物资管理讲座.ppt

*,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,物资管理讲座,胡东年,第一部分 采购计划管理,采购计划编制是确定企业外部采购那些产品和服务能够最好地满足企业经营需求的过程，涉及需要考虑的事项包括是否采购、怎样采购、采购什么、采购多少以及何时采购。,1,、编制采购计划的目的,制定采购计划的是企业整个采购工作的第一步。,采购计划的编制应达到以下目的：,1,）预计物料需用的时间与数量，防止供应中断，影响产销活动。,2,）避免物料储存过多、积压资金以及占用堆积的空间。,3,）配合企业生产计划与资金调度。,4,）使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。,5,）确定物料耗用标准，以便管制物料采购数量及成本。,2,、编写采购计划的依据,1,）销售计划,2,）生产计划,3,）物料需用清单,4,）设备维修计划和技术改造计划,5,）基本建设计划和科研计划,6,）库存状态,3,、采购计划编制流程,1,）需求部门提出材料需求计划，经单位负责人、主管生产领导审核批准后，报采购部。,2,）采购部根据各部门材料需求计划分类汇总后，编制,采购申请表,，经采购部长审核批准后，报财务部。,3,）财务部根据预算、库存、资金情况确定采购计划的合理性。,4,）采购计划经财务部长审核后报公司总经理审批。,5,）采购计划经总经理批准后，交由采购部执行。,6,）采购部按照部门需要计划时间合理安排采购，并将批准后的,采购申请表,及各部门需求计划，交由各相应仓库保管员备查。,采购申请表,物料类别,:,年 月 编号,序号,品名,品牌,规格,计量,单位,数量,估计,单价,预算,金额,采购地,用途,公司领导,:,财务部长,:,部门领导,:,申请人,:,4,、编制采购计划的注意事项,1,）材料需求计划一般按月度进行申报，每月,25,日前各部门需将下月材料需求计划报采购部。采购部需在,28,日前汇总上报。,2,）生产部门根据生产需要可提出追加采购材料需求计划，但每月不得超过,3,次，追加计划需要给予一定的采购周期。,3,）物料类别按生产序列排列编制，一般分为原料及辅料、燃料及动力、备品及备件、低值易耗品、固定资产、杂品等。,第二部分 入库管理,入库管理业务说明：库房在收到实际货物和相应入库验收单据的情况下，按照库房实物管理制度，清点货物，按照要求，将货物存放到指定地点，并在入库验收单上签字。,入库管理分为采购入库管理、产成品及自制半成品入库管理,1,、采购入库流程（一）,1,）采购员按计划采购，应首先填写,请购单,，经采购部长同意，主管领导批准，财务部长审核后报总经理批准后方可采购。,2,）原材料到货，由采购员根据经批准的,请购单,及发票，填写,入库单,一式四联，经采购部长审核后，交由仓库保管员。,3,）仓库保管员根据实际数量填写实收数量及金额，在验收人处签字并加盖,入库专用章,。入库单第一联由采购部留存、第二联交仓库、第三联交成本会计、第四联交采购员。,采购入库流程（二）,4,）保管员将,入库单,与经批准的,采购申请单,进行核对，对未经批准的，保管员应拒绝入库。,5,）需要检斤、化验的，办理入库时须提供出磅单及检验合格化验单。,6,）月末采购部门编制,供应商采购汇总表,，仓库部门编制,材料入库汇总表,及,暂估入库明细表,，上报材料会计进行账表核对。,请,购,单,编号：,年,月,日,采购物料,规格,数量,金额,对应,单号,供货单位,到货,地点,票证,种类,付款,方式,物料名称,规格,计量单位,数量,含税,报价,税率,含税,金额,报价单位,联系人,联系电话,采购部门意见：,主管领导意见：,财务部意见：,公司领导意见：,报表填列不下，可增加附表。,申请人：,材料入库单,年 月 日,NO,0017280,供货单位：,材料类别,品名,规格,单位,进货数量,不含税单价,实收,备注,数量,金额,验收人：,送货人：,备注：本单由采购员填写，一式四联，第一联为存根；第二联材料保管员存查；,第三联交财务部门；,第四联采购员存查,供应商采购汇总表,起始日期,截止日期,序号,物料类别,物料名称,规格型号,供应商名称,计量单位,采购数量,不含税金额,含税金额,合计,单位领导,:,制表人,:,入库汇总表,仓库,起始日期,截止日期,序号,物料类别,物料名称,规格型号,计量单位,入库数量,不含税平均单价,不含税金额,合计,单位领导,:,制表人,:,暂估入库明细表,仓库,起始日期,截止日期,序号,物料类别,物料名称,规格型号,供应商名称,计量单位,采购数量,不含税暂估单价,不含税暂估金额,合计,单位领导,:,制表人,:,采购入库的注意事项（一）,1,）采购需按计划采购，未按计划采购，保管员有权不予办理入库。,2,）,请购单,中需至少列明三家供货单位的价格，从优质优价的供货单位中选择进行采购。,3,）各种生产用料必须“先入库、后领用”。,4,）到货数量按采购计划超交或短交在,10%,以内属合理范围，由保管员据实验收入库。超过此范围，由采购员向主管领导写出书面申请，经批准后方可验收入库。,采购入库的注意事项（二）,5,）货到发票未到，采购员应根据,请购单,中采购价格及实际到货数量填写,入库单,，并注明暂估入库，经采购部长同意后，交由保管员办理验收入库。发票到后，由采购员先填写相同的红字,入库单,将暂估入库单冲回，再按规定重新办理入库手续。,6,）发票到货未到，或票货均到但经检验不合格的，不予办理验收入库手续。,采购入库的注意事项（三）,7,）暂估入库单一般以一个月为限，对于超期仍未到发票，由采购员书面写出情况说明，经采购部长签字后，报公司财务部审核后，报公司总经理审批。,8,）实际入库材料名称与发票记载不符，不予办理验收入库手续。特殊情况需采购员写出书面说明，经采购部长同意、主管领导批准、财务部长审核同意，经总经理批准后方可办理入库手续。,采购入库的注意事项（四）,9,）未办理验收入库，材料急需生产耗用，由采购员及使用部门办理领料申请，经技术、生产部门领导批准后，办理出入库手续。,10,）不符合验收标准的材料，由采购员负责及时办理退换货。,核算起止期间为上月,26,日至本月,25,日。,2,、产成品及自制半成品入库流程,1,）产成品入库验收，由生产单位统计员或负责人员填写产成品入库单一式四联。凭质检部出具的合格证办理产成品入库手续。,2,）仓库管理员核对产成品入库单、合格证及产品后，在验收人处签字。,3,）入库单第一联由生产单位留存、第二联交仓库、第三联交成本会计、第四联交由交货员备查。,4,）月末由生产单位核算员编制,产成品入库汇总表,，仓库管理员编制,产成品进销存汇总表,，上报成本会计进行核对。,产成品入库单,年 月 日,生产单位：,仓库,品名,规格,单位,入库数量,产成品成本,实收,备注,数量,金额,验收人：,交货人：,备注：本单由车间核算员填写，一式四联，第一联为存根；第二联材料保管员存查；,第三联交财务部门；,第四联交货人存查,产成品进、销、存汇总表,编制单位：,年,月,单位：元、吨,项,目,月,初,库,存,本,月,入,库,本,月,销,售,本月自用,帐,面,库,存,实,际,库,存,数量,单位成本,金,额,数,量,单位成本,金,额,数,量,金,额,数,量,金,额,数,量,金,额,数,量,金,额,合计,财务负责人,:,制表人,第三部分 出库管理,出库管理业务说明库房管理员按照公司的先进先出的出库原则，根据传来的销售发票、增值税发票清单、调拨出库单、报损单、进货退出单等出库，将货物发出。,出库管理包括领用材料出库和产成品出库,1,、领用材料流程（一）,1,）需求部门按计划领用材料，由单位统计员或负责人员开据,领料单,，经单位负责人批准后，执单到库房领用所需材料。,2,）各部门管理人员领用其它材料，由所在部门部长级以上领导批准后，经总经办主任或分管领导审批后凭单领料。,领用材料流程（二）,3,）仓库管理员办理领料出库业务，首先核对,采购申请表,，检查是否符合领用部门需求计划，超计划或无计划领用，原则上不予发放。,4,）仓库保管员在,领料单,上标明实发数量、单价及金额后签字，一联留用记账，一联交由车间核算员核算，管理人员领用材料，交成本会计记账。,领用材料流程（三）,5,）月末由仓库保管员与车间核算员分别填写,材料出库汇总表,报成本会计核对。若存在差异，由车间核算员与仓库保管员对账查找。,6,）领料单位退回材料，由领用部门开据红字,领料单,，报单位负责人批准后退回，仓库保管员据实办理退库。,领料单,领料部门,:,制造单号,:,日期,:,序号,料件编号,材料名称,规格,单位,需求数量,实发数量,单价,金额,用途,车间核准,:,车间领料员,:,库房核准,:,开单,:,一联生产车间,二联仓库,材料出库汇总表,领用部门,:,起始日期,截止日期,序号,物料类别,物料名称,规格型号,计量单位,出库数量,不含税平均单价,不含税金额,单位领导,:,制表人,:,领用材料注意事项（一）,1,）领料人员须车间班组长及所指定人员，领用维修材料时，由当班组长亲自领料。,2,）领用维修房路园林及福利设施材料或工具时，由总务部长指定领料人。,3,）为防止领料单据缺失，一般将二联,领料单,均交由仓库管理员，月末由车间核算员取回核算。,领用材料注意事项（二）,4,）发生退库时，退库材料领用部门应明确退库原因，属需求单位计划原因，由需求单位写出书面报告报公司领导审批。,5,）退库属不合格材料，由质检部门出据不合格检验报告，采购部门写出书面报告报公司领导审批后，由采购部与供应商联系退换货。,2,、产成品出库流程（一）,1,）带款提货,由销售统计员开据销售,产品出库通知单,，经销售部长签字后，到成品库装车提货过磅。,库房管理员根据,产品出库通知单,和,磅码单,开据,产品出库单,。,销售人员凭,产品出库单,和,产品出库通知单,到财务部办理交款手续。财务部收款后，开据收款收据及,出门证,。,出门证一式三份，一份财务留存，一份交销售员，一份由客户交门卫。,产成品出库流程（二）,2,）赊销业务,销售部门与客户签订,产品销售合同,，经销售部长、主管领导、财务总监审核同意后，报公司总经理或董事长批准。,由销售统计员根据批准的,产品销售合同,，开据销售,产品出库通知单,（销售清单或送货单），经销售部长签字后，到成品库装车提货过磅。,库房管理员根据,产品出库通知单,和,磅码单,开据,产品出库单,。,销售人员凭,产品销售合同,、,产品出库单,和,产品出库通知单,到财务部办理出门证业务。财务部审核后，加盖财务章，并开据,出门证,。,出门证一式三份，一份财务留存，一份交销售员，一份由客户交门卫。,月末由库房管理员填写,产成品进、销、存汇总表,报财务核对。销售统计员填写,销售汇总表,报财务核对。,3,）开票流程,销售统计员按照客户需要，根据,产品销售合同,、,产品出库通知单,开据,开发票通知单,，经销售部长审核后交由公司财务。,财务部核对无误后，开据发票。,产成品出库流程（三）,产品出库通知单,0014202,单位：,年 月 日,需用单位,提货人姓名,产品名称,规格牌号,数,量,销售合同号,预,提,数,过,磅,数,销售单价,金,额,车,号,备,注,合,计,合计大写,销售部长：,销售员：,检斤员：,制表人：,第一联销售留存，第二联交客户，第三联交库房，第四联交销售员,产品出库单,销售单位,日期,出库通知单号：,物料代码,物料名称,规格型号,单位,数量,单位成本,金额,备注,合计,审核,记账,保管,领料,制单,第一联留存，第二联交财务，第三联交仓库，第四联交销售员,开发票通知单,0003701,年,月,日,购货单位,发票类别,税,号,账,号,地址电话,发票号,产,品,名,称,规,格,数,量,单价,金,额,备,注,合计金额,批准人：,制表人：,领票人：,产品销售汇总表,起始日期,截止日期,序号,合同号,销售单位,物料类别,物料名称,计量单位,销售数量,单价,金额,单位领导,:,制表人,:,第四部分 储存保管,1,、物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途分区设置，合理有效地利用仓库面积。落地堆放的材料以分类和规格的顺序安排垛位，挂架或货架摆放的，以区位编码排列。,2,、物资堆放要本着“安全可靠、作业方便”的原则合理确定地距、墙距、垛距、按物资品种、规格、型号做到盘点方便、货号明显、成行成列、文明整齐。,3,、库存物资在装卸、搬运过程中要轻拿轻放，妥善防护。,4,、建立分类的库存材料明细账，并及时登记，仓库间出入库填写,调拨单,。月末结账，接受财务部的库存稽核和业务管理。,5,、按规定时间向财务部和采购部编报,库存材料盘点表,。,6,、车间统计人员向财务部报送在产品,库存材料盘点表,。,存货盘点明细表,部门：,年 月 日,序号,存货名称,规格型号,计量单位,盘点日账存数量,实际盘点数量,盘盈（亏）数量,备注,主管：,审核：,制表：,调拨单,编号,调出仓库,日期,调入仓库,物料代码,物料名称,规格型号,单位,数量,单价,金额,位置,合计,审核,记账,保管,领料,制单,填制表单应注意的事项：,车间统计员需填制的表单：领料单、产成品入库单、采购申请表、产成品入库汇总表、在产品库存盘点表、领料出库汇总表,仓库保管员需填制的表单：调拔单、产成品出库单、材料入库汇总表、材料出库汇总表、库存盘点表、产成品进销存汇总表、材料及产成品明细账,司磅员需要填制的表单：磅码单,采购员需要填制的表单：请购单、入库单、暂估入库单,采购统计员需要填制的表单：采购申请表、供应商采购汇总表,销售统计员需要填制的表单：产品出库通知单、销货清单、开发票通知单、销售汇总表,成本核算员归集、汇总和核算各项费用计算成本,