采购部管理制度与工作流程.doc

采购管理制度与工作流程一、 目的：为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。二、 适用范围：适用于本公司采购管理。三、内容： 1、 总则为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。2、 采购基本流程采购需求（公司各部门）-采购计划（采购员）-寻找供货商-询价、比价、议价-采购洽谈-合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）-交货验收（仓管）-质检（不合格退货）-入库-计划对账-财务结算 。采购流程图如下图所示：采购需求财务部确认付款条件及帐期总经理/财务总经理审批 采购计划审批寻找供应商采购部 总监寻价、比价、议价采购洽谈董事长审批验收不合格入仓退货计划对账合同的签订交货验收验收合格下单建立供应商资料财务结算1） 采购计划：采购员应根据需求部门请购单和公司需求计划制订采购计划。2） 供应商的选择和考核：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。3）询价、比价、议价 4）合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。5）交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。7）财务结算：货物入库后，财务结算。采购订购3、申请商品采购流程图采购部审批（有合同）采购部审批（无合同）总经理/财务审批请购部门提出需求1）请购部门提出采购需求，填写物质采购计划表2）采购部制定采购计划，由采购部负责人报总经理、财务审批；3）审批通过后，由采购主管下单。4、申请付款流程图总经理/财务部审批采购部审批采购人对账采购财务部付款 1） 采购商品入仓后，做应付款计划2） 采购员根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；3） 采购部审批到期应付款4） 总经理批准付款5、商品到货验收流程进仓仓管验货成本会计审核入库单仓管打入库单1） 仓库根据供应商送货单验收产品2） 验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复同意退单6、退货流程不同意请购部门退货供应商仓库采购部审核报 损需求部门1） 请购部门填写退货申请单，写明原因2） 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请3） 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单4） 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%采购管理制度一、 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。二、 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。三、 每月底将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。四、 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。五、 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。六、 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。七、请购单及其提报规定1) 请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门；2) 固定资产申购按照（固定资产购置申请表）的格式进行填写提报；3) 其他材料设备及工程项目申购按照（物资采购申请表.）的格式填写提报；4) 日常零星采购按照公司印制的按照（物资采购审批单）的格式填写提报；5) 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份；6) 涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；7) 如遇公司急需的物资，公司领导不在的情况，可以xx或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。8) 如果是指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须做出书面说明。9）请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。 八、公司物资请购单的提报部门（1）公司经营所需的医药物资、劳务、固定资产、及其他项目由医务部门提报；（2）公司生活及办公的物资、固定资产、后勤服务或其他生活及办公项目由行政部门提报；（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。请购单的接收及分发规定九、请购的接收要点 1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整、不清晰得不采购，相关说明和技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则； 3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存； 4）对于不符合规定和撤销的请购物资，应及时通知请购部门。2、请购单的分发规定1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理； 2）对于紧急请购项目应优先处理； 3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； 4）重要的项目采购前，应征的公司相关领导的建议。五、采购部职责（现阶段公司无采购部）采购部工作职责1.制定并完善采购制度和采购流程： （1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标； （2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行； 2.制定并实施采购计划： （1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划； （2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划； （3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划； （4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况； （6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量； 3.采购成本预算和控制： （1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本； （2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制； （4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项； 4.选择并管理供应商： （1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略同盟； （2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统； （3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查； （4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供产品的优良性； 采购部负责人岗位职责1、直配供应商的引进及维护2、采购部日常管理，主要包括：（1）部门工作安排（日、周、月）（2）供应商谈判，（3）相关流程制定和调整（4）突发事件的处理3、订单的审核，参考安全库存4、应付款的管控5、库存金额的管控以及消耗6、审核并调整周月采购需求和计划6、与其他部门的协调7、库配需求的统计和采购计划的制定8、日常订单的制定和跟进9、退货处理10、库配供应商的谈判、引进和维护11、批发毛利率与毛利额周、月报表13、货品残损率周、月报表；14、库存商品缺货率汇总日反馈报表（公司标准比例不可超20%）；采购员岗位职责1、系统信息更新2、仓库库存的掌控3、资料的整理（供应商合同，报价单、资质、调价归档）4、直配供应商的沟通和维护5、直配供应商引进制度的制定和落实6、库存情况周、月报表7、供应商应付款的统计、结算与协调8、直配商应收款和应付款的统计、结算和监控9、相关表格的制作和归档