国有公司物资采购供应管理办法-模版.docx

公司物资采购供应管理办法 第一章 总则 第一条 为加强公司（以下简称“公司”）物资管理工作，明确物资管理职责，规范物资采购行为，提高物资供应质量和管理水平，推动物资管理标准化、制度化、规范化，更好地为施工生产服务，现根据股份公司工程项目物资集中采购管理办法的主要精神，并结合当前公司的实际情况，制定本办法。 第二章 管理机构与职能 第二条 建立公司、子公司、项目经理部三级物资采购供应管理体制。 第三条 公司成立物资采购管理领导小组，由分管物资工作的副总经理任组长，相关部门负责人任副组长，具体执行机构为公司工程管理部。各子公司也应成立物资采购管理领导小组。公司采购管理领导小组的主要职责包括： 1负责贯彻执行股份公司和公司制定的物资管理方面的规章、制度和办法； 2指导、监督公司重大物资采购招标工作； 3协调公司内部涉及重大物资采购供应的相关工作； 4负责对公司物资采购供应主要管理人员进行廉政教育与检查。 第四条 公司工程管理部在公司采购管理领导小组的领导下代表公司对各子公司及所属工程项目的物资管理工作行使管理职能；各子公司应设置相应的物资管理机构，在本单位物资采购管理领导小组领导下对所属项目经理部的物资管理工作行使管理职能；各项目经理部应设置物资管理部门，负责本项目物资采购供应管理工作。 第五条 公司工程管理部主要职责包括： 1负责收集并贯彻国家、行业物资管理的政策、法规和标准；组织贯彻落实股份公司各项物资管理制度；组织起草和修订公司物资管理制度并监督实施；制订和完善公司物资管理制度和办法； 2督导子公司落实公司的各项物资管理制度，推动并实现物资管理工作的持续改进； 3. 参与子公司区域性重大物资招标采购活动； 4建立和维护公司物资采购供应信息平台，及时收集、整理和发布有关的物资信息，并按时上报股份公司； 5负责对各子公司及所属项目的物资管理工作进行检查、指导和协调； 6配合相关部门做好物资管理人员的教育和培训工作，组织开展公司物资系统人员之间的学习和交流。 第六条 子公司物资管理部门主要职责包括： 1负责制订子公司物资采购供应管理办法； 3组织项目物资市场调查，负责大宗物资采购招标工作，选择主要物资供应厂商，建立合格物资供方名录； 4对所属项目的物资管理工作进行检查、指导和协调； 5负责向公司物资管理部门提报本单位的采购供应信息和相关资料； 6配合相关部门做好物资管理人员的教育和培训工作，组织开展本单位物资系统人员之间的学习和交流。 第七条 项目经理部物资管理部门主要职责包括： 1严格执行股份公司、公司及子公司制定的有关物资管理方面的制度和办法，结合工程项目的实际情况制定物资采购供应的具体办法和实施细则； 2负责本项目物资采购供应管理工作； 3组织市场调查，进行本项目物资供方的评定，并建立合格物资供方名录； 4审核汇总工程技术部门提交的物资申请计划，编制并下达物资采购供应计划； 5负责项目大宗物资采购招标的组织实施工作； 6实行限（定）额发料制度，严格控制材料的采购和消耗成本，积极开展材料核算工作； 7建立完整的物资管理台帐，及时向上级主管单位报送相关的资料和信息，并接受其监督和检查； 8加强外部劳务队伍的物资管理，并将其纳入到整个项目的物资采购供应管理体系中，对外部劳务队伍的物资供应行使计划、组织和控制的职能； 9严格按照所属管理体系的要求，确保本工程项目物资工作程序的有效运行。 第八条 各子公司可以根据本单位的实际情况组建专业物资公司，并在公司工程管理部的指导下，具体实施自管项目的物资集中采购供应及配送工作。 第三章 物资市场调查 第九条 在项目施工前期，项目物资管理部门应做好以下几个方面的准备工作： 1知悉施工项目的具体内容及工期安排，了解项目的施工组织设计及工程投标预算编制情况，掌握项目主要工程数量及各种主要原材料、周转料的需用总量； 2组织相关部门和人员对当地的资源状况进行深入、全面的市场调查，调查的主要内容应包括各种主要材料的供应厂商、供货能力、产品质量、采购价格、运输条件等，同时应注意收集供应厂商的有关资料； 3根据物资需求的进度安排、合理储备及施工现场的总体规划，对存料场和库房进行合理规划和布置，特别要规划好大堆料及散装水泥罐的存放场地及库容大小； 4撰写市场调查报告，形成初步物资采购供应方案。 第十条 在项目施工过程中，项目物资管理部门应加强以下方面的工作： 1组织经常性的市场调查。物资人员除了对供应厂商进行实地走访外，还应通过广泛的信息渠道及时了解和掌握物资市场的变动情况； 2每次市场调查结束后，项目物资管理部门应该根据调查结果形成调查报告，并经参与单位和部门共同签认。在市场波动较为频繁的情况下，项目部应加大调查的频次，以保证调查结果能准确、及时地反映市场变动状况； 3项目部在加强市场调查的同时，应实现资源共享，对掌握的优势资源应及时提供给上一级物资管理部门，待评审合格后，及时调整采购供应渠道。各单位不得独享资源信息，并应确保信息来源的真实性，从而避免在实际采购供应行为发生后出现的矛盾和冲突； 4每季度项目物资管理部门应对本地区的物资市场行情进行一次统计和分析，包括各种主要材料的现行价格、涨跌幅度、影响价格的主要因素以及未来一段时间的价格走势。 第四章 计划管理 第十一条 项目部工程技术部门应在接到施工设计图纸后 7 日内依据施工图纸、施工组织设计、施工配合比、规范及相应物资消耗定额，分工号编制出主要物资需用限额数量计算表（见附件1），并据此汇总编制出主要物资需用限额数量总计划（见附件2），作为整个项目材料消耗的控制依据。 第十二条 主要材料实行季度分月计划和月度计划相结合的计划管理体制。主要材料月度申请计划由各施工单位或作业队根据项目部下达的月度施工计划、主要物资需用限额数量计算表，在查点现场库存后编制，于月底之前报项目部物资管理部门，并经工程技术、财务部门审核，领导审批后，物资管理部门下达下月的采购供应计划并组织实施。 第十三条 各类计划在编制过程中均要有编制说明，填写要规范、完整，要明确物资名称、规格、数量、技术要求和质量标准、使用部位、使用时间等，并经相关部门签认，领导审批，单位盖章。 第十四条 工程项目因设计变更而发生材料需用数量增减时，用料单位凭变更依据向项目物资管理部门报送物资增减计划，经工程部技术部门、项目总工程师审批后由物资管理部门及时调整采购供应计划。 第五章 物资采购管理 第十五条 公司所有工程项目所需的主要物资均实行集中采购、 归口供应的管理模式。各子公司物资管理部门必须将所属项目的物资采购纳入公司物资集中采购管理体系当中，并负责做好自管项目的物资集中采购管理工作。 第十六条 公司物资集中采购管理的范围是：以股份公司或公司名义中标或签约承建的全部投资建造项目、铁路工程项目和 2 亿元以上的非铁路工程项目（含海外项目国内采购部分）。集中采购权限按以下规定执行： 1由两个或两个以上施工单位参建的工程项目（含海外项目国内采购部分），由主体单位（代局指单位）物资管理部门负责组织实施物资集中采购供应工作，并接受所在子公司的指导与监控； 2仅由一个施工单位承建的铁路工程项目及非铁路工程项目，公司直接委托施工单位负责集中采购和供应工作； 第十七条 各子公司物资集中采购管理的范围是：以股份公司或公司名义中标或签约承建 2 亿元以下的非铁路工程项目、以子公司名义中标的铁路工程项目及非铁路项目（含海外项目国内采购部分）。各子公司物资集中采购管理的范围内的项目物资集中采购与供应，由子公司物资管理部门牵头，具体由项目经理部物资部门组织实施。 第十八条 纳入物资集中采购的种类主要是构成工程主体结构的主要材料，和通过大批量集中采购能确保材料质量、降低采购成本的辅助材料以及可批量组织采购的地材等。纳入公司集中采购范围内的主要物资品种包括：钢材、木材、水泥及外加剂、商品砼、钢绞线、防水材料、土工材料、油料、线路结构材料、桥梁缆索、锚具、民爆器材、电线电缆（通信、信号、电力）、机电设备、可集中组织供应的道砟、砂石料、掺合料（粉煤灰、矿粉）及构成工程实体的其它材料。 公司每年年初根据各子公司在建项目施工生产任务情况，结合股份公司下达的集中采购计划指标，制定全公司集中采购计划指标，按子公司进行分解并下达。各子公司按公司下达的集采指标结合所属项目情况，制定并下达本单位的集中采购计划指标并组织实施；第十九条 合格供方评价 1.合格供方评价原则是谁采购谁评价，对供方的调查评价由实施采购单位进行，并报请上级管理部门确认；合格供方实行定期评价，动态管理。 2合格供方评价的主要内容 营业执照、经营范围；产品所使用或依据的质量标准；生产条件、运输条件；价格；业绩、财务状况组织结构、管理制度是否健全；产品检测机构和检测设备情况；履约情况及服务质量方面情况；属于行政许可或强制认证的产品 ，应查验行政许可或强制认证证书；试验室出具的取样试验报告，或具有相关资质的检测机构出具的最新产品检测报告；产品质量管理体系及环保、安全法规和标准的执行情况； 3.供方评价的实施 （1） 子公司自行采购物资的供方由子公司自行评价，建立合格供方名录并在本公司内部公布；列入公司集中采购范围的采购物资的供方评价结果报公司工程管理部备案； （2） 经过招标采购的“甲控”物资，将评标过程视为供方评价，因此不再进行供方评价，可直接列入合格物资供方名录； （3） 公司工程管理部根据各单位上报的评价结果建立合格物资供方名录，不定期在物资管理平台上进行公布； 4.每年各子公司对本单位所评价的合格供方进行一次年度考核，并对考核结果进行公布；对于不履行合同、不能满足供应的供应商坚决予以清退； 5对供应物资存在质量问题、服务差、不能及时履约的供方列入公司供应厂商“不合格供方名录”，三年内不得从该企业采购物资。 第二十条 项目部的物资采购供应部门在材料采购过程中必须从合格物资供方名录中选择供应厂商。 第二十一条 项目部应建立共同询价和集体定价的约束机制，确保采购过程公开透明，对大宗物资的采购要遵循公正、公平、公开的原则，实行招标采购。 第二十二条 招标采购平台的选择。除股份公司集中采购平台外，建立公司、子公司两级集中采购平台。招标采购平台按以下原则进行选择： 1. 甲控物资的招标采购应在甲方指定的采购平台进行招标采购； 2. 自采物资单品种采购额在 2000 万元及以上的，应在股份公司集中采购平台进行招标采购； 3. 自采物资单品种采购额在1000万元 2000万元的，应在公司集中采购平台进行招标采购； 4. 自采物资单品种采购额在1000万元以下的，应在子公司采购平台进行招标采购； 第二十三条 项目部应成立招标采购领导小组，制定相应的招标采购管理办法，明确招标采购的范围。招标采购领导小组组长由项目经理担任，其成员除工程、财务等相关部门负责人外，还应邀请上一级单位法律、纪检部门参加。 第二十四条 每次招标活动之前，项目部应将招标计划包括招标采购范围、数量、时间安排等，上报所在子公司物资管理部门，标的金额在1000万元以上的，由子公司将招标计划上报公司工程管理部。 1标的金额在 1000 万元及以上的招标采购一般由子公司物资管理部门牵头，公司物资管理人员参与，项目经理部具体组织，其招标结果必须上报公司物资采购领导小组核批； 2标的金额在 1000 万元以下的招标采购，由子公司在其招标采购管理办法中规定具体实施方式，其招标结果应上报所在子公司物资采购领导小组核批。 第二十五条 各项目部应充分发挥规模采购优势，严禁化整为零，分散采购。 第二十六条 各项目部应规范招标采购程序，完善相关的活动和记录。对不适宜采取招标采购的物资，项目部可采取竞争性谈判或询价采购等方式进行。 第二十七条 每次招标工作结束后，项目部应对此次的招标工作进行总结，对取得的效果进行评价，并指出存在的问题，以便在下一次招标工作中予以改进。 第二十八条 为严格控制物资的进货质量和采购成本，工程项目所需的各种主要材料除甲供外，必须实行主供，不得分包给外部劳务队采购供应。 第二十九条 各子公司应做好区域物资集中采购与供应管理工作，根据各工程项目主要物资的需求情况，组织集中招标采购，以实现规模优势，降低采购成本。 第六章 物资采购合同管理 第三十条 采购合同签订的原则 1.为规避采购风险维护企业合法权益，每批采购金额在20万元以上的物资必须与供方签订书面订货合同； 2.项目部组织集中采购的物资采购合同由项目部签订，单品种采购金额在300万元以上的采购合同报上一级物资管理部门核备； 3.子公司组织集中采购的物资采购合同签订，由各子公司制定实施细则，并报公司工程管理部。 第三十一条 采购合同的内容 采购合同的签订必须符合有关法律、法规的要求，具体应包括以下内容： 1.物资的名称、型号、规格、品牌、材质、计量单位、数量、价格，有关费用的分担结算方式、结算银行及帐号。 2.合理的损耗及计算方法，包装物的供应、回收及费用分担方式。 3.供货时间、运输方式、交货地点、接货单位或提货人、验收的质量标准及验收方法。 4.出现争议的解决方式（双方发生纠纷的，协商解决；协商不成时，双方约定向工程所在地铁路运输法院起诉）。 5.双方的违约责任。 第三十二条 采购合同的评审 一、为了保证采购物资的质量要求，确保物资采购的供应时限，保证供应商服务承诺的兑现，保护合同双方的合法权益。在采购合同签订前需进行合同评审，分为签订单位内部的评审和上级审批两方面。 1. 合同评审的内容包括：合同条款表述的准确性、合法性、内容完整性，物资质量要求的合规性，供应时限要求的适应性，服务承诺的实现性，是否切实维护企业合法权益。 2.合同评审权限的划分 （1） 项目部实施的金额在 1000 万元及以上的采购合同由项目部进行初评，同时将评审结果报所在子公司物资管理部门进行复评，子公司复评后报公司工程管理部进行评审； （2） 1000万元以下的采购合同由子公司自行评审，需制定评审实施细则并报公司工程管理部； 3.合同评审结束后要填写合同评审记录表，对合同评审的结果进行记录，并依据合同评审内容对合同进行修改； 4.采购合同评审合格后方可签订。 第六章 现场物资管理 第三十三条 项目部所属各施工队应科学组织进料，合理控制半成品的加工数量，最大限度的降低库存成本。 第三十四条 建立完整的物资供应台帐如：分工号物资限（定）额供应台帐（见附件3）和物资收、发、存台帐（采用物资管理软件进行帐务处理的，以软件明细帐为准），台帐记录应及时、准确、规范。 第三十五条 物资进场并经验收合格后，物资人员应及时办理入库手续，填制材料点收单。采购人员在凭购物发票向财务部门报销料款时须将材料点收单一并附上。 第三十六条 严格实行限（定）额发料制度，严禁一次摊销。对超限额用料应有书面分析，并报经理部领导批准后，方可发料。坚持无工号、无去向不发料，超计划、无计划不发料。 第三十七条 物资需用单位应指定专门的领料人员，并按限（定）额控制领料。 第三十八条 物资供应部门在发料过程中应及时开具发料单，发料单的填写应规范、完整，并一式多联，物资、财务、收料单位等相关部门应各持一联，台帐记录需经财务部门审核签认的应及时办理签认手续。 第三十九条 物资供应部门应深入施工现场，随时掌握现场各种材料的消耗动态，了解现场需求。 第四十条 项目部要定期召开物资例会，及时解决物资供应及管理工作中存在的问题，并对下一步的物资工作做出安排。 第四十一条 各项目部物资管理人员应积极参与安全、文明、标准化工地的建设： 1物资进场后应及时填写入库物资验收登记簿，并按规定程序进行检验和试验，填写物资送检台帐。检验试验不合格物资应予以标识，单独存放，禁止发放和使用，并按规定程序进行处置； 2物资堆码要整齐、有序、合理，不能存在混码、混存现象；物资标识要规范、醒目，物资追溯应明确、到位；料区环境要干净、整洁，无杂草，无积水。 第四十二条 加强砂石料管理，严格砂石料验收制度： 1砂石料验收采用过磅验收的方式，进场砂石料含水率超标时，要扣除超标水分的重量；提倡采用按实际完成工程量计算材料应耗，以应耗数量向供货商进行结算； 2建立严格的验收、记帐制度。砂石料必须有两人或两人以上共同验方，并做到一车一票。参与验收的送货和收货人员要互相签认，填写“大堆料验收单”，作为大堆料验收的原始凭证； 3砂石料结算方式采用定期结算和定量结算的方式。供料厂家及运输单位凭大堆料验收单结算料款和运输费用。大堆料验收单视为有价证券，项目部及所属各施工队要严格发放、使用和回收。 第四十三条 爆炸物品的管理应严格执行公司爆炸物品管理办法。 第四十四条 加强对新型材料如水泥外加剂、防水材料、土工材料的推广和使用，以降低工程成本，提高工程质量。加强周转料及小型机具的管理，建立相应的管理台帐，并结合项目情况制定具体的管理办法和措施。根据各施工队承包结算方式的不同，对周转材料及小型机具采用不同的使用方式，原则上对周转材料及小型机具执行租赁管理制度，以加强对成本的核算及控制。 第四十五条 劳动防护用品管理执行公司劳动防护用品管理办法（另行文下发）。各单位应按时购置发放劳动防护用品，建立劳动防护用品登记卡片，详细记录发放、领用、更换、交回情况。 第四十六条 各子公司及所属各项目部应将路基A、B填料纳入项目物资管理范畴，并按照本办法的规定进行计划、采购、验收和核算。AB 填料采购时，工程、预算、财务、物资等部门要共同参与，集体定价，并结合实际情况和成本因素确定就地取材或外购。 第四十七条 库存物资要实行先进先发制度。对有保存期限的物资要在期限内发放使用，超过保存期的要按规定进行取样复试。应附技术证件的，发料人员在发料时要将技术证件复印件交领料人员。 第四十八条 坚持月末盘点制度，盘点要与工程部每月工程量验收同步。库存盘点不仅包括库房及料场的原材料库存，还应包括各工号、各工序所形成的中间库存，如原材料、在制品、半成品库存。盘点数量必须准确、真实、全面。 第四十九条 项目部及所属各施工队应对外部劳务队伍的施工用料进行动态管理，及时掌握现场材料的消耗情况，严禁外部劳务队伍在施工过程中偷工减料以及将施工用料或工地剩余料对外处理或销售。 第五十条 积极开展修旧利废和材料代用活动，并做好现场料具的回收、保管保养工作，做到工完料尽。 第七章 物资核算与分析 第五十一条 各子公司、项目部应建立一套完整的核算分析体系，明确各业务部门核算职责，对构成工程实体的主要材料、周转性材料、油料（施工机械用油）等定期开展消耗核算工作。 第五十二条 主要材料核算应坚持“月核算、季分析、项目结束前总结”的原则。 第五十三条 构成工程实体主要材料核算的内容应包括量差和价差核算两个方面。量差核算包括按实际完成工程数量计算应耗和按外部劳务队实际完成工程数量计算应耗，按实际完成工程数量计算应耗材料量，主要是分析主要材料盈亏原因并制订扭亏为盈措施；按外部劳务队伍实际完成工程数量计算应耗主要是统计外部劳务队伍材料超耗及应扣款情况。 第五十四条 各项目经理部每月应根据项目主要材料类别特点（便于开展月度核算的材料如混凝土、自拌混凝土加工用原材料），编制物资消耗核算表（见附件4，其格式不仅限于该附件规定格式，可以根据各单位核算体系不同进行扩充。），明确当期各工号及项目总体主要物资消耗的具体情况，作为开展物资核算分析的原始依据。 第五十五条 每季度各项目经理部应进行一次详细的物资核算分析，并形成物资成本盈亏分析报告（格式和内容见附件5），明确季度物资消耗的具体情况，对节超的主要原因进行分析，指出存在的问题，提出改进措施或建议等。 第五十六条 整个工程项目完工后，项目经理部应根据相关要求提报一份完整的项目物资成本分析报告。 第五十七条 项目部及所属各施工队应在物资核算与分析的基础上实行节奖超罚，对外部劳务队伍的超耗问题也要查明原因，分清责任。如因外协队伍的自身原因造成的材料超耗，各单位除扣减超耗部分的材料款外还应加收一定比例的管理费用或实行罚款。 第八章 物资从业人员培训 第五十八条 各单位应加强物资管理专业队伍建设，制定本单位物资人员素质结构的发展规划，加大物资管理专业人才的引进力度，以适应企业发展的需要。 第五十九条 公司负责对各单位物资管理人员进行专业技术培训，并颁发培训合格证书。 第六十条 各单位物资管理部门负责对本单位物资系统人员进行业务培训和定期的继续教育培训，定期组织岗位技术练兵活动；建立物资管理岗位轮换制度，培养一专多能的复合型人才等，以提高物资管理队伍的整体素质。 第六十一条 物资系统全体工作人员应加强自身政治修养和思想道德教育，提高对物资工作重要性的认识；必须具备良好的思想道德品质、强烈的责任心和敬业与奉献精神。 第六十二条 各单位应建立物资系统人员管理制度和岗位竞争机制；应保持物资系统人员的相对稳定；对各个岗位的物资人员的能力应定期进行考核与培训，择优上岗。 第六十三条 公司及各子公司应加强项目物资管理人员的培训和交流，如举办学习班、开展物资研讨、召开物资经验交流会等，以提高项目物资管理人员的整体业务水平。 第九章 检查与考核 第六十四条 公司工程管理部每年定期组织对各单位物资采购供应工作进行检查督导，并组织考核。 第六十五条 检查考核以查看上报资料、现场检查并结合特定项目抽查的形式进行。 第六十六条 考核小组成员由公司物资采购管理领导小组批准确定。 第六十七条 检查考核的主要内容和要求： 1物资管理机构健全，制度、办法及措施到位，物资管理职能得以充分发挥。 2按照公司物资采购供应管理办法的相关规定做好物资集中采购及供应工作，并取得明显的经济效益。 3供应保障有力，现场管理规范有序。 4及时准确上报各类资料和报表，相关的内业资料齐全完整，并归类存档。 第六十八条 检查考核按子公司、项目经理部分组进行，并采取评分制，满分100分（评分标准见附件6、附件7），其中： 1优秀单位：总分在90分及以上； 2达标单位：总分在6089分之间； 3未达标单位：总分在60分及以下。 第六十九条 总结经验，表彰先进。公司每年定期组织物资采购与供应管理工作总结和经验交流，对工作突出，业绩显著的单位或个人给予表彰和奖励；对未达标单位将给予通报批评。 第七十条 各级物资人员应严格遵守物资纪律，因违规操作、越权采购而导致物资管理中出现的安全及经济问题，将对责任人员依法给予纪律处分；对构成犯罪的，依法追究刑事责任。 第十章 附 则 第七十一条 本办法自颁布之日起施行。 第七十二条 本办法解释权归公司工程管理部。