知识产权管理体系认证-020-内部审核控制程序.docx

XXX股份有限公司 内部审核控制程序

内部审核控制程序
文 件 编 号
**-020
版 本
A0
受 控 状 态
受控
密 级
**
生 效 日 期
-08-01
页 数
4

修 订 履 历
序号
版本
修订内容
修订人
生效日期
1
A0
新版发行
XXX
-08-01

审 核
XXX -07-05
批 准
XXX -07-10
1 目的
1.1通过定期进行内部审核活动来验证知识产权管理体系是否正确、有效的实施，以期能适时发现问题，并及时采取纠正和预防措施，确保产品、软硬件设施设备符合知识产权有关要求，知识产权管理体系能够持续改进，并维持体系的完整性、适宜性与有效性。
2 适用范围
2.1适用于本公司知识产权管理体系内部审核有关的活动及部门。
3 参考文件
3.1 GB/T 29490-2013《企业知识产权管理规范》
4 术语及定义
不适用
5 职责
5.1管理者代表
5.1.1 批准《内部审核计划》，并确定年度内部审核的重点和关键。
5.1.2成立内部审核小组、主持内部审核活动。
5.1.3任命内部审核组组长。
5.2审核组长
5.2.1拟定内部审核计划、审核通知、跟催确认。
5.2.2负责内部审核的主导工作。
5.2.3总结内部审核结案报告。
5.3审核员
5.3.1执行管理者代表以及审核组长委派的内部审核工作。
5.3.2填写《内部审核检查表》，以及现场审核记录，报告内部审核过程中发现的不符合事项，填写《内部审核矫正通知单》。
5.3.3配合审核组长安排的其他工作。
5.3.4执行《内部审核矫正通知单》不符合事项的结案跟踪。
5.4各部门
负责配合审核员执行内部审核，并按要求对不符合项目进行原因分析，采取纠正和预防措施及将有效措施实施标准化。
5.5体系部
负责内部审核过程及结果记录的保存。
6 程序内容
6.1 拟定内部审核计划
6.1.1管理者代表于年初编制本年度内部审核计划，填写《内部审核计划》呈总经理核准；编制审核计划时，需考虑以下因素：以往知识产权管理体系内部审核、外部审核的结果；组织结构调整、产品重大变更、体系运行异常等情况；第二、三方审核的计划。
6.1.2通常情况下，在第三方审核之前，必须安排一次全面的知识产权管理体系内部审核，包括知识产权管理体系的全部要素及公司所有部门；每年至少有一次全面的体系内部审核，特殊情况发生时，管理者代表可追加内部审核。
6.2每次体系审核计划安排
6.2.1管理者代表选择审核员，应优先安排有审核经验者担任，并同时确定内审组长。
6.2.2按《内部审核计划》制定内部审核日程表、审核通知、审核计划、审核目的、审核范围、审核依据、审核活动安排。
6.2.3审核员必须独立于被审核部门，且对被审核部门运作、相关产品要求、体系涉及到的过程有相当程度的了解，审核员必须接受过以下方面的培训和评估及相应的知识和经验：
1）GB/T29490-2013标准的培训、体系审核培训（含现场审核/案例分析）等相关的培训项目；
2）了解和掌握本公司知识产权管理体系文件的要求；
3）公司高层认可或经过专职机构培训的人员，如认证机构或咨询机构；
4）熟悉所承担的审核任务所涉及的专业知识；
5）能够准确发现和判定知识产权管理活动中存在的不合格或缺陷。
6.3内部审核通知
6.3.1审核组长依《内部审核计划》执行内审，并在内审前七天内通知被审核单位及审核员。
6.3.2审核员收到内部审核通知后，应主动熟悉内审作业流程规定及表单流程。
6.4内部审核执行
6.4.1审核前，审核小组组长应与审核成员、被审核部门相关人员召开首次会议，说明审核方式、审核范围及被审核方须配合准备事项。
6.4.2审核员依据《内部审核检查表》对被审核部门进行审核评价，并结合现场随机抽样方式验证其工作的符合性和有效性，抽样数以3～5个为宜。
6.4.3审核员必须在审核过程中依据实际的证据、记录及回答，以证实其管理缺失状况，进行符合、严重不符合、一般不符合和建议事项的判别。
6.4.4审核结束后，审核组长可组织内部审核小组会议，以便交流审核情况。
6.5内部审核不符合改善
6.5.1内审如发现问题，审核员要下发《内部审核矫正通知单》，给责任部门指出问题原因，并跟踪改善情况。
6.5.2被审核部门负责人接到《内部审核矫正通知单》后，应按照通知提出的改进要求实施纠正措施。
6.5.3审核员依据《内部审核矫正通知单》跟催责任部门的改善工作，并将改善结果记录在《内部审核矫正通知单》上。同时将本次内审所有的《内部审核检查表》和《内部审核矫正通知单》呈报管理者代表复核签字，作为知识产权管理绩效考核的依据。
6.6内部审核报告
6.6.1体系部根据汇总的各部门《内部审核检查表》和《内部审核矫正通知单》，编制《内部审核报告》，并呈报管理者代表、总经理批准，体系部负责分发给有关各部门。报告的内容包括：审核目的、范围、依据、时间、审核组成员、审核综述、不符合项汇总分析、主要存在的问题、对公司知识产权管理体系有效性、符合性和适宜性的结论及今后改进的方向等。
6.6.2审核小组组长与审核成员、被审核部门相关人员召开末次会议，宣读《内部审核报告》，总结内部审核工作，并督促相关部门整改审核发现的问题。
6.7记录保存
体系部对内部审核相关资料进行保存。
7 相关记录
序号
表格名称
表格编号
使用部门
相关部门
归档部门
1
内部审核计划
**920-37
管理者代表
各执行部门
体系部
2
内部审核检查表
**920-38
内审员
各执行部门
体系部
3
内部审核矫正通知单
**930-39
内审员
各执行部门
体系部
4
内部审核报告
**930-40
管理者代表
各执行部门
体系部
8 附录
不适用。

9 流程图
实施改进
改进跟踪
记录保存
OK
NG
A
结束
编制内部审核计划
审批
下发内部审核通知
内部审核检查表
NG
评审
OK
OK
NG
内部审核矫正通知单
开始
A
现场审核及工作记录审核

4
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