外包合同管理办法.doc

UFGOV_QP_SW_04-V1.0

用友政务内部保密文件，禁止外传

外包合同管理办法

文档编号：UFGOV_QP_SW_04-V1.0
密 级：内部保密文件，仅供内部使用
版本信息：V 1.0
发布日期：2010-05-07

主控部门：商务部
相关部门：各销售机构、法务专岗、软件中心、质量监督部、财务部
文档控制

更改记录

日期
作者
版本号
更改记录
2010-４－30
商务部 李维丽
V1.0.0

UFGOV_QP_XX_XX-VX
目 录
1. 目的 4
2. 适用范围 4
3. 岗位及职责 4
3.1 销售机构 4
3.2 商务部 4
3.3 法务专岗 4
3.4 软件中心 5
3.5 质量监督部 5
3.6 财务部职责 5
4. 外包合同的分类 5
4.1 销售型外包合同 5
4.2 服务型外包合同 5
5. 外包合同的签约主体 5
6. 合同管理流程描述 6
6.1 合同的起草 6
6.2 合同评审及签订 6
6.2.1 合同评审的方式： 6
6.2.2 合同评审权限 6
6.2.3 合同评审的时间要求： 6
6.2.4 合同签章 6
6.3 合同移交及执行管理 6
6.3.1 外包合同的移交 6
6.3.2 外包合同的执行管理 7
6.3.2.1 销售型外包合同的执行 7
6.3.2.2 服务型外包合同的执行 7
7. 合同的变更与纠纷 7
8. 合同的存档 7
8.1 合同的编号规则 7
8.2 合同的存档 8
9. 附件 8

1. 目的
为了公司业务发展的需要，也为了更好的管理所有直销类业务中所涉及的合同产品或项目的外包业务,同时实现公司与外包伙伴的双赢，特制订本管理办法。
2. 适用范围
所有直销类业务所涉及的合同产品或项目的外包业务。
3. 岗位及职责
3.1 销售机构
负责与用户签订销售合同；初选外包伙伴；与外包伙伴谈判并签订外包合同；对与伙伴合作的“项目销售合同”或“服务外包合同”的商务、实施、服务过程进行管理、监督与考核。
3.2 商务部
3.2.1 总部商务部职责
3.2.1.1标准合同文本的发布执行，特殊合同文本的参与拟定。
3.2.1.2根据公司各项规定对外包合同的主要商务条款进行审核（包括：产品/项目、付款方式、违约责任、法律等相关条款），对所有非标准合同组织评审。
3.2.1.3监督合同进程，对不能完全按照合同条款执行的部分应该及时向销售机构通报。主要内容包括：严格保证合同的到货周期、验收等环节。
3.2.1.4对总部签订的外包合同统一编号、登录合同各项信息、保管。
3.2.1.5付款的审核；服务外包伙伴考核结果的备案并执行；外包伙伴名录的备案。
3.2.1.6《销售情况统计表》的维护与更新。
3.2.2 已建分子公司商务人员职责
3.2.2.1对外包合同发起合同评审，并审核合同中的商务相关条款。
3.2.2.2付款的审核；服务外包伙伴考核结果的备案并执行；外包伙伴名录的备案。
3.2.2.3对分子公司签订的外包合同统一编号、登录合同各项信息、保管。
3.2.2.3《销售情况统计表》的维护与更新。
3.2.2.4负责分子公司合同印章的保管与使用。
3.3 法务专岗
3.3.1对标准外包合同模版的草拟并组织评审；
3.3.2对外包合同中法律条款的审核；
3.3.3合同执行过程中出现的法律问题进行法律支持；
3.3.4负责总部合同专用章的保管与使用。
3.4 软件中心
负责外包合同的审核（包括：产品/项目、开发/实施/服务的内容和周期等）、外包伙伴的实施服务考核。
3.5 质量监督部
负责所有直销类业务开发/实施/服务过程的监控、过程文档的管理、外包伙伴的实施服务考核。
3.6 财务部
3.6.1 总部财务部职责
3.6.1.1根据商务人员提交的审批通过的付款申请支付款项。
3.6.2 已建分子公司财务人员职责
3.6.2.1审核或审批合同中的商务条款。
3.6.2.2根据商务人员提交的审批通过的付款申请支付款项。
3.6.2.3合同印章的保管与使用。
3.6.3 新建分子公司区域财务主管职责
3.6.3.1对外包合同发起合同评审，并审核合同中的相关商务条款。
3.6.3.2根据合同责任人提交的审批通过的付款申请支付款项。
3.6.3.3合同印章的保管与使用。
4. 外包合同的分类
4.1 销售型外包合同
在项目/产品销售整体运作之前，同伙伴以签订合作协议的方式进行商务合作，项目/产品运作成功并由当地分子公司同用户签订销售合同后，针对签约的项目/产品情况再签订补充协议并执行。
4.2 服务型外包合同
根据公司销售合同的类型，外包合同分为以下几类：
4.2.1 项目开发合同对应的委托开发、实施服务合同；
4.2.2 技术服务合同（如：年度远程支持服务合同、用户现场支持服务合同）对应的委托服务合同；
4.2.3 产品销售及服务合同对应的委托实施服务合同。
5. 外包合同的签约主体
外包合同的签约主体应为销售合同的签约主体。
6. 合同管理流程描述
本流程描述中的商务人员指：总部--直销采购商务；已建分子公司--商务人员；新建分公司--区域财务主管
本流程描述中的财务人员指：总部—财务人员；已建分子公司—财务经理；新建分公司--区域财务主管
6.1 合同的起草
各销售机构合同责任人从合格外包伙伴名录中选择适合此产品/项目的伙伴，严格按照公司制定的标准合同模版起草，然后邮件提交至商务人员进行初审。（标准合同模板见附件一）
6.2 合同评审及签订
6.2.1 合同评审的方式
合同评审的方式为邮件评审或会议评审，具体方式根据合同的实际情况而定，且按照《合同管理制度》执行。
6.2.2 合同评审权限
参与合同审核和审批的人员详见附件二《合同审核及审批权限表》。
6.2.3 合同评审的时间要求
6.2.3.1邮件评审：所有审核人的审核同步进行，即评审发起人同时将合同草稿邮件发给所有审核人，审核人应在一个工作日内向发起人反馈意见；审批人为逐级审批，每个审批人应在一个工作日内反馈意见。
6.2.3.2会议评审：评审发起人在接到合同责任人的合同草稿后，在2个工作日内组织会议评审，并在评审会召开的同时将纸质合同草稿发给所有审核人和审批人，参与评审的人员在会议讨论结束的同时在《采购合同审批表》（附件三）上出具评审意见。
6.2.4 合同签章
6.2.4.1合同审批后由合同责任人自行签订，且凭审批后的《采购合同评审表》请合同印章保管人给予加盖合同章；
6.2.4.2外包伙伴、我方均签字盖章后，此合同即签订完毕。
6.3 合同移交及执行管理
6.3
6.3.1 外包合同的移交
外包合同签订完毕后，由此合同的责任人修正对应销售合同的《销售/采购申请单》（附件四），连同合同一并移交商务人员。
6.3.2 外包合同的执行管理
6.3.2.1销售型外包合同的执行
6.3.2.1.1根据销售合同的执行情况而定
6.3.2.1.2销售型外包合同款项的支付
6.3.2.1.2.1款项支付的申请：由合同责任人根据外包合同的付款方式约定、对应销售合同的到款情况进行款项的申请提交至商务人员；
6.3.2.1.2.2款项支付的商务审核：由商务人员对付款申请进行审核，主要为对应销售合同款项的到款情况，外包合同的付款方式约定、应支付款项的发票等进行审核；
6.3.2.1.2.3款项支付：经商务人员审核后的付款申请，按照财务发布的《借款报销制度》请相关权限审批人进行审批后交由财务支付款项。
6.3.2.2服务型外包合同的执行：
6.3.2.2.1实施服务流程，详见《项目实施流程》。质量监督部（分子公司为实施服务人员）向商务人员提供《项目实施流程》中财务商务要求的项目阶段性验收报告（《项目总体计划》、《项目培训报告》、《项目上线报告》、《项目验收移交报告》作为收入/成本确认的依据，并与对应的销售合同一并存档保管。
6.3.2.2.2 服务型外包合同款项的支付
6.3.2.2.2.1款项支付的申请：由合同责任人根据外包合同的付款方式约定、外包项目的进度情况、对应销售合同的到款情况进行款项的申请；
6.3.2.2.2.2款项支付的商务审核：由商务人员对付款申请进行审核，主要为对应销售合同款项的到款情况，外包合同的付款方式约定、项目的实施服务情况、实施服务质量考核结果、应支付款项的发票进行审核；
6.3.2.2.2.3款项支付：经商务人员审核后的付款申请，按照财务发布的《借款报销制度》请相关权限审批人进行审批后交由财务支付款项。
7. 合同的变更与纠纷
7.1 合同发生变更
各合同责任人需填写《合同变更审批表》（附件五），并与客户签订合同补充协议，审核及审批权限与新签订合同流程一致，并按合同补充协议的条款在商务部备案执行；
7.2 合同发生纠纷
各合同责任人应主动与法务专岗联系，获得解决方案。
8. 合同的存档
8.1 合同的编号规则
总部合同的编号规则：UFGOV（用友政务）-2010（年度）-P（采购）-00X（顺序号）
分子公司合同的编号规则：UFGOV（用友政务）-分子公司的首字母后（如：SH（上海））-2010（年度）-S（销售）-00X（顺序号）
8.2 合同的存档
8.2.1所有总部签订的合同及其相关文档，均须由总部商务部合同管理员存档并建立《合同台帐》。
8.2.2所有分子公司签订的合同及其相关文档，均须由所负责分子公司的商务人员存档并建立《合同台帐》,每月最后一个工作日将《合同台帐》提交总部备案。
9. 附件
附件一：《标准合同模板》
附件二：《合同审核及审批权限》
附件三：《采购合同评审表》
附件四：《销售/采购申请单》
附件五：《合同变更审批表》