第10章 写作.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,Part 8,WRITING,写 作,内容结构：,写作要则,写作过程,商务信函,其它文稿的写作,写作是一种重要的沟通方式,写作是一种特殊的沟通方式,写作是一个不断发展的概念,一、写作要则,4,C：,正确(,Correct),清晰(,Clear),完整(,Complete),简洁(,Concise),二、写作过程,1,Gather information,收集资料,files,articles,books,financial statements,interviewing by telephone,world wide web,CD-ROMs,intranet databases,brainstorming,free writing,etc.,2,Organize your thoughts,组织观点,(1),Batching,分组 (2),Concluding,筛选 (3),Headlining,归纳标题(4),Strategic ordering,有策略地编排,3,Focus the message,提炼材料,Imagine the reader skimming,设想读者只是浏览,“,Nutshell”your ideas,概括你的观点,“,Teach”your ideas,灌输你的观点,Use the“elevator”technique,使用“电梯间谈话”技巧,Use the“price per word”technique,使用“惜字如金”技巧,4,Draft the document,起草文章,Compose in any order,不要在乎写作顺序,Avoid editing,不要边写边改,Get typed copy,使用打印件,Schedule a time gap,安排时间间隔,5,Edit the document,修改文稿,Edit for strategy,从策略上进行修改,Edit for macro issues,从宏观上进行修改,Edit for micro issues,从微观上进行修改,Edit for correctness,就正确性进行修改,写作过程,三、商务信函,（,一）商务文书,（,二）信函是商务沟通的重要工具,1信函是商务文书的最主要形式 2商务信函关系到形象问题 3信函是商务沟通的重要工具,（三）商业信件,1书信的风格 2信件的布局 3写信的一些技巧：(1)写信当如面读 (2)开头的技巧 (3)如何结尾 (4)书写字体 (5)信函礼貌 (6)信封书写,（,四）商业函件,商务信函,公司部经理先生：这次请您了解商品市场情况，承蒙您在百忙之中作深入的调查了解，实在不胜感激。关于商品价格，待我公司调整修订以后再函告您。希今后加强往来，并请给予大力支持！特此书面表达感谢之意！此致致礼 敬上 年月日,图8,.1,致谢函实例,公司经理先生：敬启者，最近我公司接到贵埠公司来函订购大量货物，该公司地址随函附上，因为该公司第一次交易，敝公司不知其资信及经济状况如何?后请贵公司代为查明见告，贵公司所提供之情报，敝公司严守秘密。今后若有同类情况，敝公司愿作同样之效劳。公司经理,年月日,图8,.2,查询函实例,公司：经查一季度已于三月三十一日届满，现寄上贵公司之季结算清单一份，共计￥1，200，000元，谅属无误，此前供应贵公司之物品，想必满意，期待今后更密切的合作。公司(盖单),年月日,图8,.3,结帐清单实例,总公司：敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函附上。五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算，六月一日以后，则以新价目表为准。因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购买，务请尽早，以免误失时机。公司,年月日,图8,.4,通知提价函实例,先生：您所申请的秘书职位已补满，我们刚雇用了一位从大学毕业的小姐，将先予以试用几个星期，以决定其能力是否胜任。我们很乐意把您的名字列入秘书人选档案之中，倘若将来有缺额，一定首先与您联系。公司经理,年月日,图8,.5,求职答复函实例,表8.1 书信撰写者清单,A,写信前 1信的主题是什么?2你为什么写这封信?3信的读者是谁?,主要读者,其他读者 4读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?,现有知识,需要知道的知识,B,信写完后 你撰写的信（回答“是”“否”）,清楚,按逻辑顺序编排,语法正确,没有行话和俚语,语言简洁明了,惹入喜爱、有礼貌、有益,准确,完整,迅捷,四、,其他文稿的写作,（一）报告,表8.2 报告的部分类型,特别报告 初始报告 例行报告 调研报告 中期报告 操作报告 计划报告 评估报告 设计报告 可行性报告 检验报告 审查报告 建设报告 工作报告 进展报告 正式报告 目击报告 非正式报告,报告的基本结构,：,标题,概要,目录,主体部分(正文),结论和建议,如何起草公司年度工作报告,常见年度报告的一般性框架：,第一部分：过去一年的工作回顾。,第二部分：提出下年度工作总体思路。,第三部分：确定本年度的工作目标和工作任务。,第四部分：明确完成上述目标和任务的措施。,第五部分：简要总结，发出号召。,表83 报告撰写者清单,1报告的主题、标题是什么?2看报告的读者是什么人?,主要读者,其他读者 3撰写这份报告的原因是什么?（回答“是”“否”）,获取读者的支持,报告调查的结果,影响或说服读者,对读者提出的问题进行答复,对读者以外的人提出的问题进行答复,解释说明问题,报告进展情况,记录事实、信息或观点,在某一点上树立权威或声望,推销,宣传公司组织内外的努力和结果,通知一大群体,为正在进行的工作提供证据,引入或推动关于主题的讨论,指示命令,（二）营销决策方案的写作,结构格式,：,1.标题,2.正文：引言主体文结尾,注意,：,1在调查研究的基础上，把握全面、准确的信息，充分占有资料；2目标要明确、具体、可行；3占有大量资料；4论证分析，得出利弊得失，避免急功近利的短期行为；,5充分发挥集体的智慧，发扬民主，鼓励发表不同意见，提倡大胆的探索精神,。,（三）企业管理制度的写作,结构,：,1.,标题 2.,正文,宗旨,主体范围,管理机构,主体的权利和义务,主体行为后果,制度实施时间,3.时间,例 一份公务便函,便函。致：人力资源部 自：总裁 主题：饮水机 时间：255,现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。,但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。,人力资源部给总裁的一份报告：126,关于饮水机的报告,十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。,因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。,