秘书工作历史发展.ppt

单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,第一章 秘书工作的历史发展,学习目标,主要内容,知识框架图,本章小结,通过对秘书工作主客体的基本认识。掌握 秘书、秘书部门和秘书的工作。理解秘书分类的意义，理解秘书在社会各行业中的广泛的覆盖面，为具体掌握秘书各项实务做理论准备。,第三节 秘书工作,第二节 秘书部门,第一节 秘书,第一节 秘书,一、秘书的定义,二、秘书的分类,三、秘书分类的意义,本节点睛,秘书作为一门有着悠久历史的职业，,在现实生活中起着越来越重要的作用，被,称为现代社会的,“第,361,行”。,一、秘书的定义,关于“秘书”一词的涵义，古今有所,不同，下面看三种不同的定义。,（一）秘书定义的演变,古代文献记载，“秘书”一词最初是指,具有秘密性质或神秘色彩的图书。且由于“,秘书”作为秘密藏书这一原义引申，后人便,将掌典图书、著书立说的官署和官职称之,为“秘书寺”、“秘书省”和“秘书监”、,“秘书郎”、“秘书令”等。,1,现代意义的秘书，开始于孙中山领导的,中华民国临时政府。由指物转变为专指担任,某职务的人。这时的“秘书”，主要是政务秘,书，还不能等同于今天的职业秘书。,当代“秘书”定义的探讨，是从,20,世纪,80,年代开展秘书学研究开始的。,2,3,古代文献,：,汉书,刘向传,记载：“诏向领校中,五经秘书，讲六艺、传记、诸子、诗赋、数术、方,技，无所不究。”,晋书,荀勋传,：“得汲冢中古文,竹书，诏勋撰次之，以为中经，列在秘书”。这里的,“秘书”都是指帝王宫禁内收藏的各种经典文献。除了,指宫禁藏书外，“秘书”也指那些用隐语来预卜吉凶的,谶纬之书。,后汉书,郑玄传,记载：“（郑玄）遂博,稽六艺，粗览传记，时睹秘书纬术之奥”。,当代,“,秘书,”,定义：王千弓先生认为,“,是社,会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协,助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的,联系，办理文书、档案、人民来信来访、会务工,作以及其他日常行政事务和交办事项。在党政机,关、企业事业单位从事这一类工,作的干部，统称为秘书工作人员，,或简称为,秘书。,”,王 千 弓,袁维国,先生认为“秘书主要指党和政府机关、,企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行,政职位。其主要职责是辅助管理，综合服务；主,要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织,会议、调查研究、处理信息、备供咨询、办理事,务、联络协调、催办查办等。”张家仪认为“秘书,是身处领导机构或附着个人，撰制掌管文书，辅,助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书从事,的工作也就是秘书职业。所以，秘书决不是一种,职务，而是一种职业名称。”,侯玉珍,老师认为现代秘书的涵义是：,“直接协助各级领导机构和领导干部以及,私人，撰制掌管文件、辅助决策，处理,日常事务的执行和承办人员。”,侯 玉 珍,（二）秘书的定义,据此，对秘书作如下定义：秘书是党政,机关、企事业单位、社会团体、军队、院校,以及一切合法的社会组织内部行政管理部门,中的职业名称，也可以是受雇于私人的职业。,秘书的主要工作是围绕领导中枢或领导者的,工作办文、办会、办事，主要职责是辅助管,理、综合服务。,二、秘书的分类,从研究如何作好秘书工作的角度出发，按照不同的标准，可以对秘书做出不同的分类，如表,1,-,1,所示。,秘书分类的依据,分类结果,秘书所承担的职责范围大小和工作任务轻重的不同,秘书所供职的组织需要秘书具备的专业知识加以分类,表,1,-,1,秘书的分类,初级秘书,中级秘书,高级秘书,商务秘书,政务秘书,医务秘书,司法秘书,教学秘书,初级秘书,：指从事一般日常行政事务的工作人,员，主要办理接待、联络、值班、文书的印制收发、,会务服务。,中级秘书,：一般指分管文字工作、信息工作的秘,书。主要负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理,信息。,高级秘书,：指秘书机构的领导、办公厅（室）主,任。职责是参与政务和管理事务两个方面。高级秘书,的工作综合性强，常被认为是单位的“内部总管”。,商务秘书,：主要指在从事各种商务活动的企业,中，协助投资经营者和商务管理者处理商务活动的秘,书人员。,教学秘书,：主要指在教育教学机构、院校各级机,构中从事行政管理工作和辅助教学管理工作人员，还,可以分为教学秘书和教务秘书两类。教学秘书主要辅,助管理本单位教学、科研等方面的组织、规划和实施,工作，协助对教学工作进度、质量的宏观调控；教务,秘书的主要工作是协助领导协调单位内各个部门的工,作，主管教学后勤保证工作，保证教学任务的完成。,司法秘书,：指就职于法院、企业、社团律师或律师,事务所。负责接待或陪同律师访问当事人；记录整理当,事人口述；起草、打印法律文件；查询法律文书档案资,料；安排法律事务处理程序；保管法律文件或证明材,料；执行律师交办的其他事务等。,医务秘书,：这类秘书人员就职于医务医疗机构，主,要负责医务医疗机构内的行政管理工作和辅助医务管理,工作，协调机构内部各个部门之间的关系和对外的联络,沟通。,政务秘书,：主要在党、政各级领导机关辅助领导的,决策与行政管理工作并主持内部行政管理工作。,国外也有此类似的秘书分类方式，其,主要是根据秘书的资格和承担责任的不同，,从纵向上分为不同的等级。如日本企业界,的秘书等级为,4,级，美国的秘书从纵向上分,为两种,。,见习秘书,：指担任秘书职务未满,1,年者。主,要担当有关文书的收发、电话应付、传达命令、,泡茶等秘书主要业务，并在见习期间接受资深,秘书的指导。,初级秘书,：指担任秘书工作达,2-3,年者。除,了完成见习秘书的应有业务，还需负责整理文,件、回复信函、排定行事时间表、购买车票，,以及到公司外接待访客等等。,中级秘书,：指具有,4-5,年以上工作经验，可单独处,理高难度的秘书业务者。其主要任务为上司调配工作,时间表，以及对外的预约。此外，有关上司个人税金,的申报、银行存款的提存等，均要协助办理。同时，,指导新进的见习秘书，是其重要的任务之一。,高级秘书,：秘书长就相当于高级秘书，是名副其,实的上司协助者。更高级者，还有主任秘书的职称，,大多由高级职员担任，亦是董事长的正式辅佐人。,美国秘书的两种类型,：,第一，根据秘书为之服务的管理人员的级别高低进,行分类，简称“,LS,类”。按这种标准分类，从低到高共有,四个级别，即,LS-1,级、,LS-2,级、,LS-3,级、,LS-4,级。,第二，根据秘书所承担的职责的大小进行分类，简,称“,LR,类”。共有两个级别，“,LR-1,级秘书”是较低一级,的秘书，其职责是根据管理人员总的指示精神，独立完,成按程序安排的办公室日常工作，多是干服务性事务。,“,LR-2,级秘书”则不同，除完成“,LR-1,级秘书”的工作外，,还要凭自己的知识、技能、判断能力去主动完成一些复,杂的工作。,其他分类，我国一些规模较大的银行或企,业中，将协助经理办事或主持业务的人分为助,理和襄理两级。在各国使馆中，通常将介于参,赞和随员之间的外交人员分为一等秘书，二等,秘书和三等秘书，也就是人们常说的一秘、二,秘、三秘。,三,、,秘书分类的意义,由于秘书的社会覆盖面广，涉及的工作内容丰富，,通过对秘书进行科学的分类,准确充分地认识秘书这门职,业显得尤为重要（见图,1-1,）。,图,1-1,秘书分类的意义,第二节 秘书部门,四、股份制企业集团中的,秘书部门,二、行政机关的秘书部门,三、公司企业的秘书部门,一、秘书部门概述,本节点睛,五、临时性秘书机构,六、秘书部门的内部工作系统,七、秘书部门的地位和职能,八、秘书部门领导的工作职能,第二节 秘书部门,秘书部门是秘书发挥职能和作用的舞,台。作为现代秘书工作的组织形式，也是,秘书人员从事秘书工作的地方。,一,、,秘书部门概述,私人秘书在我国秘书中所占比重仍然,很小，所以，对秘书的职业探讨，基本以,公务秘书为主要对象，秘书部门是公务秘,书工作的组织形式。,（一）含义,秘书部门,又称秘书机构，是辅助领导部,门进行决策、管理，推进领导工作，并协助,领导协调各职能部门进行有效工作的综合部,门。是现代秘书工作的组织形式，也是秘书,人员在其中从事秘书工作的地方。且有广义,和狭义之分。,广义,：秘书部门是具有参谋助手、沟通协,调、督促检查等作用，为领导工作和机关服务,的办事机构。它不仅指各级负责综合性工作的,办公厅（室），还包括其下属的秘书、档案、,机要、调研、信访、总务、保卫等部门。,狭义,：秘书部门指直接为领导工作服务的,办事机构，即各级办公厅（室）中的秘书、文,书、机要等部门。,（二）秘书部门与职能部门的区别,秘书部门作为各级党政机关，企事业单位的内设机构，其地位和功能与职能部门有所不同。,秘书部门地位和功能与职能部门的不同点，如表,1-2,所示。,部门名称,工作范围,职 能,工作性质,地 位,秘书部门,无法分解到具体业务部门的工作,全局范围内提供辅助服务、人事沟通、综合协调,全局性,承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽,职能部门,某一项具体职能部门的业务工作,分工专管某项业务,局部性,承担某项业务职责,表,1-2,秘书部门与职能部门的区别,（三）秘书机构的设置原则,秘书工作机构的设置，必须适应各级各类组织体,制改革的需要，因此必须满足以下原则（见图,1-2,）。,图,1-2,秘书机构的设置原则,二,、,行政机关的秘书部门,行政机关主要指党政机关、部分事业单,位、企业以及以采取行政管理方式的职能机,构。,行政机关的秘书部门就分别设置在各级机关之,下，下图为各级政府机构设置（见图,1-3,）。,图,1-3,各级政府机构设置,在我国，行政机关的秘书部门的级别就是,机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部,门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级）,一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅,（室）主任。省级以上机关还设秘书长。,秘书长,：是职务名称，是一级官位，不是职业名,称，不表示为“秘书的领导”或“高一级的秘书”。姓名：,科菲,安南,1938,年,4,月,8,日生于加纳，,1962,年进入联合国,工作，先后在联合国非洲经济委员会、联合国总部、,联合国日内瓦办事处、联合国难民署和世界卫生组织,等部门工作。,1996,年,12,月,17,日，第,51,届联大任命安南,为联合国第七任秘书长。,2001,年,6,月,26,日，,第,56,届联大批准安南连任，任期至,2006,年,12,月,31,日。,三、公司企业的秘书部门,公司企业中的秘书部门是公司企业内部的,行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置,的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。,由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种,多样，大体有四种形式，如表,1-3,所示。,表,1-3,公司企业的秘书部门的种类,部门种类,称 谓,所在企业类型,职 能,综合性的秘书部门,公司办公室或集团办公室,国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业,全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作,职能性的秘书部门,经理办公室或厂长办公室,公司企业作为行政办公室,担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系,部门种类,称 谓,所在企业类型,职 能,专业性的秘书部门,文秘室或值班室,人员规模比较小的公司企业中,负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作,由一两名秘书承担的秘书办公室,前台,公司企业规模小，不设秘书部门的单位,全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等,续 表,四、股份制企业集团中的秘书部门,股份制是董事会领导下的经理负责制，,是独立的经营实体，要求企业产权明晰、权责,明确、政企分开、管理科学。,五、临时性秘书机构,临时性秘书机构是指各级各类领导机关在实际工,作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决,临时发生的重要事件、临时组织的重要活动或会议等,所成立的为临时性领导机构服务的秘书机构。如设立,的“第十八届大连国际服装节筹备组”。,六、秘书部门的内部工作系统,我国对秘书部门的称谓目前还没有统一的,规定。最普遍的是称“办公室”，级别高一些的,称“办公厅”。在党政机关，办公室（厅）之下,设有“秘书局”、“秘书处”、“秘书科”等相应级,别的秘书部门。,（一）党政机关中秘书部门的内 部工作系统,各个机关职能不同，秘书部门所负责的工作内容,也各有侧重，因此工作系统也不同。大体包括几下几,部分（见图,1-4,）。,图,1-4,党政机关中秘书部门的内部工作系统的组成,（二）公司企业中秘书部门的内部工作系统,在公司企业中，秘书部门内部的工作系统,很少有明确的界定，办公室人员设置一般规模,也不大。秘书在工作中各有侧重并相互配合，,而且许多工作是协助并配合其他职能部门进行,的，既体现了秘书综合服务的职能，也是辅助,领导推进管理。,它的工作系统主要包括以下三种,（见图,1-5,）。,图,1-5,公司企业中秘书部门的内部工作系统,办公事务,：指文件信函撰制、会议事务、文,电处理、信息加工处理、来客接待及安排对客户,的约见、迎送、电话接待工作。,行政事务,：指承上启下、辅助领导、协调公,司企业内各职能部门之间关系，协助有关部门开,展公关工作。,法律事务,：指协助有关职能部门依法申报、,依法纳税、依法上报财务报表以及依法接待并协,助有关审核和检查等事务，也包括协助公司法律,顾问或律师处理有关事务。,七、秘书部门的地位和职能,（一）秘书部门的地位,有人说，只要开个公司，至少有三个人：一个经,理、一个会计、一个秘书兼出纳。这多少说出了秘书,部门的地位和职能。承上启下联系左右沟通各方上情,下达下情上呈决策层，执行层与管理层之间的枢纽吸,收外界信息以及解释企业信息的门户本企业上下级之,间沟通本单位与上、下级单位、本系统同级单位以及,其他社会组织之间的沟通秘书部门是来自上下左右的,各种情况、资料、函件、信息的集散地，是领导工作,指挥、联系的开关，是协调上下、沟通左右联系的桥,梁”。,这段话可以说是对秘书部门地位的形象概括。其,地位可从以下三方面考虑（见图,1-6,）。,图,1-6,秘书部门的地位,（二）秘书部门的职能,秘书部门被称为综合办事部门，作为组织内部惟一的综合性部门，与各个职能部门相比较，秘书部门的职能可总结为以下两点。,辅助管理,秘书工作的本质是通过“办文”、“办会”、,“办事”，贯彻领导意图，推进领导中枢的决策,与管理进程。秘书工作是组织管理工作的一部,分，是以辅助领导实现管理目标的形式来体现,职能。,1,因此，辅助管理的职能主要有两方面体现,（见图,1-7,）。,图,1-7,辅助管理的职能的体现,秘书部门在辅助管理的同时，还具备综合,服务的职能，秘书部门综合服务的职能主要体,现在以下两个方面（见图,1-8,）。,图,1-8,秘书辅助管理和综合服务职能的体现,2,秘书部门与其他职能部门的关系,：职能部门的工,作责任、工作任务是比较集中、明确的，而秘书部门,的工作任务则具有内容杂、变化大、弹性强等特点。,职能部门主抓的工作，秘书部门要协助配合；职能部,门分不清主抓的工作，秘书部门要协调沟通；职能部,门不能主抓的工作，秘书部门要作出安排自己承担。,秘书部门所承担的机关日常行政事务,：秘书部门,处理日常行政事务特别是在处理日常事务过程中，每,天“办文”、“办会”、“办事”，从早晨开始的分送信函、,报刊、文件，到下班前检查门窗、电源、落实值班，,大大小小、林林总总。,八、秘书部门领导的工作职能,秘书部门领导主要指秘书工作的直接管理,者，也就是秘书的上司,领导，一般称“办公室,主任”。其工作职能如,下所示（见图,1-9,）。,图,1-9,秘书部门领导的工作职能,检查督办,：办公室主任负责秘书部门的全面工,作，负责组织部门全体人员各司其职，分工协作，完,成各项任务；要按照工作进度，检查各项任务的完成,情况；要辅助决策，并检查与督促有关部门对上级决,策的执行情况，检查督促信息反馈工作。,协调关系,：办公室主任负责联系、保持和协调组,织内外的各种关系；负责协调各职能部门与领导的关,系；有意识地引导和促成组织内部和谐健康的工作氛,围，建立和保持组织与社会的良好关系；随时把握组,织内外环境的变化及发展趋势，将其提供给领导。,制定制度,：办公室主任必须以科学化管理方式，,顺利地开展工作。办公室的制度建设包括五个方面：,议事制度，办事制度，协调制度，约束制度，保证制,度。,人员管理,：办公室主任在人员管理上要做到两方,面，一是知人善任，二是建立严格的岗位责任体系，,根据不同工作内容，划分岗位职责，确定目标管理办,法，并要求工作人员按照目标要求和岗位职责，规范,自己的行为。同时还要对工作人员的实际工作效果进,行考核评价，以确保组织的各项工作都能得到较好地,完成。,第三节 秘书工作,一、秘书工作概述,二、秘书工作的宗旨,三、秘书工作的特点,四、秘书工作的作用,五、“第二专业”对秘书工作,的要求,本,节点睛,秘书只有在办文、办事、办会的工作中,才能实现其作用，体现其价值，真正做到为,领导服务。,一、秘书工作概述,秘书工作,是以为领导者的工作运转和决策,服务为宗旨，在办文、办会、办事方面从事参,谋性、助理性的工作。秘书工作最凝练的概括,是“办文”、“办会”、“办事”。,以“办文”、“办会”、“办事”为线索，可以,使我们对秘书整体工作有纲举目张的认识（见,图,1-10,）。,图,1-10,秘书工作,二、秘书工作的宗旨,（一）秘书工作“三服务”的指导思想,在,1985,年,1,月召开的全国秘书长、办公厅主任座谈,会上，中办领导同志明确指出：“中央办公厅工作的指,导思想是围绕党的总目标、总任务，做好三服务，即,为中央服务，为中央各部门和各省、自治区、直辖市服,务，为人、民服务。其中直接的、主要的是为党中央领,导、工作服务。”但随着现代社会公共管理的发展，,“三服务”的指导思想难以涵盖一切秘书工作，于是秘书,工作的宗旨被提了出来。,秘书的工作目的就是使领导的决策和管理顺畅地,贯彻实施。要使领导的决策和管理顺畅地贯彻实施，,不仅要对上当好参谋助手，做好辅助性服务性工作，,更要为下级职能部门的贯彻实施过程提供辅助性服务,性工作，还要处理好各方面的关系，为贯彻实施过程,的顺畅营造适宜的工作环境。因此，秘书要做好保证,使整个组织系统不断地良性运转的维护工作，以使领,导的决策和管理在尽可能长的时间里，在以组织为核,心的尽可能广的环境中，顺利地贯彻推行。,（二）秘书工作的宗旨,三、秘书工作的特点,秘书工作的特点就是秘书作为一门职,业，与其他职业在工作本质上的明显不同，,包括以下三点（见图,1-11,）。,图,1-11,秘书工作的特点,机要性,：顾名思义是指工作的机密性和重,要性。秘书部门是最贴近领导中枢的部分，秘,书工作就是辅助领导、上司进行管理决策和公,务活动，所以在秘书工作中，有相当的内容属,领导、上司的工作范围，因为工作需要，秘书,必须了解和掌握这些工作内容，甚至在必要的,时候，代替领导、上司临时实施管理和开展公,务活动，这是秘书工作的机要性所在。,辅助性,：秘书工作的辅助性具体表现在：,一是所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展,开，二是现代秘书人员能参加领导班子的各种,会议或共同研究问题，甚至有机会提出解决问,题的方案，但秘书参加会议的主要责任是办理,会议事务，要慎用发言权，无表决权，更无决,定权；三是现代秘书人员在处理任何问题时，,只能根据领导的意图和指示精神办理，不能超,越职权范围自作主张，自行其是。,综合性,：秘书的工作是为领导工作服务，,因此秘书工作的内容和活动方式必然涉及领导,工作的各个方面，具有鲜明的综合性。秘书工,作的综合性具体表现在全面性、多样性和系统,性三个方面。,四、秘书工作的作用,现代社会组织的活动内容越来越复杂，节,奏越来越快，秘书工作,在组织机构中的作用也,就越来越突出。秘书工,作的作用主要有（见图,1-12,）。,图,1-12,秘书工作的作用,协调作用,：秘书工作的首要作用就是贯通上下、,平衡关系、沟通情况、联络感情、使各方面的工作协,调起来，使内部发挥各个部门的积极性，外部形成有,利于组织发展的良好环境。包括主动性和被动性两个,方面。,形象作用,：,秘书工作的形象作用是指秘书在工作,中的一举一动、一言一行以及办事风格，都代表着其,所供职的单位、机关、部门甚至领导、上司的公务形,象。,信息作用,：指秘书在工作中向领导、上司,提供真实、准确的高层次信息的作用。只有秘,书人员在领导决策的每一个全过程中不断地搜,集、综合、加工、传递信息，并不断地进行信,息反馈与负反馈的及时流通，才能充分发挥秘,书工作的信息传递与信息反馈的重要作用，从,而保证领导决策与行政管理的正确实施与正常,进行。,参谋助手作用,：秘书工作的参谋作用，主要指秘,书在为领导办文、办事、办会中，出主意、想办法、,提供可行性方案和拾遗补阙，是发挥延展领导思路，,拓宽领导的思维领域的创造性、创新性作用。主要是,通过文字工作、信息工作、咨询服务性工作来体现。,秘书工作的助手作用，指秘书在为领导办文、办事、,办会中，发挥的辅助性、协助性、助理性作用，主要,是以处理大量事务性工作来体现的。,五、“第二专业”对秘书工作的要求,秘书工作的“第二专业”是指秘书人员除了,具备一般秘书工作需要的基本知识和技能外，,还需要具备所在行业的专业知识。,（一）“第二专业”的意义,秘书人员虽不是这一单位中的业务人员，主,要不是从事具体的业务活动，但在承上启下、综,合信息的过程中，必然涉及这些业务知识。如果,对自己所供职单位的业务知识一无所知，不具备,运用这些知识辅助开展业务活动的相应能力，很,难做好秘书工作。过硬的“第二专业”是做好秘书,工作的要素。,（二）过硬的“第二专业”是做好秘书工作的要素,在高精尖专业技术人员之间开展工作时，除了技,术上的边缘性问题需要有人弥合，还有更多的涉及专,业知识和技术的管理方面、事务方面、人际关系等方,面的边缘性问题需要解决，为保证专业人员有大量的,时间和精力，必须有人承担繁杂的事务性工作，这就,要求秘书巧妙地处理和融合各种关系。因此掌握过硬,的“第二专业”知识和技能，秘书才能适应现代社会对,秘书工作的要求，更好地完成秘书工作任务。,秘书工作是一项有着悠久历史的工作。但是秘书作,为一门职业，在中国有明显的现代特色。新中国的秘书,工作与自,20,世纪,20,年代初中国共产党成立以来的党务秘,书工作有较大的继承性，但相当一部分党政秘书工作的,前辈不是职业秘书，而是职业革命家。秘书作为一门职,业，在我国，是,20,世纪,80,年代初改革开放以后蓬勃兴起,的。随着我国社会经济的快速发展和与国际接轨的现代,管理方法的实施，,20,多年来，秘书已成为中国最广泛的,社会职业之一。,