干部人事档案管理工作的“三化”研究.pdf

文博档案236 干部人事档案管理工作的“三化”研究干部人事档案的“三化”及其内在关系西汉淮南王刘安曾在淮南子兵略训中提出著名的知人善用论，即只有认识了解一个人的品德和才能，才能最合理地用人，发挥人的最大价值与优势。毫无疑问，档案是“知人”的重要前提与基础，即使是素未谋面，也可以从档案中了解个人情况，节约人事管理工作时间，提升工作效率。各级党委（党组）和组织人事等相关部门在开展党建、日常人事管理、人才服务等工作中，审核和利用干部人事档案是必要环节。档案反映着个人在思想政治方面的觉悟水平，在学习与工作中的实际表现与所获成绩，在生活中的道德品行和为人处世，以及个人的优点及不足之处等，能够较为全面地反映个人的真实情况。因此，只有做好干部人事档案管理工作，才能为单位人才的选拔任用、管理监督及评级鉴定等工作的顺利开展打下坚实基础。2018年11月，中共中央办公厅印发干部人事档案工作相关条例的通知，条例强调要着力健全完善干部人事档案管理体制和工作制度，精化、细化干部人事档案工作标准，创新管理方式，全面提升干部人事档案管理工作的质量，持续推进干部人事档案工作“制度化”“规范化”“科学化”。由此可以看出，“三化”是条例对于干部人事档案工作要求的高度凝练与总结，具有不可动摇的统领地位。干部人事档案管理工作的“制度化”“规范化”“科学化”三者相辅相成、缺一不可，它们各自都承担着重要的使命，三者所涉及的范围也略有不同。其中，“制度化”托娅（内蒙古自治区社会信用管理中心内蒙古呼和浩特010000）摘要：干部人事档案管理工作的“三化”主要指的是“制度化”“规范化”及“科学化”，干部人事档案的管理工作是人才选拔与任用的重要前提和基础，决定着队伍的管理水平与持续发展，具有不可忽视的作用与意义，因此本文将从干部人事档案管理工作的“三化”作为突破口，首先分析其基本内涵及三者内在逻辑；其次结合目前常见的档案管理工作中存在的共性问题，从理论层面总结“三化”的必要性及意义；最后对干部人事档案管理工作的“三化”建设提出具有可行性的对策。关键词：干部人事档案管理；制度化；规范化；科学化一般是由党和国家机关制定并形成书面形式的、具有相关法律效力的执行条例和各项规章制度，侧重于干部人事档案工作制度的确立，包括具体组织机构的设立、档案工作实施的相关措施与要求、档案部门人员岗位职责及相关工作安排等。干部人事档案工作的“制度化”并非循规蹈矩的死板规定，而是根据实际情况，既有全国统一制定颁布的普遍适用的规章制度，也有各地区各部门因地制宜、灵活制定的政策与规定。这些制度中，既有宏观角度具有统领意义的综合性规章制度，也有微观角度具有针对性的灵活规章制度。“制度化”是干部人事档案管理工作中的定海神针，所谓无规矩则不成方圆，在“三化”中，“制度化”就相当于“立规矩”，让档案管理工作更加规范科学，有据可循。干部人事档案管理工作的“制度化”是“规范化”“科学化”的制度支持与政治保障。“规范化”也可以称作“标准化”，更侧重于干部人事档案工作标准的制订，强调依照规章制度进行贯彻执行，在收集、审核、整理、保管、检索、编研和利用等工作流程中，贯彻落实相关规定的要求，以求达到规范化。干部人事档案管理工作“规范化”的核心在于建立规范性工作体系，制定统一、标准、规范的工作流程，要时刻体现出对于相关规章制度的遵守与落实。只有做到“规范化”，才能更好地体现“制度化”“规范化”是对“制度化”的落实。干部人事档案管理工作的“规范化”是“制度化”“科学化”的重要任务和内在要求。“科学化”侧重于干部人事档案工作方式、规范和制度的科学性基础构建，主要强调的是两个方面的内容，文博档案 237一方面是对于干部人事档案工作发展规律的尊重，另一方面是善于将发达的数字科学技术赋能干部人事档案工作。随着档案工作实践的深入、各项规章制度的完善与科学技术的发展，只有认识到干部人事档案工作的本质和规律，并且不断地提高和更新工作认知和专业度，才能更好的实现“科学化”。从科技创新来看，我国大数据、云计算等相继涌现，如何将科技更好地运用于干部人事档案工作，实现档案数字化、信息化，以便更好地利用档案信息服务人事工作，也是值得深思的问题。干部人事档案管理工作的“科学化”是“制度化”“规范化”的技术支撑和时代要求。干部人事档案进行“三化”的深层原因近年来，各地各部门虽然在不断加快干部人事档案管理“三化”建设，但在工作的细节方面仍然存在不足，还有许多有待改进的问题。因此要想真正深化干部人事档案工作的“三化”建设，就要深入了解“三化”的必要性，深入档案工作的实际，从实践中总结具体的问题。干部人事档案管理工作重视程度不足。在传统观念中，干部人事档案管理只是简单收集、整理及归纳干部人事档案材料的工作，这种观念也普遍存在于各个单位中，一部分领导的思想观念也没有及时进行转变，未给予干部人事档案工作以足够的重视，导致档案管理工作“三化”实现进度缓慢。干部人事档案管理工作重视程度不足，体现了相关部门没有意识到干部人事档案管理“三化”建设的意义和必要性，轻视了实际上复杂且重要的工作，将干部人事档案管理工作做简单化处理，这就会直接导致两方面问题：首先，是对于干部人事档案工作的资金投入不足，从而直接影响工作的质量，只能将档案管理工作进行简化和弱化，“一些单位并未配备干部人事档案信息化管理的软、硬件设施、设备，使得传统纸质版干部人事档案资料很难快速、有效地转化为数字化电子版档案”1，远远达不到“三化”的标准；其次，是对于干部人事档案工作的人员建设不足，一部分单位甚至没有专门负责档案管理的部门，档案管理员身兼数职，不具备专业从事档案工作的资质和能力，甚至重要的档案审核工作都依赖借调人员完成，这都会导致干部人事档案管理工作的混乱。干部人事档案工作人员素养水平不高。部分单位虽然有专门负责干部人事档案管理工作的部门，但工作人员的整体专业水平偏低，大部分都是非档案学专业，并且没有接受过系统培训，工作的开展大多是依靠经验或向前辈学习，缺乏档案管理相关的专业知识和专业视野，导致干部人事档案工作出现不可避免的局限性和片面性。其次，部分干部人事档案的工作人员素养觉悟低，存在着怕麻烦的心理，不从怎么做好档案工作出发做事，而是总想着怎么能省事，缺失爱岗敬业的精神，也缺少了对干部人事档案工作的热忱之心，不仅会直接影响工作的开展，不利于干部人事档案管理“三化”建设，甚至对整个单位的工作氛围造成不良影响。最后，未经专业培训的干部人事档案工作人员在完成工作时，对于干部人事档案工作的各个流程与细节不甚清晰，难免会出现纰漏，例如对于干部人事档案材料漏装、误装、审核政策把握不准等情况，导致档案失真情况的出现，使得干部人事档案失去其本来的意义，进而阻碍了干部人事档案管理“三化”建设。干部人事档案工作管理制度不够完善。干部人事档案管理的问题还表现在制度的不完善方面，如部分单位、部门规章制度不完善，在人员的分配安排、办事的流程等细节方面有缺漏；其次没有明确的奖惩制度和激励制度，导致干部人事档案管理工作者缺乏激情与热情，甚至演化成为“养老部门”，使得档案管理始终停留在原地，难以得到发展创新；业务主管部门对档案工作的检查和监督管理不到位，使得部分干部人事档案部门放松警惕，放下高标准严要求，在工作中产生惰性心理，缺乏自我反思。例如在档案递交转接的过程中，出现流程混乱、手续不完备等问题，也存在干部人事档案材料未能及时转递、补充等情况。干部人事档案的安全工作落实不到位。对于档案的安全重视程度不够也是干部人事档案工作管理中严重的问题之一，主要表现在两个方面：首先是信息安全方面，档案的保密工作落实不到位，个人隐私和信息甚至遭到泄露，例如提档的流程不够严谨，过程中可能会发生信息外漏的意外等；其次是物理层面的，一些档案室建设不达标、存放不够妥善，导致档案发生受潮、氧化等问题，严重影响档案的保存，并且个别单位没有必要的重要档案保护应急预案，在天灾人祸的影响下难以确保档案的安全。以上问题都不利于干部人事档案管理工作的“三化”建设。推动干部人事档案“三化”建设的措施要想真正深入推进干部人事档案管理“三化”建设，不断加强档案工作建设和人才队伍建设，就要针对存在的问题进行具体分析。本文在对问题进行梳理总结归纳的基础上，拟从以下三个方面提出加快干部人事档案“三化”建设的具体举措。文博档案238 制度化：完善干部人事档案制度。对干部人事档案管理工作进行“制度化”建设是“三化”的重要前提，首先要健全和完善干部人事档案工作制度，制定收集鉴别、整理归档、保管保密、查借阅、转递等8项工作制度；其次要严格把控“管理关”，健全制度体系，坚持“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，修订完善档案管理制度、整理制度、材料收集制度、转递制度、查借阅制度、保密工作制度，管理机构职责、管理人员职责等八项基本制度；第三要建立“一卷一清”工作机制，从档案接收、整理、审核到入库，逐人逐项解决，确保不留“尾巴”，把专项审核作为一项政治任务，持续加大审核力度，完善档案审核管理常态化机制。干部人事档案管理的“制度化”建设强调的是档案工作在前中后三个阶段的贯彻落实，既要注重前期干部人事档案的收集与审核工作，又要注重中期的整理、保管与转递，也要重视后期的复核工作，要以选拔任用、加入党组织、工作检查和日常报送干部信息等工作为契机，深入开展干部干部人事档案的复核工作，发现问题及时修正，确保档案材料的准确性。2综上所述，完善干部人事档案制度是实现干部人事档案管理“制度化”的根本途径。规范化：明确标准规范体系。对干部人事档案管理工作进行“规范化”建设是“三化”的内在要求，其中最重要的就是明确标准规范的干部人事档案管理工作体系。要严把“审核关”，注重准确性、真实性和完整性；严把“收集关”，精细识别材料，及时追缴缺少的材料；严把“管理关”，严格工作纪律，规范借阅程序，认真落实“三必原则”，坚持做到“五不查阅”“三不转递”。以“五必审”为突破点，提升干部人事档案管理工作质量。第一，入职必审。完整收集新录用选调生、公务员、事业单位工作人员和军转干部、拟调入人员的各项档案材料，对档案进行专项审核，重点审核档案是否存在涂改造假情况，材料是否真实完整，是否属于归档范围，并按照相关规定和要求对档案材料进行分类、归档及入库。第二，任前必审。对于拟提拔晋升、晋级聘用等人员的材料也要严格审核，应认真鉴别其中的真伪，尤其是涉及“三龄两历一身份”等关键材料，确保档案材料及所记载的内容真实、准确、完整，确保审核结果精准无误。3对于档案存疑人员一律暂缓提拔，严防“带病提拔”，确保营造风清气正的选人用人环境。第三，转递必审。档案在转出之前，必须按相关要求进行整理审核，档案不得本人自带或快递邮寄，必须通过机要交通或派专人送取，同时必须一次性转交所有材料，不得分批次转递。第四，调查必审。对于群众举报或纪委监委调查案件，要及时启动干部人事档案核查机制，审核档案是否存在涂改造假、核查手续是否齐全、理由是否充分、佐证是否确凿等。第五，退休必审。在工作人员办理退休时，要对照相应的退休政策，审核出生日期、工作时长、工作经历及职级待遇，确保退休人员及时享受合理合法的退休待遇。科学化：向专业化、数字化转型提质。对干部人事档案管理工作进行“科学化”建设是“三化”的技术支持，其中最重要的就是紧跟时代步伐，将干部人事档案管理工作向专业化、数字化推进。干部人事档案管理工作的“科学化”可以从以下几点着手：首先，对干部人事档案进行数字化管理，安装扫描录入系统，用专业管理软件实现“纸质+数字”精细管理；其次，确保专业人员和配套设备落实到位，实行定岗、定人、定责，要注重档案保管环境和档案信息安全，做到防火防盗，并配备专用电脑、扫描仪、复印机等硬件设施和安全备份设施；第三，定期开展干部人事档案管理专业知识技能培训，对档案管理员从档案内容建设、整理归档和科学管理档案以及档案专项审核、档案数字化信息化建设、区域共享管理等方面进行知识更新。最后，要实现干部人事档案内容的更新常态化。确保纸质档案信息与数字化档案信息同步一致，实现对干部人事档案信息数据库的动态管理，对人员信息及时跟进、维护及核查，及时准确全面反映人员基本情况。综上所述，本文从“制度化”“规范化”及“科学化”出发，对干部人事档案管理工作进行深入研究，重点对干部人事档案“三化”建设的具体内涵、存在问题及应对措施进行了梳理和总结归纳，并深入探讨了“三化”建设对于干部人事档案管理工作的重要意义，着重研究了干部人事档案管理“三化”建设对于干部队伍宏观建设管理、组织人事工作规律研究和选人用人工作的重要作用，以期通过“三化”建设的创新措施不断提升干部人事档案管理工作的效率与质量，不断推进干部人事档案工作实现高质量创新性发展。参考文献1钟紫.干部人事档案管理信息化建设创新路径分析J.办公自动化,2022,27(18):46-48.2李娜.浅析事业单位干部人事档案管理工作存在的问题及改进建议J.就业与保障,2022(07):76-78.3杜则良.事业单位干部干部人事档案“三化”管理研究J.兰台内外,2021(36):73-74.