招投标及合同管理流程.doc

东莞市*房地产开发有限公司编号：版号：A/0招投标及合同管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人*地产招投标及合同管理流程编号：版号：A/0页码：第 19 页/共 20 页招投标及合同管理流程1. 范围1.1本流程适用于成本部参与的招投标及其合同管理工作2. 控制目标2.1保证招标项目成本目标的实现，提高招标及其合同管理工作的工作质量、效率及实际操作性。3.涉及岗位3.1流程所有者：成本部经理3.2相关岗位：3.2.1 设计部：设计部经理、建筑工程师、结构工程师、园林工程师3.2.2 市场营销部:市场营销部经理、策划主管、销售主管3.3.3.项目部:项目部经理、土建工程师、水电工程师、园林工程师3.4.4 材料部:材料经理、采购员4.控制点4.1 对涉及招投标的供应商考察情况的真实性4.2 相关部门负责编制技术招标文件的全面性4.3成本部编制商务标书的合理性步骤说明负责人输出招标计划阶段1、签发项目总体计划1.1土地取得后,管理层确定项目开发计划总经理项目总体计划2、提供供应商进场计划2.1各部门分别根据项目总体计划,编制对应承包商或设备材料供应商进场计划2.1.1设计部提供勘察设计类分承包商进场计划;2.1.2项目部提供施工类承包商进场计划;2.1.3材料部提供材料设备类供应商进场计划2.1.4市场营销部提供营销类承包商进场计划设计部经理项目部经理材料部经理市场营销部经理各类承包商进场计划3、编制项目招投标计划3.1成本部依据各部门提供的承包商进场计划，编制项目招投标计划。成本部经理成本工程师项目招投标计划4、计划每月进行调整4.1各部门根据进度每月调各类承包商进场计划,成本部依据各部门的调整计划及项目招投标计划,在每月25日前制定月度招投标计划成本部经理成本工程师月度招标计划5、提交每月招标项目成本目标5.1成本部根据项目成本正式目标,提交本月招标项目成本控制目标。成本部经理每月招标项目成本控制目标招标商务准备阶段6、招标项目考察工作6.1成本部根据项目类别组织相关部门进行承包商/供应商考察工作6.2相关部门填写供应商/承包商信息记录表，对供应商/承包商的资质进行预审6.3成本部编制招标项目成本考察及分析表,对供应商/承包商的成本情况及造价进行相应的分析6.4确定入围单位成本工程师各部门招标项目负责人供应商/承包商信息记录表招标项目成本考察及分析表7、各部门提供招标技术文件7.1设计部、项目部、材料部、市场营销部等进行技术招标书的编写，交成本部各部门经理技术招标书8、编制工程量清单8.1成本部根据各部门提交的资料编制工程量清单(总包工程除外)成本工程师工程量清单9、对投标单位进行商务询价9.1根据了解到的招标项目的市场情况及工程量清单对投标单位进行商务询价成本工程师商务询价结果招标文件编写10、编写招标文件的商务条款10.1成本部根据各类招标项目编写招标文件的商务条款.成本工程师招标文件商务条款11、整合技术条款/形成招标文件11.1根据招标文件的商务条款整合招标文件的技术文件,形成完整的招标文件成本工程师项目招标文件12、提交对应部门审核12.1成本部工程师将招标文件提交成本部经理和项目对应部门经理组织审核12.2成本工程师根据审核结果进行调整后将招标文件提交招标小组进行审核成本部经理相关部门经理招标小组招标文件评审意见13、提交总经理审批13.1成本部工程师将通过评审后的招标文件报总经理审批。总经理召开发标及答疑会14、组织发标及答疑会14.1成本部组织发标会,就招标的商务条款向投标单位进行交底14.2成本部组织召开招标项目答疑会,解答投标单位书面提出的问题成本部工程师对应部门负责人招标答疑会议纪要15、商务谈判与标底编制15.1对投标单位的初步报价进行分析比较，并与部门经理一起与投标单位进行商务谈判，指出其报价中的错误、不合理的部分，对投标单位的投标报价进行引导；15.2编制“商务谈判分析表”及“招标项目工程造价汇总表”（招标结果控制目标），报部门经理确认，总经理确认。成本部经理对应部门经理成本工程师商务谈判分析表招标项目工程造价汇总表16、开标、评标、二次商务谈判及中标16.1成本部组织召开招标项目的开标、评标会，并参与对商务标书的评审工作16.2成本部组织安排招标小组成员与备选单位对招标文件疑问进行澄清.16.3评标、定标后，成本工程师负责整合会议内容形成评标、定标会议纪要16.4成本部工程师编制中标通知书，经部门经理签发后发送给中标单位16.5招标项目资料存档及分析成本工程师成本部经理评审定标会议记录中标通知书招标项目总结招标项目合同管理工作17、合同签订17.1依据招标文件中的合同条款及中标结果与中标单位签订合同17.2 合同由供应商/承包商签字后,成本工程师填写合同盖章审批表进行传签成本工程师合同合同盖章审批单18、合同分发及存档18.1成本部根据各部门需要分发合同副本,并将正本合同交资料室编号存档.成本工程师合同分发清单合同台帐19、进行合同交底工作19.1成本工程师在评标、定标会议纪要中应认真编写合同的交底条款，介绍在合同履行过程中应该注意的一些事项，在向中标单位发送中标通知书后2个工作日内与招标文件、发标会议纪要、答疑会议纪要、中标通知书一起提交给对应部门进行合同监控及与供应商进行交底工作.成本工程师对应部门对应承包商交底资料20、合同履行情况跟踪20.1成本工程师每月根据实际情况组织一至二次合同工作交流会，对正在执行的合同的履行情况进行跟踪管理，并填写项目月合同履行情况汇总表成本工程师合同履行情况汇总表21、合同结算工作21.1成本部依据“项目结算流程”完成合同结算工作。成本部经理22、施工承包商及材料供应商的评定22.1各部门分别对对应的供应商进行年度评定各部门经理合格供应商/承包商清单4. 主要涉及文档/信息流程文档名称编制部门/人员主要内容联数提交部门/人员提交时限/频率投标人资格审批表对应部门经理投标人资质预审情况2成本部投标人资质考察后招标文件审批表成本部招标文件审批情况2招标小组招标文件编写完成招标答疑签到表成本部招标答疑会签到1招标小组招标答疑会前答疑预备会会议纪要成本部招标答疑会签到1招标小组招标答疑会后开标揭示表成本部开标情况记录1招标小组开标时投标情况对比分析表成本部投标情况对比记录1招标小组开标会中评标记录表成本部评标情况记录1招标小组开标会中定标审批表成本部定标审批情况1招标小组开标会后中标通知书成本部通知中标单位1招标小组/中标人确定中标单位后招标条件变更审批表成本部招标情况变更1招标小组/投标人发生改变的情况下招标文件审批表编号：招标人招标项目计划发标时间计划发标地点招标文件审批意见工程技术部项目部招标采购部分管副总备注：投标人资格审批表 编号：项目名称招标项目计划发标时间拟邀请投标人名称合作积分或考察得分投标人资格审批意见备注：招标答疑签到表编号：招标项目招标人答疑会答疑时间答疑地点答疑会实到人序号投标单位投标单位代表联系电话各部门代表签名工程技术部招标采购部项目经理部答疑预备会会议纪要编号：时间地点参加人员招标项目标书存在疑问及解答与会人员签字确认开标揭示表编号：招标项目招标人投标人投标报价签字投标情况对比分析表编号：开标项目招标人开标时间开标地点废标（或建议废标）单位废标原因投标单位投标情况技术标要点经济标要点企业承诺技术措施组织计划投标报价让利优惠资金承诺售后服务评标记录表编号：招标项目招标人开标时间评标时间评标地点评标依据技术标占_经济标占_合作记录加分占_让利优惠加分占_%评标过程投标单位技术标得分经济标得分合作纪录加分让利优惠加分合计综合排名中标单位单位名称中标价联系人联系电话评定意见评标组长评委签字姓名单位职务定标审批表编号：招标人招标项目招标范围内容招标方式公开招标 邀请招标 议标 直接委托开标时间开标地点评标人员项 目投标单位有效性价格综合排名备注有效标废标（原因）投标报价优惠条件评标结果审批意见项目经理部工程技术部招标采购部分管副总总经理中标通知书致单位： ：贵单位提交的 投标书经过评标小组评定，确定你单位为 有限公司招标项目的中标单位。 特此通知！ 公司 年 月 日招标条件变更审批表编号：招标项目招标人变更原因变更提出部门变更内容新增投标人技术要点原条件现条件新增条件组织要点原条件现条件新增条件经济要点原条件现条件新增条件审批意见设计部相关部门成本部主管领导备注废标审批表编号：标书名称标 的废标原因：经 办 人 签名： 年 月 日设计部经理签名： 年 月 日成本部经理签名： 年 月 日相关部门 经理签名： 年 月 日分管领导签名： 年 月 日废标通知书致单位： ：贵单位参加的“ ”招标项目由于客观原因确定废标，重新招标的时间我们将另行通知，给您带来的不便敬请谅解。 特此通知！ 公司 年 月 日招 投 标 工 作 总 结开发项目名称： 招投标文件编号： 单位：万元招标项目名称 经手人 成本目标 招标控制目标 （标底） 中标价 投标单位报价分析： 投标单位招标前询价（不含配合费）商务谈判后询价 （开标前）投标报价分析说明主要分项工程经济指标（综合单价）和设备/材料单价： 名称规格型号综合单价 （经济指标）承包商 （供应商）价格来源说明招投标文件清单：1、 招标文件：含招标文件评审及盖章表（ ）、标前会议纪要（ ）、投标单位考察报告（ ）、招标文件（ ）、招标项目成本考察及分析表（ ）2、 投标单位商务标书；（ ）3、 投标单位技术标书：移交给工程部。（ ）4、 发标会议纪要；（ ）5、 答疑会议纪要；（ ）6、 评标、定标会议纪要；（ ）7、 中标通知书；（ ）8、 招投标工作总结；（ ）9、 “商务谈判分析表”（ ）及“招标项目工程造价汇总表”；（ ）10、 其他相关资料及电子文档。（第1、4、5、6、7、8、9项的电子版）资料移交人签名： 资料移交时间： 合同会签及审批表编号：适用范围：涉及公司所有合同签订工程/业务项目名称合同名称合同单位及其联系人、联系电话合同类型设计 工程材料设备 施工 营销费 其它经办部门专业人员意见确认技术参数提出技术要求经办部门经理意见成本部意见财务部经理审批意见材料部经理审批意见总工程师审批意见常务副总审批意见总经理审批意见合同及编号备注注明：。鼎峰地产招投标及合同管理流程编号：版号：A/0页码：第 20 页 共 20 页 招标项目成本考察及分析表企业名称主要项目工程实例成本情况项目负责人及联系电话备注