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*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,*,档案管理培训课件,(PPT 97,页,),第一章 你知道什么是档案吗,一、从结绳记事到电子文档,（一）档案的起源：,1.“,结绳记事”,中国自古就有结绳记事的记载,（二）多种多样的档案形式,陶文档案,产生时间：新石器时代晚期，距今,5000,年左右,特点：记录在陶器上的记事符号,甲骨档案,产生时间：商周时期，距今,3000,多年。,特点：记载内容翔实，保存完整，已达到一定水平。,金石档案,产生时间：始于商代,特点：是铸刻在金属鼎器上的一种铭文，也称钟鼎文，古人称铜为金，所以又称为金文。坚固耐久，但比较笨重。,简牍档案,产生时间：商周,特点：书写在竹片或木板上,缣帛档案,产生时间：几乎与简牍档案同时产生。,特点：轻便，便于传递，但造价昂贵。,纸质档案,产生时间：汉代,特点：书写方便，便于传递和保存，造价低廉。,现代载体档案,产生时间：近现代以来,特点：存储容量大，所需空间小，便于长期保存。,邓小平、王震,1986,年在桂林游览漓江,（三）档案名称的演变与沿革,最早：“典”和“册”,周代：“中”,商周：“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“竹帛”等。,汉唐：“文案”、“案牍”。,二、走出概念认识的误区,误区一：图书、报刊、资料就是档案,原始记录性是区别档案与图书、报刊、资料的依据,误区之二：文件档案,文件是档案的基础，档案是文件的精华。,文件转化为档案必须具备三个条件,1.办理完毕的文件才归入档案,2.对日后工作有参考利用价值的文件,3.按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案,档案的定义,档案是处理完毕、具有参考价值的、集中保存起来的历史记录。,档案法上的定义,第一章“总则”第二条“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”,三、档案就是废纸一张吗？,1.,档案的基本作用,凭证作用,参考作用,明内阁大学士邱濬,:,今世赖之以知古，后世赖之以知今者也,（,明 实录,）郭沫若,题赠档案馆,前事不忘后事师，自来坟典萃先知。犹龙柱下窥藏史，呼凤舆前听诵诗。国步何由探轨迹，民情从以识端倪。上林春讯人间满，剪出红梅花万枝。,2.,档案的主要作用,机关工作的查考凭据,生产建设的参考依据,政治斗争的必要工具,科学研究的可靠资料,宣传教育的生动素材,档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实，作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件。,3.,档案发挥作用的规律性,档案对机关的作用和社会作用的双重性,档案机密性的递减律,档案科学文化作用的递增律,实现档案价值的条件,A,、受社会发展水平的限制,B,、受公众对档案认识水平的限制,C,、受档案管理水平的限制,四、档案工作的内容和性质,1.,内容,六环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。,八环节之说：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用、检索、编研,2.,性质,档案工作是一项管理性的工作,A,、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作,B,、是某种管理工作的组成部分,C,、是专门管理档案的科学性工作,档案工作是一项服务性的工作,档案工作是一项政治性的工作,第二章 迈出坚实的第一步：做好档案的收集工作,一、平日做个有心人,做好文书立卷工作,一）立卷对文书工作和档案工作的意义,1.,保持文件之间的历史联系，便于查找利用,2.,保护文件的完整与安全，便是保管,(,二）科学立卷的方法,好的立卷方法要满足两种基本要求,保持文件之间的联系,便于保管和利用,1.按问题特征立卷,问题特征,指的是文件内容所反映的事件、人物、事物、问题或工作性质。,所谓按问题特征立卷，就是将反映同一事件、人物、事物、问题、工作性质的文件组合在一起立卷。,特点：保持文件之间的历史联系，反映出一个问题处理的全貌，便于查找。,例如：,关于撤销,经理职务的文件材料,同一人物,关于购买,设备的文件材料,同一事物,关于评定工资问题的文件材料,同一问题,关于宣传工件的文件材料,同一性质工作,注意：,有些文件是不适合、不便于按问题特征立卷的,例如：一次会议的文件，不能按问题拆开，插入其他有关这个问题的发件中去。,2.按时间特征立卷,时间特征指文件内容针对的时间和文件形成的时间,所谓按时间特征立卷，就是将属于同一时间（如同一年度或同一季度、同一月份，或上半年、下半年等）的文件集中立卷。,特点：可以反映出企业不同时期的工作特点，便于查找企业在不同发展阶段的工作面貌。,例如,：,魔鬼城公司2014年上半年会议记录,魔鬼城公司2014年第一季度旅游人数情况统计表,按时间特征立卷的几种情况,(1),一般文件放在写成年立卷。,如果是年末起草，在次年初批准、通过和发出的，可放在批准、通过的年度立卷。,(2),年度计划、总结、报表、预算、决算等时间针对性很强的文件，一般放在所针对的年度立卷。,跨年度的或多年计划，放在开始的年度立卷；跨年度或多年的总结，放在最后的年度立卷。,(3),总结和计划放在一的文件，应视文件内容的主次和中心来定。,如,2001,年工作总结与,2002,年的工作要点,(4),经过跨年度办理完毕的文件，可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷。,(5),为某项工作或某次会议收集的在关材料，不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷，而应放在使用年度。,二、归档,档案工作的起点,1.,归档,文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规定的时间移交给档案室集中保管,。,2.,归档范围,(1),需要立卷归档的文件材料,凡是本单位在工作活动中形成的，经过办理完毕的，具有查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、以及编制的图表、簿册、有关的照片等文件和材料，均需立卷归档保存,。,(2),不需要立卷归档的文件材料,重份文件,无查证利用价值的事务性、临时性文件,仅供参考、参阅、征求意见，不需要办理的文件,未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件、未生效文件,一般文件的历次修改稿,3.归档时间：第二年上半年,4.案卷整理,案卷整理的具体内容：,(1),调整立卷,检查卷内文件成分,检查卷内文件联系,检查卷内文件保存价值,检查卷内文件数量,注意：一个案卷一般,200,页左右为宜。一般不能少于,40,页。,(2),拟定案卷标题,A.,案卷标题应具备的条件,文字上简练通顺，概括准确。避免过 于抽象或堆砌文件标题,基本结构力求完整，合乎语法，标点 正确。,B.,案卷标题的结构,（地区）,作者,（通讯者）,（时间）,（地区）,问题,名称,(3),卷内文件的排列、编号,排列方法：可按时间、问题、地区、作者、通讯者、名称、重要程度、人名的姓氏笔画或拼音字母的顺序等。,编号：用阿拉伯数字编写张号,编号的位置：左侧装订的案卷可编在右上角。,编号后，发现有编错、编漏、编重页时，补救的办法：,如：第,12,页后编漏一页跳到,14,页，可将第,12,页改为,12,13,页（在备考表中注明第,12,、,13,页为一页）；,如第,12,页重编，可改为第,12,（,1,）、第,12,（,2,）页（在备考表中注明第,12,页共两页）。,(4),填写卷内目录与备考表,卷内目录的项目有：,顺序号,作者,发文号,文件标题,文件日期,所在张号,备注,卷内文件目录式样：,卷内文件目录,顺序号,文件作者,发文号,文件标题,日期,所在张号,备注,卷内备考表,本卷情况说明：,立卷人：,检查人：,立卷时间：,(5),填写案卷封皮与装订,A.,案卷封皮项目的填写,机构名称（全称）,案卷标题,卷内文件张数,年度日期,保管期限,全宗号、目录号、案卷号,B.,案卷的装订,第三章 档案的整理工作,一、认识一个全新的朋友,全宗,1.,什么是全宗？,所谓全宗，就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。,2.,全宗构成者的条件,全宗构成者又叫立档单位，构成立档单位的条件有三条：,一是能够独立行使职权，能够以自己的名义对外行文；,二是能够独立核算财物，是一个独立的会计单位，自己可以编制并确定经费预算或财务计划；,三是具有一定的人事任免权，设有人事管理机构或专门人员。,全宗和案卷、文件的关系,第四章 档案的保管工作,保管工作的任务,（一）防止档案的损毁,1.,人为损毁的原因,政治、经济原因,档案工作人员的素质因素,档案的管理和利用,2.,自然损毁的原因,内因：档案本身，即制成材料的变化,外因：档案所处的环境和保管档案的条件,(,二）延长档案的寿命,(,三）维护档案的安全,保证档案的物质安全,保证档案的信息安全,二、保管工作的内容,一）必不可少的存档设备,1.,档案库房,(1),档案库房建筑的原则,适用,经济,美观,(2),档案库房的类型,综合档案库,专门档案库,档案资料库,2.,档案装具,直式和横式文件柜,3.,档案包装材料,卷皮,卷盒,包装纸,(,二）档案库房管理,（三）档案信息安全,1.,控制纸质档案的使用,提高档案安全防范意识,确定档案的使用权限,建立健全借阅制度,外借文件登记卡,Date,Material,Date Removed,To Be Returned,Changed To Whom,Remarks,日期,材料名称,借出日期,归还日期,转借人,备注,2.,控制缩微品档案的使用,3.,控制电子档案的使用,必须采取各种措施控制电子档案的使用。,保存一份档案外借卡片或外借文件登记卡，在上面记录借出日期、材料内容、借者姓名和归还日期。,安全保管电子档案,第五章 档案的检索,一、了解检索系统,档案检索：是对档案信息进行系统存贮和根据需要查找的工件,（一）检索工具的基本功能,两个 基本功能：,存贮：将文件和案卷的外形和内容特征著录下来，按照一定的顺序和方法加以排列，使档案信息集中起来的过程。,查找：向利用者提供一定的查找线索和手段，在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程。,(,二）检索工具的作用,“,桥梁”作用,查找作用,第七章,e,时代新型档案,一、电子档案,电子档案与纸质档案的不同,电子档案是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。,存贮量的变化,信息的独立性,操作方便,传递快捷、实现资源共享,存贮空间小具有多种表现形式,复制时不容易丢失信息,电子档案的缺点,对设备的依赖性,非直读性,信息不安全性、易修改性,使用技术与载体的不稳定性,电子档案的管理体系,集中统一管理电子档案的问题,纸质文件和电子文件双套归档问题,实行文件、档案一体化管理,电子档案的归档,归档模式,目前对电子文件的归档还是实行电子文件、纸质文件双套归档，即“双套制”,。,归档范围,归档时间,管理性文件在第二年上半年归档，技术性文件在项目完成后归档。,归档要求,齐全完整,真实有效,整理、编辑、划分保管期限,统一规定载体形式、质量要求,防病毒,编制说明,电子档案的保管,载体的物理保护,严格控制温湿度,温度为,15,25,，相对 温度为,40%,60%,，最佳环境温度为,18,，相对湿度为,40%,。,净化外部环境,防磁防震,正确排放与使用，减少机械损伤,定期进行检测与拷贝,信息的安全维护,采用备份和镜像技术，防止文件信息的丢失,加密技术,访问控制,防治病毒,安装补丁程序，用以弥补程序缺陷,电子档案的利用,电子档案利用的特点,不再受“孤本”限制，可实现共享,具有良好的利用性，重复利用不会留下老化的痕迹,电子档案的利用可采用交互式,可进行信息加工,电子档案提供利用的方法：,提供物质载体的拷贝,利用网络传输电子档案,通过计算机直接提供利用,二、声像档案,录音、录像档案,录音、录像档案的特点,存贮性,直感性,真实性,易复制性,录音、录像档案的归档,录好的磁带在向档案室归档时，盒内应装有登记表。录音、录像过程中形成的文字材料，如报告、文稿、演讲稿、解说词等，要注意收集，应与录音、录像档案一同整理、分别保存,照片档案,照片档案的特点,形意结合，形象鲜明,时间感、空间感强烈,形式多样，内容丰富,保管要求高,照片的整理方法,分类,按年代问题进行分类,组卷,按重要程度和时间顺序组成案卷,卷内目录,填写的项目有照片号或底片号、照片题名、拍摄时间等,案卷排列,按年代、类别、重要程度排列,文字说明的编写方法与要求,包含六个要素，字数不超过,200,字,。,第八章 人事档案,一、人事档案概述,（一）人事档案的含义及正副本制度,1.,人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的，反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查的历史记录。,主要包括：干部档案、工人档案、学生档案、军人档案。,2.,人事档案的正副本制度,人事档案的正本：由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成。,人事档案的副本：由反映一个主要情况的材料构成，副本内容的材料，通常是由正本中的履历材料、鉴定材料、考核材料、学历材料、审查结论材料、处分决定、任免材料、工资级别等主要材料的重复件或复制件构成。,（二）人事档案的特点：,1.,人事档案以单个人为一宗整理立卷,2.,内容具有动态性,3.,随着人员的主管单位变动而变动,4.,具有较强的机密性,（三）人事档案的作用,1.,用人治事的重要依据,2.,研究人事宏观管理的信息源,3.,编史修志的史料,4.,宣传教育的素材,四）人事档案工作的主要内容,1.,收集、鉴别和整理人事档案材料，充实人事档案内容，为国家积累档案史料,2.,保管人事档案，保证人事档案材料的完整与安全,3.,办理人事档案的提供利用和咨询工作,4.,登记人员职务变动、工资变动情况,5.,转递人事档案，对下属单位人事档案管理工作进行业务指导等。,6.,定期向档案部门移交死亡人员档案。,二、人事档案的整理与清理,（一）人事档案的整理,正本材料的分类：分为10类,履历材料,自传材料,鉴定、考核、考察材料,学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料,政治历史审查材料,入党入团材料,奖励材料,