采购部管理制度与工作流程.doc

(完整word)采购部管理制度与工作流程

XXXXX公司

采
购
管
理
制
度
与
工
作
流
程

编 制：
审 核：
批 准：
时 间：

采购管理制度与工作流程
一、目的：
为规范采购流程，预防采购过程中的各种弊端,提高采购工作的效率和质量，降低采购成本,特制定本制度。
二、适用范围:
适用于本公司备品备件、包装材料、生产消耗类物品、辅材、劳保用品、办公用品等的采购管理(不含生产原材料的采购）.
三、采购管理基本规定：
1.采购计划审批规定：采购计划由各部门及各生产工段负责申报，经部门或工段领导批准后统一报采购主管审批.
2.采购计划执行规定：对于审批通过的采购计划，按照以下原则执行采购
①价值在1万元以内的物品，由采购主管核定价格后负责批准执行采购；
②价值在1万元以上10万元以下的物品，由采购主管审核询价记录表后报公司经理审批通过后,执行采购;
③价值在10万元以上50万元以下的大额采购,由北盛公司内部组织招议标(北湖公司参与监督）报北盛公司办公会审批通过后,执行采购；
④价值50万元以上的大额采购，报北湖公司组织招标后,执行采购;
3。采购价格核定规定：所有需采购前签定合同的，必须按照上述规定确定价格并报领导审批后执行采购;如遇到备件加工、小额标准件、消耗品采购等暂无法核定价格或需先执行采购后签订合同的,可先行采购,再按月度、季度或年度统计汇总后，按照比价情况或核价标准进行核价后报领导审批,再签订合同.
4.采购验收及入库规定：所有采购物品的验收入库由设备部采购计划员和计划申报部门负责人根据采购计划单共同负责签收，其它人员签收无效.
四、采购管理流程及规定:
1、 采购基本流程
采购计划申报
采购计划审批
审批未过
寻找供货商
询价
价
1万元以下
1万-10万
10万-50万
50万以上
参考比价议价
主管审批
询价、比价
内部招议标
报北湖公司
经理审批
办公会审批
北湖公司招标
合同洽谈
合同审批
合同签订
交货验收
入库
发票、结算
不合格退货
采购流程如下图所示：

2、采购基本流程的相关规定:
1）采购计划申报：采购计划的申报由各部门负责，原则上采购计划每个月统一申报一次，采购计划员在收到采购计划申报单后首先核查库存量，进行预审，再报采购主管审批。
2）供应商的选择：供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合评价.
3)询价、比价、议价 ：采购计划员在接到批准的采购计划后,首先查询以往采购价格，再进行询价、比价，对价值1万元以内的物品，由采购主管领导审批并执行采购;对价值1万元以上10万元以内的物品必须编制询价、比价表（询价单位至少三家）报采购主管领导审批后再报公司经理审批后执行采购.对于价值10万元以上的采购计划按照规定执行后续流程.
4)招标：招标分为内部招议标和上级公司组织招标两种,内部招议标由XXX公司采购主管联合招议标小组成员并邀请上级公司相关部门进行招议标工作，再将招议标结果报公司经理审批。报上级公司招标的，首先向上级公司提交采购申请，通过后,再将相关采购要求和技术参数等资料报上级公司相关部门，落实招标工作。
5)合同的洽谈及签订:采购合同的洽谈及签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同,必须明确价格、付款方式、供货周期、货运方式、质量保证等情况。
6）交货签收：货物的签收必须由采购计划员负责，确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误，以审批的采购申请单或合同为签收依据。并在入库后负责登记入、出库信息情况，制作台帐。
7）质检:货物质检合格则入库，不合格的，需由采购计划员联系退、换货。
8）结算票据：货物入库后，由采购计划员负责索要发票并交库管员办理入库手续，并核定发票的真实性合法性，再交财务部门办理挂帐及结算手续.
3。临时性紧急采购的流程及规定:
如因生产或设备检修急需,遇到紧急采购的物品，首先由采购计划员将紧急采购的情况报采购主管，在采购主管批准权限范围内的物品可以由采购主管批准先行采购,再补填申报计划.如超出采购主管权限范围，则由采购主管汇报总经理,经总经理同意后执行采购，再补填申报计划并议价，补签采购合同。
4.先行采购后签定合同的流程及规定：
对于机加工制造的备品备件或是备件维修一是需要有长期的稳定合作单位，二是部分加工或维修的备件无法事先确定价格，三是小额标准件、消耗品等之类的采购比较零散，因而这些采购项目都无法事先签订采购合同.可以采取先采购后核价，再签订合同的方式执行。对此类采购的核价根据情况按月、季、年度进行汇总核价后，再报公司办公会审批，通过后签订合同.采购计划员根据实际回货情况，登记入、出库信息，制作台帐。核价通过并签订合同后，通知往来单位开具发票，再由库管员按发票实际金额办理入、出库手续，最后交财务部门办理挂帐及结算手续。
五、责任与考核
1。不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已于供方签定购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人承担。
2.对于采购回货延迟,导致生产受影响的,追究相关责任人原因，由相关负责人或部门负责，考核责任人或部门500元/次；
3。未经比价即进行采购的,采购价格明显高于比价结果的,价格高出部分由采购人员自行承担.提交供应商报价是，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利，或未认真比价而导致采购价格明显过高的，经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。
4.采购计划申报部门必须按照实际需要填报申请单，因填写不规范，导致无法确认请购物资信息的,采购员有权拒绝采购。采购计划单必须由部门主管签字,无部门主管签字的,审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划的，经查实后按1000元/次进行考核。
5.采购员对采购物品的质量负责，对质量明显存在异议仍接收入库的，采购损失由采购员承担。
6.采购员必须对采购回货物资认真进行清点确认，并保存好物资回货签收单，做好物资入出库台帐，若发现数量或质量问题,必须及时汇报采购主管，若因采购员工作马虎,造成数量短缺、超计划采购或是回货签收单遗失无法确定采购数量的，由采购员赔偿相应损失。
7.采购主管必须认真履行审核监督责任，对审核把关不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，按规定给予相应的经济处罚和行政处分。