员工费用报销流程.doc

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员工费用报销流程说明
一、 流程名称：员工费用报销流程
二、 流程说明：用于员工每月报销差旅、办公等费用
三、 表单规格：
费用报销单（**公司）
单据号
报销部门：（报销人） 年 月 日（自动填 ） 单据及附件共 （报销人） 页
类型
用途说明
金额（元）
菜单
（报销人）
（报销人）
菜单
（报销人）
（报销人）
菜单
（报销人）
（报销人）
菜单
（报销人）
（报销人）
合 计
（自动）
金额大写（自动）： 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分
原借款：（报销人） 元
应退：（自动）元
备注：（报销人）（可填字符1000字）
意见：
菜单：可自己维护
报 销 人 （自动，但可手工改）部门主管 （自动） 费控部门 （自动） 财务经理 （自动）
授 权 人 （自动） 财务总监 （自动） 总 经 理（自动） 记账会计（自动）
领款人：
表单样式二：
差旅费报销单(**公司)
单据号
报销部门：（报销人） 年 月 日（自动） 共贴附单据（报销人）张
出差人
（报销人）
职别
（报销人）
出差事由
（报销人）
出差日期自 年 月 日起至 年 月 日止（报销人）
共 （报销人） 日
日期
地点
费用类型
金额
起始日
结束日
起点
终点
报销人
报销人
报销人
报销人
菜单
报销人
报销人
报销人
报销人
报销人
菜单
报销人
报销人
报销人
报销人
报销人
菜单
报销人
报销人
报销人
报销人
报销人
菜单
报销人
总计金额（大写）自动 万 仟 佰 拾 元 角 分
预支 报销人 元
应退：（自动）元
补助 自动 元
备注
1000字内
意见

菜单：机票费，车船费，市内交通费，住宿费，出差补助，住宿节约补助，其他
报 销 人 （自动，但可手工改）部门主管 （自动） 费控部门 （自动） 财务经理 （自动）
授 权 人 （自动） 财务总监 （自动） 总 经 理（自动） 记账会计（自动）
领款人：
四、流程图

五、流程操作及要求
Ø 报销人根据报销类别填写电子表单信息，系统自动产生单据号，且单据号唯一，有一定的编码规则（编码规则公司码*年月*流水码）。
Ø 电子表单原始信息填制要求充分详尽，需在备注提供能够让审（核）批人清楚了解费用发生原由及构成状况。具体的规定可在电子流程逐步完善后再出相关规定，例如餐饮费需在备注里面说明人员，时间，地点。的士费需报明办事原因，往来地点，时间。
Ø 若备注中无法说清，可插入相应的附件，并在备注中提示。
Ø 若报销人填制信息不清楚，则审核（批）人有权否决，由此导致的损失由报销人自行承担。
Ø 电子单据填写完毕后，传送到业务领导（可能有多个层级），由其审核（批）业务是否真实、合理、合规，并承担因审核不到位带来的损失的责任。
Ø 费控部门（未来可能的预算管理人员）审核业务是否超出控制范围及有关的规定。
Ø 财务负责人主要审核其业务发生是否符合相关的财务规定。
Ø 授权人依据其授权的权限审批相关业务，若超过审批权限则授权人审核，由总经理审批。
Ø 授权人或总经理审批完毕后电子单据传送到会计，同时系统自动提示通知报销人前来交付相应的附件及票据。
Ø 报销人需将相应票据、合同或者报告按规定粘附在发票粘贴纸张上面；同时还需要在发票粘贴单上左上角注明对应的已经审批通过的电子费用报销单单据号。
Ø 会计需核对电子单据和相应的附件单据。主要核对票据是否合规，金额是否相符。
Ø 如果符合要求，会计打印系统的审批单据（前三个月打印，打印内容可选择，系统成熟稳定后不用打印），并将附件票据等粘贴其后，制作相应凭证。
Ø 如果不符合要求，处理：1）退实物单重审电子单，通知报销人；2）不需重申电子单，实物单须完善，通知报销人前来领单。
Ø 会计将相应的实物凭证给出纳，电子单据也同样传送到出纳。
Ø 出纳根据情况选择决定是银行转账，还是现金领款。现金领款，系统发出付款通知，报销人根据通知前来领款，领完款后出纳销电子单。银行转账，完毕后出纳销电子单；系统通知报销人查收，出纳需将相应的银行回执单粘贴在签收处。

Ø 只有审核（批）通过的单据才能进入下级审核（批）等处理。而电子表单一旦审核（批）通过则进入下次审核（批）环节，则表单信息基本信息及原先审核过的信息，附件信息不能修改。若因种种原因未能通过审核（批）的单据，最终全部返回到报销人处，报销人可对单据作废处理，或者重新填制处理。
Ø 报销人、审核（批）名字自动生成，不会因代码与名称对应关系（人员离职代码给其他人用）改变而改变原单据的人名字。（人员名字可根据采用扫描的个性化名字嵌入？）
Ø 审核（批）人只需要在相应的位置按（同意）、（返回处理）按钮；若同意，系统自动填写审核（批）人名字；返回按钮，可返回到指定级审核（批）人，默认为申请人，保留原先审核（批）的意见。
Ø 意见的填写：在审核（批）人意见为“是”的情况下，审核（批）人需要在意见栏填写相应意见，审核（批）人名字自动加在意见后面。返回意见则自动弹出意见对话框，由审核（批）人填写，也可不填意见，直接保存。审核（批）人只能修改自己所填写的意见，但进入下一环节后则不能更改。
Ø 合计金额和大写金额由系统自动生成。费控部门为各个公司费用控制管理人，将来有可能为预算控制管理岗。报销人可以看到自己单据已经审核（批）到哪个层级。
Ø 条件1、2目前暂设为5000，500元。
Ø 远期增加系统费用控制功能。

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