初级会计学-第7章.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,第,7,章,会计账簿,7.1,账簿的意义和分类,7.2,账簿的设置和登记,7.3,账簿的设置和使用规则,7.4,对账和结账,7.1,账簿,的意义和分类,账簿,是由具有一定格式、相互联系的若干账页所组成的，以审核无误的会计凭证为依据，用以全面、系统、序时、分类地登记经济业务的簿籍。,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,7.1.1,账簿的意义,（,1,）会计账簿可以为企业的经济管理提供系统、全面的会计信息,（,2,）会计账簿可以为定期编制会计报表提供数据资料,（,3,）会计账簿是考核企业经营成果，加强经济核算，分析经济活动情况的重要依据,（,4,）会计账簿为财产清查的进行提供依据,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,7.1.2,会计账簿的分类,（一）账簿按其,用途,分类,可分为,序时账簿,、,分类账簿,、,联合账簿,和,备查账簿,。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,1,、序时账簿,序时账簿是指按照经济业务发生和完成的时间先后顺序，逐日逐笔进行登记的账簿，又称为日记账。,按照所记录内容的不同，日记账又分为普通日记账和特种日记账。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,2,、分类账簿,（,1,）总分类账簿，简称总账，是按照总分类科目设置的，用来总括反映某类经济业务内容的账簿，它对明细账具有统驭和控制作用。,（,2,）明细分类账簿，简称明细账，是根据总账科目，按其所属明细分类科目设置的，用以分类记录某一类经济业务，提供明细核算资料的分类账簿。它对总分类账具有辅助和补充作用。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,3,、联合账簿,在实际工作中，经济业务比较简单、总分类科目为数不多的单位，为了简化记账工作，可以将序时记录和总分类记录结合在一起，在同一账簿中既进行序时登记又进行总分类登记，这种同时具备日记账和总分类账两种用途的账簿称为联合账簿。日记总账就是典型的联合账簿。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,4,、备查账簿,备查账簿是对某些在序时账簿和分类账簿中未记录或记录不全的经济业务进行补充登记的账簿。,如应收票据备查簿、应付票据备查簿、委托加工物资登记簿、代管商品物资登记簿、租入固定资产登记簿等。这种账簿属于备查性质的辅助账，与其他账簿之间不存在严密的依存、勾稽关系。它没有固定的格式，可根据实际需要加以设计。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,（二）账簿按外表形式分类,1,、,订本式账簿,简称订本账，它是指在启用前就把若干顺序编号的、具有专门格式的账页固定装订成册的账簿。,主要优点是能够避免账页散失和防止账页被抽换，能够保证账簿记录的安全与完整。,缺点：由于账页固定，在使用时，必须为每一账户预留账页，可能会出现某些账户预留账页不足，而有些账账户预留账页过多，影响记账的连续性造成浪费；另外，订本账在同一时间只能由一人负责登记，不便于分工。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,2,、,活页账簿,简称活页账，它是指在启用前和使用过程中把账页置于活页账夹内，随时可以取放账页的账簿。,其优点是可根据实际需要，灵活使用，也便于分工记账。,其缺点是账页容易散失和被抽换。,一般用于各种明细分类账。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,3,、,卡片式账簿,简称卡片账，是由许多具有账页格式的硬纸卡片组成，存放在卡片箱中的一种账簿。其优缺点与活页账基本相同。使用卡片账时必须将卡片顺序编号并存放在卡片箱内，由专人保管，一般不需要每年更换。卡片账适用于记载内容比较复杂的财产物资明细账，如固定资产登记卡、低值易耗品登记卡等。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,4,、,磁性媒介质式账簿,磁性媒介质式账簿是存储在电脑中的账簿。这类形式的,“,账,”,已没有传统的簿籍形式。在会计采用电算化后，电脑中的,“,账,”,作为,“,文件,”,在打印输出前，是看不见、摸不着的，存放在磁性媒介质上，如磁盘；打印输出后，虽然也具有书面形式，但已不存在完整的账簿体系，只是根据需要打印输出某些会计记录和数据，既可以是某个账户的全部记录和数据，也可以是部分账户的记录和数据；既可以是所有账户的记录和数据，也可以是一部分账户的记录和数据。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,（三）账簿按,账页格式,分类,1,、,两栏式账簿,两栏式账簿是指在账页中只设两个金额栏的账簿。它按经济业务引起资金数量的增加和减少的两种变化，设置借方和贷方两个金额栏，不设余额栏。普通日记账、转账日记账一般采用两栏式。其账页格式如,表,7-1,所示。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,2,、,三栏式账簿,三栏式账簿是指由设置三个金额栏的账页组成的账簿，其账页格式主要部分为借方、贷方和余额三栏或者收入、支出和余额三栏。它适用于总分类账、日记账，也适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算的债权、债务结算账户的明细分类账，如应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款、应交税金等。其账页格式如,表,7-2,所示。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,3,、,数量金额式账簿,亦称大三栏式账簿。它是指在账页中分设,“,借方,”,、,“,贷方,”,和,“,余额,”,或,“,收入,”,、,“,发出,”,和,“,结存,”,三大栏，并在每大栏内分设,“,数量,”,、,“,单价,”,、,“,金额,”,三小栏的账簿。数量金额式账簿能够反映出财产物资的实物数量和价值量，这种账簿适用于既要进行金额核算，又能要进行实物数量核算的各种财产物资明细账，如固定资产、原材料、库存商品等。其账页格式如,表,7-3,所示。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,4,、,多栏式账簿,多栏式账簿是指根据经济业务的内容和管理的需要，在账页的,“,借方,”,和,“,贷方,”,栏内再分别按照明细科目或某明细科目的各明细项目设置若干专栏的账簿。这种账簿把同一个一级账户所属的明细账户，集中在一张账页上设置专栏，反映各有关明细账户的核算资料。它一般适用于成本计算账户、收入账户、费用账户和利润账户等，既可按借、贷方分别设专栏，也可只设借方专栏，贷方内容在相应的借方专栏内用红字登记，表示冲减。其账页格式如,表,7-4,所示。,上一页,返回,下一页,7.1,账簿,的意义和分类,5,、,横线登记式账簿,横线登记式账簿是指账页分为借方和贷方两个基本栏目，每个栏目再根据需要分设若干栏次，在账页两方的同一行记录某一项经济业务自始至终所有事项的账簿。即将前后密切相关的经济业务从发生到结束的全部事项在同一行进行详细登记。该项种账簿一般用于材料采购、其他应收款等明细分类账。其账页格式如,表,7-5,所示。,综上所述，账簿分类如,图,7-1,所示。,上一页,返回,7.2,账,簿的设置和登记,7.2.1,账簿的设置,1,、账簿的设置原则,一般情况下，设置账簿应遵循以下基本原则：,（,1,）全面性。,（,2,）清晰性。,（,3,）系统性。,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,2,、账簿的基本内容,（,1,）封皮。,（,2,）扉页。扉页主要列明账簿启用及交接表（或经管账簿人员一览表）和账户目录。其一般格式分别如,表,7-6,、,表,7-7,所示。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（,3,）账页。,账页是构成账簿的主要组成部分，账页根据其反映的经济业务不同具有多种格式，但基本内容应包括：账户名称（或称会计科目、二级科目等）；登记日期栏；凭证种类和号数栏；摘要栏；借贷方金额及余额的方向、金额栏；总页次和分户页次。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,7.2.2,账簿的登记,（一）日记账的登记,1,、普通日记账的登记,普通日记账，又称分录簿,其账页通用格式见,表,7-1,所示。,其具体登记如,表,7-8,所示,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,2,、特种日记账的登记,（,1,）现金日记账。,三栏式现金日记账，其账页格式如,表,7-9,所示。,多栏式日记账账页格式如,表,7-10,所示。,在借贷记账法下，多栏式现金日记账的账页格式如,表,7-11,、,表,7-12,所示。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（,2,）银行存款日记账。,银行存款日记账，是记录和反映银行存款收付业务的一种特种日记账。它应按存款种类分别设置，其账页格式见,表,7-13,至,表,7-16,所示。,（,3,）转账日记账,。除设置现金、银行存款日记账外，一般企业不再设其他日记账。有的企业因管理的需要还设转账日记账，用来登记现金日记账和银行存款日记账所不能包括的其他经济业务。转账日记账账页格式如,表,7-17,所示。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（二）总分类账的登记,为了总括、全面地反映经济活动和财务收支情况，并为编制会计报表提供资料，每个单位必须设置总分类账。,总分类账一般采用借方、贷方、余额三栏式的订本账，其账页格式如,表,7-18,所示。,多栏式总分类账账页格式如,表,7-19,、,表,7-20,所示。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（三）明细分类账的登记,1,、三栏式明细账,2,、数量金额式明细账,账页格式如,表,7-21,所示,3,、多栏式明细分类账,账页格式如,表,7-22,所示,多栏式收入明细分类账的账页格式如,表,7-23,所示,多栏式本年利润明细分类账的账页格式如,表,7-24,所示,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,4,、横线登记式明细分类账,横线登记式明细分类账亦称为平行式明细账，其账页特点是在账页的同一行内，记录某一项经济业务从发生到结束的全部事项。如物资采购明细账可在一行内记录采购材料业务的购料和收料情况。其账页格式如,表,7-25,所示。它主要适用于登记物资采购业务、应收票据和一次性备用金业务。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（四）备查账簿的登记,备查账的记录不列入本单位的财务会计报告。如以,“,租入固定资产登记簿,”,为例，其账页格式如,表,7-26,所示。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（五）总分类账户和明细分类账户的平行登记,1,、总分类账户与明细分类账户的关系,总分类账户是按照一级会计科目设置的，采用货币计量单位，分类、连续地提供各种总括核算资料的账户，简称总账。明细分类账户是根据总分类账的核算内容按二级科目或明细科目设置的，采用货币或货币和实物计量单位，分类、连续地提供各种明细核算资料的账户，简称明细账。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,2,、总分类账户与明细分类账户的平行登记,所谓平行登记是指对所发生的每项经济业务事项，都要以会计凭证为依据，分别在总分类账户及其所属明细分类账户同时进行登记的方法。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（,1,）总分类账户与明细分类账账户平行登记的要点。,主要包括以下四个方面：,同依据，即依据相同。,同期间，即期间相同。,同方向，即方向相同。,等金额，即金额相等。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（,2,）总分类账户与明细分类账户平行登记的方法。,平行登记的结果使总分类账户和其所属明细分类账户之间存在着特定的,数量关系,，这种关系用公式表示如下：,总分类账户本期发生额,=,总分类账户所属明细分类账户本期发生额合计,总分类账户期末（初）余额,=,总分类账户所属明细分类账户期末（初）余额合计,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,现以,“,原材料,”,、,“,应付账款,”,两个账户为例，说明总分类账户和其明细分类账户的平行登记方法。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,例,1,：某企业,2008,年,5,月份的,“,原材料,”,、,“,应付账款,”,总账和明细账的期初余额如下：,“,原材料,”,账户期初余额,50 000,元，其中甲材料,100,吨，每吨,200,元，共计,20 000,元；乙材料,200,吨，每吨,150,元，共计,30 000,元。,“,应付账款,”,账户期初余额,60 000,元，其中欠驰立公司,40 000,元、朝宇公司,20 000,元。,5,月,6,日，向驰立公司购入甲、乙材料，均已验收入库，货款未付。甲材料,50,吨，每吨,200,元，计,10 000,元；乙材料,20,吨，每吨,150,元，计,3 000,元。会计分录为,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,借：原材料,-,甲材料,10 000,-,乙材料,3 000,贷：应付账款,-,驰立公司,13 000,5,月,10,日，以银行存款偿还驰立公司货款,10 000,元。会计分录为,借：应付账款,-,驰立公司,10 000,贷：银行存款,10 000,5,月,18,日，向朝宇公司购买甲材料,20,吨，每吨,200,元，计,4 000,元，货款未付，材料已验收入库。会计分录为,借：原材料,-,甲材料,4 000,贷：应付账款,-,朝宇公司,4 000,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,5,月,24,日，车间领用甲材料,150,吨，每吨,200,元，计,30 000,元；乙材料,100,吨，每吨,150,元，计,15 000,元。会计分录为,借：生产成本,45 000,贷：原材料,-,甲材料,30 000,-,乙材料,15 000,根据以上资料和会计分录，,“,原材料,”,和,“,应付账款,”,两个总分类账户及所属明细分类账户平行登记的结果如,表,7-27,至,表,7-32,所示。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,（,3,）总分类账户与明细分类账户的核对。,在根据平行登记的方法登记总分类账户及其所属各明细分类账户之后，为了检查账户记录是否正确，应当对总分类账户和明细分类账户登记的结果进行相互核对。主要是核对总分类账户与其所属明细分类账户的发生额和余额是否相等，以便及时地发现和更正错账，保证账簿记录的正确性。,上一页,返回,下一页,7.2,账,簿的设置和登记,为了便于核对，可以根据某一总分类账户所属明细分类账户的记录，分别编制明细分类账户本期发生额及余额表。例如，根据上面例示,“,原材料,”,和,“,应付账款,”,明细分类账户的记录，分别编制本期发生额及余额表。如,表,7-33,、,表,7-34,所示,根据以上两表的,“,合计,”,栏金额，分别与,“,原材料,”,和,“,应付账款,”,总分类账户的余额，本月借、贷发生额和期末余额核对，结果相符就表明该分类账的记录是正确的。,上一页,返回,7.3,账簿的设置和使用规则,7.3.1,账簿启用规则,账簿是重要的会计档案。为了保证会计账簿记录的合法性和会计资料的真实性、完整性，明确经济责任，会计账簿应当由专人负责登记。启用会计账簿应遵守以下规则：,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,1,）启用账簿时，应在账簿封面上写明单位名称和账簿名称，并填写账簿扉页上的,“,账簿启用及交接表,”,或,“,账簿雇用和经管人员一览表,”,，其一般格式如,表,7-6,所示，基本内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,2,）顺序编写页数。启用订本式账簿，就当从第一页到最后一页按顺序编写页数，不得跳页、缺号（如果所启用的订本式账簿的起止页数已经印好的就不需要再填）。启用活页式账簿，其账页应当按账户顺序编号，并需定期装订成册；装订后再按实际使用的账页顺序编写页码，另附加目录，记明每个账户的名称和页次；可于装订成册时填写起止页数。卡片式账簿在使用前应当登记卡片登记簿。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,3,）严格交接手续。当记账人员或会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应在办好账簿移交手续后，在启用表上注明交接日期、接办人员和监交人员姓名，并由交接双方签字或盖章，以明确有关人员的责任。,（,4,）及时结转旧账。每年年初更换新账时，应将旧账的各账户余额过入新账的余额栏，并在摘要栏中注明,“,上年结转,”,字样。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,7.3.2,账簿登记规则,（,1,）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,2,）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章。为了防止在登记中出现漏记和重记，便于查阅，应在记账凭证上注明所记账簿页数或以,“,”,为符号表明已登记入账。,（,3,）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般占格距的,1/2,左右，以便于发生差错时更正。,（,4,）登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。但下列情况，可以用红色墨水记账：,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；,在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；,在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；,根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。,（,5,）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明,“,此行空白,”,、,“,此页空白,”,字样，并由记账人员签名或者盖章。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,6,）凡需要结出余额的账户，应按时结出余额，现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额；债权债务明细账和各项财产物资明细账，在每次记账后，都要随时结出余额；总账账户平时每月需要结出月末余额。结出余额后，应当在,“,借或贷,”,等栏内写明,“,借,”,或者,“,贷,”,等字样，以说明余额的方向。没有余额的账，应当在,“,借或贷,”,栏内写,“,平,”,字，并在,“,余额,”,栏（一般在元位）用,“,0,”,表示。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,7,）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在注明,“,过次页,”,和,“,承前页,”,字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明,“,承前页,”,字样。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,对需要结计本月发生额的账户，结计,“,过次页,”,的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计,“,过次页,”,的本页合计应当为自年初起至本页末止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,8,）记账时可以使用下列一些特殊符号，使记账更为便捷。,号码顺序可用,“,#,”,表示，如第,20,号，写成,“,#20,”,，但不能写成,“,20#,”,。,单价可用,“,”,表示，如单价,5,元可写成,“,5,”,元。,已记账、已过账或数字核对无误，可在,“,过账,”,栏或,“,记账,”,栏内或在数字后用,“,”,表示。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,7.3.3,错账更正规则,（一）错账的类型,错账，指会计记录与实际发生的经济业务的情况不符，日常记账工作中会出现各种各样的差错，有书写上的文字或数字的笔误，确认计量上的错误、计算上的错误等。常见的账簿记录上的,会计差错,主要在以下几种情况：,（,1,）重记分录。一笔会计分录或一笔会计分录的一方在分类账上重复登记。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,2,）漏记分录。一笔会计分录或一笔会计分录的一方在分类账上没有登记。,（,3,）方向记错。将应记入借方的金额误记入贷方，或将应记入贷方的金额误记入借方。,（,4,）科目串户。将应记某一个会计科目的金额误记入另一个会计科目。,（,5,）数字记错。主要是数字移位，即应记的数字后多记或少记,“,0,”,；数字颠倒，即某一个金额数字，其相邻两个数字前后颠倒，如,56,元记为,65,元等。,（,6,）计算错误。计算过程中产生的错误，如合计数加错、余额计算错、计算中漏计或重计某一金额等。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（二）查找记账错误的方法,查找错误的方法，一般分为全面检查和重点检查两种。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,1,、全面检查,全面检查是对账簿进行普遍检查的方法，就是把一定时期内的账目进行逐笔核对的方法。账目不平衡，如果是由若干类型、若干环节的若干错误造成，就需要对账簿进行全面性的检查。,全面性检查分为顺查法和逆查法两种。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,2,、重点检查,（,1,）差数法,用于检查过账时一笔分录的一方重记、漏记或错记造成的差错。在按照记账凭证记账时，如果一笔分录的一方重记、漏记或错记，就会造成本期借、贷方发生额合计数不符。当试算不平衡时，将本期借、贷方发生额合计数相抵，计算出借贷方合计数的差数，以此为线索，重点检查与该差数的相同金额的发生额是否存在一方重记、漏记或错记的情况。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,2,）除,2,法,用于检查记账方向记错的错误。如果误把应记入账户借方的金额记入贷方，或误把应记入账户贷方的金额记入借方，就会使借贷双方合计数的差数是错记金额的,2,倍。当试算不平衡时，将借贷双方合计数相抵后的差数除以,2,以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否记账记反了。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,3,）除,9,法,用于检查数字错位和数字颠倒的差错。当试算不平衡时，将借贷双方合计数相抵后的差数除以,9,，若能被,9,整除，则可能是记账过程中出现了数字移位（错位）或数字颠倒的差错。,1,）数字移位。往往是在过账时，在应记的数字后多加或少加了,“,0,”,，使正确的数字扩大,9,倍或缩小,0.9,倍。因此，数字移位又分为将数字写大和将数字写小两种错误。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,将数字写大。如将,150,写为,1 500,。查找的方法是：将差数除以,9,，得到的商数为正确数，将商数乘以,10,后所得的积为错位数。本例的差数为,1 350,（,1 500-150,），除以,9,后，所得的商数,150,为正确数，,150,乘以,10,，其积,1 500,即为错位数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数之积相同的金额是否存在记录上错位的情况。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,将数字写小。如将,3 600,写成,360,。查找的方法是：将差数除以,9,，得到的商数为错位数，将商数乘以,10,后所得的积为正确数。本例的差数为,3 240,（,3 600-360,），除以,9,后，所得的商数,360,为错误数，,360,乘以,10,，其积,3600,即为正确数。在查找差错时，以此为线索，重点检查与该商数相同的金额是否存在记录上错位的情况。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,上述处理方法是针对错移一位的情况，当错移,2,倍时，将差数除以,9,，并将得到的商数再除以,11,，其最后的商数就是正确数（将数字写大的情况下）或错位数（将数字写小的情况下）。如将,52 000,误记为,520,，两数相差,51 480,，除以,9,后，得到商数,5 720,，再除以,11,，其最后的商数,520,即为错位数。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,当错移三位，则应除以,111,，依次类推。,2,）数字颠倒。如将,59,写为,95,，,28,写成,82,等。查找的方法是：将差数除以,9,，所得到的商数连续加,11,，直到出现颠倒的数字为止。如,59,写成,95,，之差为,36,，除以,9,得,4,，连加,11,为,15,，,26,，,37,，,48,，,59,，,70,，其中就有被错写,59,的。在错误查找时，以此为线索，重点检查有与连加,11,后的数字相同金额的业务是否存在记录上数字颠倒的情况。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（三）更正错账的方法,如果在账簿记录中出错误，应按规定的方法进行更正。在手工记账的情况下，更正错账的方法有划线更正法、红字更正法和补充登记法。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,1,、划线更正法,划线更正法是指用划线注销原有错误记录，然后在划线上面写上正确记录的一种方法。,它主要适用于在结账前，如发现账簿上所记的文字或数字有错误，而记账凭证正确，即纯属笔误造成的过账错误，更正时，先将错误的文字或数字划上一条单红线注销，然后在红线上方的空白处用蓝字写上正确的文字或数字，并由记账人员在更正处盖章，以示负责。划线注销时要注意，对错误的数字一定要全部划去，不得只改个别数字，也不得使被注销的数字难以辨认。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,2,、红字更正法,红字更正法是指用红字冲销原有的错误记录，以更正或调整记录错误的一种方法。这种方法适用于下列两种情况错账的更正。,一种是在登账后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目或金额发生错误，可用红字更正法进行更正。更正时分两步：第一步是用红字金额填制一张同原错误凭证相同的记账凭证，并用红字金额登记入账，以示冲销原错误记录，同时在摘要栏注明,“,冲销某月某日第,号凭证错误,”,；第二步是用蓝（黑）字填制一张正确的记账凭证，在摘要栏注明,“,更正某月某日第,号凭证错误,”,，并据以登记入账。冲销和更正的记账凭证后面可以不附原始凭证。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,例,2,：生产车间领用一批材料用于生产产品，计,6 000,元填制记账凭证时，误写应借科目为,“,制造费用,”,，并已登记入账。原错误的会计分录为,（,1,）借：制造费用,6 000,贷：原材料,6 000,发现这种错误时，应先用红字填制一张记账凭证，其会计分录为,（,2,）借：制造费用,6 000,贷：原材料,6 000,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,该记账凭证用以冲销原错误记录（带框数字表示红字金额，下同）。同时，再用蓝字填制一张正确记账凭证。其会计分录为,（,3,）借：生产成本,6 000,贷：原材料,6 000,将上述更正错账的记账凭证登记入有关账户后，则有关账户中的错误记录得到更正，具体情况如,图,7-2,所示。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,另一种是在记账后，发现记账凭证的应借、应贷科目正确，但所记金额大于应记金额，也可采用红字更正法予以更正。更正时只需一步完成，即将多记的金额用红字填制一张记账凭证，在摘要栏注明,“,冲销某月某日第,号凭证多记金额,”,，并据以登记入账，冲销多记金额。,例,3,：月末结转完工产品成本,26 000,元时，填制记账凭证，将金额误记为,260 000,元，并已登记入账。其错误的会计分录为,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,1,）借：库存商品,260 000,贷：生产成本,260 000,为了更正有关账户中多记,234 000,元的错误，应以红字编制一张记账凭证。其会计分录为,（,2,）借：库存商品,234 000,贷：生产成本,234 000,将上述更正错账的记账凭证记入有关账户后，则有账户中的原错误记录得到更正，具体情况如,图,7-3,所示。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,如果记账凭证所记录的文字与账簿记录的文字也不相符，则先采用划线更正法更正文字，然后再采用红字更正法冲销多记的金额。另外，例,3,的经济业务也可以采用例,2,的更正方法，将,260 000,元全部用红字冲销，再填制一张,260 000,元的正确记账凭证。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,3,、补充登记法,补充登记法是指用蓝字编制一张补充凭证，补足账户中少记金额的一种方法。在记账以后，如果发现记账凭证中应借、应贷科目无错误，但所填金额小于应填金额时，应采用补充登记法。更正时，将少记的金额用蓝字填一张与原错误记账凭证所记科目和方向相同的记账凭证，在摘要栏说明,“,补记某月某日第,号凭证少记金额,”,，并据以补充登记入账，补足少记的金额。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,例,4,：向银行取得短期借款,30 000,元，存入银行，编制记账凭证时，将金额写为,3 000,元，并登记入账。其错误会计分录为,（,1,）借：银行存款,3 000,贷：短期借款,3 000,为了更正有关账户中少记的,27 000,元的错误，就用蓝字填制一张记账凭证，补足少记金额。其分录会计为,（,2,）借：银行存款,27 000,贷：短期借款,27 000,将上述更正错账的记账凭证记入有关账户后，使有关账户中错误的记录得到更正，具体情况如,图,7-4,所示。,现将错账类型及相应的更正步骤总结如,表,7-35,所示。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,7.3.4,账簿的更换与管理规则,1,、账簿的更换,账簿更换是指在会计年度开始时启用新账簿，并将上年度的会计账簿归档保管。,现金、银行存款日记账、总分类账及绝大多数的明细分类账，每年都要更换新账。对于个别采用卡片式的明细账，如固定资产卡片明细账，可以跨年度使用，不必每年更换新账。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,2,、账簿的管理,（,1,）账簿的日常管理,各种账簿要分工明确，指定专人管理。账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要负责保证账簿的安全、完整，防止任意涂改、毁坏账簿等问题的发生。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,会计账簿未经领导和会计负责人或者有关人员批准，不能随意交给其他人员管理，非经管人员不能随意翻阅查看、摘抄和复制等。,会计账簿除需要与外单位核对外，一般不能携带外出，对需要携带外出的账簿，通常由经管人负责或会计主管人员指定专人负责。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,（,2,）账簿的归档保管,启用新账后，对更换下来的旧账需要进行整理、装订、造册办理交接手续、归档保管。具体内容如下：,归档。归档前应对更换下来的旧账进行整理。其工作主要包括：首先检查应归档的旧账是否收集齐全；然后检查各种账簿应办的会计手续是否完备，对于手续不完备的应补办手续，如注销空行空页、加盖印章、结转余额等。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,保存。,会计账簿的保管期限，根据其特点，分为永久和定期保存两类。各类总账、明细账、辅助账、日记账的保管期限为,15,年,，其中现金日记账和银行存款日记账为,25,年,，涉外和对私改造的账簿要,永久,保存，对固定资产登记卡片，在固定资产报废清理后，可保存,5,年,。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,查阅。,重视和加强会计账簿的利用工作，建立、健全会计档案的调阅制度。调阅使用会计账簿时，应履行登记手续，一般应在档案室查阅。外单位借阅时，原件不得携带外出，如有特殊需要，须经报上级主管部门批准，可在指定地点查阅，归还时要清点。需要复制的，必须征得单位领导同意。查阅人员不许在账簿上做任何记号、勾划和涂改，有违反者，视情节轻重进行严肃处理。,上一页,返回,下一页,7.3,账簿的设置和使用规则,销毁。会计账簿保存期已满需要销毁的，应当由会计部门和档案管理部门共同填写,“,会计档案销毁报告单,”,，详细列出需要销毁的账簿等会计档案的类别、名称、册数或张数、所属年月，据以由档案管理部门编入,“,会计档案销毁清册,”,按规定保存。待,“,报告单,”,经过主管领导审查签章，报上级主管部门审批后，方可销毁。在销毁时，应由会计部门和档案管理部门共同派人监销，并在,“,会计档案销毁报告单,”,上签章以示负责。,“,会计档案销毁清册,”,属于重要的会计档案材料，按,会计档案管理办法,的规定需要保存,25,年。,上一页,返回,7.4,对账和结账,7.4.1,对账,对账，简单来说，就是核对账目，是指在会计核算中，为保证账簿记录的真实可靠，对账簿及其记录的有关数据进行检查和核对的工作。通过对账，应当做到账证相符、账账相符、账实相符。,返回,下一页,7.4,对账和结账,1,、账证核对,2,、账账核对,3,、账实核对,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,7.4.2,结账,结账，简单来说，就是结算账目，是指在将一定时期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上，按照规定的方法结算出本期发生额合计和期末余额，并将期末余额结转下期的方法。,通过结账，可以分清上下期的会计记录，结出本期损益，为编制会计报表做好准备。,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,（一）结账的内容和要求,（,1,）结账前，必须将本期内发生的各项经济业务全部登记入账，既不能提前结账，也不能将本期发生的业务延至以后期间登账。,（,2,）实行权责发生制的单位，按照权责发生制的要求，进行账项调整的账务处理，并在此基础上，进行其他有关转账业务的账务处理，以计算确定本期的成本、费用、收入和财务成果。,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,（,3,）结账时，计算、登记本期发生额和期末余额，并将期末余额转为下期的期初余额。,（,4,）结账的标志是划红线，目的是突出有关数字，表示本期会计记录已经截止或结束，并将本期与下期的记录明显分开。,（二）结账的方式,结账按照期间的不同，通常分为月结、季结和年结。各期间结账的要求和方法基本一致。按照,会计基础工作规范,的要求，一般采用划线结账的方法进行结账。,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,1,、月结,月结是月终计算账户的该月发生额合计并结计月末余额的结账工作。具体操作为：在应结账账户最后一笔记录下面空行的,“,摘要,”,栏内注明,“,月结,”,或,“,本月合计,”,字样，计算并在相应的栏目内写出本月发生额合计数和月末余额，并在月结记录的上端和下端分别通栏划单红线。如果月末没有余额，应当在,“,借或贷,”,栏内写,“,平,”,字，并在,“,余额,”,栏（一般是在,“,元,”,位）内定上,“,0,”,。,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,2,、季结,季结是季末计算账户的本季发生额合计并结计季末余额的结账工作。具体操作为：在季末,“,月结,”,记录的下一行的,“,摘要,”,栏内注明,“,本季合计,”,字样，计算并在相应的栏目内写出本季发生额合计数和季末余额；在季结记录下通栏划单红线。,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,3,、年结,年结是年终计算账户的本年发生额合计并结计年终余额的结账工作。具体操作有两种方法：,（,1,）在第四季度,“,季结,”,记录的下一行的,“,摘要,”,栏内注明,“,年结,”,或,“,本年累计,”,字样，计算并在相应的栏目内写出本年四个季度发生额合计数和年末余额；同时，在,“,本年累计,”,栏下划通栏双红线，表示,“,封账,”,。结账方法的就用,表,7-36,“,应收账款,”,的结账方法。,上一页,返回,下一页,7.4,对账和结账,（,2,）结出本年四个季度的发生额合计数，记入第四季度季结的下一行，在摘要栏内注明,“,本年发生额及余额,”,或,“,本年合计,”,、,“,本年累计,”,、,“,年结,”,字样；为对账簿的全年记录进行试算平衡，要将年初借方或贷方余额记入年结下一行的借方或贷方，并于该行,“,摘要,”,栏注明,“,上年余额,”,字样；在,“,上年余额,”,的下一行，将年终余额记入贷方或借方，并于该行,“