知识产权管理体系认证-020-内部审核控制程序.docx

XXX股份有限公司 内部审核控制程序内部审核控制程序文 件 编 号*-020版 本A0受 控 状 态受控密 级*生 效 日 期-08-01页 数4修 订 履 历序号版本修订内容修订人生效日期1A0新版发行XXX-08-01审 核XXX -07-05批 准XXX -07-101 目的 1.1通过定期进行内部审核活动来验证知识产权管理体系是否正确、有效的实施，以期能适时发现问题，并及时采取纠正和预防措施，确保产品、软硬件设施设备符合知识产权有关要求，知识产权管理体系能够持续改进，并维持体系的完整性、适宜性与有效性。2 适用范围2.1适用于本公司知识产权管理体系内部审核有关的活动及部门。3 参考文件3.1 GB/T 29490-2013企业知识产权管理规范4 术语及定义 不适用5 职责 5.1管理者代表 5.1.1 批准内部审核计划，并确定年度内部审核的重点和关键。 5.1.2成立内部审核小组、主持内部审核活动。 5.1.3任命内部审核组组长。 5.2审核组长 5.2.1拟定内部审核计划、审核通知、跟催确认。 5.2.2负责内部审核的主导工作。 5.2.3总结内部审核结案报告。 5.3审核员 5.3.1执行管理者代表以及审核组长委派的内部审核工作。 5.3.2填写内部审核检查表，以及现场审核记录，报告内部审核过程中发现的不符合事项，填写内部审核矫正通知单。5.3.3配合审核组长安排的其他工作。5.3.4执行内部审核矫正通知单不符合事项的结案跟踪。 5.4各部门 负责配合审核员执行内部审核，并按要求对不符合项目进行原因分析，采取纠正和预防措施及将有效措施实施标准化。 5.5体系部 负责内部审核过程及结果记录的保存。6 程序内容 6.1 拟定内部审核计划 6.1.1管理者代表于年初编制本年度内部审核计划，填写内部审核计划呈总经理核准；编制审核计划时，需考虑以下因素：以往知识产权管理体系内部审核、外部审核的结果；组织结构调整、产品重大变更、体系运行异常等情况；第二、三方审核的计划。 6.1.2通常情况下，在第三方审核之前，必须安排一次全面的知识产权管理体系内部审核，包括知识产权管理体系的全部要素及公司所有部门；每年至少有一次全面的体系内部审核，特殊情况发生时，管理者代表可追加内部审核。 6.2每次体系审核计划安排 6.2.1管理者代表选择审核员，应优先安排有审核经验者担任，并同时确定内审组长。 6.2.2按内部审核计划制定内部审核日程表、审核通知、审核计划、审核目的、审核范围、审核依据、审核活动安排。 6.2.3审核员必须独立于被审核部门，且对被审核部门运作、相关产品要求、体系涉及到的过程有相当程度的了解，审核员必须接受过以下方面的培训和评估及相应的知识和经验： 1）GB/T29490-2013标准的培训、体系审核培训（含现场审核/案例分析）等相关的培训项目； 2）了解和掌握本公司知识产权管理体系文件的要求； 3）公司高层认可或经过专职机构培训的人员，如认证机构或咨询机构； 4）熟悉所承担的审核任务所涉及的专业知识； 5）能够准确发现和判定知识产权管理活动中存在的不合格或缺陷。 6.3内部审核通知 6.3.1审核组长依内部审核计划执行内审，并在内审前七天内通知被审核单位及审核员。 6.3.2审核员收到内部审核通知后，应主动熟悉内审作业流程规定及表单流程。 6.4内部审核执行 6.4.1审核前，审核小组组长应与审核成员、被审核部门相关人员召开首次会议，说明审核方式、审核范围及被审核方须配合准备事项。 6.4.2审核员依据内部审核检查表对被审核部门进行审核评价，并结合现场随机抽样方式验证其工作的符合性和有效性，抽样数以35个为宜。 6.4.3审核员必须在审核过程中依据实际的证据、记录及回答，以证实其管理缺失状况，进行符合、严重不符合、一般不符合和建议事项的判别。 6.4.4审核结束后，审核组长可组织内部审核小组会议，以便交流审核情况。 6.5内部审核不符合改善 6.5.1内审如发现问题，审核员要下发内部审核矫正通知单，给责任部门指出问题原因，并跟踪改善情况。 6.5.2被审核部门负责人接到内部审核矫正通知单后，应按照通知提出的改进要求实施纠正措施。 6.5.3审核员依据内部审核矫正通知单跟催责任部门的改善工作，并将改善结果记录在内部审核矫正通知单上。同时将本次内审所有的内部审核检查表和内部审核矫正通知单呈报管理者代表复核签字，作为知识产权管理绩效考核的依据。 6.6内部审核报告 6.6.1体系部根据汇总的各部门内部审核检查表和内部审核矫正通知单，编制内部审核报告，并呈报管理者代表、总经理批准，体系部负责分发给有关各部门。报告的内容包括：审核目的、范围、依据、时间、审核组成员、审核综述、不符合项汇总分析、主要存在的问题、对公司知识产权管理体系有效性、符合性和适宜性的结论及今后改进的方向等。 6.6.2审核小组组长与审核成员、被审核部门相关人员召开末次会议，宣读内部审核报告，总结内部审核工作，并督促相关部门整改审核发现的问题。 6.7记录保存 体系部对内部审核相关资料进行保存。7 相关记录 序号表格名称表格编号使用部门相关部门归档部门1内部审核计划*920-37管理者代表各执行部门体系部2内部审核检查表*920-38内审员各执行部门体系部3内部审核矫正通知单*930-39内审员各执行部门体系部4内部审核报告*930-40管理者代表各执行部门体系部8 附录 不适用。9 流程图实施改进改进跟踪记录保存OKNGA结束编制内部审核计划审批下发内部审核通知内部审核检查表NG评审OKOKNG内部审核矫正通知单开始A现场审核及工作记录审核 4第 页 共 4 页