公文处理办法-培训课件.ppt

荣盛房地产发展股份有限公司,公文处理办法,讲解培训,荣盛发展综合管理办公室,二一五年,目 录,修订目的,：,1,、提高公文质量；,2,、明确办文权责；,3,、优化办文程序,制度概述,：,1,、定义；,2,、种类；,3,、管理机构；,4,规范化简称,发文管理,：,1,、行文规则；,2,、公文的组成及格式；,3,、发文管理权责划分；,4,、发文流程,收文管理,：,1,、收文流程；,2,、归档处理；,3,、办结时限要求,其他规定及附则,第一部分：修订目的,提高公文质量,公文处理办法,参照国务院办公厅颁发的,党政机关公文处理工作条例,进行修订，重新规定了公文通用的排版要求和公文各要素的编排规则，使公文管理更加正规、实用。,明确办文权责,本次制度修订阐述了各领导、各部门及各公司在公文的发、收、办、存等环节中相对应的权责，以适应于公司组织架构调整，南北分区，部门增减所产生变化。,优化办文程序,结合公司各系统的实际工作需要，进一步优化公文审批和办理流程，增加公文时效性，提高办结效率。,第二部分：概述,公文是指公司在经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻公司精神与政策，发布规章制度，实行管理措施，请示、答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况及交流经验的重要工具。,提案；决定；指示；公告；通告；通 知；通报；,报告；请示；批复；函；会议纪要；简报；意见。,一、公文定义,二、公文种类,特别提醒：,发文机关根据工作实际确定公文文种，不确定的可向办公室咨询。,第二部分：概述,各级办公室,是公司公文处理的管理机构，并负责对下级公司公文处理的指导和督导。,公文必须坚持,实事求是,、,精简高效,、,保守秘密,的原则，做到及时、准确、安全。,三、管理机构,四、,规范化简称,对外简称,公司对外简称为,“,荣盛发展,”,；下属公司以所属地或经营类型加,“,公司,”,两字作为简称，如,“,荣盛发展徐州公司,”,、,“,荣盛发展酒店公司,”,；多级公司按隶属关系逐次排序，如,“,荣盛发展沧州物业公司,”,。,对内简称,公司对内简称为,“,房地产公司,”,；下属公司同对外简称，即,“,徐州公司,”,、,“,酒店公司,”,；统指所有公司使用,“,各公司,”,字样。,第三部分：发文管理,一、,行文规则,行文规则,对外行文,公司各部门无权对政府机关直接行文，该类行文均应以公司的名义，按公司规定流程审批后印发。,对内行文,公司可以对各部门、各公司行文；,各部门在其职权范围内，可以互相行文，可以向各公 司、有关业务部门行文；,因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级单位或领导；,公司各部门可以联合行文；,公司各单位之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。,1,2,3,4,5,“,请示,”,应当一事一文，一般只写一个主送领导或单位，如需同时送其他领导或单位，应用抄送形式,第三部分：发文管理,二、公文的组成及格式,版头：,空一行,，方正小标宋体，,55,号，段前段后,0,，行距,60,磅,，不加粗。,发文字号：,仿宋,GB2312,三号,，,加粗，行距,25,磅,签发人：楷体，三号，加粗，行距,25,磅。,公文标题：方正小标宋体，二号，不加粗，行距,25,磅，段前段后自动。,第三部分：发文管理,主送单位：,仿宋,GB2312,，,三号,，不,加粗，行距,28,磅。,正文：,仿宋,GB2312,，,三号,，不,加粗，行距,28,磅，段前段后,0,。,结构层次序数,:,第一层,“,一,”,黑体，不加粗,第二层,“,（一,）,”,楷体，加粗,第三层,“,1.,”,仿宋,GB2312,，加粗,第四层,“,（,1,）,”,仿宋,GB2312,，不加粗,附注：宋体，小四号，不,加粗，行距,28,磅。,第三部分：发文管理,空一行,空两字编排附件，全角冒号,+,附件名称,;,名称后,无,标点,名称长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,署名：,仿宋,GB2312,，,三号,，不,加粗，行距,18,磅，空一行。,成文日期：改用阿拉伯数字。,报送发：仿宋，四号，不加粗，行间距,22,磅,第三部分：发文管理,三、,发文管理权责划分,公司级文件,根据公司批复或出具的指导性意见，向各部门、各公司传达贯彻公司精神与政策，执委会等专门委员会及其他公司级会议审议通过的制度,、,决议、管理措施、布置,任务,和商洽工作等，将由相关业务部门拟稿，通过文件制订、修订评审表经主管领导审核，,并,逐级签批。,副总经理或相关被授权人员有权在其业务范围内签批公司级公文。,文件下发引发的责任由最终签批人承担。,部门,级文件,部门级文件：用于部门间工作沟通、联系业务及向下级单位下达工作指令等，所发文件内容须与公司的有关要求及方向保持一致，并由最终签批人承担相关责任,。,第三部分：发文管理,四、发文流程,拟稿,核稿,会签,签发,用章,发送,非公司各部门业务范围的综合性重要文件，由办公室负责拟稿；凡内容属各部门业务范围内的文件，由各部门负责拟稿；两个及以上单位联合行文，由主办单位负责拟稿。,以公司名义发文，由公文发起部门的负责人及主管领导核稿；以部门名义发文，由部门负责人核稿；相关单位联合行文，由主办单位负责人核稿。核稿的重点是：内容,、文种、文字、格式等,。,联合行文情况，由联合行文的部门负责人会签后，再报送有关领导签发。,以公司名义行文，由董事长、总经理、副总经理或相关被授权人员签发；以董事长、总经理名义行文，由其本人签发；以公司各部门名义行文，由公司主管领导签发；相关单位联合行文，由主办单位的主管领导签发。,以公司名义行文，由综合管理办公室负责盖章；,以董事长、总经理名义行文，由其本人或印章授权保管部门用章；,以公司各部门名义行文，由各部门加盖本部门印章；联合下发的公文,联合发文单位均须加盖印章，印章顺序应与行文主办单位顺序相吻合，主办单位顺序由左向右依次排列。,OA,系统行文，由发起部门正确、完整选择发送个人或单位，确保文件及时发放到位,；,纸版公文发送必须使用发文登记表记录领取人姓名、份数及时间,。,第四部分：收文管理,一、收文流程,审核,签收登记,处理,催办,归档,指对文件格式、错别字等初审（仅限于内部文件），不符合要求的予以回退、记录处理。一般由公司或各部门公文收发员负责。,签收是指收到文件后在发文单位的发文登记表上签字确认。登记是指将收到文件的时间、发送人等信息在收文登记表记录；一般由公司或各部门公文收发员负责。,指对来文的事项进行传阅（转发）、请示、处理、落实等。,报送至公司的文件（包括外部文件）由综合管理办公室填写文件处理单逐级审批处理；,报送至各部门的文件由相关部门填写文件处理单逐级审批处理。,送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，承办人或阅件人应在限定时间内办理完毕并反馈办公室，以备案查阅。当办理事项工作进度与时间不匹配或已到期未完成的，应转入专项督查催办程序。,是指事项办理完毕或文件传阅完毕，文件分门别类按年度立卷入柜、入库保管或制作媒体（如光盘、磁盘等）档案入柜保管。,第四部分：收文管理,二、归档处理,OA,系统行文，除执行本办法第二十条相关规定外，其他归档资料可不必保存纸质文件，但须在,OA,系统上建立文档目录并有序归档，或以半年期为间隔，另行制作光盘或其他介质媒体文档；但公司级、部门级红头文件须由公司档案管理员、部门档案员分别归档纸质文件。,归档文件资料包括目录（收文登记表）、公文、发文登记表、文件处理单等文档,。,目录置于存档资料之前，公文按类别、时间顺序排列。,每年,1,月底前完成上一年度公文资料的整理、存档工作。,1,2,3,4,第四部分：收文管理,一般公文,：,办公室应在签收时刻起,4,个工作小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后,2,日内做出批复（对下级的书面请示等批注意见、答复）,;,加急公文,：,办公室应在签收时刻起,2,小时内转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后,1,日内做出批复或反馈,;,特急公文,：,办公室应在签收后立刻转呈有关领导，承办人须在收到转呈公文后即时做出批复或反馈,。,领导批复后，加急公文和特急公文需即刻反馈来文单位，一般公文应在批复后当日予以反馈,;,对因报送内容不详或不符合报审要求的请示类文件，造成公司领导或主办部门无法决策、批复的，审批部门有权不予批复，但须在收文一日内与报送单位进行沟通，要求其对文件内容进行补充、完善，文件处理流程同时终止；被要求重新上报或补充完善的文件视同流程重新发起，由此造成的工作延误等相关责任由文件呈报单位承担,。,三、,办结时限要求,1,2,3,特别强调,第五部分：其他规定及附则,其他需要说明的事项,本,办法,由公司综合管理办公室负责解释和修订；,本办法适用于荣盛房地产发展股份有限公司及下属各分子公司,的,公文处理工作,，,各公司在不违背本办法的前提下，可根据本办法和,其他,有关规定，结合实际情况制定相关实施细则，但须向综合管理办公室备案,；,本,办法,自下发之日起开始施行，原,荣盛房地产发展股份有限公司公文管理办法,自动废止。,1,2,3,浅谈公文写作技巧,如何写好公文,案例：,在招聘管理部时，面试营销策划人员，候选人表述很,流畅,，最后让他写一份四五百字的工作开展思路，有,10,多个错别字，没有录用。,目前,写作,现状：,写作能力普遍在下降；不重视；短时间内没有成效；,员工,工作要求：,能说、能写、能干；,“,写,”,的能力是需要漫长时间来培养的。掌握此项技能，对于工作及个人的发展大有裨益。,一、重视公文写作,二、了解公文写作,写作缘由：,缘情而作,文学,自由，自我性格的爆发，用来欣赏,。,应用,规范化,（实用性、直接性、真实性、条理性）,。,明确切割文艺类的文章和应用类的文章。,受命而作,因事而作,浅谈公文写作技巧,文章四大要素：,结构、语言,；,（形式方面）,主题、材料,。,（内容方面）,四个要素可从,“,结构,”,着手，,因为,公文需按照规定的格式起草,公文结构布局规律：,递进式,例如,“,报告,”,“,请示,”,并列式,例如,“,纪要,”,熟悉格式之后就以其为突破点，搭起文章脉络骨架，,掌握,谋篇布局能力。,把握三个原则：,（一）记住,“,上下前后左右新旧,”,。,上：,上级的要求、指示、部署等在写公文时可借鉴，甚至引,用原文；,下：,善于总结基层的情况；,前：,前一个时期工作成果；,后：,今后发展的趋势和计划；,左右：,指周边地区和其他公司（外部环境）的工作情况及经验做法都可去模仿。,（二）在模仿的过程中做到中规中矩。通俗点表述就是不要求写得多精彩多经典，但在结构上，在主题上，在符合领导意图等方面要有公文的样子就可以。符合,“,二八定律,”,，给领导提交的公文，,80%,是满意的，最多改,20%,，不强调独创性。,（三）模仿的目的是推陈出新。模仿不能形成习惯和依赖性，到达一定阶段，对文字、素材、数据等要素的运用更加纯熟，把握规律，形成自己鲜明特点。,三、结构（格式）可为“敲门砖”,四、入门阶段多模仿,浅谈公文写作技巧,（一）语言是否丰富,一般,看完整的人民日报需要两千左右的词汇,量,；大学毕业后大约掌握五千左右的词汇；经测算大文豪莎士比亚掌握的词汇量至少一万六千个,；,现代汉语词典收录的汉语单字是一万六千个，收录的条目（字,+,词）将近七万。,（二）熟练掌握语言表,达,方式,基本要求：,准确平时、简练流畅、庄重得体。,语法：,公文忌大长句子（,40-50,字，,2-3,行）。,词义：,“,截止与截至,”,、,“,制定与制订,”,、,“,其他与其它,”,。,逻辑：,全市所有农民工基本纳入保险覆盖范围,；,我们加强了团员和青少年的思想教育。,修辞：,常见手法如比喻、拟人、排比、夸张、设问等等，增加公文的色彩和感染力。,习大大,爱用,修辞，,“,益智补脑,”,说的是学习，,“,缺钙软骨病,”,说的是理念信念的缺失。,标点：,牢记标点正确的使用方法，,减少,“,一逗到底,”,等低级错误,。细微处见功力。,五、文字功力多磨练,浅谈公文写作技巧,符合文种要求，用好公文专用语：,不同文种，语言是有区别的。,公文大致分为三类,上行文,对上级的，语言要敬重和严谨，如,“,按照,”,、,“,遵照,”,；,下行文,对下级的，体现出指令和要求，如,“,要,”,、,“,务必,”,；,平行文,对同级的，语言需平等和客气，如,“,贵部门,”,、,“,请协助,”,。,适当的采用文言词语、典故、诗词：,公文以白话为基础，但不代表排斥文言，文言具备不可替代的优点。,如,“,来函收悉，迟复为歉,”,，显得简洁、干练、庄重。再如毛主席为人民服务中，引用司马迁,“,人固有一死，或重于泰山，或轻于鸿毛,”,，凭此,一点抗千军。,处理好口语和书面语的关系：,讲话稿、汇报、报告是可以适当出现口语的，如习大大在说我们国家经济结构时，,“,块头儿大不等于强，体重大不等于壮，有时是虚胖,”,，,“,我们手里捏着一把好牌，就一定要有把好牌变成好局的自信,”,。,整理会议纪要：一忌写偏，二忌写漏，三忌写乱。,浅谈公文写作技巧,曹雪芹红楼梦批阅十载，增删五次；贾岛,“,鸟宿池边树，僧敲月下门,”,；欧阳修,“,春风又绿江南岸,”,，,可以说文章是改出来的，围绕主题、结构、选材和语言四个要素修改。,第一，,是,“,删,”,，公文修改的基本功；,第二，,遵循,“,三改两念一看,”,原则。,六、下笔千言不离题,落笔之前，要思考为什么写这个文，思考它的主题是什么。,首先,，,公文主题是正确的，合法合规，,符合领导意图,；,其次,，,公文主题要单一、鲜明、有针对性。主题的针对性，决定了公文的效果，如李密陈情表。,七、写材料必须有材料,材料是公文写作的基础。马克思写资本论，花费四十年收集材料。,尤其,注重,平时的积累，多参加会议，多调查研究，多阅读报刊杂志，利用好网络，建立小资料库。,包括：政策法规，行业及公司的动态，各项详细数据，自己及他人已完成的文稿，语言材料等等。,材料的积累,不在数量，在质量,，读书是阅读越薄，资料是越看越少的。,八、文章不厌百回改,谢谢大家,！,