浅议内部审计在完善企业合同管理内部控制中的作用.doc

浅议内部审计在完善企业合同管理内部控制中的作用 内容摘要：企业内部控制基本规范的发布以及相应各项应用指引的即将出台，对企业内部管理和内部审计工作将产生重要影响。笔者通过在企业内部审计工作实践中的体会，揭示了合同管理内部控制中存在的主要不足，分析其原因，并提出内部审计应有效实施各种类型的审计项目，在促进企业健全和完善合同管理内部控制方面发挥积极的作用。 关键词：合同管理 内部审计 内部控制 当前，世界经济形势日趋复杂，企业竞争日益激烈，各类风险也愈加增多，尤其是这次世界范围的金融危机以至经济危机，更是将风险的危害性后果充分地释放出来，对经济发展造成了严重的负面影响。为了应对经济形势的新要求，促进企业提高抵御和控制风险的能力，2008年国家五部委(财政部、证监会、审计署、银监会、保监会)联合发布了企业内部控制基本规范(以下简称内控规范)，同时各项企业内部控制指引(征求意见稿)也正在广泛征求意见，即将出台。可见，企业加强风险管理和内部控制工作已刻不容缓。 合同管理是企业风险管理的一项重要内容，也是企业依法维护自身合法权益的一个重要方面。合同管理作为规范企业经营行为，保护企业合法权益，促进企业改善经营的重要手段，已越来越被大家所重视。合同管理方面的内部控制也已成为企业内部控制体系中的重要内容之一。 岂今为止，国内学界还没有直接给企业合同管理下一个权威的定义。从实践角度来说，合同管理一般指的是合同当事人为实现单位的合同目的，根据本单位的具体情况，依据合同法等有关法律法规，在合同从准备，谈判、签署、生效、履行、变更，直到救济权利、解决纠纷的整个过程中所进行的一系列民商事法律行为的统称，简单的说，“合同管理”就是以“管理合同”行为为主的一系列行为。从企业实践角度来看，合同管理包括合同谈判、合同起草、合同审批、合同签约、合同文件、合同执行、合同结算、合同变更等环节或内容。其中，合同起草提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素，合同示范文本只允许起草人填空，不允许修改固定条款格式；合同文件是指管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将任意格式的电子版文档可以直接导入系统中；合同结算是解决企业的资金管理，为合同细化了何时应该结算账款，无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险；合同执行是指明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便合同调整进度及安排下一步的工作。可见，合同管理是一个系统。通过合同管理系统的应用和实施，可以为合同管理信息化和合同管理能力提升提供一个最佳的结合点，切实打造企业核心竞争力。 随着企业的不断发展，近年来笔者所在公司的建设和改造项目较多，每年对外签订的合同协议数量也逐年增加。为适应企业内部管理的需要，笔者所在的内部审计部门逐步推进开展了各种类型的审计项目，在推动企业健全和完善合同管理内部控制方面发挥了一定的作用。现就内部审计工作在促进企业建立健全企业合同管理内部控制中的作用谈一点粗浅的体会。 一、合同管理内部控制中存在的主要问题 (一)合同签订与审核控制的不足 1未经授权批准，对外签署合同协议 笔者所在的公司规定，对外签订合同协议必须由法定代表人或其授权的人签章，同时加盖公司合同专用章。但审计中发现，存在未经授权的下属单位领导自行对外签署合同协议的现象。有个别单位甚至已经习以为常，认为合同协议金额不大，问题也不大。 笔者曾经参加对公司下属的一家三级分公司负责人的离任经济责任审计，这家分公司属于安全保障型单位，几乎没有直接的经营收入，也没有固定资产投资决策权，生产运营所需固定资产的采购、基本建设及维修维护工程项目大多由上级公司签订合同并付款。但在审阅该单位的会计资料中发现，该单位的负责人未经授权对外签署了不少零星维修项目的合同协议，并且加盖的是该三级分公司的印章。尽管这些合同协议的金额都较小，到目前为止还没有发生过法律纠纷，但从严格意义上来说，这些都属于无效合同协议，一旦在执行过程中出现问题，产生纠纷，双方的权益都不能得到法律的有效保护，不仅会发生经济上的损失，而且对我们企业的信誉等方面都可能带来非常不利的影响。 2对合同签约对象的资质审查不严 在签订合同前，必须认真审查对方的履约能力。特别是各类工程项目都有其各自不同的施工要求，因此对合同签约对象，即施工单位，有一定的资质要求。但在实际操作过程中，还是存在个别工程合同缺少施工方的资质证明，或有的资质证明已过期等现象，严重危害到工程的安全和质量。 (二)合同履约控制的不足 1部分合同条款执行不严 合同一旦订立并生效，合同的当事人就应该全面地履行合同。但在实际工作中，往往存在部分合同条款没有被严格执行的情况。 如在工程施工过程中，有的施工单位事先未按照合同规定程序上报业主和设计单位，擅自改变设计进行施工，特别是地下管道工程，未按设计进行施工将会给工程的质量和今后的维修留下极大的隐患。部分工程还存在验收环节没有按照合同规定条款严格执行，验收手续不齐全的现象。另外，工程施工合同中明确规定不得转包，但仍存在擅自转包的现象。更常见的是，尽管合同一般都订有违约条款，但实际执行中即使发生违约现象，大多都没有按照有关条款严格执行。 2合同变更和终止较为随意 按照合法程序订立的合同，对合同各方都具有一定的法律拘束力，各方都负有全面履行合同的义务。当然，在履约的过程中，也可能由于各种原因造成合同当事人无法完全履行合同。在这种情况下，合同各方必须经过协商达成一致，并按照法定的程序，办理合法的合同变更或终止手续。但在审计工作中，还是会发现有些单位的既订合同没有得到全部履行或提前终止，也没有办理相关合法的合同变更或终止手续的现象。不利于维护合同履行的严肃性。同时，企业相关的合法权益也没有得到有效保障。 (三)合同文件管理的不足 通过审计，笔者还发现下属单位大多缺乏一套完善的合同文件管理规定，没有做到合同资料的统一规范管理，因此造成合同文件管理较分散，且合同清单和部分合同资料不齐全的现象。同时，合同管理台帐、合同清单的编制也不规范，内容不完整，信息更新不及时，不利于对各项合同的持续监督和控制。 二、产生的主要原因 笔者认为，合同管理存在上述不足的主要原因有： 一是，合同管理内部控制的意识不强。合同管理中存在诸些不足，并且有些问题还具有一定的普遍性，可见相关管理层没有引起足够的重视，有的甚至以“惯例”为借口，忽视了这些问题的危害性，认为反正没“出事”，问题也不大，内部控制的意识较为薄弱。 二是，合同管理的内部控制制度不够健全，修订也不及时。公司目前尚未建立严格的合同履行结果验收制度、合同资料管理规定等制度，对合同履约过程、合同资料管理等方面的控制力度不够。同时，作为公司合同管理的基本制度-合同管理办法是2001年制订实施的，仅在2002年做过一次修订，其部分内容已不适应当前合同管理的要求。 三是，合同管理的内控制度执行不严格。尽管有些单位的合同管理和控制制度的制定较规范，但在实际工作中往往将其束之高阁，对于既有的合同管理制度没有认真执行。内部控制制度只有得到了切实地执行，才能取得良好的控制效果，防患于未然，真正有效控制风险。 四是，对合同管理情况的考核力度不够。目前，公司每年对下属各单位进行年度安全工作和经营管理工作的考核，建立了一套安全和经济指标考核体系，但其中对合同管理工作缺少相应明确的考核要求。 三、发挥内审作用，促进完善合同管理内部控制 内部审计本身就是企业内部控制体系的一个重要的组成部分，作为内部审计人员，我们可以通过科学实施各种类型的审计，积极促进企业合同管理内部控制水平的提高。 1通过经济责任审计，提高内控自觉性和能力 随着经济责任审计工作的不断推进，大家对它的关注度也越来越高。对一个企业来说，每一位企业负责人的任期，在该企业的发展历程中只是一个阶段，与这个阶段的经营效益相比，负责人在强化风险管理和内部控制上所做的贡献往往对企业长期发展的意义更大。同时，对企业负责人的离任经济责任审计，对其继任者也有着提示和预防的作用，对其今后的经营管理有着积极的借鉴意义。因此，经济责任审计应抓住目前合同管理中的难点和弱点，注重对内部控制制度建立健全及执行情况的分析评价，突出经济责任审计的预警作用，有效增强各级管理层的内控意识，提高风险管理能力，积极推动企业内部控制建设，促进企业的持续健康成长。 2开展专项审计，强化合同管理控制 针对合同量较大的下属单位，内部审计部门可以组织实施合同管理方面的专项审计，对现有的合同管理状况进行有针对性的检查和监督，发现不足，提示风险。 首先，要帮助企业健全合同管理的内部控制制度，构建合同订立及实施的保证体系，使工程项目的全部合同事件都处于控制之中，保证合同目标的实现。合同订立及实施的保证体系包括合同审核制度、合同管理工作程序、合同资料文档系统、施工过程中严格的检查验收制度、报告和行文制度等。通过专项审计，对被审计单位既有的合同管理内部控制制度进行审查，绘制流程图，并抽取部分合同进行再执行检查，可以发现现有合同管理内控制度中不健全，已过时，或未执行的情况，提醒管理当局及时制订或修订相关制度。 其次，选择重点项目，开展合同实施后评估工作。对合同签订情况、合同执行情况、合同管理情况进行检查和评价，甚至可以对合同条款进行分析，并提出分析评价报告。 当然，我们也关注到内部审计的作用不仅在于通过检查和监督来揭示问题，评价企业各部门履行职责情况的好坏，更重要的是如何解决问题，弥补控制中的漏洞，帮助企业营造良好的控制环境，成为企业内部控制过程设计的顾问、风险评估师和咨询专家。因此，在审计监督、评价的基础上，内审人员要注重与被审计单位的沟通与交流，提供内部控制规范等方面的专业咨询服务，并结合企业实际，共同探讨解决方案。通过提供咨询服务，提出建设性的意见和建议，充分发挥内部审计监督与服务的功能，帮助企业完善合同管理制度，规范合同管理工作，强化合同管理内部控制。 3、督促整改落实，完善考核内容 为了检查审计预期的目标是否实现，督促被审计单位对审计发现的问题及时采取有效的整改措施，切实发挥内部审计在企业合同管理内部控制中的作用，内审部门要加强后续审计，对审计结果执行情况进行后续的跟踪检查。通过后续审计，还可以帮助内审人员深入了解审计意见和建议是否切实可行，执行中又产生了那些问题需要修正等情况，有助于内部审计和合同管理控制等方面质量的持续改进。 同时，积极建议将审计结果执行情况，合同管理内控制度的建立和执行情况纳入企业考核指标体系，与各级管理者的经营业绩直接挂钩，激发其努力提高合同管理水平的积极性，促进各级管理者强化风险意识、内控意识、责任意识，促使合同管理内部控制真正成为企业员工的自觉意识和行为规范，让内部控制的功能得到充分有效地发挥。