08第八章档案馆(室)编研工作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,*,*,辽宁师范大学信息管理学系,档案管理学基础,第八章 档案馆（室）的编研工作,第一节 编研工作概述,档案馆（室）的编研工作，是以馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会利用档案的需要为主要目的，在,研究档案内容的基础上，编辑史料，编写档案参考资料，,参加编史修志，撰写专门著述。,一、编研工作的内容,（一）熟悉与研究档案内容，编写档案参考资料,用这种方式提供的不是档案原件和复印件，而是根据档案内容综合加工而成的一种素材。有了参考资料，利用者不必翻阅大批档案即可满足一定的利用需要，或者找到需要查阅的档案线索。,（二）汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料,即按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编成册，在一定的范围使用或公开出版。,例如重要文件汇编、各种专题档案史料汇编等。,（三）以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作,档案工作者从事历史研究，是我国档案工作的历史传统。编史修志，要利用大量的档案。自古以来的史书，无不如此。古代的档案工作者，往往也是历史学者，许多历史名著出于档案工作者之手。现在档案工作和史学工作虽有严格的分工，但作为永久保管档案史料基地的档案馆，仍须进行一定的历史研究，通过研究成果，有效地发挥档案的作用。,档案馆的历史研究和专题研究，同史学界和其他学术界的研究工作有所不同，档案馆不重于著书立说和规范系统地区研究历史学和某些学科的各种问题，而是充分发挥档案史料基地的优势。,这项工作的内容包括：研究档案史料，考证史实，撰写历史论著，参加或承担一部分编史修志等。,二、编研工作的意义,档案馆（室）编研工作对整个档案工作具有重要的意义：,（一）积极提供利用服务的有效方式,编研工作时档案馆（室）积极提供利用服务的一种有效方式。其突出之点，表现在工作成果的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，以及作用的广泛性。,可以说，开展档案的编辑和研究工作，是档案的整理和利用工作的一种高级形式，也是开放历史档案的一项重要措施。,（二）提高工作水平的重要途径,开展编研工作是提高档案馆（室）工作水平的一个重要途径。,切实搞好档案馆（室）的收集、整理等基础工作，,是开展编研工作的基础和前提条件；而编研工作的开展，,既对基础工作提出新的要求，又能检验和推动各项基础工作的全面发展。同时，由于编研作品的出版和发行，可以减轻社会各界络绎来馆（室）查阅的压力，使档案馆（室）有更多的时间和精力去从事改进提高工作。,只有通过研究档案内容、汇编档案史料、参加编修史志等研究和服务活动，才能进一步提高档案馆的科学水平和社会声望，成为名副其实的科学文化事业机构。,（三）有利于档案原件的保管和流传,开展档案馆（室）的编研工作，是保护档案原件和长远流传档案史料的有效措施。,提供编写的参考资料和编辑的档案史料，可以避免档案遭到损坏和流失，有利于档案原件的时代长传。,档案只靠单份和一处保管可，难以千古无失。编印档案汇集和以档案为基础的资料，发行量打，存放点多，即使遇有不测，也会此失彼存，能够辗转流传。迄今我国保存下来相当数量古代的和近现代的档案史料，就是有力的证明。,档案史料专门的编辑理论与方法，另有专门课程讲授。下面只对日常档案管理和组织提供利用工作中经常使用的档案的考资料进行阐述。,第二节 档案参考资料,一、参考资料的特点和种类,档案界通常所说的参考资料，是档案馆（室）根据档案内容综合编出的一种材料，它是档案提供利用的一种方式。,参考资料，具有与其他利用方式不同的特点：,1,、改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。,它与汇编的档案文集不同，不是提供档案原件，或直接根据档案复制副本、摘录，而是根据一定的专题对有关档案材料的内容加工编写而成的系统材料。它已改变了档案原来的面貌，具有问题集中、内容系统、概括性强的特点。,2,、综合记述档案内容，为利用者提供素材。,档案参考资料与专门论著也有所不同，它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者提供素材。,3,、直接为利用者提供加工过的、具有信息内容的情报资料。,参考资料也不同于检索工具，它虽然在一定程度上能起查找档案的作用，但主要是直接为利用者提供加工过的、具有信息内容的情报资料。,档案利用工作中编写的参考资料种类很多，名称不一，用途也较为广泛，归纳起来，大致可以分为四种类型：大事记、组织沿革、统计数字汇集和专题概要。,二、大事记,大事记是按照时间顺序简要地记载一定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。它系统扼要地记载一定事件的历史发展事实，揭示重要事件和活动的发生、发展的过程，以及它们彼此之间的关系。,大事记的主要用途是，可以向利用者提供了解某一历史梗概，便于人们研究史实的演变及其规律性。它对实际工作和历史研究的查考，都很有价值：,1,、可以帮助各机关领导同志和业务人员回忆过去的,工作，了解本地区、本机关工作活动和发展的历史情况，,便于总结、研究工作时参考；,2,、,对历史研究人员研究国家和地方历史、编修方志，,也是很重要的参考材料；,3,、大事记也具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史材料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。,大事记种类很多，目前我国档案馆（室）所编写的大事记，主要有以下几种：,（一）机关工作大事记,记载一个机关在一定时期内的重要活动。如：,县人民政府大事记,、,中共,市委大事记,等。,（二）国家或地区大事记,记载全国或一个地区在一定时期内的重大事件。如：,中华人民共和国大事记,、,解放后西藏大事记,、,美国两百年大事记,、,永福县大事记,（三）专题大事记,按照一定专题记载国家或一定地区或一个机关在一定时期内某一方面的重大事件。如：,大革命时期统一战线大事记,中华人民共和国教育大事记,、,县自然灾害史料,等。,（四）个人生平大事记,记载某些重要人物的生平的重要活动，通常也称年谱。如：,孙中山年谱,、,李大钊年谱,、,张太雷年谱,、,郭沫若年谱,、,张太雷年谱,等。,编写大事记，要求用材真实、准确、简明扼要。,通常一条一事，每条对大事涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系，用简练的文字表远出来。形式多为条目式文字叙述，也可采用表格形式。,编写方法有三种：,1,、将大事按时间顺序（年、月、日,),排列，先排有确切日期的大事，后排接近准确日期的，日不清者附于月末，月不清者附于年末，年不清者一般不记。,2,、先分若干时期，每一时期内的大事，综合归纳几个问题。,3,、先分几个大问题，在大问题下再分时期。,大事记的内容，主要由大事时间和大事记述两部分组成。还可以根据大事记的编写目的、对象、篇幅大小、年限长短等因素，设置前言、材料出处、注释等，为进一步研究，起检索和参考作用。,大事时间，一般要求记载准确的日期，并按照大事发生的时间顺序先后排列，以便反映事件发生、发展的进程。力求精确到时、分、秒。如果重要事件没有时间或时间不准确，应尽力进行考证，写明确切时间，也可注明接近时间或时限。一时搞不清的留后待查补充。,大事记述，是大事记的主要组成部分，通过许多重大历史事件的记述，展示历史发展的概貌和规律。在大事记中，应选用确属重大事件的材料，避免事无巨细地罗列材料；防止片段摘取和割裂材料，不能全面反映历史事件的真实面貌。,大事记的关键在于准确地选择大事。所谓大事，一般是指涉及全面性的事件，重要的活动，典型的事件，对工作和历史发展有重要影响的事件等等。,大事记要全面地反映某地区、某系统、某机关工作的基本面貌。,大事突出、要事不漏，小事、琐事不取。,三、组织沿革,组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制变革情况的一种材料。,内容大致包括：地区概况、机构名称改变、地址迁移、成立和撤销或合并的时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人员变动、编制扩大与缩小以及内部机构设置等变化情况。,组织沿革的主要用途是：,1,、便于人们查考核研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展变化情况；,2,、为研究国家机关史、地方史、革命史和专业史提供必要的参考材料；,3,、为档案馆（室）编写立档单位历史考证提供系统材料。,组织沿革的种类，大致有下列集中：,（一）机关组织沿革,记载一个机关、单位（如党委机关、政府机关、学校、工厂等）及其内部组织机构和人员的演变情况。如：,中共,县委组织沿革,。,（二）地区组织沿革,记载一定区域内（如省、市、县等）所属党、政、群各级组织的设置和变化。如：,地区直属机关机构演变,、,县历史沿革,等。,（三）专业系统组织沿革,记载一定专业系统（如工业、商业、文教卫生系统等）所属组织的设置和变化。如：,中国人民解放军组织沿革和各级领导成员名录,。,组织沿革其主题结构的体例，通常有：,1,、编年法。即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织机构。,2,、系列法。即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。,3,、阶段法。即根据机关（地区、专业系统）发展变化的特点划分为若干个历史阶段。,四、统计数字汇集,统计数字汇集又称,“,基础数字汇集,”,，就是以数字的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。,汇集统计数字，实际上也就是对原来各种统计的综合工作，因此，又称为,“,基本情况统计,”,。,如：,县基础数字汇编,、,县农业基础数字汇集,、,县牲畜和家禽变化情况汇集,。,五、专题概要,专题概要，就是用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工作、生产或其他社会现象、自然现象的产生、发展、变化一种专题资料。,如：,畜牧事业专题资料,、,历年工业发展基本情况,、,矿产资源分布,、,县自然概括,、,县水旱灾冰雹和地震,、,地方病,克山病专题资料,、,内蒙古自治区历届党代会简介,、,县历届人代会简介,等。,这种资料的主要用途，是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系统的专题历史材料。,六、编写参考资料的一般方法,参考资料的编写工作，大致可分为以下几个步骤进行：,（一）制定编写计划,是保证查考资料编写工作顺利进行的重要环节。计划应包括以下内容：,1,、参考资料的名称（题目）和编写目的。,2,、参考资料所包括内容、时间和地点的范围。,3,、参考资料的结构和形式。,4,、编写的组织工作和时间安排等等。,制定计划应根据各个时期的中心工作、科学研究等各方面提出的要求和档案管理的需要而定。选题要注意大中小型结合，中心工作和日常工作服务相结合，统筹兼顾，适当安排。要求档案工作人员经常了解有关动向，体察领导意图，假期与各业务部门的联系和协作，掌握各方面需要利用档案的信息。,（二）收集材料,收集材料的方法，一般应借助于档案馆（室）的案卷目录和其他检索工具（如专题目录、全宗指南等），了解所需材料范围，调阅有关案卷进行选材和摘录。,要求选择的材料必须全面、准确、典型，力求,不遗漏重要材料。同时，注意机密材料的保密范围。,（三）综合编写,编写步骤：参考资料绝不是材料的罗列和堆积，而是：,1,、根据一定的目的和要求，对摘选的材料进行分析综合；,2,、按着一定的体例，行文撰写的。,撰写要求：坚持正确的政治方向和立场，运用历史唯物主义的观点和方法，不要出现政治性错误，特别是在利用旧政权档案时，必须更加慎重。,编写注意事项：,1,、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来决定。,一般的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制各种统计报表，然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来编排。,2,、为了便于使用，必须为参考资料编写序言、目录、注释和指明材料的出处，有时还需要编写索引（人名、地名等索引）和名词简称表等辅助材料。,“,序言,”,（或称前言、导言、凡例、说明、编者的话），,用来说明编写参考资料的目的和用途，参考资料的材料来源和可靠程度，选择材料的原则和编写结构以及在编写过程中发现和遇到的一些需要交代和说明的问题等，以便读者正确、顺利地利用参考资料。,“,注释,”,主要用来对参考资料中所提到的某些不易为,人们所了解的专门名词、人物或史实作必要的解释和补充，,它的作用在于使利用者能更清楚的了解参考资料的内容。,“,材料出处,”,即注明所记史实的材料来源（标明全宗，,案卷目录号，案卷号及卷内文件号），其作用是便于利用,者在需要深入研究重大事实的详细情况时，查找原始材料。,但也并非所有的参考资料都需注明材料出处，这要视编写参考资料的目的和实际需要而定。,第三节,档案编研成果的基本类型及区别,一、档案编研成果最常用的四种分类：,（,1,）按表达形式划分：可以分为文字式、图形式、数据,式和声像式等四种；,（,2,）按加工层次划分：可以分为一次加工、二次加工和三次加工等三种；,（,3,）按选题范围划分：可以分为综合型和专题型两种；,（,4,）按体裁特征划分：可以分为汇编、文摘、索引、简,介、综合调研材料和史志等若干种。,二、不同加工层次档案编研成果介绍,（一）常见的一次加工编研成果,1,、发文汇集：是将本单位的全部发文按文号次序排列而汇集成册的一种一次加工档案编研成果。全部文件,是指某一特定时限内的全部文件，一般是以年度为时限，,将本单位一个年度内的全部发文（一般是原始文件的重份文件）编成一套汇集（要求在收集时，单位的所有发文应保存两份）。,发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。它最主要的作用是依据作用，直接查阅利用发文汇集可以代替查阅档案原件。这一点是其他档案编研成果所无法代替的。,对于发文比较少的单位，可以一年编一本发文汇集。,对于发文比较多的单位，可以一年遍几本。假如有必要,编几本的，可以按发文时间划分或发文字号的不同划分。,2,、专题汇编,专题汇编是将集中反映同一问题的一组文件汇集而成的一种一次加工档案编研成果。,专题汇编的编制方法、编制要求、格式和作用等也同发文汇集一样。它与发文汇集的区别就在于它不是以年度单位，而是以文件所反映的问题为单位，将涉及相同问题的有关文件汇集在一起。如：有的单位编制的,安全生产操作规程汇编,就是一个专题汇编。专题汇编的另一个特点是形式多样，可以根据不同的专题、不同的表达形式，编制形式多样的专题汇编，满足各方面的需要。其他如：,人员任免汇编,、,荣誉汇编,、,标准汇编,、,质量管理文件汇编,等等。,3,、图样汇编,图样汇编是按专业将各种有关的图样汇集成册的一种一次加工档案编研成果。,人们在进行图样设计时通过利用图样汇编，可以受到启发，甚至可以套用其中的材料，提高设计工作效率。,一般单位都是通过复制技术图样的办法编制图样汇编的。图样汇编可以是综合性的，也可以是专题性的。如：,工艺设备图集,、,主要零部件图汇集,、,民间住宅户型标准设计图册,、,大型电机通用件汇编,。,4,、文集,文集是将特定作者的作品、科研论文汇编成册的一,种一次加工档案编研成果。,文集既可是一个作者的作品、科研论文单独编制而,成，也可是几个作者的作品、论文合在一起编制而成。,如：,应用现代化管理方法论文选编,、,报刊选编,、,领导讲话汇集,。,（二）常见的二次加工档案编研成果,1,、大事记,大事记是按照时间顺序，简要地记载一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种二次加工档案编研成果。,（,1,）大事记的体例可以分为：编年记事体、分类编年体和本末记事体三种。编写大事记一般使用的体例是,编年记事体,。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。,（,2,）编年记事体的格式有两种，一种为两段式：时间,大事内容。另一种为三段式：时间,大事内容,备注。（备注起到注明材料出处的作用）,（,3,）大事记的记述范围,大事记的记述范围为：各种重要的决定、办法、通知等文件的颁布实施情况；各种重要的会议和活动情况；区域和隶属关系变化；机构建立和调整、名称更改；领导成员的任免情况和重要活动情况；本单位内部机构的设置、调整和人员任免情况；奖励、处罚等情况；重大项目建设、重大成果取得情况；获得的各种重大荣誉；上级领导视察、检查工作；重要外事活动；重大灾害、事故、案件的发生；其他大事、要事、新事。,（,4,）大事记的编写要求,大事记述范围掌握要准确，做到：大事突出、要事不漏、小事不收，突出大事、要事、新事。,大事发生时间要保持唯一性，不能模糊。,大事内容包括事故、起因、发展过程、结果等要素，必须完整、概括和确切。,例：二,一年,1,月,3,日 江苏省委批准：陈家宝同志任中共南京市委副书记。,1,月,6,日 南京历史上首家营利性医院,南京领潮整形医院正式建成并对外服务。,3,月,6,日 我市外贸系统第一家上市公司“南纺股份”正式上市交易。,10,月,8,日 市政府出台,南京市,20012005,年妇女发展规划,和,南京市,20012005,年儿童少年发展规划,。,二,二年,1,月,8,日 南京农垦产业（集团）有限公司和南京老山药业股份有限公司宣布成立。市领导陈家宝、刘捍东、盛金隆和省市有关部门领导到会祝贺并为两家公司成立揭牌。,6,月,13,日 南京红十字血液中心被省司法厅审核批准为亲子司法鉴定所，成为我市首家面向社会服务的司法鉴定机构。,12,月,9,日 市长罗志军分别会见了首次来宁进行公务访问的荷兰王国新任驻沪总领事夏旭衡一行，以及美国法奈斯投资集团董事会主席威廉姆斯,黄一行。,(4),其他与大事记相近的的成果,年谱,按年月记载重要人物生平事迹的一种大事记。被谱述的人物，称为,“,谱主,”,。编撰时，应广泛参阅有关谱主的档案和资料，对其生卒时日、生平经历、重要活动、学术成就等各方面的材料，加以选择、考订和编排。要求取材适当，文字精练，褒贬公允，实事求是地反映出谱主一生的轨迹。所取材料应注明出处。并可附录画像、照片及研究谱主的资料索引等，以佐参考。,年表,以年代次序简述历史事件或人物事迹的一种大事记。如,史记,中的,十二诸侯年表,、,汉兴以来诸侯王年表,。现代的,中国历史大事年表,等。单纯纪年以供查考历史年代的表格，也称年表。,2,、组织机构沿革,组织机构沿革是记载一个单位机构设置（包括内部机构）、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的一种二次加工档案编研成果。,（,1,）组织机构沿革的体例,组织机构沿革的编写体例有编年体、系列体和阶段体三种。最常用的组织机构沿革体例是编年体。编年体是以年代为序，逐年列出本单位体制、机构设置和人员编制等方面的情况。,（,2,）组织机构沿革的构成,序言，序言是说明编写目的、体例、时间断限、材料来源和历史沿革概况等。,正文，正文是组织沿革主体，主要说明地址迁移、机构成立和调整、机构的职权范围、机构性质和任务、隶属关系、编制核定、内部机构设置、干部任免等情况。,附录，附录补充正文所涉及到的有关材料。如：有关机关设置的上级批文的影印件。附录附在正文后面，起到补充说明的作用。,（,3,）组织机构沿革的编写要求：,准确地反映整个单位的组织体系，将整个单位的组织机构分别按层次、序列疏理清楚。,统一组织机构编写涉及的机构和人员层次，特别对于机构设置多而且变化较频繁的企业事业单位尤其要注意这一点。,采用编年体编写组织机构时，为了避免过多的内容重复，可以只写有变动的部分。所谓变动主要指机构设置的变化、机构职能的调整和人员任职的更替。为了将隶属关系反映得更清楚，组织体系部分的内容可以用图表表述，再加以文字叙述说明。,职 务,姓 名,任 期,党委书记,王,一一,1980.61985.7,李二二,1985.81999.12,张三三,2000.12000.4,陈四四,2000.4,至今,3,、数据汇编（基础数字汇集）,数据汇编是以数据结合图表的形式来反映一个单位全面情况或某一方面情况的一种二次加工档案编研成果。,（,1,）数据汇编的种类,按内容范围来划分，数据汇编可以分为,综合性数据汇编,和,专题性数据汇编,两大类。综合性数据汇编反映一个单位各方面的情况，内容多，涉及面广，篇幅较大。专题性数据汇编反映一个单位某一方面的情况，针对性强，涉及内容更具体。,（,2,）数据汇编的表达方式和格式,数据汇编的表达方式灵活多样，有图表式、表格式和图表或表格结合文字叙述式等。,在编写格式上，图表式、表格式的数据汇编有标题和图表或表格两部分内容组成。图表或表格结合文字叙述式的数据汇编有标题、图表过表格和文字叙述三部分内容组成。,（,3,）数据汇编的构成及主要内容,数据汇编一般由：时间、统计项目、计算单位、具体数额、比率等内容构成。不同的单位和专业系统数据汇编的内容也不同。一般数据汇编中选用的数据都是在日常工作中进行测算分析时经常需要利用的数据。,年度,主营收入,副营收入,三产收入,本年数,增长率,本年数,增长率,本年数,增长率,1991,50,10,5,1992,100,100%,15,50%,8,60%,1993,10,-90%,30,100%,50,525%,（,4,）数据汇编的编写要求,在编写数据汇编时，选择材料要充分利用统计报表和财务年报，保证所选用材料的准确性和可靠性。,统计口径要统一，对统计口径不统一的有关数据要换算，这样数据才有连续性和可比性。对统计口径变化和数据换算等情况，要用文字记述加以说明。,要根据实际工作的变化和统计内容的变化，及时调整选用的有关统计项目和数据，保证数据汇编的实用性，能全面、准确地反映单位的状况。,如：,主要技术经济指标汇编,、,重大设备数据汇编,、,主要原料验收技术指标汇编,、,考核指标数据汇编,、,单位人员结构基础数据汇集,等。,4,、简介,简介类档案编研成果也即文摘型档案编研成果，它是以内容摘要的形式，不加任何评论地简要报道档案信息的二次加工档案编研成果。,(1),简介类档案编研成果的特点,简介类档案编研成果的共同特点是突出一个,“,简,”,字，但并不是单纯的越简单越好，而是要简明扼要，突出要点，用简洁明快的语言把档案中的关键内容反映出来，让读者在阅读后对有关事物有一个基本的了解。,所以人们在编制简介类档案编研成果时，一般都采用表格式的表述方式，设计专门的表格，再配以简要的文字说明，达到了简明、扼要、醒目的效果。,简介类档案编研成果的种类及其内容,简介类档案编研成果的种类很多，常见的简介类档案编研成果主要有：产品简介、工程简介、设备简介、成果简介和会议简介等，其他还有如：,单位情况介绍,、,质量事故分析记编,等。,不同种类的简介类档案编研成果反映的内容也不同，下面分别介绍常见的简介类档案编研成果的主要内容：,产品简介的主要内容有：产品型号、性能（包括技术参数）、功能、优点、使用说明、产品照片、工艺规程、原理图、试制情况、产品产量、产品销量、产品销售收入、于国内外同类产品对比情况、获奖情况等。如：,机电产品简介,工程简介的主要内容有：工程项目名称、批准机构及文号、建设单位、投资来源、投资规模、预（决）算情况、工程地点、占地面积、建筑面积、使用面积、建筑结构、设计单位、施工单位、监理单位、工程负责人、开工日期、竣工日期、建筑技术参数，工程质量情况、附属设施等等。如：,建设项目简介,。,设备简介的主要内容有：设备型号、设备名称、价格、生产厂家、用途及性能、技术参数、验收调试情况、使用及大修情况、随机文件、使用部门及保管者、设备编号等等。如：,主要生产装置设计概要,。,成果简介的主要内容有：课题名称、课题来源、批准立项机关、项目负责人姓名、参加人员、课题进行时间、主要（或核心、关键）技术介绍、成果鉴定及评价情况、推广应用情况等等。如：,科研成果简介,。,会议简介的主要内容有：会议名称、届次、召开时间、会议地点、主持人、开会形式、会议议程、讨论和决议事项、选举结果、正式代表等等。如：,历届党代会会议简介,。,（,3,）其他简介类编研成果的编制要求：,全面,。要根据档案中记载的内容，把有关事物的基本状况，主要特点、技术参数等重点内容全面表达出来。,客观,。叙述内容基本上都使用档案中的原有文字，不加任何修饰词语，也不要任何的评价。,简明,。表达要简明扼要，建议尽可能采用表达格式，用不同的栏目分别说明不用的内容。,(,三）常见的三次加工档案编研成果,1,、手册,手册也叫指南、要览或须知，是以档案信息为依据，简明、扼要地概述或罗列有关专业知识、基础数据、计算公式、基本方法、措施和规范等内容的资料性和知识性工具书。,手册大多是专业性的，主要涉及科学和技术方面的内容。如：,工业建筑设计手册,、,建筑施工手册,、,质量管理手册,、,涤纶生产技术手册,、,公路工程养护手册,和,典型工艺手册,等。手册一般都是书本式的，而且独立成册。主体部分以文字叙述表达方式为主。,手册的特点：,简明。简明不仅是指手册使用简短、扼要的文字叙述表达有关问题，而且较多地运用图表、照片等比较形象的表达方式作为辅佐，反映一些文字说明难以描述的细节内容，使内容更简明。,实用。实用是指手册中汇集的档案信息是经过实践验证和反复比较、优选的，或者反映的一些技术问题是比较成熟的问题，具有一定的规范性和广泛的使用价值。,方便。方便是指手册的内容是根据大量档案分析、提炼、综合加工形成的，容量较大，储存密度较高，集中了大量分散在各种档案中的信息，从利用档案信息的角度来看比较方便。,编写手册应注意的问题,为了保证手册的编写质量，在编写过程中，应从手册的特点出发，注意以下三个基本的问题：,通用性。应围绕手册的主题，广泛选用编研素材，丰富手册的内容，从而提高所编手册的通用性，保证其一定的价值，满足不同目的、不同层次的需要。,先进性。在编制手册过程中，进行有关技术内容的选择时，要处理好先进技术和一般技术的关系，在照顾带日常工作中对一般技术的利用需要的同时，要突出先进技,术，使人们通过利用手册能得到更多先进技术方面的教益。,可靠性。手册的内容应当是经过实践检验和认真核对的，确保准确无误，从而保证手册质量上的可靠性。,如：产品手册的主要编写内容,综述（包括历史、现状和发展趋势）；主要原理；适用范围；常用数据；常用资料；计算公式；实用图表；实施原则和依据；操作方法与步骤；技术措施；注意事项；产品规格（包括系列、型号、品种、尺寸）的选用；典型示例；常用材料和设备性能介绍；技术经济指标及分析；附录（包括有关标准、规范、条例、技术文件、试验报告、单位换算表等）；索引（包括项目、专业或出处）等。,2,、年鉴,年鉴是以记述单位一年内新情况为主要内容的历史性资料工具书。,年鉴按其内容范围可分为综合性年鉴和专业性年鉴两种。顺名思义，年鉴一年一编，独立成册，逐年连续，渐成系列。若将单位若干年份的年鉴排列起来，实际上就是单位编年体的系列史册。,年鉴的特点。可以概括为以下四点：,年度性。年鉴是以年度为时间单元逐年编写的，原则上每卷只反映一个年度内所发生的各种大事、要事、新事以及有关的资料、信息和数据，所以年鉴具有年度性。年度性是年鉴的本质属性。,资料性。单位年鉴以资料为主，集中、系统地记载和反映单位某年度的基本情况，为单位领导回顾历史、总结经验、摸索规律和进行决策提供参考依据。所以人们说单位年鉴是,“,看得见，摸得到,”,的数据资料库,。,权威性。年鉴是,“,昨天的记录，今天的镜子，明天的见证。,”,撰稿人所提供的稿件必须是忠实依据单位档案文件所记载的事实，符合单位客观实际，并经过严格审查的权威历史资料，所以企业事业单位年鉴必然具有权威性。,实用性。单位年鉴是单位内部不可缺少的一种工具书，它,“,集万卷于一册，缩一年为一瞬,”,，将单位内部相应年度内有关新资料汇于一册，翻阅方便，随时可查找到所需的信息、资料和数据。,年鉴的内容,单位年鉴一般都是综合性年鉴，内容涉及企业事业单位各个方面。,其主要内容有：单位生产经营、技术开发等各项工作和活动概况和成就综述；单位生产经营、技术开发等工作和活动的总结和专题报告；各项基础数据统计（包括职工数量、结构比例及其变化情况的统计分析；职工工资福利统计分析；科研课题及成果方面情况的统计分析；产品生产、质量、销售方面情况的统计分析；劳动生产率、原材料和能源消耗、成本、利锐等经济效益方面情况的统计分析；动力设备、建筑等固定资产情况的统计分析等）；重要会议报告、总结或决议；重大事故情况；重大外事活动情况；先进集体和劳动模范的名单、事迹材料；职工代表大会、党员代表大会和单位领导名单；大事记；有关图片等。,编写年鉴应注意的问题,突出新意。年鉴每年都编写，因此要突出一个,“,新,”,字，要强调有新意，要反映每年的新情况、新发展、新知识、新成果、新事物、新经验、新问题，不能重复前期内容。有些事物虽然可以在有关年度中连续反映，但每年都必须有新的特点。,保持结构稳定。年鉴的框架是经过设计确定的，每个企业事业单位的年鉴都有一个基本结构。保持其基本结构的稳定性，使得历史的年鉴在结构上基本一致，内容有一定的连贯性和可比性，更能反映企业事业单位的发展变化。,把好质量关。首先要把好内容真实关，年鉴内容要直陈其事，不能弄虚作假，不能说假话，也不能说套话、大话、空话、废话。同时还要把好政治和文字关，力求做到政治上不出差错，文字上不出毛病。,3,、其他还有：,史志,，,综合性的分析调研报告,等。,三、不同加工层次档案编研成果的区别,（一）编研加工的复杂程度不同,一般来说编研加工的层次越深，编研加工方法就越复杂。,一才加工档案编研成果是以汇编为主，将档案原件或复制件汇集成册，加工方法最简单。二次加工加工档案编研成果是在摘录、缩编和剪辑的基础上，形成概要介绍性材料，其加工方法要比一次加工档案编研成果的加工方法复杂一些。三次加工档案编研成果的加工方法更复杂，要在对档案有关参考资料的内容进行分析、研究和归纳的基础上，再编写新的材料。,（二）信息增量不同,一次加工档案编研成果和二次加工档案编研成果包含的信息都是档案中已有的信息，也可以说是档案原生信息的转移。因此编制一次、二次加工档案编研成果，不会增加信息量，不产生新的内容。三次加工档案编研成果中包含了人们,对事物的新认识、新的观点、新的结论和新的建议等新内容，,从信息量的角度来看这些都是新增加的信息。,（三）成果形式不同,一次加工档案编研成果的形式都是汇编、汇集等，二次加工档案编研成果的形式是简介、提要等，三次加工档案编研成果的形式是史籍、志书和综合性技术经济调研报告。,（四）发挥作用不同,各种不同形式的档案编研成果有不同的作用，或者说作用的侧重点不一样。一次加工档案编研成果以依据作用为主，二次加工档案编研成果既有依据作用，又有参考作用，三次加工档案编研成果则更具有参考作用。,【,思考与练习,】,1,、编研工作的内容是什么？,提示一：熟悉与研究档案内容、编写档案参考资料；汇编现行机关的档案文集和编纂档案史料；以馆藏为基础，参加历史研究和编史修志，撰写有关的文章和著作。,2,、简述档案编研的方法和步骤。,提示二：,1,、制定编写计划,2,、收集材料,3,、综合编写,3,、常用档案参考资料的种类有哪些？,提示三：大事记、组织沿革、统计数字汇集、专题概要,