《文书学》.ppt

单击此处编辑母版标题样式,*,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,文 书 学,xxxx,档案局（馆）,xxx,文书学,教学目的：,通过对文书学和文书工作的学习，增强对文书工作深层次的理解，提高知识素质和职业技能。,教学重点：,公文的知识、文书工作的基本环节、归档文件的整理。,教学难点：,公文的文种、行文规则和公文处理。,本课程主要内容,第一章 公文,及其性质特点和作用,第二章 公文,的种类,第三章 公文,的体式和稿本,第四章,通用公文的撰写,第五章,常用公文的撰写方法,第六章 机关文书工作概述,第七章 机关文书工作的机构、组织和人员,第八章 机关行文制度,第九章 机关文书处理程序,第十章 公文的管理,第十一章 公文的归档,第一章 公文及其性质特点和作用,第一节 公文的概念,第二节 公文的性质特点,第三节 公文的功能和作用,第一节 公文的概念,一、,什么是文书,二、,文书的性质特点,三、,什么是公文,四、公务文书和私人文书的关系,一、公文的概念,（一）什么是公文,公文“是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具”。,（二）公文概念的内涵,第一，公文是在社会实践中形成的，其形成主体是各种合法存在的机关或社会组织。,第二，公文是基于人类主观意图而形成的，其形成必然出于特定的管理目的，服从一定的需要，而不是随意的记录。,第三，公文是用文字的形式表达并附着于一定载体的信息记录。,（三）公文与文件、文书的关系,既相联系,又有区别。,二、公文的性质特点,（一）公文必须由法定的作者制发（二）具有法定的权威性（三）具有特定的现实效用（四）具有规范的体式（五）具有特定的处理程序（六）具有特定的读者和阅读范围（七）具有特殊的处置方式,三、公文的功能和作用,（一）公文的功能,（二）公文的作用,第二节 公文的性质和特点,一、公文的特点,1,依法成立,2,公务活动,3,、是办理公务的工具,4,、是单位意志的体现,5,、具有法定体式和程序,6,、必须履行法定程序和手续方能生效,第三节 公文的功能和作用,一、公文的功能,（一）公文的形成（二）公文的发展历程（三）公文的发展规律,二、公文的作用,1,公文的形成、制作时间越来越少，运行周期越来越短，效率要求越来越高,2,高科技成份越来越浓,3,物质载体呈多样化发展趋势,4,“文档一体化”成为必然趋势,第二章 公文的种类,第一节 公文的分类,第二节 公文的文种,第三节 公文文种的使用,第一节 公文的一般分类,根据不同的分类标准，可以将公文分为不同的类别。一、按公文的来源分 二、按行文方向和行文关系分 三、按公文的秘密程度和阅读范围分 四、按传递和处理的缓急程度分 五、按制发机关和使用范围划分,第二节 公文的文种,一、,什么是文种,二、,通用公文的主要文种,二、法定类通用公文文种,（一）命令,（十）议案,（二）决定,（十一）报告,（三）决议,（十二）请示,（四）指示,（十三）批复,（五）公告,（十四）意见,（六）公报,（十五）函,（七）通告,（十六）会议纪要,（八）通知,（十七）条例,（九）通报,（十八）规定,第三章,公文的体式与稿本,第一节,通用公文的体式及特点,第二节,通用公文的文体,第三节 通用公文的结构、格式和要求,第四节 通用公文的稿本,第一节,通用公文体式及特点,一、,什么是公文体式,二、,通用公文体式性质和特点,三、,规范公文体式的意义,第二节,通用,公文的文体,一、,什么是文体,二、,通用公文文体的性质和特点,第三节 通用公文的结构、格式和要求,一、用纸幅面和版面尺寸,二、排版规格和装订要求,三、用纸,四、各要素及标识规格,通用公文的稿本,一、什么是公文的稿本,二、公文稿本的种类,1,、草稿,2,、定稿,3,、正本,4,、试行本,第四章,通用公文的撰写,第一节 通用公文撰写特点,第二节,通用公文撰写基本要求,第三节,通用公文撰写的步骤和基本方法,第四节 通用公文常用的习惯用语,第五节 如何提高撰写公文的水平,第一节,通用公文撰写特点,一、通用公文撰写性质方面的特点,1,、政治性,2,、政策性,3,、实践性,4,、时间性二、写作方式特点,三、文风特点,四、用语特点,第二节 通用公文撰写的基本要求,一、准确,二、实际,三、简明,四、及时,五、生动,六、符合规定的体式,第三节 通用公文撰写的步骤和方法,一、撰写公文的一般步骤,1,、确立主题,2,、调查研究,3,、选择表达方式,4,、精心布局,5,、认真撰写,6,、认真审核修改,方法,二、公文撰写的方法,1,、公文撰写的一般方法,2,、公文撰写的具体方法,第四节 通用公文常用习惯用语,一、开头语 二、引序语,三、结尾语 四、称谓语,五、请求语 六、表示意见和态度用语,七、表示目的和要求用语,八、前后、上下承转用语,九、说明时态用语 十、询问用语,十一、制发公文用语 十二、指示代词,第五节 如何如提高撰写公文水平,第五章 常用公文撰写方法,一、请示、报告、工作计划的撰写,二、通知、通报的撰写,三、会议记录、会议纪要、简报的撰写,（一）请示,1,、适用规定,办法,规定：,请示适用于向上级机关请求指示、批准。,条例,规定：,请示用于向上级机关请求指示、批准。,2,、主要特点,(1),行文时间上应是事前请示,(2),处理程序上必须获得批复才能算作处理完毕,(3),内容要求上严格遵循一文一事原则,(4),回复要求上的及时性,3,、请示的分类,（,1,）、请求批准有关规定、方案、规划 （,2,）、请求审批某些项目、指标 （,3,）、请求批转有关办法、措施,（二）报告,1,、适用规定,办法,规定：报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。,条例,规定：报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。,2,、主要特点,(1),单向性,(2),陈述性,(3),事后性,3,、主要类型,(1),工作报告,(2),情况报告,(3),答复报告,(4),报送报告,（三,),、总,结,（一）总结的概念,（二）总结的主要特点,1,、集中性,2,、评价性,3,、探索性,（三）总结的分类,按内容涉及面范围分：,综合性总结（也叫全面总结）,专题性总结,（四）通知,1,、适用规定,2,、主要特点,3,、主要类型,（五）通报,1,、适用规定,办法,规定：通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,条例,规定：通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。,2,、主要特点,（,1,）通报具有明确的教育目的性（,2,）反映作者观点和意图的题材具有显著的典型性（,3,）制发和使用具有较强的时效性,3,、通报的主要类型,（,1,）表彰性通报（,2,）批评性通报（,3,）情况通报,（六）会议记录,会议记录的撰写,1,、用途,2,、结构,3,、会议记录内容,4,、要求和注意事项,（七）会议纪要,1,、适用规定,办法,规定：会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。,条例,规定：会议纪要用于记载会议主要精神和议定事项。,2,、主要特点,（,1,）纪实性 （,2,）纪要性（概括性）,（,3,）指导性（约束性）,3,、主要种类,（,1,）决策型纪要 （,2,）交流型会议纪要,（,3,）研讨型会议纪要,（八）、简报,（一）简报的概念,机关单位、社会团体内部通报情况以及向上级或向下级、同级单位反映情况、沟通信息、交流经验等常用的一种简短的带有一定新闻性质的文书。,（二）简报的特点,“简”、“准”、“快”、“新”、“活”、“连”,（三）简报的基本类型,1,、工作简报,2,、动态简报,3,、会议简报,第六章 机关文书工作概述,第一节、机关文书工作及其性质、地位和作用,第二节、机关文书工作的基本任务,第三节、机关文书工作的原则和要求,第一节 机关文书工作及其性质、地位和作用,1,、什么是文书工作和机关文书工作,2,、机关文书工作的性质,3,、机关文书工作的地位,4,、机关文书工作的作用,第二节 机关文书工作的基本任务,1,、对收文的处理,2,、对发文的处理,3,、对机关各项活动进行记录,4,、对公文的日常管理和提供利用,5,、对有保存价值的公文进行鉴定、整理和归档,6,、主管机关还应对下级机关文书工作进行指导、检查,7,、领导交办的其他事项,第三节 机关文书工作的原则和要求,一、文书工作的原则,二、文书工作的基本要求,第七章 机关文书工作的机构设置,第一节、机关文书工作的机构设置,第二节、机关文书工作的组织管理,第三节、文书人员,第八章 机关行文制度,第一节、行文制度和行文关系,第二节、行文方式,第三节、行文规则,第一节 行文制度和行文关系,一、什么是行文制度,二、行文制度的内容,三、行文关系,第二节 行文方式,一、行文方向和类型,二、公文文种的选定,三、行文的具体方式和方法,第三节 行文规则,第九章 机关文书处理程序,第一节、文书处理程序概述,第二节、收文程序,第三节、发文程序,第一节 文书处理程序概述,一、什么是文书处理程序,二、确定文书处理程序的依据,三、文书处理程序的特点,四、如何按文书处理程序办事,第二节 收文的程序,一、签收 二、拆封 三、登记,四、审核 五、分送 六、传阅,七、拟办 八、批办 九、承办,十、催办,第三节 发文的程序,一、草,拟,（一）草拟的含义,（二）草拟基本要求,二、审,核,（一）审核的含义,（二）审核的重点和要求,（三）审核的要求,三、签,发,（一）签发的含义,（二）签发的形式,（三）签发的要求,四、复,核,（一）复核的含义,（二）复核的重点和要求,五、编写发文字号,1,、什么是发文字号,2,、发文字号结构,3,、要求和注意事项,六、翻译,1,、什么是翻译,2,、要求和注意事项,七、缮,印,（一）缮印的含义,（二）缮印的要求,1,、以签发、复核的定稿为依据,不得擅自改变。,2,、缮印机密文件,应指定专厂、专人负责。,3,、要符合国家规定的用纸、字体字号、书面格式和印刷要求。,4,、要在指定的时间内完成印制工作；,5,、做好缮印登记。,6,、要以签发复核稿为依据认真校对,保证其绝对正确。,八、用,印,（一）用印的含义,（二）用印的基本要求,1,、以领导人的签发为依据；,2,、盖章位置要严格按照公文书面格式中生效标识之规定；,3,、盖章时应收齐定稿,并留存,2,份正式文件存档；,4,、搞好用印登记,。,九、登记,（一）登记的含义,（二）登记的基本要求,1,、及时、准确、不漏登错登；,2,、按照发文登记簿项目认真填写,十、分,发,（一）分发的含义,（二）分发的基本其要求,1,、及时迅速；,2,、根据公文内容,选择好发送方式；,3,、装封、投递准确无误；,4,、做好分发登记。,第十章 公文的管理,第一节、公文管理概述,第二节、公文的日常管理,第三节、公文的平时整理和保管,第一节、公文管理概述,1,、公文管理的内容,2,、公文管理的原则,3,、加强公文管理的意义,第二节 公文的日常管理,1,、公文的翻印、复制和公布,2,、公文的撤销和废止,3,、公文的汇编和借阅,4,、公文的清退、移交和销毁,第三节 公文的平时整理和保管,一、编制文件目录,二、准备文件盒,三、平时归类整理,四、如何保证文件的齐全完整,第十一章,归档文件整理工作,第一节,归档文件整理工作概述,第二节,归档文件的收集与鉴定,第三节,归档文件的装订与分类,第四节,归档文件的排列和编号编目,第五节,归档文件的装盒,本章复习思考题,第一节 归档文件整理工作概述,一、文件立卷方法概述,二、,归档文件整理规则,的特点,三、归档文件整理工作的几个基本问题,四、归档文件整理基本原则与基本要求,五、文件整理归档的重要意义,六、归档文件整理的组织工作与制度建设,七、加强对归档文件整理工作指导、监督和检查,一、文件立卷方法概述,20,世纪,50,年代学苏联，提出了灵活运用“六个特征”组卷的做法；,1987,年,12,月，国家档案局颁布了,机关档案工作业务建设规范,；,2000,年,12,月,6,日国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准,归档文件整理规则,（,DA,T22,2000,），,2001,年,1,月,1,日实施，宣告沿用,50,余年的立卷方法结束。,二、,归档文件整理规则,的特点,1,、简便性,2,、兼容性,兼顾了我国机关档案工作现实需要,兼顾了档案馆工作的需要,兼顾了其他档案规范性文件,3,、灵活性,对内容规定的灵活性,实施,归档文件整理规则,时间的灵活性,在执行其他法规文件时的灵活性,三、归档文件整理工作的几个基本问题,（一）什么是“归档文件”和“归档文件整理”,1,、归档文件,2,、归档文件整理,（二）文件的办理完毕,“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。,（三）文书部门立卷（整理）制度,四、归档文件整理基本原则与基本要求,（一）归档文件整理基本原则,遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系,区分不同价值，便于保管和利用,（二）归档文件整理的基本要求,归档文件应办理完毕；,归档文件必须齐全完整；,遵循文件形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系；,正确鉴定文件价值,做到标准一致,严肃认真；,分类科学合理,符合实际；,排列有序,体现事由原则；,编号、编目规范与正确。,五、文件整理归档的重要意义,(,一,),方便查找和利用,(,二,),有利于文件的安全保管,(,三,),为档案工作奠定基础,六、归档文件整理的组织工作与制度建设,（一）归档文件整理的组织工作,归档文件整理的主要形式的三种形式：,1,、集中式,2,、分散式,3,、集中与分散结合式,（二）认真做好平时积累工作,平时积累工作的基本要求是：,1,、严格登记,2,、及时收集,3,、严格检查,4,、随办随归,5,、妥善管理,（三）制度建设,1,文件材料整理及归档办法,2,机关文件材料归档范围和档案保管期限表,3,不归档文件管理处置办法,七、加强对归档文件整理工作指导、监督和检查,（一）指导、监督和检查的内容,1,、加强宣传，提高认识,2,、深入实际，加强具体指导,3,、认真细致，严把质量检查关,（二）归档文件检查验收重点,1,、应归档的文件材料是否齐全完整。,2,、整理的方法是否符合,规则,和机关相关制度的要求，特别应注意归档文件目录、归档章、档案盒盒脊以及备考表等项目的填写是否规范。,3,、归档文件保管期限是否划分得准确。,4,、与纸质文件相配套的其他门类和载体的档案，整理方法是否符合要求。,第二节 归档文件的收集与鉴定,一、归档文件收集,二、归档文件的价值鉴定,一、归档文件收集,（一）文件收集归档具有重要意义,（二）归档文件收集的要求,（三）档文件收集的范围,（四）不归档范围,（五）归档文件材料收集的方法,（六）归档文件收集的难点及解决方法,（一）文件收集归档具有重要意义,1,收集是归档文件整理的首要环节，是决定档案工作存在和发展的重要条件,2,收集工作是实现档案集中统一管理原则的重要内容和措施,3,收集工作是党和国家积累历史文化财富的手段,4,收集工作是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺,5,收集工作是归档文件整理中其它环节的重要基础,6,收集工作是维护机关历史面貌的重要手段,（二）归档文件收集的要求,凡是本机关形成的,(,包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的，下级机关报送的,),具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整,归档文件齐全完整的含义,强调归档文件必须齐全完整的意义,保证归档文件齐全完整的途径,（三）档文件收集的范围,1,上级发给本机关文件的收集归档范围,2,本机关形成文件的收集归档范围,3,同级和不相隶属机关发给本机关文件收集归档范围,4,下级送给本机关文件的收集归档范围,（四）不归档范围,1,上级发给本机关文件不归档范围,2,本机关形成文件不归档范围,3,同级和不相隶属机关发给本机关文件不归档范围,4,下级机关报送文件不归档范围,（五）归档文件材料收集的方法,1,办理完毕随时收,2,会议文件及时收,3,常用文件定时收,4,人员变动提前收,5,珍贵文件跟踪收,6,保密检查集中收,7,盖章之时立即收,8,制度约束按时收,9,责任到头督促收,10,“帐外文件”催促收,11,整理之前全面收,12,发现不齐反复收,（六）归档文件收集的难点及解决方法,1,归档文件收集的难点,（,1,）领导手中的文件,（,2,）人事、财会、保卫部门的文件,（,3,）“帐外文件”,（,4,）报刊上反映本机关工作活动文章,（,5,）特别珍贵的文件,（,6,）机密性较高的文件,（,7,）科技文件,2,解决方法,（,1,）制度约束法（,2,）归档范围限定法,（,3,）考核奖惩法（,4,）宣传教育法,二、归档文件的价值鉴定,（一）归档文件价值鉴定的原则与方法,1,归档文件价值鉴定的原则,2,归档文件价值鉴定的方法,（二）归档文件价值鉴定的标准,（三）归档文件保管期限的划分,（四）划分保管期限应注意的几个问题,第三节 归档文件的装订与分类,一、归档文件的装订,（一）归档文件的“件”的确定原则,（二）装订的要求,（三）装订的步骤,（四）装订的方式,二、归档文件的分类的方法,1,基本分类方法（年度、机构、问题、期限。）,2,复式分类法,3,四川省选用推荐的分类方法,第四节 归档文件的排列和编号编目,一、归档文件的排列,（一）归档文件排列的方法,（二）归档文件排列中几个具体问题的处理方法,二、归档文件的编号,（一）归档文件编号的方法,（二）,归档章的格式,与项目填写要求,三、归档文件的编目,（一）归档文件编目的要求,（二）,归档文件目录,的编制,（三）归档文件目录的封面项目,（四）归档文件目录纸张幅面尺寸,归档文件目录,件号,文,号,责任者,题 名,日期,页数,备注,归档章格式,(,全宗号,),(,年度,),(,室编件号,),*,(,机构或问题,),(,保管期限,),(,馆编件号,),长,:3,15,宽,2,8,单位,:mm,归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中空白位置；如果领导指示或收文章等占用上述位置，可以将归档章在首页的其他空白位置，但以上端为宜。,第五节 归档文件的装盒,一、归档文件装盒的要求,分年度、期限、机构或问题,(,选择,),、装满,.,二、档案盒的项目,盒号千位一断号,.,三、档案盒制成材料的要求,四、备考表的填写,参考资料,国家行政机关公文处理办法,中国共产党机关公文处理条例,国家行政机关公文格式,国家档案局第八号令,谢谢大家！,