高速公路有限公司公文处理办法(试行).docx

高速公路有限公司公文处理办法（试行）第一章 总 则第一条 为规范x高速公路有限公司（以下简称“公司”）的公文处理流程，提高公司工作效率，参照国家行政机关公文处理办法、国家行政机关公文格式以及xx投资集团有限公司（以下简称“集团公司”）的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全；必须执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。第三条 公司综合部负责公文处理工作，负责指导公司各部门、项目各总监办、各项目经理部做好公文处理工作。公司各部门、项目各总监办、各项目经理部应有1人负责公文处理工作。第二章 公文种类第四条 公司、指挥部常用的公文种类有：（一）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项等。（二）通知适用于发布规章，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求所属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免和聘用干部。（三）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或情况。（四）报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。（五）请示适用于向上级单位请求指示、批准。（六）批复适用于答复所属单位的请示事项。（七）意见适用于对重要问题提出见解和处理方法，答复对方征求对某项工作的意见。（八）函适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（九）纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第三章 公文格式第五条 公司（指挥部）公文一般由发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、成文日期、印章、附件、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。（一）发文单位应当使用单位全称或规范化简称。（二）发文字号。发文字号是指制发公文的顺序号，目的是便于存档和备查。文号一般由拟文部门代字、年号、顺序号组成，年份、顺序号用阿拉伯数码标识，年份标全称，序号不编虚位，序号前不加“第”字。发文字号位于红头文件红色反线上方，用3号仿宋字。以公司（指挥部）名义的所有发文，均由综合部秘书统一编发文号，各部门不得自行编号。发文的统一格式为：1.以公司名义发文：“桂东”+部门代字+年份+顺序号。2.以梧州至柳州高速公路指挥部发文：“梧柳”+部门代字+ 年份+顺序号。（三）各部门发文字号编制规定（以公司为例）1.综合部：桂东综年份XX号（公司综合性发文专用）桂东综报（函）年份XX号（对上级或其他单位联系工作专用）2.财务部：桂东财年份XX号3.合同计划部：桂东合年份XX号4.工程管理部：桂东工年份XX号5.协调部：桂东协年份XX号以指挥部名义的发文，按上格式，用“梧柳”代替“桂东”即可。（四）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（五）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。（六）成文日期，以公司领导签发的日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。（七）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。第六条 公文用纸采用国际标准A4型，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。第四章 行文规则第七条 行文应当确有必要，注重效用。第八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定：（一）根据公司的实际，公司行文规则如下：1.以“x高速公路有限公司”名义行文范围：（1）公司向自治区党委、政府各部门、各厅局、自治区x运输厅、xx投资集团有限公司、x高速公路投资有限公司汇报工作的。（2）公司与所管项目各总监办、各项目经理部、材料供应商的法人单位联系的。（3）公司与集团直属各单位进行工作、业务联系。（4）公司给项目各设计单位、各总监办、各项目经理部、材料供应商项目行文的。（5）针对公司开展内部管理的。（6）其他必须以公司名义行文的。2.以“梧州至柳州高速公路工程建设指挥部”名义行文范围：（1）针对梧州至柳州高速公路工程建设管理，向项目沿线各级党委、政府汇报工作。（2）与各县指挥部进行工作联系的。（3）其他必须以指挥部名义行文的。3.公司各部门不得独立对外行文。（二）向上级部门行文，报送的公文应当主送一个上级部门；如需其他相关上级部门阅知，可以抄送。不得越级向上级部门行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越级的上级部门。报表、总结材料、情况说明、特殊书信等各类文件须经总经理审批审定后，方可报送上级部门或上级领导人。（三）向上级部门请示问题，应一文一事，不在非请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报。第五章 公文处理程序第九条 公司所有来文均由综合部秘书负责处理。所有来文要做到当天收到，当天登记、当天送达领导批阅，经领导批示后的文件做到当天送承办部门处理，不拖拉，不积压。紧急公文要做到随到随办，不延误。具体程序为：（一）综合部秘书拆封来文并作好登记，精简来文的主要内容，根据紧急程度和文件秘级，提出拟办意见，打印“文件处理笺”。（二）综合部秘书将“文件处理笺”和文件送综合部负责人审核并提出意见。（三）综合部秘书根据综合部负责人的意见直接分办文件，或将“文件处理笺”和文件送公司领导阅批。送公司领导阅批文件的先后次序为：公司分管领导，主要领导。（四）综合部秘书根据公司领导的批示，送达承办部门和承办人员办理，并负责催办。（五）各总监办、各项目经理部报来属于各部门承办事项如有关工程变更、专项技术性、材料管理、合同管理、工程进度报表材料等，由相关部门按程序做好签收、登记、处理。各类传真件要做好登记后再送有关部门和人员承办。（六）公司领导和各部门人员外出开会带回的重要文件材料须交综合部，由综合部按公文处理程序处理。第十条 阅批公文应分轻、重、缓、急进行。公司领导阅批、公文后，综合部秘书要及时按领导批示分办、催办、督办处理，不得滞留文件。公司每天在OA上发布的公文，员工要在24小时内打开OA阅读或办理完毕。（一）紧急公文，领导应在1小时内批示完毕。（二）一般来文在1个工作日内阅毕，最长不超过2个工作日。（三）传阅公文在2个工作日内阅毕，最长不超过3个工作日。（四）公司领导无法按时阅批公文时，综合部秘书应通过电话、手机短信提醒有关领导。第十一条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程。具体程序为：（一）部门拟稿。各部门需指定人员负责本部门的公文拟稿工作，拟稿人要掌握一定的公文写作基础，（二）部门负责人核稿，对不符合要求的文稿要退回拟稿人修改或重办。对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，取得一致意见后方可行文。会签时间不能超过2个工作日，并在发文稿纸中注明会签时间。（三）拟文部门将文稿送公文在送领导签发前，先送综合部核稿，再送分管领导按审批权限会签或签发；领导签发公文稿时，一般公文稿应在2个工作日内签发；紧急公文稿最迟不超过一个工作日内签发。如遇领导出差时，应通过电话请示、OA、传真等形式及时送达领导签发。（四）拟稿部门将领导签发文稿通过OA转到综合部秘书处。（五）综合部秘书按照份数打印文件，用印和发出。第十二条 草拟公文应做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合实际工作情况。（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（三）公文中的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送单位的行文关系确定。（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后引发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（七）应当使用国家法定计量单位。（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。第十三条 签发（一）向自治区政府有关部门如自治区国资委、自治区x运输厅、林业、农业、国土资源、审计等部门的请示、报告；向集团公司、高投公司的请示、报告；向当地市委、市政府、县委、县政府报送的函件以及向其他相关单位发送的重要文件；对项目各总监办、各项目经理部所属法人单位发送文件，由董事长、总经理签发。（二）公司内部管理一般业务性或涉及具体事项发文，向项目各总监办、各项目经理部发文，按授权和分工送副总经理签发。发文内容如涉及其他副总经理分管业务的，应送其他副总经理会签。第十四条 草拟、修改和签批公文必须要用钢笔、签字笔，不得用纯蓝墨水和圆珠笔，书写及所用纸张必须符合归档要求。不得在文稿装订线外书写。第十五条 发文要求：（一）公司向上级报送的重要综合性文件材料由综合部负责拟稿或统稿后，打印送签稿，经公司主要领导签发后方可打印成文件发出。（二）公文印制成文时间要求：所有发文均由综合部印制。经领导签发的公文，一般公文在1个工作日内印制完成，紧急公文在半个工作日内印制成文。（三）严格把好文件校对、打印质量。重要文稿须多次校对。防止出现错别字、语法错误。印制的文件清晰整洁才能盖印。第十六条 发文送达要求：已经印制好的公文，应该在最短的时间内送达各有关单位和部门，向上级单位报送的公文可以采用派人送达和邮寄、传真等方式送达。发给公司各部门的文件，应在1天内送达。发往各总监办、各项目经理部的文件，可采取以下方式送达，必须办好送达签收手续。（一）一般文件可由各部门当天下工地的人员代领送达，由代领人签好代送单，代领人将文件分别送达各总监办、各项目经理部。（二）各总监办、各项目经理部委托或派工作人员到综合部领取文件。（三）紧急重要文件，由综合部或相关部门通过电话通知有关单位来领取或通过传真立即传到各有关单位，并派人直接送达。第十七条 文件催办承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当限时办理。秘书人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第十八条 文件归档保管已办结的文件，由综合部统一归档保管。具体要求如下：（一）平时归档。各部门对当月已办理完毕的文件进行初步分类、整理及归档管理，妥善保存。（二）年底统一归档。每年的2月份之前各部门要将上一年文件材料进行初步整理及归档，初步归档基本要求：易于查找、防盗、防损、防潮、防污，文件材料要齐全、完整。（三）竣工阶段文件的立卷归档。工程进入收尾阶段时，按x运输部关于公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法的规定和要求对文件材料进行整理、组卷工作。第十九条 本办法由公司综合部负责解释。第二十条 公司党委、纪委、工会及团委的公文参照以上规定办理。第二十一条 本办法自印发之日起试行。