环保档案管理制度.doc

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环保档案管理制度

一、目的
为加强本公司环保档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司环境体系服务，特制定本制度。
二、适用范围
适用于公司所有与环保相关的资料，包括重要的会议材料，建设项目环境影响报告表和“三同时” 资料，环保设备维护记录，公司“三废”和噪声的检测报告，与第三方的签订的协议以及法律法规等外来文件等。
三、职责
3.1、环保科负责建设项目环境影响报告和“三同时”的报批、整理以及公司环境保护方面的资料的收集、登记、保管；
3.2、制造部负责及时提交《危险固废出入登记表》和环保设备维护记录；
3.3、行政部负责提供外部相关方提供的外来文件；
3.4、总务科负责生活垃圾处理协议和处理记录；
四、归档要求
4.1各相关部门归档要求
制造部、行政科、总务科等相关部门在处理好环保相关事项后，需按照以下几点要求对档案进行整理，整理完毕一周内提交给环保科进行统一管理：
4.1.1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
4.1.2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
4.1.3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别存放在一起，不得分开，文电应合一归档。
4.2环保科档案管理
4.2.1、不同年度的文件一般不得放在一起存档；跨年度的总结放在针对的最后一年存档；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
4.2.2、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
4.2.3、档案文件统一用文档盒进行存放，文档盒标签需按照公司的“文档盒标签”要求进行编辑打印，文档盒按照年度、内容进行排放。
五、档案的借用
5.1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，保密文档需部门总监批准才可借阅。
5.2、档案借阅的最长期限为两周，对借出档案，环保科人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应报告报环保科科长处理。
5.3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
5.4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5.5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
5.6、不准转借，必须专人专用。
5.7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知环保科人员另行办理续借手续。
六、发放范围
文本文件发放至环保科、制造部、行政科、总务科，电子档文本以只读方式在OA系统上共享。