为，一经发现，即以贪污公款论处，情节严重的交司法部门法办。
6.2因工作失误造成经济损失的，其损失由责任人承担，情节严重的予以除名，同时其经济担保人也承担连带赔偿责任。
6.3出纳未及时与会计核对当月账户余额，缓发其当月工资，并处以200元的罚款。

二、结算资金管理
1.0范围及管理要求
结算资金包括应收及预付账款、应付及预收账款两类。公司应当建立结算资金的核对制度。内部往来按月核对，外部往来按季度核对，均应编制往来核对表。对应收及预付账款应当在每季度末计提坏账准备金。
2.0预付账款管理
2.1公司购货款结算方式原则上验货后付款，除特殊情况外，所付款项一律通过银行结算，不得支付现金(特殊情况由业务人员按借款事项处理)。业务经办人应及时办理提货入库手续，对已付的货款要及时收回正式发票上交财务进行账务处理，违反本规定给公司造成的经济损失，由当事人承担。
2.2预付工程（项目）款应附有工程（项目）合同（协议）、工程预算或工程进度预决算书，由业务部门确认，财务经理复核，按要求报审批权限人批准后方可支付。
3.0应收款项管理
对按期发生的收款业务，财务应配合有关部门根据合同协议规定，如期收回货款，逾期未收回的，应采取催收措施；限期仍未偿还的，财务部应即时通知相关部门配合，及时追回货款和应补偿的损失。每月、季、年度末应分明细列出应收款项单位、内容、发生时间、逾期未收回原因及可能的坏账损失，报送总经理。
4.0应付款项管理
4.1按合同、协议书、承建商、供货单位承诺的应付款项，按进度、或货物已验收入库，经办人员在原始单据上签字，由业务部门审查后到财务部复核，报审批权限人批准后支付应付款项。款项的支付方式按合同规定执行，一般情况应转账结算。
4.2应交税费及代收款项结算，财务部应核对明细账，按约定的付款时间、方式及时办理清算手续。
5.0个人借款管理
5.1持经总经理或其授权人批准的费用开支申请（采购申请、业务招待费申请、各种业务费申请报告），填制借款单，交财务经理复核、总经理批准，可借用临时备用金。
5.2 5000元以上非应酬费用开支原则上以限额支票、汇票或信汇、电汇方式及信用卡支付。
5.3所有费用开支，市内的在发生后次日、市外在返公司后一周内须到财务办理报销事项。凡借款人在规定时间内未到财务部办妥报销手续及时还款，实行“前账不清、后账不结”的规定，不再借支任何款项，影响工作的后果自负。
6.0预收账款管理
6.1预收账款应按收取款项的单据号和发生时间序时登记，注明交易时间（或合同履行时间）、应收余款。在核销时重点复核余款的收回情况，按月出具到期余款回收及核销明细表。

三、存货管理
1.0存货的定义
1．1存货是公司在经营活动中持有以备出售的商品或产成品、处在生产过程中的在产品、在生产或提供劳务过程中耗用的材料物资等。
1．2存货只有在同时满足与其有关的经济利益很可能流入企业、其成本能够可靠计量的前提下才能予以确认。
1．3存货必须进行明确的分类控制，以便进行针对性的管理，提高周转效率。商品分类一经确定，未经财务部门同意，不得改变。
2．0存货控制
2.1收货的控制。业务部门必须复核确认存货数量、价格、入库验收单数量。
2.2发货的控制。存货只能凭有效的单据方可出库；检查出库单有无部门负责人批准；销售单必须收款手续齐全。
2.3保管的控制。存货明细卡片的收、发、存记录登记必须正确、及时；涉及存货增减的单据必须及时复核，保证系统商品明细账要日清日结、账实相符、账账相符。财务部要按月进行会计总账与存货明细账的核对，确保总账及报表数字的真实、完整。
2.4存货清查的控制。实物负责人应按月对存货进行清查盘点，对于盘盈、盘亏和报废损失，都要查清原因，报财务部。会计每月要到仓库抽查，并复核盘点表，抽查数量不少于20%。公司按季度进行全面盘点，财务部要根据盘点表进行抽查，抽查比例不少于20%。
2.5公司对存货进行分类管理，在进销存各环节进行合理的授权，经办和审核不能为同一人，验收和库存管理的责任人应当一致。
2．6公司经营部门应当按期进行存货动销分析，采取措施消除积压商品，提高存货的周转效率。
3.0账务设置
3.1财务部开设“库存商品总、明细分类账”，根据审核的入库单、出库单据编制记账凭证；实物管理人员应对每一商品种类设置“库存商品明细卡片”。
3.2对单价超过去50元但又不构成固定资产的比照固定资产管理
3.3实物管理人员负责存货的验收入库、保管和出库管理，并根据入库单、出库单据复核应用系统数量、金额，对影响存货变化的单据数量、金额的正确性、单据传递的及时性负责。
3.4月末实物管理人员应编制“库存商品月报表”，与财务部对账，库存商品分类账”的月末余额应与“库存商品月报表”的月末余额应当一致，如不相符，应及时查明原因，予以处理。

四、固定资产管理
1.0构成公司固定资产标准为：生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；使用寿命超过一个会计年度的有形资产。不符合上述条件的均为周转材料。
2.0固定资产残值按原值5%计提，折旧采用平均年限法，折旧年限按企业会计制度有关规定执行：房屋及建筑物20年，运输设备、电子设备5年，其他设备5年。
3.0未经总经理同意，不得随意出租、出借、任意变卖、擅自毁损、报废固定资产，违者追究其经济责任。清理报废的固定资产残值应及时入账，实物要妥善保管和统一处理。公司综合管理部应对固定资产按月就其使用及保管情况进行检查，如有变动、应查明原因及时报总经理批示，通知财务部进行账务处理。
4.0在建工程：应按项目建立明细账，进行成本核算。业务部门应设专人拟订工程预算、监管工程进度、检查工程质量，办理预算、决算，确保工程成本的真实合理。
5.0公司综合部应定期进行固定资产盘点清查，对盘盈、盘亏、毁损等情况要查明原因，弄清责任，编制盘点报告，经总经理批示后交财务部进行处理。

五、成本和费用管理
1.0职工福利费由公司按工资总额的14%内控制,据实开支。
2.0公司依法提取2%的工会经费，按要求比例上缴和留存工会经费。
3.0公司按工资总额的2.5%内开支员工教育经费。
4.0按年度确认相关资产的减值损失，对于相关资产期末可收回金额或重置成本与账面价值的差额，经业务部门核准报总经理批准后列入当期损失。
5.0对于报废、报损的商品，在查明原因及有关责任人的情况下，分清责任。属个人责任的，应按损失照价赔偿；应由公司承担的部分经业务部核准报总经理或联签后审批列入当期损失。
6．0公司发生的各项财产损失，应当在发生后查明原因的当月列入当期损益，同时向向地主管税务机关申报备案并取得批复。

六、收入管理
1.0确认收入实现的条件：
1．1销售商品：将商品所有权上的重要风险和报酬转移给买方，不再对该等商品实施继续管理权和实际控制权，与交易相关的经济利益能够流入企业，相关的已发生或将发生的成本能够可靠计量。
1．2 租赁业务：按与承租方签订的合同或协议规定的承租方付租日期和金额确认出租收入的实现；
2.0公司的经营收入及非经营性收入，均应足额及时上交财务进行账务处理。财务处理时，每一笔收支均应记录在现金或银行账上，不得在凭证上“坐支”，否则按挪用公款处理。任何个人不得另设“小金库”将公款私存，一经发现，将追究责任并对责任人予以辞退处理。
3.0商品折价（折扣）权限按公司专项授权制度执行。特殊商品折扣权由董事会确定，总经理和财务经理为指定为直接经办人。

七、会计档案管理
1.0会计档案是指会计凭证、账簿、会计报表和其他相关资料（验资报告、查账报告、以及经营管理、投资和与权益有关的重要文件）。
2.0公司在会计期间结束以后，应当对会计档案立卷，由财务部独立保存。财务总监应当按照《财务档案管理制度》建立档案目录及档案。财务经理是会计档案保管的责任人。

八、其他事项
1.0公司应当建立投资决策管理制度。各项投资应在进行可行性分析后方可立项，财务部门跟踪管理。
1.1经济合同的订立应严格执行公司的《合同管理制度》，应建立业务部门、财务部、总经理（或被授权人）联签制度。
1.2审计经理应每年不少于两次对公司财务执行情况进行审计,并向董事会报告。
1.3公司另行订立《会计人员量化管理考核办法》、《财务工作检查制度》、《财务人员绩效考核办法》等制度，对财务部门工作和财务人员工作进行考核检查。
1.4公司财务部应按期出具财务会计报告。月度报表及报告在月度结束后15日内报出；季度报表及报告在季度结束后20日内报出；年度报表及报告在年度结束后30日内报出。
1.5未经公司股东大会授权，公司不得对外融资，均不得对外提供各种担保，均不得挪用公司资金；投资、融资、担保、关联交易和资产处置等相关事宜按照《公司章程》相关规定执行。
2.0《基本财务制度》于2014年4月1日制定，总经理签定后，自颁布之日起实施。

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