报告写作技巧.ppt

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,*,*,报告写作技巧,如果内容很精彩，谁在乎他是否“看上去很美”？,如果你已经花了很多时间去做？,这个输出结果对业务对你有多重要？,你希望你的工作如何被重视？,“在我们卖房子之前，首先要有能力销售自己！”,为什么我们使用,PowerPoint,来做演讲？,浅显的原因,努力工作的证明,比文本看上去更吸引人,一个专业营销人员的标志,深刻的原因,用有力的业务讨论来吸引听众,加强理解和聚焦视线,在问题、选择、决策方面获得统一意见,在我们的环境里报告演讲是经常遇到的,把有关你和你思维的信息发送给每个人,能够立刻把你是谁以及你如何思考等这样的信息传递给每个人,包含有价值的的信息,含有宝贵,而且往往昂贵,的信息,经常在系统内部广泛交流,在系统内经常进行广泛流通,营销团队形象的直接反应,是直接反映了营销队伍的形象,今天，我们将侧重于从两个方面来 报告讲稿开发幻灯片及投影片,PowerPoint,讲故事的工具,Slides,故事的组成部分,Presentation,整个故事,议程,写出有效的幻灯片,原则,/,提示,(30 min),用图表解说,(20 min),写有影响力的报告（,20,分钟）,PowerPoint,的写作技巧（,20,分钟）,演示文稿写作艺术,演示文稿,是一种把复杂信息,转换成,简单扼要、有效沟通的艺术,5,原则塑造好文章,Five principles underpin all good document writing,为你的观众而写,采用一个逻辑化和统一的结构,简化,用事实支持论点,说故事,有效写作的,10,个技巧,彻底理解写作的内容和目的,每页一个观点,用标题使观点更为直接，从而吸引观众,采用金字塔原则来创造逻辑结构,使用编号来扩展结构,在视觉上强调你想观众去关注的地方,简单、简单、再简单拿走所有不增加价值的元素,杜绝错误,理想的字体大小：,14-16pt,，最小,10pt,拷贝好的演示文件使用它的风格、顺序、结构和图片等,#1:,彻底理解文章的内容和目的,Thoroughly understand the context&purpose of the slide,If you write the slide,YOU OWN ITyour responsibility is to get the information you need to do a good job(Applies to ALL types of slides),如果你做幻灯片，你的职责就是得到所需要的全部信息来做好它！,Who,人物,听众是谁？,他们已经知道多少了,?,他们为什么关心这事,?,他们需要被说服还仅仅是确认,?,What,事件,你希望在你的报告里表现什么？,-,在整个陈述中表现什么？,-,在整个会议中表现什么？,采用什么样的形式？,Where,地点,报告提交到何处,?,在一个小型会议室？,在一个,500,人的活动大厅？,When,时间,什么时候提交报告并举行会议,?,事先需要什么资料？,事后将有哪些沟通？,Why,为什么,为什么报告需要摆在首位？,是否有更好的替代方案？,#2:,每页一个观点,Keep to one point per slide,THE,POINT,如果你没有一个观点，不要这页内容,如果你不知道建立哪个观点，回到第一点,如果你有几个不同的观点，把他们分在不同页面,如果你有互斥的观点，你就没有成功树立你的观点。,He is The Point!,#3:,用标题来吸引注意和抓住重点,Use the headline to grab attention and make the point,标题说故事,读者只看标题就可以有一个清晰的概念,简单，减少失去听众的风险,一旦听众失去兴趣，你就很难找回他们,复杂和无逻辑的故事线会提高风险,简单但不是过分简单的故事可降低风险,使用标题,快速创造和抓住听众的,兴趣,作为诱惑点，把听众的,注意力,落到下面的文字上,作为你的文章的,故事板,通常使用一个简单的句子,一行文字最佳,两行字最多了,说些有意义的东西直接把注意力引到本页重点,例如：最好说“我们的市场份额在北方提升，而在南方保持”，而不是说“份额变化应地区而改变”,#3:,用标题来吸引注意和抓住重点,Use the headline to grab attention and make the point,目前中国老年人口相当于 全国人口,注：,1953,、,1964,、,1982,、,1990,、,2000,年资料源于建国后五次人口普查资料；,1985,、,1987,年源于,中国社会统计资料,(1990),；,1997,年源于,中国统计年鉴,(1998,年版,),；,2005,年根据国家统计局,2006,年,3,月,16,日公布的,2005,年全国,1%,人口抽样调查主要数据公报。,#4:,采用金字塔原则来创造逻辑结构和流程,Follow the Pyramid Principle to create a logical structure and natural flow,A.Key point,观点,B.Key assertions,主论点,C.Sub-assertions,分论点,D.,Evidence,论据,观点,论点,2,A Pyramid Structure,一个金字塔结构,通常。金字塔结构在信息沟通方面更为有效。,论点,1,写作,”,金字塔原则,”,幻灯片需要你从观点或结论出发，然后跟进支持,在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将迅速增长,明年现有产能将达到饱和,需要考虑增加产能，满足需求,把精力从吸引听众注意转移到思想沟通上,确认观众会关注要点,防止听众错误理解观点或关系,从金字塔的顶部开始，使听众能清晰高效地理解故事结构,我们应该考虑新增产能，以满足日益增长的需求,在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将迅速增长（年复合成长率,30,）,明年现有产能将达到饱和,扭转你的逻辑流,金字塔原理例子,1,1,调研评估市场环境,和东风的能力,3,确定细分市场战 略、产品组合战略及总体发展战略,2,评估细分市场、产品组合的战略选择,阶段1.战略的形成,业务模式调整,组织调整,4,5,分析方案和目标的可行性,确定企业发展机会,-整体思路,-市场和产品战略,根据行业变化因素和关键成功因素分析能力差距,预测采取战略选择后业务状况，以及与企业发展目标之间存在的差距,收入/利润/风险/回报,充分利用市场发展的机会,缩小与企业发展目标之间的差距,企业发展机会的最终排序,发展战略,确定业务模式需要的变化以支持新的战略,确定业务重点的调整,确定组织需要的优化和调整,确定战略实施,的先决条件,金字塔原理例子,2,3.,4.,1.25,08,年,1,、,2,月的价格下降有效稳定住成交量，使市场占有率明显回升。,1.,2.,#5:,使用题点来扩展结构,Use bullet points to add structure,把长句变成信息点和短句，不但可以看起来考虑更周全，也会使读者容易理解和记住。,把长句变成信息点和短句：,更好看,容易阅读和理解,更容易记住,#5:,使用题点来扩展结构,Use bullet points to add structure,180-200,平米厨卫装修需求不满及改进方向,180-200,平方相对来说是对卫生间和收纳系统的重视程度高于厨房,;,而目前最多的不满集中客卫的设计及分类收纳方面,卫生间,收纳系统,厨房,客卫目前过于简单,无法满足主人的标签符号的需求,体现舒适温鑫,加强装饰性,专门的客卫空间（取消淋浴房）,主卫和次卫：更加完备分类的收纳系统保证美观性,玄关需要体现面子和档次感,收纳系统要做到分类收纳（特别是对于大件）,对收纳区间做到功能分隔，例如专门的储物间，步入式衣帽间，洗衣房，工作阳台,厨房装修问题相对不那么严重，需要加强享受性情感性的设计,如何在设计细节方面体现品质感,可以考虑中岛的设计,#6:,视觉突出你需要观众注视的部分,Visually emphasize where you want the audience to look,Vs.,突出数据,突出文本,突出思路,Vs.,突出数据,突出文本,突出思路,#6:,视觉突出你需要观众注视的部分,Visually emphasize where you want the audience to look,突出数据,突出文本,突出思路,良性循环的市场营销,大投资拉动,高消费需求,改善交易环节,改善铺货,大量利润再投资,良性循环的市场营销,高消费需求,大投资拉动,改少交易环节,改善铺货,大量利润再投资,图片能简化思路并帮助强化观点,案例,:,#6:,视觉突出你需要观众注视的部分,Visually emphasize where you want the audience to look,#7:,简化，再简化抛弃所有无附加值的部分,Simplify,Simplify,Simplify take out all elements that do not add value,简化文本,使用题点,bullet point,删除不必要的词,不必要的话用最少的话可能表达了同样的想法用最少的话可能表达的理念一致用最少的话,空白,简化图片,检查图片中的每个部分是否都有用,刻度：有时没必要，如果每个数据值已经标出，你通常并不需要在轴上标出每,5,一个标签，也许永远不需要,标题：永远需要,资料来源：永远需要标注,人们难以一下子看完太多的东西，所以要留出一些空间，,不要将页面填满,#8:,杜绝错误,Absolutely No Mistakes,一个错误数字可以毁灭整篇文章的可信度,这是你的报告,如果你自己不确定是否正确，请检查,#9:,理想的字体大小为,14-16,磅，最小不低于,10,磅,Ideally 14-16pt font,minimum 10pt,题目,18pt,如果你不能用,1-2,行的标题和,18pt,字体，可能你的标题是过于冗长，请考虑重新措辞,主体文字,14-16pt,页面上的文本就是打算读出来的,人们并不关注较小的文字,在一般的会议室用投影机进行介绍，理想字体是,14-16pt,，最小的是,12pt,图表中的数据和标签,10-12pt,注解和来源说明,10pt,如果你确实需要小于,10,磅的文字，说明你要说的东西太多了，应重新考虑设定你的信息。,议程,写出有效的幻灯片,原则,/,提示,(30 min),用图表解说,(20 min),写有影响力的报告（,20,分钟）,PowerPoint,的写作技巧（,20,分钟）,一个图表里的关键要素,题目,单位,备注：,资料来源：,数值,名称,备注：,资料来源：,题目,单位,标题永远是最重要的，它告诉观众这些数据反映了什么。,单位可表示图表所示名称（如,市场份额的趋势，,）,类似的图表中，刻度应该统一起来但如果只是显示数值，刻度就并非总是必要的,数据序列标签应尽可能多地横向表示,所有图表必须标明数据来源；,备注主要是用于提供有用的细节，并不是必须的,除非只是为了显示趋势或比较，数据的数值通常是必须表示的,一个图表里的关键要素,数据表现的逻辑顺序,巧克力在西部地区的消费量，,1997,年,Tons,吨,(,千,),巧克力在西部地区的消费量，,1997,年,这个,?,或者这个,Idaho,Montana,Nevada,S.Dakota,Wyoming,为了突出数据强调的重点，你必须按升序或降序排列。,合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。,减少不必要的细节,把所占比例小的统一归为“其他类”,保留一位小数位数，使图表更清晰,解说数据只要到必要的小数位数,数据的小数位数太多，会制造出干扰并不利于信息的传递,小数位数要统一,保留尽可能少的小数位数,百万,美元,西部地区的媒体花费,这个？,或者这个,西部地区的媒体花费,西部地区的媒体花费,还是这个,!,源于经验,在一般的会议室用投影机进行介绍，理想字体是14-16pt，最小的是12pt,VolumeShare01,因为它在节省自己时间的同时，也节省了与你一起工作的其他人的时间,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,巧克力在西部地区的消费量，1997年,如果你确实需要小于10磅的文字，说明你要说的东西太多了，应重新考虑设定你的信息。,用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。,Ctrl (or),联合使用连接器、对齐网格/图形和各方向对齐按钮(Alt-R-T/B/L/R),用图表解说(20 min),PowerPoint的写作技巧（20分钟）,#9:理想的字体大小为14-16磅，最小不低于10磅Ideally 14-16pt font,minimum 10pt,08年1、2月的价格下降有效稳定住成交量，使市场占有率明显回升。,保留一位小数位数，使图表更清晰,合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。,选择合适的刻度,确定刻度高度来满足柱型图的要求（如果有必要的话，为数据标注留下足够空间）,对于有极端差异情况的数据，主动把数据分段,并排出现的两个图表的刻度应该是相匹配（具有可比性），或者是根本上不同的,避免出现,0,到,10,和,0,到,15,这样两个表的比较，,0-10,和,0-1000,是可以的,从百分比刻度来说，人们一般习惯于到,100%,避免出现,0-90,，但可能出现小刻度，例如所有的数据都在,40%,以下,源于经验,选择合适的刻度,亚洲可可豆加工机，,1997,年产量,Jumbo,Plant 3,Plant 2,Plant 4,Plant 5,Plant 6,亚洲可可豆加工机，,1997,年产量,Jumbo,Plant 3,Plant 2,Plant 4,Plant 5,Plant 6,2550,这个,?,还是这个,!,源于经验,提供必要的,“,补充资料”,Tons,(Mln),72,不同场合的糖果消费量,Christmas,Easter,复活节,Mothers Day,Valentines Day,75,正确,，但占有率有什么不同？（缺少占有率）,品牌在不同地区占有率,North,East,South,West,Central,Others,好,但绝对数值是多少？,XXX,赔付总额（,95-00,）,US$000,哼,那么复合年增长率是多少呢？（缺少复合增长率的说明）,为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料,”,并不总是需要，通常是案例,考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题,源于经验,提供必要的“补充资料”,XXX,赔付总额（,95-00,）,US$000,Tons,(Mln),72,不同场合的糖果消费量,Christmas,Easter,Mothers Day,Valentines Day,75,(17%),(25%),(26%),(32%),(11%),(35%),(19%),(36%),0.7,0.9,0.6,0.6,0.8,0.1,RMS,0.7,Total,1995-2000 CAGR=22%,品牌在不同地区占有率,North,East,South,West,Central,Others,为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料,”,并不总是需要，通常是案例,考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题,源于经验,使你的图例更易解释,用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。,确保秩序是一样的，自上而下,对于折线图和柱状图直接标注,如果报告是黑白的，这一切就更重要了,不要只依靠,PowerPoint,的自动图例说明,源于经验,96,102,不同场合的巧克力消费,Tons,(Mln),96,102,不同场合的巧克力消费,Thank you,Date,Birthday,Christmas,Easter,Mothers Day,Valentines Day,这个,?,或者这个,!,使你的图例更易解释,源于经验,其他需要注意的,为你的数据选择适当的图表类型,柱状图：适合表现比较和与基准对照,线图：适合表现发展趋势,饼状图：适合表现比例,双垂直轴线：适合表现,2,维数据,Merrimeko,和气泡：,3,维数据,FIDO,This,FIDO,Can,look,likethis,当数据名称在纵向柱型图上无法良好显示时，可考虑使用横向柱型图,不要随意拉升你的图表，注意保持正确的图形比例,各省（）,Random Provinces(%),Random Provinces(%),不要拉伸！,使用横向柱状图,其他需要注意的,最后，考验着一个好的幻灯片还有,你是否愿意站出来，并展示您的幻灯片给人看？,在一个房间里，一对一地讲？,他是否愿意让你把它讲完？,议程,写出有效的幻灯片,原则,/,提示,(30 min),用图表解说,(20 min),写有影响力的报告（,20,分钟）,PowerPoint,的写作技巧（,20,分钟）,在做报告时需要知道的重要事项,基本报告原则,有立场,告诉别人需要关注的原因,有逻辑的陈述,有明确的行动和后续方案,会使听众发疯的做法,150,页或更长的报告,数据过多,离题,意识流（无数据或不务实）,问题摇摆不定,独角戏（没参与感）,他喜欢,用图像,/,图表,/,数据支持,直接有效的内容支持,做报告时的投入感,加强报告影响力的,11,条,Rons 11 Tips To Build Presentation Impact,理解你的听众,内容越少越好,每页纸都有观点,准确,我信任你,写报告，不全是演说,清理逻辑,看起来舒服“艺术指导”,三分钟原则,聪明的重复运用,议程,写出有效的幻灯片,原则,/,提示,(30 min),用图表解说,(20 min),写有影响力的报告（,20,分钟）,PowerPoint,的写作技巧（,20,分钟）,一些小窍门,Tip#1:,使用键盘快捷键,Tip#2:,移动,/,复制用,Shift,和,Ctrl,Tip#3:,调整大小用,Shift,、,Ctrl,和组合键使用,Tip#4:,网格和参考线,Tip#5:,使用连接,Tip#6:,如果看上去可用一个文本框来解决，就用一个文本框,Tip#7:,在一个文本框里写文字时，尽量少留空白,Tip#8:,使用“题点”来获得最好效果,Tip#9:,使用行间距，而不是空白行,Tip#1:,使用快捷键,因为它看上去令人印象深刻,因为它非常快,因为它在节省自己时间的同时，也节省了与你一起工作的其他人的时间,时间就可以被用来关注更多其他的事情，比如工作和生活的平衡,键盘快捷方式摘要,快捷键,说明,Ctrl-A,全选,Ctrl-C,复制,Ctrl-X,剪切,Ctrl-V,粘贴,Ctrl-Z or F4,撤销,Ctrl-D,复制被选择目标,Ctrl-Shift,增大选定区域的字号,Ctrl-Shift,减小选定区域的字号,Ctrl-B,加粗所选区域,Ctrl-U,下划线,Ctrl-I,斜体,Ctrl-L(or R),靠左或右对齐,Ctrl-E,居中,Shift-Enter,增加一行,快捷键,说明,Alt-R-G,G,roup all selected objects,Alt-R-U,U,ngroup all selected objects,Alt-R-A-L(or R),A,lign all selected objects,L,eft(or,R,ight),Alt-R-A-T(or B),A,lign all selected objects,T,op(or,B,ottom),Alt-R-A-C,A,lign all selected objects along the,C,enter,Alt-R-A-M,A,lign all selected objects along the,M,iddle,Alt-R-A-H,Distribute selected objects evenly along a,H,orizontal line,Alt-R-A-V,Distribute selected objects evenly along a,V,ertical line,Home/End,Move cursor to front of line,i.e.,H,ome(or,E,nd of line),Ctrl,(or),Move cursor to front of paragraph,i.e.,H,ome(or,E,nd of paragraph),Ctrl-Shift Home/End,Select all text from cursor to front of line,i.e.,H,ome(or,E,nd of line),Ctrl-Shift,(or),Select all text from cursor to front of paragraph(or,E,nd of paragraph),个人觉得右边部分基本不会用上,Tip#2,：移动,/,复制用,Shift,和,Ctrl,在拖动时单击,shift,，目标将,固定地,向某一个方向移动,1,+,Shift,在拖动时单击,Ctrl,，将,复制,目标到选定区域,2,+,Ctrl,3,你可以同时使用,shift,和,Ctrl,+,Ctrl,+,Shift,Tip#1:使用快捷键,This is how bullet points should look like.,XXX赔付总额（95-00）,用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。,原则/提示(30 min),为你的数据选择适当的图表类型,Mothers Day,线图：适合表现发展趋势,写有影响力的报告（20分钟）,告诉别人需要关注的原因,如果你没有一个观点，不要这页内容,如果你已经花了很多时间去做？,#5:使用题点来扩展结构Use bullet points to add structure,所有图表必须标明数据来源；,合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。,Tip#3:,调整大小用,Shift,和、,Ctrl,和组合键使用,By hittingthe,Ctrl,key while dragging the mouse,the scaling reference point will be the,center,of the object,When resizing an object using a corner handle,the,shift,key will maintain the aspect ratio of the original object,1,2,3,4,To resize a group of objects and the space they occupy,it is necessary to,group,them(Alt-R-G),You can combine both the,Ctrl,and the,Shift,keys to resize objects,maintaining proportions while using the center point reference,+,Ctrl,+,Shift,+,Ctrl,+,Shift,Tip#4:,网格和参考线,总是打开“网格和参考线”,“对齐网格”可以帮助对照网格来控制目标位置,“,对齐图形”可以帮助控制把一个目标和最靠近的目标靠拢,Demo,BOX,Demo,BOX,Demo,BOX,Demo,BOX,Tip#5:,使用连接器,连接器是将各种物体连接起来的最有效的方式,联合使用连接器、对齐网格,/,图形和各方向对齐按钮,(Alt-R-T/B/L/R),使用连接器吸附到网格或形状，并对准顶部,/,底部,/,左,/,右,The Point,Assertion 2,Assertion 1,Valentines Day,线图：适合表现发展趋势,除非只是为了显示趋势或比较，数据的数值通常是必须表示的,#6:视觉突出你需要观众注视的部分Visually emphasize where you want the audience to look,Home(or End of paragraph),Distribute selected objects evenly along a Vertical line,根据行业变化因素和关键成功因素分析能力差距,采用一个逻辑化和统一的结构,Presentation,所有图表必须标明数据来源；,没有缩排，题点不够突出，文字看起来混乱,亚洲可可豆加工机，1997年产量,08年1、2月的价格下降有效稳定住成交量，使市场占有率明显回升。,看起来舒服“艺术指导”,Distribute selected objects evenly along a Horizontal line,Tip#6:,如果可放在一个文本框里，就放在一个文本框，便于修正,1%,28%,11%,18%,30%,20%,8%,20%,20%,31%,SOS,04,VolumeShare,04,8%,20%,17%,11%,44%,SOS,01,1%,34%,10%,14%,40%,VolumeShare,01,好的例子,不好的例子,SOS01,SOS04,Volume Share01,Volume Share04,8%,20%,1%,1%,20%,8%,34%,28%,17%,20%,10%,11%,11%,20%,14%,18%,44%,31%,40%,30%,Tip#7:,在一个文本框里书写的时候，尽量少留空白,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这个是使用文本框的正确方法,这不是使用文本框好方法,这不是使用文本框好方法,这不是使用文本框好方法,好的例子,不好的例子,This is NOT how bullet points should look like.This is NOT how bullet points should look like.,This is NOT how bullet points should look like.This is NOT how bullet points should look like.,This is NOT how bullet points should look like.This is NOT how bullet points should look like.,没有缩排，题点不够突出，文字看起来混乱,用不同符号区别不同等级的段落,This is how bullet points should look like.This is how bullet points should look like,This is how bullet points should look like.This is how bullet points should look like,This is how bullet points should look like.This is how bullet points should look like,Tip#8:,使用你的“题点,”,来获得最大的影响,Tip#8:,使用你的题点,”,来获得最大的影响,用“神奇题点”文本框模板,“,神奇题点”文本框,自动设置缩进,对于不同段落层次自动更改字符,事先对不同级别设定文字大小（可容易改变）,事先设定一些有用的设置：字号及自动调节大小,