第一章一讲秘书及秘书工作.ppt

秘书实务潘盼15874506458，QQ：4177535471解题秘书:为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手。秘书实务：秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。指秘书工作的具体业务处理，具有较强的实用性和可操作性。为实现秘书职务和秘书部门的基本职能而必须处理的实际事务。（参见教材P1）2课程内容主要包括：文书工作，会务工作，信访与接待工作，事务管理工作，社会交往工作，信息与调研工作，领会领导意图与督促检查工作，公务沟通与机关协调工作等。“办文、办会、办事”3课程考核方法考核方式：考查（采用情景模拟的形式）。成绩评定办法：考勤（10%）+作业（10%）+期末考查成绩（40%）+实践（40%）。4考勤：全勤90分，迟到、早退、旷课每次扣5分，事假、病假扣2分，学习委员每次上课做好记录。作业：优秀计90分，良好计80分，一般计70分，合格计60分，不合格计45分；每缺交一次扣5分。实践：包括课堂回答问题、实践操作。课堂回答问题按照作业完成标准记分，计入实践成绩。实践操作主要在课堂内完成，具体内容待定。期末考查：情景模拟。5学习要求勇于提问，积极参与细心聆听，积极实践守时将手机调至静音或关闭状态6 引题小测试：你适合做文秘吗？7小测试：你适合做文秘吗？（表一）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差1良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。2良好的口头表达能力，如能得体地应对电话。良好的口头表达能力，如能得体地应对电话。3善于与人沟通。善于与人沟通。4随机应变能力强。随机应变能力强。5能严守秘密谨慎处理保密文件。能严守秘密谨慎处理保密文件。6能准确理解上司的意图。能准确理解上司的意图。7能沉着处理紧急事件。能沉着处理紧急事件。8小测试：你适合做文秘吗？（表二）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差8能能代代表表经经理理出出席席员员工工大大会会并并讲讲话话，准准确确恰恰当当地地表达经理的意见。表达经理的意见。910经理外出时能主动主持办公室工作。经理外出时能主动主持办公室工作。11良好的职业道德和强烈的进取心。良好的职业道德和强烈的进取心。12精力充沛。精力充沛。13良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）良好的安排时间的能力（如出差计划与安排）14良良好好的的记记忆忆力力，尤尤其其对对人人名名、地地名名、电电话话号号码码反应迅速。反应迅速。及时将企业内外部信息传递给经理。9小测试：你适合做文秘吗？（表三）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差15有组织观念和团队精神。有组织观念和团队精神。16与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。与同事及上司能融洽相处，并能从中协调作用。17能参与企业具体项目的开展。能参与企业具体项目的开展。18积极主动而非被动地工作。积极主动而非被动地工作。19懂办公室内财务管理。懂办公室内财务管理。20知错能及时纠正。知错能及时纠正。21知道何时征求上司的意见和给上司建议。知道何时征求上司的意见和给上司建议。10小测试：你适合做文秘吗？（表四）序序号号检测内容检测内容良良一一般般差差22能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）能以最佳的方式管理文件（归档、保存、查找）23有一定数学头脑。有一定数学头脑。24会多种语言并且能适应多国文化环境。会多种语言并且能适应多国文化环境。25求知欲强。求知欲强。26掌握先进计算机软件的应用。掌握先进计算机软件的应用。27能代替上司处理日常事务。能代替上司处理日常事务。28独立工作能力强。独立工作能力强。11判断标准计算分数：良=2分一般=1分差=0分若得分高于46分，表示你比较适合做秘书人员，日后要不断学习，努力补充知识，争取做的更优秀。若得分低于46分，那你要好好考虑一下，你可能不适合担任秘书人员工作，应该积极改进。12第一章 绪 论 秘书，是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职务。每一个正在从事或准备从事秘书工作的人，都应该了解秘书工作的规律，以提高自己从事秘书工作的自觉性和科学性。13目的要求 通过本章内容的学习，了解“秘书”一词的涵义、秘书的类别和层次以及秘书工作的沿革；了解秘书工作的内容、特点、作用、指导思想、工作方法、基本原则和一般规律，以便对秘书工作有一个总体上的认识，为将来从事秘书工作作好心理上的准备。14重点问题1“秘书”的涵义、类别和层次2秘书工作的内容、特征、作用3秘书工作的指导思想、工作方法、基本原则和一般规律4秘书部门的性质、特征，地位和职能15 第一节 秘 书一、秘书的涵义(参见教材P1-2)辞海中，“秘书”一词有5种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌管官员向皇上奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书、三等秘书。四指宫中的藏书。五指谶纬（chn wi，汉代流行的宗教迷信）等书。16 我们现在所说的秘书，取辞海的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称，又显得空泛。严格地讲，秘书是指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手。17二、秘书的类别 秘书是一个广泛复杂的社会群体。从军内到军外，从中央到地方，从党政机关到工矿企业，从国有到私营企业，到处都需要秘书。因此，从不同的角度出发，我们可以把秘书分为不同的类别。（3种分类方法）（1）从服务对象和经济来源来划分，可把秘书分为公务秘书、私人秘书两大类。18公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。少数为一定级别的领导干部和专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪金，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书。这类秘书，尽管有时被称为领导人的专职秘书或私人秘书，但不同于下面所说的私人秘书。19私人秘书（有的称为民间秘书）指为民办集体企业、农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的个人。20（2）从工作的分工或业务的侧重点来划分横向分类可分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、外文秘书、生活秘书、教学秘书、科研秘书等。21文字秘书是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负有起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。机要秘书的主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。通讯秘书的主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等。22信访秘书的主要职责是通过办信、接访，沟通领导机关和人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。外文秘书的主要任务是从事口头或书面的翻译工作。生活秘书的主要任务是在生活上给领导提供帮助和服务。一般在较大的机关为较高级的领导人设置。教学秘书的主要职责是协助领导安排教学计划、落实教学任务、计算教学工作量等。23（3）根据秘书职业资格鉴定等级纵向分类二级秘书五级秘书我国的现代职业秘书形成于19世纪40年代，而秘书职业教育和培训走向专业化则开始于20世纪80年代。以20世纪90年代后期劳动与社会保障部出台的秘书职业资格鉴定标准为标志，秘书的职业鉴定培训开始走向规范化。24秘书职业资格证书是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书。证书适用范围从事办公室工作、日常事务性工作、协助上司处理工作、为上司决策及实施提供服务的从业人员。秘书资格证书全国统一鉴定由劳动和社会保障部管理，是国内唯一的秘书从业人员资格证书。全国统一教材、试卷、考试时间，证书全国通用。25获取秘书资格证书的申报条件：五级秘书（具备以下条件之一者）：（1）经五级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）在本职业连续见习工作2年以上。26四级秘书（具备以下条件之一者）：（1）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作2年以上，经四级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）取得五级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作3年以上。（3）连续从事本职业工作4年以上。（4）取得经劳动和社会保障行政部门审核认定、以四级秘书技能为培养目标的中等以上职业学校本职业（专业）毕业证书。27三级秘书（具备以下条件之一者）：（1）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经三级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）取得四级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作5年以上。（3）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作2年以上。28二级秘书（具备以下条件之一者）：（1）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作4年以上，经二级秘书正规培训达规定标准学时数，并取得结业证书。（2）取得三级秘书职业资格证书，连续从事本职业工作6年以上。（3）取得大学本科毕业证书，并连续从事本职业工作4年以上。29培训教材及教授内容：（一）秘书职业考核的内容以秘书国家职业标准和秘书国家职业资格培训教程为依据。（二）秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。（三）涉外秘书增加外语考核部分，秘书职业资格二级增加业绩评估范围。30三、秘书的层次 一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次，因此相应地有三个层次的秘书。若把中央机关级别较高的秘书视为高级秘书，省市机关和基层机关的秘书就可视为中级秘书和初级秘书。需要明确的是，高级、中级、初级之分是相对的而不是绝对的：在中央机关里也有从事一般事务工作的初级秘书，相反，基层工作有的秘书，虽然从全国范围来看算不上高级或中级秘书，但他们的工作对基层领导起着举足轻重的作用，也可视为小机关的或小单位内的高级或中级秘书。31另一方面，即使在同一机关单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任。他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作好坏对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如联络、接待、会务、印校、收发及财务等。他们与人民群众的联系最密切，其工作态度和作风，往往影响整个机关的形象。32第二节 秘书工作一、秘书工作的沿革（略）秘书工作在我国有着悠久的历史。大约在人类进入有组织的社会之后，即使还很不完善，但只要有公务，有掌管公务的头目，就需要有帮办公务的助手。这助手，就相当于今天的秘书。33二、秘书工作的内容 秘书工作是以辅助领导和上级完善管理为目的，通过办文、办会、办事，实现政务服务和事务服务。341.办文一是文字工作，主要指文书、文件、信函和新闻稿件的撰写工作，以及领导同志需要的各种文字材料的准备和起草工作。二是文书处理与档案工作，主要指文书文件办理方面的工作，包括文书的打印、制作、收发、运转、传递工作，立卷、归档工作。三是围绕文书要办理的事务，主要指因文书文件产生的，而且是要秘书部门承办的事务。352.办会主要是围绕领导和组织所举办的会议、会谈、会晤以及相关活动展开的工作。这里所指的“会”，是以“会”为代表的一系列相关相近事务。363.办事主要指办公室日常工作为主的事务办理。秘书工作纷繁复杂，涉及面广，除了“办文”“办会”，都可以归于“办事”。主要分为3项：A信息工作（围绕信息处理展开的工作）。B技术工作（主要指机要工作、计算机安全工作、现代办公设备设施的使用维护工作）。C日常行政事务工作（主要指值班工作、接待工作、印章管理、财务管理、后勤管理、环境管理、车辆管理以及对外联络等）。37三、秘书工作的性质和作用（参见教材P7-9）秘书工作作为一种管理活动，它具有不同于非管理活动的特殊性，例如秘书活动具有普遍存在于党政机关、企事业单位、群众团体等各类组织的广泛渗透性，具有致力于组织整体功能优化的目的特定性，属于脑力劳动的范畴等。但是，秘书活动又不同于组织中行使组织决策权、直线职权、职能职权的其他管理活动，具有以下6个方面的特征：38（一）辅助性 可以说，辅助性是秘书工作最基本的特征。正因为如此，所以秘书人员被视为辅助管理人员，而秘书部门也被称为辅助管理部门。秘书工作的辅助性特征，具体体现为以下“四性”：39 1.主体上的从属性 在各类组织中，秘书人员是直接为领导者服务的工作人员，秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比，秘书人员和秘书部门最接近领导者和领导机构，从属性最明显。402.工作上的被动性 秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。在多数情况下和主要工作中，秘书人员进行工作的出发点是领导工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。秘书人员在工作中必须注意两点：第一是在工作中只能为领导提供材料、汇报情况、提出建议、提供政策依据等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导。第二是不能反客为主，随意插手干扰职能部门的工作。但这同秘书人员在工作中应当而且可以发挥主动性并无根本冲突，而是相辅相成的。413.权力上的非强制性 在秘书工作中，除秘书部门就秘书事务可按规定自行发文生效外，非经授权或领导批准，秘书部门不得独立制发文件，秘书人员在调研、协调、信访、信息处理、文书处理等活动中也只能行使非强制性的管理权力，没有独立的组织决策权和人才物资源的管理分配权。424.绩效上的间接性 秘书工作的直接任务主要是提供文稿、建议、工作预案、工作计划等“半成品”，而后经过领导者的批准、同意采纳，才能产生管理效益。同时，秘书工作的重要成果，如文件、领导讲话稿、方案、计划等，也只能以组织者或劳动者的名义制发，秘书人员必须甘当“无名英雄”。43（二）机密性 秘书每天直接与领导来往，接触着大量的机密，决定了秘书工作具有机密性的特征。秘书接触的机密主要有：1.文书管理和公文办理中接触到的机密。2.领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密。3.领导交办的工作中的机密事项，比如机构调整、人事变动、政策修订等。4.办理领导者和领导机关电话中的机密。5.重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况等。44（三）文牍性 从实质上说，秘书活动主要是辅助处理管理信息的过程。其中，文字信息的数量居多，声像信息和记忆信息也经常要转换为文字信息。因此，秘书人员经常被人们称为“笔杆子”，能说会道被视为秘书人员最重要的基本功。撰写文稿办文都是为领导者的工作服务的，其“产品”经过领导机关或领导者修改认可后，通常成为有约束力的各种管理文件，或者成为有指导、凭证作用的领导人讲话稿、信函或契约，有的则是直接提供给领导者参考的调研报告、工作汇报等应用性文字材料。因此，文牍性是秘书工作的一个重要特征。45（四）事务性 从整体上看，秘书活动都是为领导者办事的。尽管秘书人员在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等活动中有时要参与决策性或政务性活动，但其功能只能是发挥参谋作用。同工作的辅助决策性和参与政务性相比，秘书工作的事务性和服务性要显著得多。一方面，在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等过程中要做大量的事务性工作；另一方面，诸如操办会议、沟通联络、管理档案、迎来送往、派车订票、值班记录、安排领导会议日程等工作，更是繁杂琐碎的具体办事过程，以至秘书人员经常自己戏称自己是“打杂的”。46（五）政策性秘书人员在辅助领导办理的各项事务中，都涉及到如何依照党的政策、法律、法令贯彻执行的问题。因此，秘书人员必须熟悉并正确掌握有关方针政策、法律法令，提高自己的政策水平。凡是有关的政策问题决不能粗心大意，更不能不懂装懂，随心所欲地解释有关政策规定，而必须兢兢业业，一丝不苟地处理好涉及到政策性的一切政务、事务工作。47（六）综合性秘书工作的综合性主要体现在以下2个方面：1.从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络和整体协调的作用。比如政府部门设有计划、公交财贸、教育、卫生、司法、治安、民政等专门的工作部门，秘书和秘书部门虽然不直接从事这些具体的业务工作，但需要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，辅助领导进行全面管理。482.从秘书工作的内容来看，秘书工作既要“参与政务”，又要“管理政务”，具有明显的综合性。秘书要“参与”的政务类任务主要有：文件的拟办承办、文件的起草核稿、信息的搜集处理、情况的调查和汇总、对领导批办事项的催办和查办、来信来访的处理；秘书要“管理”的事务类任务主要有：文件的收发传递与管理、文书的立卷和归档、文件的清缴和销毁、机要通讯、承办会务、印信管理、公务接洽等。49秘书工作的六大特征是相互联系又相互区别的，其中最主要的是反映秘书工作的本质特征的辅助从属性，其他5个特征则是由此派生出来的属性。50四、秘书工作的作用（参见教材P9-11）秘书活动之所以久盛不衰，其根本原因在于随着生产力的发展和社会的进步，社会的信息量日益增加，人们的工作节奏不断加快。尽管许多领导人博学多才、精明能干，但个人的知识、能力和精力毕竟是有限的。因此，一个高明的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。具体地说，秘书工作在领导活动中有以下6个方面的作用：51（一）助手作用 无论是公务秘书还是私人秘书活动，其主要任务就是为了帮领导办事。通过秘书的工作，使领导者能够摆脱繁杂的事务性工作，以便集中精力抓大事，管大局，提高工作的效率和效益。秘书活动首先必须发挥为领导者办事的助手作用。秘书人员发挥助手作用，可以比喻为领导者“手的延长”。这种助手作用的发挥，几乎涉及秘书活动的全部内容。从大的类别来分，有以下5个方面：52 1.文书处理。秘书人员要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料的处理。2.筛选文件。秘书人员要及时地把各方面的来文进行筛选加工，把急件、重要文件、确需领导审阅批示的文件送给领导，其余的可稍后办理或转送给有关部门办理。对于篇幅过长的文件，秘书人员可写出提要，有时还须提出自己的办理意见供领导参考。3.文字把关。秘书人员要对反映领导意图的文件、资料进行严格审核把关，一个字、一个标点都不能错。53 4.事务处理。秘书人员和秘书部门要主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客的来访，完成领导交办的临时性工作等。5.检查督促。秘书人员要按照领导的意图对领导管辖的子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。在督促检查办理中，主要了解有没有办理，办理的进度如何，在办理的过程中遇到哪些困难，有没有出现偏差，办理的结果怎样，并将这些情况及时反馈给领导，以便领导能及时做出调整，改进工作。54 在各类组织中，担任领导副职的人员通常被视为“一把手”的“左右手”，也在发挥助手作用。但是，同秘书活动的助手作用相比，领导副职的活动属于领导活动，是领导集体内部分工意义上的助手作用，而不是辅助管理上的助手作用。55（二）参谋作用 秘书活动的参谋作用，是指秘书人员或秘书部门围绕领导者的工作需要出谋划策而起的“智囊”作用，可以比喻为领导者的“脑的延长”。“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”。由于时间和精力的限制，领导者很难做到事无巨细事必躬亲。因此，秘书工作的参谋作用就显得格外重要。秘书工作的参谋作用主要体现在：561.提供依据。秘书人员必须及时向领导提供真实的情况、可靠的材料、有关政策和法律的规定，为领导决策和指导工作提供科学的依据。2.综合意见。秘书人员在领导作出重大决策或工作布置之前，应将有关部门的意见、设想进行综合汇总，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。3.出谋划策。秘书人员要在调查研究的基础上，为领导提出解决问题合理化的意见和建议。57 发挥参谋作用时，秘书要正确处理好“参与”与“参谋”的关系。领导进行决策时，秘书起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。参与决策是领导的权力。一般而言，为领导出主意想办法，提供多种决策方案供领导选择，不论是口头叙述还是文字表达，都是参谋作用。实际上，秘书人员的工作头绪很多，涉及范围很广，政策性很强。秘书人员在完成这些工作时，就以自己的学识和见解，使领导意图更明确、更全面、更细致、更具体，这就发挥了领导的参谋与助手作用。参谋作用与助手作用有时是交叉融合在一起的。58（三）信息作用 秘书工作的信息作用主要是指秘书人员要进行调查研究，要大量采集信息，将听到和看到的各种情况反映给领导，为领导决策和指导工作提供参考材料。这一作用，实际上是领导者“耳目的延长”。只有秘书工作发挥“眼观六路、耳听八方”的耳目作用，领导者才能真正做到目明耳聪，切实保证工作的有效性。59（四）协调作用 秘书工作的协调作用是指秘书人员和秘书部门在领导者与其他组织成员和社会成员之间充当中介环节，发挥沟通协调作用，以使各方建立和谐的关系。这一作用，可喻为领导者的“喉舌的延长”。秘书工作必须发挥协调作用，不仅要做到下情上达、外情内达，使领导者能够准确地把握内外情况变化的脉搏，而且要上情下达、内情外达，通过公布信息、制发文件、信访协调和组织公关等活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意图、指示和愿望，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的人际关系。60（五）“不管部”作用 秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事情，领导都可以安排给秘书部门去做，其内容大致有以下4个方面：1.围绕中心工作产生的任务。如选举人民代表的工作、植树造林活动、文明礼貌月活动等等。2.临时发生的突击任务。如本部门或下属单位发生的天灾人祸、与外单位发生的严重纠纷、上级交办的临时性紧急任务。3.带全面性的任务或活动。如一个学校举办校庆活动、一个单位召开全系统会议等。4.为领导服务的其他任务。如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。61（六）“窗口”作用 秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系和接待，都首先经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的工作面貌、作风和效率。秘书部门是领导机关的门面，秘书部门的工作态度好不好、工作质量和办事效率高不高，对领导机关和领导者的影响很大。62五、秘书工作的指导思想、工作方法、基本原则和一般规律（一）指导思想（参见教材P11）秘书工作的宗旨：“三服务”，即为直接的领导服务、为相关的各级领导服务、为人民群众服务。归根到底，秘书工作最经常最直接的是为直接隶属的领导服务。杨剑宇先生主编的涉外秘书概述中表述为：“为领导服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务”。63（二）工作方法四转变 即：从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策；从单凭老经验办事转变为科学化管理；从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从被动服务转变为主动服务。1985年1月，中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用的问题，提出了新时期秘书工作必须完成的“四个转变”问题。64（三）基本原则1946年，周恩来率领中共代表团赴重庆谈判，对机要人员提出了“第一要保密，第二要准确、第三要迅速”的三项要求。这三项要求也是秘书工作的基本原则。秘书人员在工作中，必须做到严守秘密、准确客观、迅速快捷。这也是秘书人员做好工作的一根支柱。守法遵纪、求真务实、超前服务、服从大局、团结协作、联系群众。（参见教材P12-14）65（四）一般规律 秘书工作的一般规律就是为领导服务。不管你承认不承认，秘书部门、秘书人员总是要围绕领导的要求和需要来进行工作，坚持为领导工作服务。领导工作的要求在不断提高，秘书工作也要不断提高水平，以满足领导工作的要求。66第三节 秘书部门（参见教材P2-3）一、秘书部门概述 秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理，推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进行有效工作的综合部门。是各级各类领导机关的综合性办事机构。（参见P10）秘书部门有广义和狭义之分。67狭义：是指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要等业务部门。广义：是指具有参谋助手、沟通协调、督促协调等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公厅中的秘书、文书、机要、信息、调研、协调、督查、信访、接待和值班等业务部门。狭义秘书机构的服务对象是领导工作，广义秘书机构的服务对象是领导工作和机关工作。68二、秘书部门的性质和特征1秘书部门的性质辅助性2秘书部门的特点辅助功能的综合性。其全面性和全局是其它职能部门和咨询机构所不具备的。所处位置的中枢性。所谓中枢机关，就是在决策管理系统中起主导作用的机关，秘书机构是最贴近中枢机关的办事部门。组织关系的封闭性。只接受本级机关的领导，直接对本级领导机关负责。3.秘书部门与职能部门的区分69秘书部门与职能部门的不同点部门名称部门名称 工作范围工作范围 职职 能能 工作性质工作性质 地地 位位 秘书部门秘书部门 无法分无法分解到具体解到具体业务部门业务部门的工作的工作 全局范围内提供全局范围内提供辅助服务、人事辅助服务、人事沟通、综合协调沟通、综合协调全局性全局性 承上启下，承上启下，联系左右，联系左右，沟通各方的沟通各方的枢纽枢纽 职能部门职能部门 某一项某一项具体职能具体职能部门的业部门的业务工作务工作 分工专管某项业分工专管某项业务务局部性局部性 承担某项承担某项业务职责业务职责 表表1-2 1-2 秘书部门与职能部门的区秘书部门与职能部门的区别别70三、秘书机构的设置 根据级别层次的不同，秘书机构可分别称为办公厅、办公室、秘书处、秘书科、秘书股等。1.各级机关的秘书部门各各级级政政府府机机构构设设置置71国务院办公厅秘书一局秘书二局秘书三局国务院应急管理办公室（国务院总值班室）督查室电子政务办公室。人事司行政司财务室72浙江省政府办公厅秘书处综合处信息处督查室农业处工业处财经处发展处涉外处科教处人事处行政处保卫处73绍兴市人民政府办公室秘书处综合处城交处科教处工业处商旅社保处涉外处农业政法处信息处督查处调研处政治处接待办政报室行政处法规处行政复议处应急办74绍兴县人民政府办公室秘书科综合科调研科信息科督查科工业科农经科城交科流通涉外科科教文卫科政工科县政府法制办公室县委、县政府接待处752.公司企业中的秘书部门是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样。76 公司企业的秘书部门的种类部门种类部门种类 称称 谓谓 所在企业类型所在企业类型 职职 能能 综合性的综合性的秘书部门秘书部门 公司办公公司办公室或集团室或集团办公室办公室 国有大中型企国有大中型企业、国有公司等业、国有公司等带有行政机关管带有行政机关管理特色的公司、理特色的公司、工矿企业和商业工矿企业和商业企业企业 全面掌管单位内部全面掌管单位内部的行政管理事务，负的行政管理事务，负责对外宣传、联络、责对外宣传、联络、开展公共关系事务，开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领甚至涉及辅助业务领导的工作导的工作 职能性的职能性的秘书部门秘书部门 经理办公经理办公室或厂长室或厂长办公室办公室 公司企业作为公司企业作为行政办公室行政办公室 担负单位内部行政担负单位内部行政事务和其他事务性、事务和其他事务性、临时性的工作任务，临时性的工作任务，协调各个职能部门之协调各个职能部门之间的关系间的关系 77部门种类部门种类 称称 谓谓 所在企业类型所在企业类型 职职 能能 专业性的专业性的秘书部门秘书部门 文秘室或文秘室或值班室值班室 人员规模比人员规模比较小的公司企较小的公司企业中业中 负责单位文书信函的负责单位文书信函的撰写制发，管理文件撰写制发，管理文件档案，接打电话、接档案，接打电话、接待来客以及单位领导待来客以及单位领导临时交办的各种工作临时交办的各种工作 由一两名秘由一两名秘书承担的秘书承担的秘书办公室书办公室 前台前台 公司企业规公司企业规模小，不设秘模小，不设秘书部门的单位书部门的单位 全时在岗，负责电话全时在岗，负责电话接听、文电处理、文接听、文电处理、文稿制作、来客接待等稿制作、来客接待等 续表783.股份制企业集团中的秘书部门 我国的股份制企业实行的是董事会领导下的经理负责制，是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责明确、政企分开、管理科学。所以，股份制企业秘书部门的设置遵循分级分类管理、精简合理高校、整体小姨的原则，在工作中仍然具备辅助管理、综合服务的基本职能。79 4.临时性秘书机构临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。80四、秘书部门的地位和职能（一）地位81（二）秘书部门的职能（参见教材P3）1.参谋助手职能基本职能参谋职能表现在：（1）有意识地为领导收集、整理信息。（2）随时为领导提供参谋性服务。2.督促检查3.综合协调职能82五、秘书部门的建设（一）秘书队伍的建设优化秘书队伍，提高综合素质。第一、智能结构合理，能发挥互补功能。第二、年龄结构合理，能发挥师承功能。第三、性别结构合理，能提高整体效能。83（二）加强目标管理目标管理就是通过确定本单位的工作奋斗目标，以激励和引导全体人员更加有效地进行工作并对整个过程实施控制，最终实现既定工作目标的一种管理方式。（三）强化秘书工作制度的建设84心目中的你请评出我们班里你认为最适合做文秘人员的同学至少列出5条原因讨论一85男生适合做行政文秘工作吗？讨论二86形式：自由组合，两组辩论时间：3-5分钟步骤：自愿组合成“正方”与“反方”先请双方各派代表阐述论点然后，双方自由辩论每人发言时间限制在2-3分钟87