董事长秘书岗位操作手册.doc

董事长秘书岗位操作手册
版本号：1.0
职位名称
董事长秘书
职位编号

所在部门
董事长办公室
薪资等级

本岗位在
组织中位置

董事长
董事长办公室

职位角色：
为董事长提供优质高效的秘书服务
职责与工作任务：
职
责
一
职责表述：负责安排董事长日程，适时提醒。
工作
任务
根据轻重缓急，安排董事长的日程，记入日程安排表。
每周一上班前将本周已确定的日程安排置于董事长办公桌上，适时提醒董事长参加会议、约见客人、处理事务。
及时将新增事项记入日程安排表，适时提醒。
职
责
二
职责表述：负责董事长出差行程的安排
工作
任务
根据董事长的出差行程，预订机票。
与接待单位相关人员联络安排董事长的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。
准备出差需携带的文件、资料。
职
责
三
职责表述：负责来客来访人员的接待和安排
工作
任务
热情礼貌地接待来访客人
根据董事长指示，与餐厅配合提供餐饮安排并跟进宴请过程；或根据董事长要求预订外部餐厅
根据情况对来访客人进行分流，减轻董事长的压力。
职
责
四
职责表述：高效、礼貌处理来电
工作
任务
使用专业术语礼貌接听来电。
快捷高效对电话进行预处理，当董事长不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告。
对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。
职
责
五
职责表述：文书写作
工作
任务
掌握文书写作要领，高质量、高效率完成董事长各类通知、讲话稿、报告、信函等文件的起草、发布和管理。
职
责
六
职责表述：文件、资料的流转及流转中的保密工作
工作
任务
根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时交予董事长批阅。
根据董事长的批示，对需要继续流转的文件及时传递。
对处理完毕的文件及时存档。
对董事长的批示的文件正本传递给相关人员，复印件存档。
在文件流转过程中做好保密工作。
职
责
七
职责表述：沟通传递工作
工作
任务
做好董事长与各部门的信息沟通、传递工作。
协调高层事务，发挥桥梁纽带的作用。
职
责
八
职责表述：督查催办工作
工作
任务
根据董事长书面批示，根据时限及时做好督查催办工作。
对董事长的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。
职
责
九
职责表述：会议管理
工作
任务
负责公司管理会议的组织，公司大型会议、活动的筹办。
对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作，处理会议期间的各种突发事件，完成会议纪要。
职
责
十
职责表述：外部工作关系
工作
任务
辅助董事长维护良好的外部客户关系，节假日客情关系维护。
协助公司相关部门做好董事长重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。
职
责
十一
职责表述：负责董事长个人档案的收集、整理、归档工作
工作
任务
及时更新董事长个人档案资料，对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。
职
责
十二
职责表述：董事长办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全
工作
任务
每日负责董事长办公室的通风换气，茶盅、烟灰缸等物品清洗，维护喷水池、假山、照明设备、电视、鱼缸的运作，保持办公室的整洁、美观，检查角落、天花板等处卫生状况，监督保洁员的清洁整理工作，保证办公设施的正常运行。
负责办公室陈列物品、装饰物完好无损；
负责办公室文件资料的安全保密工作。
职
责
十三
职责表述： 协助董事长处理费用报销

工作
任务
根据董事长提供的消费发票，统计并向财务部门报销。
职
责
十四
职责表述： 处理好董事长交办的其他事宜

工作
任务
根据董事长交办的事件，及时处理好并汇报情况。
权力：1、董事长室使用的管理权；
2、董事长授权范围内的执行权。
工作报表
及记录文档
日程安排表、周日程安排表、电话记录、文件流转跟踪表、重要交办事项跟踪表
职务
代理人

工作协作关系：
内部协调关系
协调公司各级管理层之间的信息传递、沟通交流。
外部协调关系
政府机关、企事业单位、协会团体等各部门的关系沟通与维护。
任职资格：
教育背景
大学本科以上
专业
不限(最好文、理科并重)
知识
具有全面和扎实的基础知识，精通秘书学知识，了解行业知识。
经验
2年以上大型企业秘书工作经验
培训经历
职业秘书培训，企业管理相关课程的培训
技能技巧
熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力，较强的承受工作压力的能力。保持良好心境的能力。
工作环境
办公室
时间特征
正常工作时间，随时处于工作状态
本人签字

部门负责人

人力资源部
审 核

批 准

备注：