昂立运营手册之一二VI系统与财务系统.doc

一、VI系统（附光盘一张） 光盘内容：1） 昂立VI 2）VI应用二、财务系统1）财务管理 财务管理总则 1. 为加强学校的财务工作，发挥财务在学校经营管理和提高经济效益中的作用，特制定本规定。2. 学校财务部门的职能是：1） 认真贯彻执行国家有关的财务管理制度。2） 建立健全财务管理的各种规章制度，编制财务计划，加强经营核算管理，反映、分析财务计划的执行情况，检查监督财务纪律。3） 积极为经营管理服务，促进学校取得较好的经济效益。4） 厉行节约，合理使用资金。5） 合理分配学校收入，及时完成需要上交的税收及管理费用。6） 对有关机构及财政、税务、银行部门了解，检查财务工作，主动提供有关资料，如实反映情况。7） 完成学校交给的其他工作。3. 学校财务部由财务主管、会计、出纳和审计工作人员组成。在没有财务主管之前，财务主管职责由会计兼任承担。4. 凡学校部门和职员办理财会事务，必须遵守本规定。 财务工作管理 1. 会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。2. 会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整，并符合会计制度的规定。3. 财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证，并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。会计、出纳员记帐，都必须在记帐凭证上签字。4. 财务工作人员应当会同校长办公室专人定期进行财务清查，保证帐簿记录与实物、款项相符。5. 财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报校长，并报送有关部门。 会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。6. 财务工作人员对学校实行会计监督。7. 财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证，不予受理；对记载不准确、不完整的原始凭证，予以退回，要求更正、补充。8. 财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时，应及时向校长或主管副校长书面报告，并请求查明原因，作出处理。9. 财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。10. 财务工作应当建立内部稽核制度，并做好内部审计。11. 出纳人员不得兼管会计、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记工作。 12. 财务工作人员调动工作或者离职，必须与接管人员办清交接手续。13. 财务工作人员办理交接手续，由校长、主管副校长或其委派的人员监交。 财务部人员工作职责分工 1 职位名称：财务主管 直属部门：财务部直属上级：校长或主管财务副校长分管下级：会计、出纳及各分校财务人员 岗位职责: (一) 编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划，拟订资金筹措和使用方案，开辟财源，有效地使用资金；(二) 进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核，督促学校有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益；(三) 建立健全经济核算制度，利用财务会计资料进行经济活动分析：(四) 负责总校及各分校的财务管理、财务人员管理及帐务审核工作； （五）及时编制各种财务报表并上报，协调领导做好监督控制管理; （六）组织定期财务例会并进行相关财务业务知识培训；（七）承办校长交办的其他工作。 2职位名称：会计直属部门：财务部直属上级：财务主管 直属下级：分校财务人员 岗位职责：(一)按照国家会计制度的规定、记帐、复帐、报帐做到手续完备，数字准确，帐目清楚，按期报帐。(二)按照经济核算原则，定期检查，分析学校财务、成本和利润的执行情况，挖掘增收节支潜力，考核资金使用效果，及时向校长提出合理化建议，当好学校参谋。(三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料。(四) 每月按时汇总各分校的财务预算上报上级并注以详细说明；（五）定期检查银行和现金的结余帐实是否相符；（六）每月月底对学校库存物品进行帐物核实；（七）定期对学校（含分校）的所有固定资产进行盘实和清理；（八）认真的对各分校上报的各项资料进行归档；（九）未经董事长及校长批准，任何财务人员不得向他人出示财务报表及数据；（十）完成校长或主管副校长交付的其他工作。3、职位名称：出纳直属部门：财务部直属上级：财务主管岗位职责：(一)认真执行现金管理制度。(二)严格执行库存现金限额（5000元），超过部分必须及时送存银行，不坐支现金，不认白条抵压现金。(三)建立健全现金出纳各种帐目，及时、准确地登记现金帐和银行帐，严格审核现金收付凭证。(四)每日核对银行与现金的帐面金额与实有金额，做到日清月结；可随时向上级提供帐面金额与可用金额，以便上级合理调配、使用现金；（五）严格支票管理制度，编制支票使用手续，使用支票须经校长签字后，方可生效。(六)积极配合银行做好对帐、报帐工作。(七)配合会计做好各种帐务处理。(八)根据学校管理要求和财务制度严格控制资金，杜绝不合理的资金支出，认真执行各项财务制度并向下传达。（九）对员工借款，及时督促清账，防止呆账，坏账；并对借款人按照规定做到“前款不清、后款不借”。（十）每月根据董事会研究批准的财务预算，对各分校当月的支出进行严格控制；（十一）完成校长或主管副校长交付的其他工作。4、职位名称：分校财务人员直属部门：财务部直属上级：会计、出纳岗位职责：负责分校的财务工作，准确的记录当日的收支情况，做到帐实相符，并及时上交、上报。按时到总校参加财务会议，严格按照总校下发的文件执行。 （一）日报：按照要求严格控制支出，不得“坐支现金”。每天上午11：00之前通过电话上报前一日收入情况（如无收去可不报）。违反规定者，首次罚款10元，屡犯者翻倍罚款。 （二）存款：不得“公款私存”将收入的现金以个人名义存入储蓄，每天4：30必须将前日4：30至当日4：30的收入存入学校账户。如有违反，按违反金额的二倍进行罚款。 （三）周报、月报：每周一上午10：30及时上交周报及教材盘点表，要求数据真实准确；每月28日上报预提表、月报、工资表、签到表、教材盘点表。要求数据真实准确，如发现有错误第一次给予警告批评，屡犯者将根据程度给予50元以下罚款；如连续三个月无差错将给予50元以下的奖励。（四）日报表应区分成人、少儿、中学生，新招学员与续读学员，学费及书费，做到“日清月结”。（五）不得有隐瞒收入等违规行为。如发现有此行为，除收回隐瞒、套开现金外，并按违规金额的10倍进行处罚；情节严重者，将其开除并承担相应的法律责任。（注：分校主管承担同样的连带法律责任）。（六）各分校建立书籍、固定资产库存账簿，对书籍的收支余进行认真登记，每天进行核对，做到账实相符；对固定资产的出入库认真登记，不得少登、涂登、错登；每月至少进行一次实地盘点，做到账实相符；对损坏、丢失、需进行维修的资产，应及时上报总校总务处，避免不必要的浪费。分校发现缺少书籍、资产丢失者，对直接责任人及主管进行物品原价值的2倍处罚。 (七）行政、教师、宣传人员的工资表应由分校财务人员制表，不得由其他人员代为。要求字迹工整、清晰、干净，数据准确，不得有涂改痕迹；应与签到表仔细进行核对，名字与其有效证件相符。首次犯错给予警告，屡犯者根据情况给予50元以下的罚款。 （八）积极主动配合总校稽核人员的工作，不得以各种借口推迟或推脱。（九）按时参加财务会议，不得迟到，认真严格执行并负责传达会议精神。5、 职位名称：仓管人员直属部门：财务部直属上级：会计岗位职责：负责全校的仓库管理工作，严格按照财务制度，做好出入库的登记工作。定期对各分校库存及固定资产进行盘点。即使上交当月出入库报表。协助上级做好工作。（一）严格按照财务制度，每月1日上报上月总部及各分校当月出库情况。（二）及时、准确登记出入库内容。（三）定期配和会计对仓库进行盘点、复盘。 （四）及时收发采购计划表、申请表，按学校的采购需要与要求制作当月采购预算，经审核组织采购人员进行采购工作，不得以任何原因影响学校招生工作 出纳业务处理准则 一、本处理准则包括现金及银行存款收入与支出等内容。二、现金的支付由出纳凭支付证明单付款，此项支付证明单是否符合规定，出纳应负责审核。三、学校一切支付，应经主管及校长核定后支付。四、所有支出凭证应由会计部门严格审核其内容与金额是否与实际相符，领款人的印鉴是否相符，如有疑问应先查询后始能支付。五、出纳人员对各项货款及费用的支付，应将本支票或现金交付收款人或厂商，本校人员不得代领，如因特殊原因必需由本校人员代领者，需经校长核准。六、本校一切支付，应以符合标准的凭证为依据，任何要求先行支付后补手续者均应予拒绝。七、支付款项应在凭证上加盖领款人印鉴，支付后加盖支付日期及经手人签章。八、原始凭证的审核必须依照下列步骤： 1、入库物品款项：应根据统一发票、普通凭证，以及入库单并附申购单经有关部门签章证明及核准，方能报送财务部，请在凭证上备注采购地点及联系方式。2、预付、暂付款项：应根据合同或核准文件，由相关部门填具借款单，注明合同文件字号，呈报核准后报送财务部门。3、广告费用：应根据统一发票、样稿及复印件，经主管、校长签章后报财务部门。 4、一般费用：应根据发票、收据或内部凭证，经有关主管签章证明及核准，方能报送财务部门。九、学校各项支出的付款日期如下： 1、 一般费用的付款：内部员工费用，每周一支付；外部费用每周四支付； 2、 薪金的付款：1） 职员每月10日； 2）教师每月11日。 3、因特殊情况需提前支付者，得由相关人员另行签呈主管转呈总经理批准后，再 予支付。十、薪金的支付，应由人事部根据考勤表编制工资表，于付款期限前三日送交会计部门。十一、无论何种汇款，财务人员都须审核汇款通知单，分别由经手人、主管、校长签字。会计审核有关凭证。十二、出纳人员应当建立健全现金帐目，逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结，每日结算，帐款相符。 费用支出管理制度 一、借款管理制度（一）借款执行“前款不清，后款不借”的手续原则。（二）借款人必须按要求填写借款单，填清大小写、事由、日期等，然后送交部门主管、校长签字审批。（三）借款人借用现金，须在7天内履行报销手续。（四）超过还款期限即转应收款，在当月工资中扣还。（五）财务处有权要求借款人员将相关合同报价等资料提交财务部审核。总校派财务监察小组对所发生的票据任意抽查，对于票据所报价格超出市场价格5以上的部分，对票据经受人处以5倍罚款。凡监察小组抽查票据所罚款项70的部分归监察票据当事人所有，计作奖金。二、财务具体的结算、报销制度（一）严格按要求填写报销凭证，所有票据不得涂改。（二）财务部门对不真实、不合法的原始凭据有权拒绝受理，并向有关领导汇报处理，对记载不准确、不完整，手续不齐备的原始凭据，财务处有权退回，令其补办手续或更正。（三）对于各部门或各分校当月发生的费用票据必须于当月最后一日结清，若推至下一个月，则不予报销。（四）采购人员每次采购前应到仓管处核准库存结存，列出实际应购买的清单，打借据借款购买。采购完毕后，做好入库登记工作。借款至报帐期限为3天，超过3天的财务处拒绝办理，所借领款从当月工资中扣除。(五)办公用品、书籍资料及固定资产等物件购入所发生的费用支出，报销人除填写报销单外，还须由仓管人员填写入库单予以确认，否则财务不与办理报销手续。另所有办公用品等日常损耗品必须在每月28日上报的采购申请中体现，由采购人员统一购买。若当月另外购买，则一律不予报销。（六）在办理退费事宜时，应严格遵守我校的学员报名须知中的退费管理规定，并由学员写明退费原由、金额，经本人签名和任课老师签字认可后，将听课证，收据及退费证明一并收回，缺一不可。各分校必须由分校主管签字，总校必须由教务主管签字，并由校长签字后办理。（七）各分校财务人员定时将本校收入、费用、退费情况上报总校财务处，并严格按照财务制度及时、准确的上报各种表格及数据。各分校超过3000元的收入应及时上缴总校财务处。各分校财务应采用集中交帐的原则，定于周一上午11：00之前交帐。 另：花园路分校每两周上报一次，周日报账。三、借款和费用报销审批流程经办人分校/部门负责人成本控制副校长董事长 校长 总监注：审批流程中前两处各审批者承担审批责任。 会计档案管理 一、凡是本校的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。二、会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管)，由主管会计归档保存，归档前应加以装订。三、会计报表应分月、季、年报、按时归档，由主管会计指定专人保管，并分类填制目录。四、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经校长批准。五、会计档案是会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算的专业材料，是记录和反映各项业务财务活动的重要依据和历史资料。必须妥善保管，不得丢失和任意销毁。 财务奖惩制度 一、学校对认真执行财务管理制度，在降低成本、节约支出、减少或避免经济损失、提高经济效益方面提出建议并取得显著成效的财务人员，应视效益或效果情况，予以晋级或奖励二、出现下列情况之一的，对财务人员予以警告并扣发本人月薪1-3倍：(一)超出规定范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的；(二)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的；(三)未经批准，擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的；(四)利用帐户替其他单位和个人套取现金的；(五)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的；(六)保留帐外款项或将学校款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的；(七)违反本规定条款认定应予处罚的。三、出现下列情况之一的，财务人员应予解聘。 （一）违反财务制度，造成财务工作严重混乱的；（二）拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的；（三）伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的；（四）利用职务便利，非法占有或虚报冒领、骗取学校财物的；（五）弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用学校款项的；（六）在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使学校利益遭受损失的；（七）有其他渎职行为和严重错误，应当予以辞退的。2） 预算、决算管理 预算、决算管理制度 1、 全校所有财务活动实行预决算管理；2、 各部门应于每月30日前将当月决算及下月预算报至财务部；3、 财务部根据各部门上交预决算表制定当月财务决算及下月的支出预算，送交校长审核；对于超出预算的要注明原因并进行分析；4、 凡因突发不可预料事件需增加预算的，必须及时向财务部提交追加预算申请，经校长批准后方可列入预算中；5、 没有列入预算中的支出，财务部一律不予报销； 学校各部门财务预算表 ONLY EDUCATION CAN CHANGE YOUR LIFE !第 16 页 共824 页昂立外语学校各部门财务预算/决算表部门：_月份：_项目名称预算金额决算记录总计工资行政工资教师工资宣传工资劳务费宣传费报纸传单校报宣传杂费办公费办公用品办公杂费租凭费房租水电费其他 费用差旅费教材费固定资产招待费(对外）通讯费交通费、税金装修、维修计提支出3） 附件 财务常用表格一 备用金申领单部门： 年 月 日 第 号金额大写：_ ￥_校长审批主管部门批准财务总监财务主管申领人低值易耗品增加单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位数量单价金额增加事由大写审批部门： 会计： 出纳： 经办人：低值易耗品报废单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位数量单价金额报废原因大写审批部门： 会计： 出纳： 经办人：固定资产出售申请单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位数量单价金额出售价金额事由审核部门： 会计： 保管人： 申请人：实物盘存单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位单价帐面数量金额实盘数量金额多少审核部门： 会计： 保管人： 盘存人：固定资产闲置单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位数量单价金额备注审批部门： 会计： 出纳： 保管人： 固定资产申请单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位数量单价金额备注审批部门： 会计： 出纳： 申请人：固定资产增加单部门： 年 月 日编号物品名称规格单位数量单价金额事由审批部门： 会计： 出纳： 申请人： 财务常用表格二 收费日记帐日期姓名班级票据编号代课教师学费书费收入合计余额开票人备注新插续分校日报表 日期： 年 月 日名称分校一分校二分校三合计来电来访新少中成新生续班金额分校教学收入表交款日期收费日期： 年 月 日 年 月 日学费名称数量金额备注书费名称数量金额备注新插续小计：合计：（大写）交款人：主管：收款人：