大自我修炼工具-时间管理.ppt

,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,时间管理,认识时间障碍,分析如何运用时间,掌握各种有效控制时间的工具,订出行动方案,课程目标,时间管理的错误观念,时间管理只是常识只要我把工作做好，我的时间管理应该还不错,我在压力下表现较好，时间管理会令我失去我的优势,我有使用计事本和行事历，这还不够吗？,这个课程带给大家最重要的讯息是.,不是教给你把事情做得快的技巧,也不是教你怎样可以不眠不休,明白自己问题所在,你们需要作出怎样的决定,及,你可以做些什么和要做些什麽,认识时间障碍,时间杀手的分类,人最容易掉进的时间陷阱,工作欠目标，优先次序不明确,危机管理能力薄弱,多项工作须同时进行,自我组织问题,外界骚扰,无力拒绝要求,不能有效授权,拖延工作,会议,要懂得管理自己，首先要认识自己,要管理好自己吗?,抛弃恶习,引进新的工作方式和生活习惯,订立目标,妥善计划,分配时间,权衡轻重,权力下放,自我约束,持之以恒,订立计划,订立计划以掌握时间,运用企划的概念-拟定计划,订好长期目标,以及的短期目标,根据目标的轻重,安排优先次序,搞清楚个人活力周期表,再根据最有效 的工作时间,勾勒出“理想工作时间表”,以目标,优先次序,理想工作时间表表示这三块积木为基础,想好一天的计划,目标是行动的导航灯!,为什么需要目标？,成功就等于目标，,其他的一切都是这句话的注解。,美国潜能大师伯恩崔西语,为什么需要目标？,哈佛大学有一个非常著名的25年跟踪调查：对象是一群智力、学历、环境都差不多的年轻人，调查发现：,27%的人没有目标,60目标模糊,10有清晰但较短期的目标,3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,25年后调查发现：,27%的人没有目标,60目标模糊,10有清晰但较短期的目标,3有清晰且长期的目标,为什么需要目标？,社会的最底层，抱怨整个世界,社社会的中下层面安稳地生活与工作,成为各行业的专业人士,成为社会各界的顶尖人士,长期目标:,个人目标,-,是否有关于健康,休闲和营养等的目标,?,事业目标,长期的目标应该是,可以鼓励自己和推动自己!,短期目标,项目计划,(,例如推行,新系统),日常运作计划,(,编写,每月,生产报告,),每周,的,行事安排,每日的,需要完成,的,工作,短期的目标,应该,是,现实,的!,“剥洋葱法”,“多叉树法”,分 解 目 标,S,pecific-,明确的,M,easurable,-可以量度的,A,chievable,-可以达成的,R,ealistic,-实际可行的,T,ime Bound,-有时间性的,计划目标,命中是偶然的，打不中是必然的！,如 果 没 有 目 标,浩 君 的 故 事,一、明 确 的 目 标二、工 作 排 列 优 先 次 序,你是怎样编排时间计划？,一、年度计划甘特图二、周计划执行事项清单史蒂芬 柯维博士“与时间有约”,TO DO LIST-执行事项清单,TO DO LIST-执行事项清单,每天做,每天同一时间做,将优先次序写下,由最重要的事情写下,区分优先工作,最重要的是我们必须常常把最重要的事列为最重要,The main thing is to keep the main thing the main thing at all times,-哲学家 施格兰,理想的工作时间表,1/要有正面的工作态度,2/留意自己的表现曲线,3/预留自己安静的时间,4./利用工作日志,请记着:巴雷德“80/20”定理,看看你的工作日志,然后问自己:,几点开始目标?能不能早点开始?有没有任何让你分心,以致无法完成目标的事情?,能不能早点开始?,你完全不受干扰的最长时段有多久?(不要把午饭也放进去),你最有效率和最没有效率是什么时候?,你将当天的主要目标完成到什么程度?,你会照着优先次序的书面计划做事吗?,你在适当的时间做适当的事吗?,你在怎么处理不应该做的事?可不可以授权?,手边的工作要如何做得更有成效,更为简化,并减少细节?,你花的时间与你的优先次序是否相称?,以行动配合计划,将目标写下来,-,是什么目标?要达致什么的成果?,行动,要做些什么?,次序,-,哪些,应该,先,做/,哪些,为,后?订下完成 日期及排列优先次序,时间估计,每项的行动需要多长时间?,灵活性,有没有预留时间给不可估计的突发事情,时间表,甚么时候处理甚么事项？,立 即 行 动!,1/改 变 你 的 习 惯,行为科学研究表明：一个人一天的行为只有5是属于非习惯性的，而95的行为都是习惯性的。,江山易改，本性难移!,罗曼罗兰名言：性情即命运!,立 即 行 动!,2/修 正 你 的 态 度,时光对有些人像张满的风帆，而对另一些人却像爬行的蜗牛。,怎样可以增加你的生产力?,1.你的办公桌,你的工作环境是怎么样?,有什么方法令你的办公环境可以令你感到愉快和增加效率?,改善工作环境,将所有可以吸引你视线的东西全挪开,将你每天必须用的文具放在上面(电话,时间表,笔记本,日历,笔座.),将你要用的器材放在容易找到的地方,把以下可以鼓励自己的金石良言放在你抬头可以看到的地方,将一些你知道不会作出反应的信件抛弃,利用文件夹来将不同的文件归档,改善工作环境,2.归档,所有的文件和书信应只分成三类:,马上处理,只作参考,归档,归档系统,一些你需要今天马上完成的事情-DO NOW,一些你需要这个星期完成的工作-FILE,一些你需要归档的文件-FILE,有空才阅读的书本-READ,需要传阅的文件-PASS ON,一些文件需要等待资料完成-PROGRESS,3.如何处理电话/电邮,如果找不到要通话的对方-切记要留言,并说明事情的严重性,以确保对方回电,打电话之前,要把事情重点写下来,要谈比较复杂的事情,可以先将文件传真给对方先看,减少详细解释的时间,备有有关文件,自设时限,4.处理会议,每次召开任何会议前,必须要紧记以下几点:,我是否一定要出席这个会议,会议之前应派发议程,说明开会的目的,如果你是主席,你应 鼓励发言和要求言之有物,要避免发言同事偏离主题,最好设定一个时限,以方便各人安排工作,5.授权,授权的定义和原因,委派授权是一个向下级分配工作的过程,它通常与一个经理的责任以及决策权利有关,委派授权可以帮助你节约时间的有力武器,委派授权可以增强一个经理的聪明才智,授 权 应 有 的 心 态?,把工作授权给下级,应该存在一个给下属发展的机会,它不是用来惩罚下级,不是让经理摆脱自己不喜欢做的事情,授权的形态,主要可以分成两种形态：,下达指令,充分信任,委派授权技巧,预期的成果,解释所分配工作的重要性,订出需要的结果,询问下属的意见及疑问,应守的规则,订出下属的权利范围及规定,达到完成工作限期的共识,订出跟进时间表,肯定成就,提高士气,如何介定哪些工作委派?,你必须自己做,你应该做,但有些人可以帮助你,你可以做,但如果其他人有机会也可以做,其他人应该做,但情况紧急时你可以帮他,其他人必须做,委派授权技巧,解释所分配工作的重要性,订出需要的结果,订出下属的权利范围及规定,达到完成工作限期的共识,询问下属的意见及疑问,订出跟进时间表,肯定成就,提高士气,6.要懂得说不,说不应该是有礼貌,要给对方的清晰的解释,给对方另外的选择和建议,7.处理拖延心态,为什么我们会拖延?,不知道如何或从何入手,不知道为什么要做?,不喜欢去处理,个人情绪及健康问题,缺乏奖励,没有迫切性,找借口,过分忧虑,忙碌过后,改善拖延方法,问题,文件洗牌,著手工作时间,行动,每次只处理一项工作,-即时去做,-交付下属去做,-把工作分成若干部分,-订出工作时间,改善拖延方法,建立自信,-,跟,自己,说“,我,一定,可以,做到,”,设立,目标,找出,与,自己相关,的,地方,-,对,自己,的,好处,储蓄时间全力,再战,自我奖励,设立完工期限,时刻提醒自己事情,的,重要性,有,充分,的,准备,才会把,事情做好,时间就是金钱,我们可以怎样赢得每一分秒?,利用交通时间,与运动同行,避开繁忙时间,车上观察构思,车上看书,出差外游,收集情报,计划构想,寓工作于娱乐,总结,希望你能够:,看到自己的问题在那里,要改变生活的习惯和工作方式,订立目标,策略,行动去应付每一个挑战,在自己所能控制的情况下,把握每分钟,在不能完全自己控制的情况下,把负面的影响减到最低,在新的天地里,你会.,有清晰的目标,知道自己在做什么和要做什么,分辨事情的先后次序,知道自己是否朝着目标前进,选择做对的事,而不是说只念着把事情做对,讲求效率,以最少的资源追求最大的成效,计划每天,每周,每年要做的事情,估计需要完成时间,并编排时间表行事,懂得在适当时候说“不”,建立一套方法和技巧减少打扰,缩短必须要做的事所花的时间,抗拒拖延,求取生活和工作平衡,