合同签订规范及会签流程说明.doc

合同签订规范及会签流程说明
第一条 目的
为确保项目经理部各部门合同签订规范化、会签流程明晰化，并符合国家有关法规，特制定本说明。
第二条 适用范围
本说明适用于项目经理部对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、仓储合同、服务合同等。
第三条 职责划分
（一）各部门合同员应根据合同类型选择总司法务部下发的合同模板，并按与乙方达成的协商对模板合同中的基本内容及付款方式加以修改，商务条款及其他无需更改。
（二）涉及到总司法务部未提供模板的合同，合同员须按提供的模板加以修改制定。
（三）各部门领导审阅合同时，应要求合同员按模板制定。
（四）合同管理员在会签各部门合同时，仅复核合同模板、各项商务条款及结算形式。如制定合同部门未按要求拟定的，合同管理员有权将合同退回并提出相应的修改建议。
第四条 签订说明
（一）合同的主体
1．订立合同前，应当对当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订跟该单位履约能力明显不相符的经济合同。
2．部门签订合同时一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，须经项目经理部审批后授权签订。
（二）合同的形式
订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，必须采用正式的合同书形式。

（三）合同的内容
1．当事人的名称、住所；合同抬头、落款、公章以及当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
2．合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3．数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。
4．质量：有国家标准、行业标准或公司内部标准的，应约定所采用标准的代号（若采用公司内部标准，应注明标准的具体说明）。
5．价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确（须为含税价款）；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
6．履行期限、地点及方式：
（1）履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的计量方式；
（2）合同履行地点应力争对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本项目经理部仓库；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级；
（3）履行方式中应明确合同履行的标志，如买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，如托运单、仓库保管员签单等。
7．合同的担保：合同中对当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况、根据《担保法》的要求办理相关手续。
8．合同的解释：合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
9．保密条款：对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
10．合同联系制度：履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
11．违约责任：根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。
12．解决争议的方式：解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称且为签约本地。
13．合同字段格式：
（1）合同名称（仿宋_GB2312、小二、粗体）；
（2）合同抬头（仿宋_GB2312、小四、粗体）；
（3）正文字体（仿宋_GB2312、小四、常规/标段需粗体）；正文段落两端对齐，行距须固定值。对于格式合同（总司法务部下发的各类合同模板）可正反打印；其他类的合同单张打印，合同纸张控制在四张内（除对外招标类合同）。
第五条 会签流程（详见附件图示及说明）
第六条 考核与奖惩
（一）项目经理部各签订合同部门应当严格遵守本说明，有效订立、履行合同，切实维护项目经理部的利益。综合管理部核算处负责执行情况的监督考核。
（二）对按总司法务部要求及该说明签订合同的部门，且在实际操作中积极配合的将作出相应奖励。
（三）合同经办人员出现下列情况之一，给项目经理部造成损失的，项目经理部将向责任人员作出相应处罚：
1．未经授权批准或超越职权签订合同；
2．为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
3．应当签订书面合同而未签订书面合同；
4．合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报告；
5．未按要求修订合同版本或使用不合理合同版本。
第七条 附则
本说明从2011年 月 日开始执行。
本说明由综合管理部核算处作出解释。

附件：合同会签流程图及说明

一、合同会签流程图
⑧
会签单归档管理
项目经理部领导
分管领导
合同签约方
合同管理员
各相关部门
合同签订部门
合同管理员
各相关部门

①发至修改

②
修正
②
修正

③
会签
③
会签

④
签订盖章

⑤
报送签字

⑦确认后签订

⑥
附相关授权文件报送签字

二、合同会签流程说明
①合同签订部门按第四条合同签订规范拟出初稿，以电子形式发至合同管理员及相应部门进行修正（建议电话通知）。
②相关部门收到合同后，将合同中涉及各自部门的条款进行修正；合同管理员对合同的格式及商务条款、结算方式进行修正后发至合同签订部门（电话通知已完成修正）。
③合同签订部门将修正后的合同进行整理，按合同会签单格式填写报送合同管理员及相关部门进行合同会签。
④会签完成后由合同签订部门通知合同签约方进行协商签订盖章，如签约方有异议的须通知合同管理员将合同相关条款进行修正后签订盖章。
⑤签约方签订盖章后，由合同签订部门报送分管领导会签。
⑥分管领导确认后，合同签订部门将合同及相关授权文件交于项目经理部领导会签。
⑦项目经理部领导签字认可后，由合同签订部门将合同交相关授权人签定。
⑧会签完成后，由合同签订部门自行归档备案。