3时间管理-二八原则.ppt

1浅谈八二法则 与 时间管理2Agenda我我没没有有时间时间为何需要时间管理?八二法则与艾森豪威尔法则及时间配置矩阵时间管理的问题有效管理时间的四大关键时间管理案例:如果没有 E-Mail 该有多闲 设定SMART的目标附录 传奇人物王品集团的戴胜益3我没有时间?成功与否不是能力问题，而在意愿是否坚定没有时间只是借口，没有意愿意愿才是失败的主因!时间可以造就人格，可以成就事业，也可以储积功德-证严法师其实只要20%的时间就可以完成80%的事情4为何需要时间管理?为何你我都不满意现状,但是却安于现状?1.无奈 2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的当你开始不满于现状时,表示你很想改变(change)但是要用对“新的思考方式”。正确分配时间正确分配时间i.e.,i.e.,时间管理时间管理5什什么么是是时时间间管管理理？一、时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效一、时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做什么事情不应该做。二、时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。二、时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是时间管理最重要的功能是透过事先的规划，透过事先的规划，做为一种提醒与指引。做为一种提醒与指引。6八二八二法则-by 经济学家帕累托 (Pareto)80%vs.20%(or 90%vs.10%)意大利经济学家 Vilfredo Pareto(Vilfredo Pareto(帕累托帕累托)发现八二法则，他确认意大利国家 80%的土地(财富)由 20%的人口所拥有!国家80%的人口被20%的人统治。80%的人输给20%的人 (赌博)。企业企业80%80%的利润来自的利润来自20%20%的客户的客户!80%的人只使用软件20%的功能。(Word,PPT,)通常我们80%的时间花在解决20%的问题。什什么么是是八八二二法法则则？780%的人的人20%的人的人穷人富人掌握世上20的财富掌握世上80的财富用脖子以下赚钱用脖子以上赚钱卖时间买时间知识就是力量行动才有结果我要是有钱我就怎么样怎么样做我要是怎么样怎么样做我就有钱爱瞎想有目标早上才想今天干吗计划未来不愿做简单的事重复做简单的事今天的事明天做明天的事今天做不可能办到如何能办到受失败人的影响受成功人的影响不愿改变环境与成功人为伍改变别人改变自己马特莱法则马特莱法则 880/20原理用在生活 示意图80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物9 1 st 急2 nd重4 th缓请排出正确的行事优先级1 1?4 4?时间管理矩阵时间管理矩阵低低高高紧急度紧急度高高低低重要性重要性 要把时间用在对的地方要把时间用在对的地方 !10艾森豪威尔法则 美国艾森豪威尔将军指出，人们的精力，往人们的精力，往往被紧急但较不重要的事情所占用往被紧急但较不重要的事情所占用，而并未完全或尽可能的将时间与精力用在重要的事。n艾森豪威尔法则的启示：留多一点时留多一点时间给重要的事情间给重要的事情。?1 13紧急紧急 4重要重要不紧急不紧急不重要不重要45%45%35%35%5%5%15%15%But How?说的容易.降低右表中3和4的时间!错误的时间分配错误的时间分配11紧急的事不紧急的事重要的事1 st 急急2 nd重重不重要的事3 rd轻轻4 th缓缓正确的行事优先级与时间分配时间管理矩阵时间管理矩阵35%35%50%50%12%12%3%3%留多一点时间给重要的事情留多一点时间给重要的事情12主管主管明智的时间配置11.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属,这叫“灌能”13紧急的事紧急的事不紧急的事重要的事重要的事设备故障或生产停摆员工产生肢体冲突有期限的任务突然停电顾客抱怨计划的研讨公关的促进技能的提升问题的调查误会的澄清不重要的事有些会议的出席有些不速之客到访有些临时的邀约有些无谓的请托有些无聊的电话有些交际应酬有些文件的处理处理属下的工作个人嗜好的沉迷无关紧要的信件各类轻重缓急事情范例14时间管理不是什么?时间本身不是问题，因为每个人每天所拥有的时间都是一样多。时间是无法累积与增值的资源。所以时间管理的问题本身不在于时间，而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。15时间管理是什么?时间管理就是自我管理自我管理。自我管理即是改变习惯，以令自己更富绩效，更富效能。n把事情很快地做完，叫做效率效率。n把事情很快又很对地做完，叫做效能效能。nDo the thing right!Do the right thing!时间管理就是要学会如何运用时间。时间管理就是事前的规划事前的规划与长期的计划长期的计划。16你你的的时时间间管管理理出出了了什什么么问问题题？一、无法管理外在的要求一、无法管理外在的要求主管最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。担任主管的责任之一就是集合多人的努力，共同完成一份工作。换句话说，主管的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是主管工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间，当有人临时找你需要讨论事情时，可以请他在你有空的时间再来。1/3缺乏说缺乏说 “不不”的勇气的勇气。17你你的的时时间间管管理理出出了了什什么么问问题题？二、做事没有方法二、做事没有方法我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有许多方法，重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？2/3 尽快完成最关键的部份,让事情看起来像做完 80%一般。18你你的的时时间间管管理理出出了了什什么么问问题题？三、过度沟通而没有想法三、过度沟通而没有想法如果真要开会，要避免毫无结果的讨论。当我们遇到问题时，第一个想到的是找人开会，希望多一点人一起商量讨论。但是会议的核心目的在于做出决策，而非讨论。主管应该事先分析问题的可能原因、可能的解决方法，然后在会议上提出来让大家讨论，听听其他人有什么想法。这样可以让你原先的思考更为完整，而且可以当下做出决策，开完会后所有就能立即开始工作。3/319有效管理时间的四大关键从自我可掌控的部份开始从自我可掌控的部份开始理清理清不同性质的工作不同性质的工作排定排定ABCDEABCDE优先级优先级留点时间给自己留点时间给自己20有有效效管管理理时时间间的的四四大大关关键键一、从自我可掌控的部份开始一、从自我可掌控的部份开始主管在进行时间管理时，可以从自己可能掌握的部份开始，包括与下属的互动时间、和完全属于自己的时间。最直接的方法，就是有效管理与属下之间互动的方式。让属下遇到问题时，能够提出建议并采取双方都同意的做法或是主动采取行动并向上报告。1/421有有效效管管理理时时间间的的四四大大关关键键二、二、理清理清不同性质的工作不同性质的工作根据美国密歇根大学心理学和神经学科学家最新研究发现，人的大脑在持续不间断处理一件事情时，才能发挥最佳功能。因此，最佳的工作方式就是将性质类似的工作集中在同一时段完成。你可以将工作分成两大部份：需要高度专注力的工作，如撰写报告、拟定计划等。相对而言不需要太多专注力的工作，像是开会、处理文书作业、电话联系等。2/422有有效效管管理理时时间间的的四四大大关关键键三、排定优先级三、排定优先级可以采取 ABCDEABCDE 模式：A级工作：非常重要且紧迫、必须立刻完成。B级工作：很重要，但有较多缓冲的时间。C级工作：可以做的事，但是没有很重要，要不 要做也没有太大的影响。委派（Delegate）紧急但不重要工作：将紧急但不重要的工作分派给适当的人执行。删除（Eliminate）没有时间做的工作：如果排不上时间，又找不到人立刻处理，就直接删除。3/423有有效效管管理理时时间间的的四四大大关关键键四、留点时间给自己四、留点时间给自己记住!你无法做一切的事情你无法做一切的事情，要学习何时该说不学习何时该说不。尽管工作再忙，都应该留给自己一点留给自己一点时间时间，在不受打扰的状况下，专心的专心的思考思考一些问题。4/4主管不仅是做事的人，更要成为思考者思考者，主管工作很重要的一部份就是策略的规划，像是团队未来的发展或是新市场的开发等。24预留 Buffer(缓冲区)并不是每件事情都那么的急。如果我们每件事情都要实时地处理掉，相信我们会变得神经兮兮的。所以应该要有一个地方，缓冲区，让我们放一些比较不必马上处理掉的事情，但是时间到时又要能提醒我们。25学会拒绝拒绝要求四部曲n倾听、提出理由、提供变通(alternative)建议、回绝要求。拒绝部属n鼓励部属指出冲突所在，并提出变通办法；必要时支持部属拒绝不合理的要求。拒绝老板n提醒他你目前处理中的工作，并请他协助决定新工作的优先次序。26如果没有 E-Mail 该有多闲 1.你一天花多少时间在看 Email?2.你进 Email 会不会看广告信?3.你看Email 的时间是连续的,还是片断的?4.你的Email 有没有做分类?5.你回信时是边看边回,还是分类后集中回信?6.你进 Email 信箱,是先看信还是先发信?葛洛夫:你的时间是不是被 Email 切成零零碎碎的片段?其实你应该集中处理它!Andrew S.Grove（安德鲁葛洛夫）为Intel主要创始人27如何提高 Email 的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作。(或设定自动分类)除了真正急件以外，集中时段回信。养成习惯，一天只在三个时段看 Email,例如:时段信箱回信备注08:30公事V13:00公事X急件才回急件才回17:20公事V21:45私人V28今天今天必必须须做的事做的事今天今天应该应该做的事做的事今天今天可以做的事可以做的事 今日三件事今日三件事29设定SMART的目标目标设定要 SMART nSpecific 要明确nMeasurable 要可量测nAttainable/Achievable 要可达成nRealistic/Relevant 要务实/要切题nTime bound 要有时限Acronym 头字语时间管理时间管理 就是 要有好的规划要有好的规划。30养成良好的工作习惯行动才是企划的开始。用兵贵在速战速决，时机稍纵即逝。可以早上做完的事，决不拖到下午完成。可以一天做完的事，决不分成两天完成。养成做备忘录与思考思考的习惯。n开始工作之前，如果能花费花费1515分钟分钟仔细思考你要做些什么，就能节省四小时节省四小时的时间浪费。将性质类似的工作集中在同一时段完成。n需要高度专注力的 vs.不需要太多专注力的每天至少完成一件事情，特别是在工作情绪低潮时。31记住-拖延必须付出代价一直不去看牙医-牙疼会愈来愈厉害，甚至需拔牙或做根管治疗。延误机械修理-故障后花费更大。迟迟运动计划-容易缩短生命。延迟答复询问-将失掉顾问一职。拖延开发新产品-将被对手超越。延误重要的事情-将丧失丰富的人生。32如何处理情绪低潮每天至少完成一件事情。n完成事情的定义:完整的+相关的+善后的+记录的文件n通常完成一件完整事情就会有力气再做第二件事情不要因为花了时间去度假而觉得内疚，度假使你心情愉快所以会让你更能有效的工作。莫非定律(Murphy s Law)nIf anything can go wrong,it will.n会出错的事终归要出错 n不要杞人忧天!33开始工作之前，如果能花费花费1515分钟分钟仔细思考你要做些什么，就能节省四小时节省四小时的时间浪费。时间管理是一种工作习惯的养成，它就是生活的一部份，而非是额外的工作。当你有了良好的工作习惯，对你自己、对周遭的人都是好事一桩。Summary先做不想做但必须做的事。34好心情才有好效率王品集团老板戴胜益月休15天，理由是不让忙碌工作失去生活乐趣。他清楚知道如何分配工作与休闲时间，如果把自己弄得很忙，就无法思考公司的未来和大方向。己经遍览全球八十多个国家的戴胜益说，他不但增加自己的国际观，也强制主管必须休假，因为忙碌疲备，会降低服务质量。注:戴胜益为三胜制帽(扁帽工厂)老板戴胜通的弟弟35认识王品戴胜益1993年创立王品集团，至2006年王品集团旗下已拥有7个餐饮品牌、59家分店。2007年营收更超过新台币40亿，各品牌分店数突破100家大关。王品台塑牛排的主力产品是中国口味的精致牛排餐；西堤牛排标榜新都会时尚西式精致套餐；美国PorterHouse为牛排西餐；陶板屋要求和风创作料理；原烧为现代日式风格烧肉店；聚为北海道昆布锅北海道昆布锅套餐；Ikki卖的是怀石创作料理怀石创作料理；夏慕尼则为新新香榭铁板烧香榭铁板烧套餐。2003年7月正式进军大陆市场。36戴胜益创立王品的因缘际会在39岁从扁帽工厂的副总出走，开了BB乐园大赚后乱投资又赔光光.某次机会中品尝到台塑牛排，戴胜益发现，有些人像王永庆，并不喜欢吃带血且半生不熟的牛排。而台塑三娘自行改良过的中式全熟牛排，获得许多老板和消费者喜爱，也就是在这种因缘际会下，让戴胜益从中得到创业灵感单一产品也能成为商机。37重赏之下必有勇夫重赏之下必有勇夫王品集团戴胜益的海豚领导学王品集团戴胜益的海豚领导学舍得给舍得给 是他对待员工的方式。给得起给得起 也让他吸引了许多优秀人才跳到这个愈来愈大、愈来愈深的池子里。当个餐厅店长当个餐厅店长也能年薪千万？也能年薪千万？上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有计算？上菜的鞠躬幅度、微笑程度都有计算？这不是天方夜谭，这不是天方夜谭，而是戴胜益十几年来的餐饮魔术。而是戴胜益十几年来的餐饮魔术。3819921992年，王品集团董事长戴胜益因投资失败后跑去香港海洋年，王品集团董事长戴胜益因投资失败后跑去香港海洋公园剧场高高的看台上，凝神欣赏海豚跳火圈特技表演，公园剧场高高的看台上，凝神欣赏海豚跳火圈特技表演，看着几只海豚一次又一次跳跃过燃烧中的火圈，现场的观众看着几只海豚一次又一次跳跃过燃烧中的火圈，现场的观众发出赞叹的惊呼，发出赞叹的惊呼，每次海豚跳过火圈，驯兽师立刻喂给海豚一条鱼做为奖励。每次海豚跳过火圈，驯兽师立刻喂给海豚一条鱼做为奖励。海豚领导学海豚领导学?驯兽师的立即奖励，是海豚愿意驯兽师的立即奖励，是海豚愿意往火圈里跳的最大诱因。往火圈里跳的最大诱因。这是这是鱼性鱼性，人性人性也一样！也一样！这是戴胜益从海豚跳火圈领悟到的这是戴胜益从海豚跳火圈领悟到的实时奖励、立即分享道理。实时奖励、立即分享道理。39谢谢捧场谢谢捧场