董事长秘书岗位操作手册.doc

董事长秘书岗位操作手册版本号：1.0职位名称董事长秘书职位编号所在部门董事长办公室薪资等级本岗位在组织中位置董事长董事长办公室职位角色：为董事长提供优质高效的秘书服务职责与工作任务：职责一职责表述：负责安排董事长日程，适时提醒。工作任务根据轻重缓急，安排董事长的日程，记入日程安排表。每周一上班前将本周已确定的日程安排置于董事长办公桌上，适时提醒董事长参加会议、约见客人、处理事务。及时将新增事项记入日程安排表，适时提醒。职责二职责表述：负责董事长出差行程的安排 工作任务根据董事长的出差行程，预订机票。与接待单位相关人员联络安排董事长的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。准备出差需携带的文件、资料。职责三职责表述：负责来客来访人员的接待和安排工作任务热情礼貌地接待来访客人根据董事长指示，与餐厅配合提供餐饮安排并跟进宴请过程；或根据董事长要求预订外部餐厅根据情况对来访客人进行分流，减轻董事长的压力。职责四职责表述：高效、礼貌处理来电工作任务使用专业术语礼貌接听来电。快捷高效对电话进行预处理，当董事长不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告。对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。职责五职责表述：文书写作工作任务掌握文书写作要领，高质量、高效率完成董事长各类通知、讲话稿、报告、信函等文件的起草、发布和管理。职责六职责表述：文件、资料的流转及流转中的保密工作工作任务根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时交予董事长批阅。根据董事长的批示，对需要继续流转的文件及时传递。对处理完毕的文件及时存档。对董事长的批示的文件正本传递给相关人员，复印件存档。在文件流转过程中做好保密工作。职责七职责表述：沟通传递工作工作任务做好董事长与各部门的信息沟通、传递工作。协调高层事务，发挥桥梁纽带的作用。职责八职责表述：督查催办工作工作任务根据董事长书面批示，根据时限及时做好督查催办工作。对董事长的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。职责九职责表述：会议管理工作任务负责公司管理会议的组织，公司大型会议、活动的筹办。对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作，处理会议期间的各种突发事件，完成会议纪要。职责十职责表述：外部工作关系工作任务辅助董事长维护良好的外部客户关系，节假日客情关系维护。协助公司相关部门做好董事长重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。职责十一职责表述：负责董事长个人档案的收集、整理、归档工作工作任务及时更新董事长个人档案资料，对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。职责十二职责表述：董事长办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全工作任务每日负责董事长办公室的通风换气，茶盅、烟灰缸等物品清洗，维护喷水池、假山、照明设备、电视、鱼缸的运作，保持办公室的整洁、美观，检查角落、天花板等处卫生状况，监督保洁员的清洁整理工作，保证办公设施的正常运行。负责办公室陈列物品、装饰物完好无损；负责办公室文件资料的安全保密工作。职责十三职责表述： 协助董事长处理费用报销工作任务根据董事长提供的消费发票，统计并向财务部门报销。职责十四职责表述： 处理好董事长交办的其他事宜工作任务根据董事长交办的事件，及时处理好并汇报情况。权力：1、董事长室使用的管理权； 2、董事长授权范围内的执行权。工作报表及记录文档日程安排表、周日程安排表、电话记录、文件流转跟踪表、重要交办事项跟踪表职务代理人工作协作关系：内部协调关系协调公司各级管理层之间的信息传递、沟通交流。外部协调关系政府机关、企事业单位、协会团体等各部门的关系沟通与维护。任职资格：教育背景大学本科以上专业不限(最好文、理科并重)知识具有全面和扎实的基础知识，精通秘书学知识，了解行业知识。经验2年以上大型企业秘书工作经验培训经历职业秘书培训，企业管理相关课程的培训技能技巧熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力，较强的承受工作压力的能力。保持良好心境的能力。工作环境办公室时间特征正常工作时间，随时处于工作状态本人签字部门负责人人力资源部审 核批 准备注：